Задачи плана развития отдела продаж

По мнению маркетологов, эффективные продажи возможны лишь в том случае, когда они являются достаточно управляемыми и предсказуемыми.

Собственник бизнеса должен четко представлять, что ждет его фирму в ближайшем (и не очень) будущем. В этом случае он сможет грамотно выстроить стратегию развития своей организации и добиться поставленных бизнес-целей.

Одним из инструментов, позволяющих компании достичь процветания, является план развития отдела продаж. Он представляет собой документ, в котором подробно описаны все этапы формирования и роста организации. Компании, четко выполняющие все задачи плана, как правило, начинают быстро прогрессировать.

Все сотрудники компании понимают, как именно им необходимо действовать и какие цели должны быть достигнуты в результате.

Другими словами, план развития отдела продаж – это некое пособие по дальнейшей работе фирмы. Если руководство компании не озаботилось созданием подобного документа, то это упущение имеет такие последствия:

• У сотрудников отсутствует понимание значимости собственных действий, что они должны предпринимать и каких результатов добиваться.
• У руководящего состава организации нет четкого представления о направлении движения компании, о целях ее деятельности. Чего хочет собственник? Получить максимальную прибыль в короткие сроки или построить широкую сбытовую сеть? Ответов на эти вопросы у работников нет.
• Неизбежно будут возникать непредвиденные ситуации, решение которых потребует определенных затрат времени и ресурсов. Вместо того, чтобы работать с клиентом, сотрудники компании будут разгребать навалившиеся «вдруг» проблемы. Это приведет к потере потенциальных клиентов и возникновению упущенной прибыли, величина которой со временем станет только увеличиваться.
• Компания не сможет вовремя принимать участие в значимых для нее мероприятиях (выставках, конференциях и т. д.). Даже если руководство фирмы успеет зарегистрировать ее в качестве участника, подготовиться должным образом времени вряд ли хватит.

Сотрудники компании попросту не успеют оформить рекламные макеты, распространить нужную информацию и т. д., возникнет хаос.

Несомненно, план развития отдела продаж должен создаваться в каждой организации. Однако подходить к этому вопросу необходимо со всей серьезностью. Если у сотрудников компании нет достаточного опыта для формирования документа, необходимо привлечь специалиста со стороны.

Описание идеального плана развития отдела продаж

Формируя документ, руководство компании должно придерживаться определенных правил. Нельзя просто выдумать цифры и надеяться, что они станут реальностью. Необходимо учитывать все аспекты деятельности фирмы, принимать во внимание потребности и возможности каждого подразделения.

Документ должен соответствовать следующим требованиям:

• Быть доступным для понимания каждому сотруднику (человек, ознакомившись с планом, должен получить ответы на такие вопросы: куда движется фирма, для чего, какие меры необходимо предпринять для достижения поставленных целей и т. д.).
• Иметь достижимые цели. Понятно, что созданная вчера компания со штатом сотрудников не более десяти человек не сможет за месяц заработать миллионы долларов.
• Содержать конкретные сроки. В нем должны отражаться даты реализации поставленных задач, что позволит каждому сотруднику узнать о грядущих изменениях и, при необходимости подготовиться к ним.
• Содержать сведения об ответственных лицах. Вопрос о том, на кого из сотрудников возложить эти функции, решает администрация фирмы. Ответственные лица необходимы для того, чтобы знать, кто персонально будет координировать работу специалистов, следить за реализацией плана, именно с них станет спрашивать руководство в случае выявления различных недочетов.
• Содержать методику выполнения поставленных задач. Другими словами, в документе должен быть отражен не только определенный алгоритм действий, последовательно выполняя который сотрудники компании смогут достичь поставленных целей в конкретные сроки, но и способы (технологии) его реализации.
• Отражать реальные данные, конкретные действия и понятные результаты. Конечно, документ составляется исходя из желаний собственника и его видения конечной цели. Однако он должен быть скорректирован сотрудниками подразделения в соответствии с планами их личных продаж.
• Учитывать расходы, связанные с обучением сотрудников. Речь идет не только о денежных тратах, направленных на проведение тренингов, обучающих курсов и т. д., но и о затрачиваемом на это времени.
• Учитывать расходы на обустройство рабочего места, подготовку, приобретение и установку специализированных программ, которые позволят сотрудникам компании работать быстрее и эффективнее.

План развития отдела продаж не должен противоречить внутреннему регламенту компании или плану продаж. Наоборот, он должен создаваться таким образом, чтобы в его основе лежали базовые показатели плана продаж фирмы в целом и каждого сотрудника в отдельности. В нем должны быть прописаны методики выполнения задач, позволяющие структурировать работу отдельного сотрудника, скоординировать его участие в проектах компании. Четкий алгоритм действий позволит обеспечить выполнение плана продаж и достижение поставленных целей.

Начало разработки плана развития отдела продаж

С наскока составить качественный план развития отдела продаж не получится. Необходимо подготовиться к созданию этого важного для любой компании документа. В противном случае он не только не принесет ожидаемой пользы, но и может существенно навредить самой организации. Подготовка включает в себя следующие этапы:

• формулирование целей (целесообразность любых изменений бизнес-процессов должна быть подтверждена стратегией развития компании);
• разработка объективной системы анализа (не стоит менять существующую схему продаж, надеясь на повышение ее эффективности, пока нет опыта реализации задач с измеряемыми показателями);
• определение наиболее подходящих средств, позволяющих в оптимальные сроки и при заданных ресурсах достичь поставленных целей;
• анализ текущей деятельности (необходимо определить имеющиеся проблемные места, выявить перспективные направления и только потом, учтя всю полученную информацию, формировать план дальнейшего развития фирмы);
• выбор стратегического направления деятельности, которое будет определять основные принципы и методы развития и отдела продаж, и всей организации;
• составление алгоритма действий, неукоснительное следование которому даст возможность фирме быстро получить нужные результаты.

Читайте также! Эффективные каналы продаж для увеличения вашего дохода

Таким образом, разработка плана сводится к необходимости выполнения конкретных действий в определенной последовательности.

Для того чтобы работа была эффективной, нужно:

• проанализировать роль отдела продаж в осуществлении общей стратегии компании (между планом развития отдела продаж и общим планом компании не должно быть противоречий);
• установить конкретные периоды, в рамках которых должны быть реализованы поставленные задачи, а также определена дата достижения главной цели. Как правило, планирование осуществляется на срок от трех до пяти лет;
• определить, достаточно ли в организации квалифицированных работников, способных выполнить поставленные задачи. Если есть недостаток таких специалистов, следует незамедлительно принять меры для его устранения;
• проанализировать возможность внедрения общих стандартов в существующие бизнес-процессы(это значительно упростит работу, повысит ее эффективность и улучшит качество обслуживания);
• автоматизировать процесс взаимодействия отдела продаж с внутренними и внешними клиентами(современная компьютерная техника, актуальное программное обеспечение дадут возможность минимизировать рутинные действия, а значит, позволят значительно сэкономить время, которое должно быть в итоге направлено на работу с покупателем);
• зафиксировать этапы реализации тактических и стратегических задач, назначить исполнителей, определить лиц, которые будут контролировать выполнение плана (на каждом этапе могут быть разные исполнители и разные контролеры).

Выбор целей плана развития отдела продаж

Зачастую владельцы бизнеса не задумываются над тем, как правильно организовать работу отдела продаж. Они искренне полагают, что ничего сложного в этом процессе нет. Достаточно просто нанять несколько сотрудников, выделить им кабинет для работы, обеспечить каждого компьютером или ноутбуком и телефоном. Все. Пусть работают.

Неожиданностью для них становится неэффективность такого отдела. Если продукт не продает себя сам, то компания начинает испытывать дефицит клиентов.

А если и продает, то владелец, ощущая свою правоту, не предпринимает никаких действий для дальнейшего развития отдела. Сотрудники работают, что еще надо?

Какова же цель формирования эффективного отдела продаж? Без ответа на этот вопрос владелец бизнеса не сможет грамотно организовать работу этого подразделения.

Прежде всего необходимо определить желаемый результат и в соответствии с этим выбрать варианты его достижения.

Небольшие фирмы могут просто обозначить величину прибыли, которую они хотят получить за конкретный период. Однако если компания ставит перед собой более амбициозные цели (например, занять лидирующее положение на рынке), то ей необходимо будет приложить чуть больше усилий для их достижения.

Цели бывают нескольких видов:

1. Стратегическая

Она ставится на достаточно длительный срок. Это может быть и пять лет, и пятьдесят. Она определяет, как будет выглядеть компания по истечении этого периода, каких высот она достигнет.

Стратегическая цель развития отдела продаж должна соответствовать общей стратегии фирмы, дополнять ее.

Приведем пример. Руководство фирмы приняло решение, что через пять лет их компания должна иметь 30 представительств в различных городах России, и определило их географическое расположение.

Следующим шагом должна стать разработка целей для каждого отдельного представительства (исходя из специфики их будущей работы и местоположения).

Результатом планирования станет таблица, в которой будут отражены все поставленные цели и сроки их достижения.

2. Финансовая (план продаж)

Постановка этой цели, как правило, не вызывает затруднений. Фактически это планирование будущих продаж.

Чтобы правильно сформулировать цель, достаточно ответить на два несложных вопроса:

• Какой результат мы хотим получить от создания отдела продаж через N лет?
• По каким критериям мы сможем определить, что результат достигнут?

Другими словами, план должен содержать конкретные показатели (число клиентов, количество сделок, объем проданной продукции и т. д.). Величина отдельного параметра в конкретный период – это и есть цель, к которой должны стремиться сотрудники отдела продаж. И чем она яснее, тем больше вероятность ее достижения.

Работники будут выстраивать свою деятельность исходя из того, какое количество сделок им необходимо закрыть в текущем месяце (квартале, году), какой объем продукции нужно реализовать в аналогичный период и т. д.

Не стоит откладывать планирование на потом. Этим грешат многие начинающие предприниматели.

Необходимо сразу «идти в бой», тогда отдел продаж будет функционировать именно так, как это требуется владельцу.

Итогом составления финансового плана развития отдела продаж станет создание таблицы и внесение в нее тех показателей, которые должны быть достигнуты работниками отдела в краткосрочной перспективе.

3. Цель сотрудника

Такая цель устанавливается для каждого отдельного работника.

Временные рамки самые различные – от одного дня до одного года. Их определение зависит от объемов работ, количества заказов и клиентов и т. д.

Целесообразно использовать метод декомпозиции для выявления результатов сотрудника по достижению поставленных индивидуальных целей.

Он подразумевает разбиение одного большого результата не несколько маленьких, что позволяет более наглядно продемонстрировать оставшееся к выполнению количество действий (показателей).

По итогам планирования создается таблица, в которую заносятся все личные цели работника.

Каждая последующая цель вытекает из предыдущей. Это должно быть учтено при установлении сроков реализации запланированных мероприятий.

Структура отдела продаж в плане развития подразделения

Планирование дальнейшего развития отела продаж не может быть осуществлено без тщательного изучения его структуры и действующей на данный момент системы мотивации.

В случае выявления недочетов необходимо внести соответствующие поправки. Но сделать это нужно по определенным правилам. Они не сложные, но дают хороший эффект.

Многие предприниматели недооценивают роль руководителя отдела продаж в деятельности фирмы. Этот специалист должен иметь релевантный опыт продаж (РОП). Только в этом случае, собственник может быть уверен, что подразделение работает должным образом. Отсутствие грамотного специалиста приведет к тому, что владелец бизнеса будет тратить много времени на решение текущих задач. А это значит, что на развитие предприятия не останется ни времени, ни сил.

Менеджмент всегда эффективен, если выполняются нормы управляемости. Другими словами, количество сотрудников, которыми руководит один начальник, не должно превышать определенного значения. Считается, что один человек не может эффективно управлять более чем 7 подчиненными.

Каждый сотрудник должен заниматься своими задачами. В противном случае в отделе будет царить полная неразбериха.

Целесообразно распределить эти функции между несколькими сотрудниками. Каждый должен выполнять только одно направление работы. Например, продавцу не следует заниматься поиском потенциальных клиентов.

Достигнув определенного уровня развития бизнеса, можно поручать отдельным сотрудникам ведение проекта. Однако для этого должны быть основания. Например, такие:

• многообразие товаров, реализация которых требует наличия глубокой специализации;
• несколько разноплановых целевых аудиторий;
• необходимость применения разных способов продаж при работе в нескольких регионах одновременно.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что при наличии большого числа сотрудников в отделе продаж целесообразно разделить их на несколько подотделов, каждый из которых должен иметь своего руководителя. Это не только повысит уровень управляемости, но и создаст здоровую конкурентную борьбу между этими подотделами. Также возрастет вероятность достижения плана по итогам периода.

Финансовая составляющая плана развития отдела продаж

Конечно, организовать работу отдела продаж без финансовых влияний не получится. Оптимизировать затраты можно, своевременно сформировав финансовый план.

Это документ, в котором будут консолидированы все возможные затраты на создание отдела. Их можно (и даже нужно) разбить по периодам. Отдельно следует указать те расходы, которые будут носить разовый характер.

Читайте также! Сложные продажи: подбор ключа к замочной скважине

Важно. Компания всегда должна составлять собственный план развития отдела продаж. Пример, приведенный ниже, является приблизительным и не может быть применен повсеместно. Для каждого конкретного случая должна создаваться своя таблица.

1. Капитальные расходы

К ним относятся затраты на приобретение имущества для долговременного использования. Например, покупка недвижимости, компьютеров и т. д.

В таблице представлена только часть возможных капитальных затрат на организацию отдела из 7 человек.

2. Прямые расходы

К ним относятся все затраты, связанные с продажами: заработная плата сотрудников отдела, реклама и т. д.

Приблизительные расчеты приведены в таблице ниже.

3. Непрямые расходы

К ним относятся затраты, не связанные напрямую с продажами. Например, арендные и коммунальные платежи.

4. Прочие расходы

В этой статье необходимо учесть непредвиденные затраты. А они обязательно будут, даже если кажется, что все уже предусмотрено.

Эти издержки можно разграничить по следующим категориям:

• на организацию отдела (затраты, связанные с созданием отдела, его подготовкой к работе и т. д.);
• на запуск отдела;
• на маркетинг (реклама, продвижение).

План развития отдела продаж: пример написания

Целесообразно заниматься планированием на долгосрочной основе. Другими словами, необходимо составлять план на период не менее года. Это справедливо для планирования развития любого подразделения.

Составить план развития отдела продаж на год – оптимальное решение для тех, кто занимается этим впервые. По мере накопления опыта можно раздвинуть границы планирования на несколько лет.

Читайте также! 10 секретов успешных продаж, о которых все знают, но почему-то не используют

Нет обязательных норм, по которым должен составляться план, все индивидуально. Однако есть общие разделы, которые достаточно универсальны, чтобы их можно было применить практически в любой сфере. В зависимости от специфики деятельности фирмы, они могут быть добавлены или убраны из плана.

В любом случае документ должен отражать цели компании, ее задачи, способы их достижения.

Раздел 1. Маркетинговая стратегия развития

В этом разделе должны быть отражены все вопросы, связанные с позиционированием компании на рынке, ее рекламные акции, условия распродаж, системы скидок и многое другое.

Раздел 2. Обеспечение увеличения объемов продаж

В этом пункте необходимо отразить те годовые цели (задачи), достижение которых приведет компанию к увеличению сбыта. Для обеспечения роста объемов продаж можно запланировать проведение мероприятий по привлечению новых клиентов, расширению штата менеджеров, корректировке ассортиментной линейки, снижению цен и т. д.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Раздел 3. Планы по расширению компании

В этом разделе фиксируются задачи по увеличению штата, освоению новых регионов и т. д.

Раздел 4. Работа с клиентами

Данный пункт предназначен для консолидации информации касательно целевых показателей, имеющих отношение к расширению базы клиентов. Сюда необходимо отнести методы долгосрочного взаимодействия с постоянными покупателями (перспективы такой работы), систему бонусов, дополнительные условия постоянным заказчикам, способы привлечения новых клиентов.

Раздел 5. Планируемая прибыль

Тут все понятно. В разделе должна быть отражена потенциальная прибыль, которую собственник бизнеса хочет получить в конце определенного периода. Для этого используются следующие показатели: уровень маржинальной прибыли, уровень чистой прибыли, объем продаж, размер задолженности, динамика продаж и т. д.

Нюансы внедрения плана развития отдела продаж

Итак, план развития отдела продаж сформирован, проверен на соответствие общей стратегии компании, ответственные лица назначены. Что дальше? А дальше стоит обсудить его с подчиненными, то есть теми людьми, которые будут приводить этот план в действие. Многие предприниматели игнорируют этот момент, считая его не важным.

Однако не стоит забывать, что именно понимание сотрудниками их задач и цели, которая в результате должна быть достигнута, – это и есть залог эффективного развития. Непосредственные исполнители могут своевременно уточнить некоторые моменты, внести конструктивную критику. Все это поможет вовремя скорректировать план и устранить возможные недочеты. Руководители не всегда достаточно осведомлены об имеющихся нюансах работы в области продаж. Поэтому мнение простых сотрудников достаточно важно при обсуждении плана развития отдела продаж, ведь они порой могут предложить весьма неожиданные альтернативные решения некоторых вопросов.

После того как все корректировки будут внесены, документ должен подписать руководитель фирмы.

Всем сотрудникам отдела продаж следует четко понимать, почему и для чего создается такой план, что ждет каждого из них при достижении запланированных показателей. При достаточно прозрачной системе мотивации можно рассчитывать на эффективную работу каждого члена команды. Личная заинтересованность гарантирует, что все задачи, все пункты плана будут реализованы в строгом соответствии с составленным документом.

Ознакомив сотрудников с документом, предложите им подписать его. Это будет означать их согласие следовать алгоритму действий, прописанному в плане, и готовность приступить к его реализации незамедлительно. Необходимо донести до исполнителей, что только их четкое следование инструкции приведет фирму к достижению желаемых результатов.

Замотивируйте сотрудников. Для этого недостаточно использовать только неденежные методы поощрений. Пообещайте им приятные бонусы к зарплате при достижении целей.

Хорошим инструментом управления и контроля является отчетность. Если сотрудник по итогам установленного периода будет предоставлять руководителю отчет о проделанной работе, о достигнутых им показателях, это не только позволит последнему держать руку на пульсе, но и будет мотивировать самого работника. Также сотрудник сможет провести анализ своей деятельности, откорректировать рабочий процесс, спланировать дальнейшие действия.

Контролируйте ситуацию, используйте все доступные для этого инструменты, и тогда вы сможете добиться любых поставленных целей!