10 точек контроля работы отдела продаж

Чтобы механизм сбыта вашей продукции работал эффективно и обеспечивал высокий результат, необходимо контролировать торговлю в нескольких ключевых точках. Рассмотрим каждую из них подробнее.

1. Показатели активности

Вам нужно регулярно проверять все основные цифры. Бизнес и коммерцию нельзя пускать на самотек, полагаясь на личные ощущения и голословные прогнозы РОПа. Необходимо понимать, что происходит на самом деле и каким путем идет команда. Очень важно знать объем клиентской базы (в том числе потенциальной). Сколько заказчиков приходится на одного менеджера и регулярна с ними связь? Какова конверсия клиентов по движению сделки к завершению?

Контроль отдела продаж предусматривает учет количества звонков, личных встреч, оформленных счетов и проведенных оплат. Статистика должна быть собрана ежеквартально, а иногда и за более короткие периоды работы – ежемесячно, еженедельно, а также ежедневно. Исходя из актуальных данных, необходимо прогнозировать свои продажи.

То же, кстати, касается маркетинговой деятельности. Всегда должны быть цифры по эффективности рассылок, переходам на интернет-ресурс, количеству оставленных заявок и действующих клиентов. Все это позволяет проследить система CRM (Customer Relationship Management) и масса современных сервисов.

2. Нормативная документация отдела

Один из самых важных рисков руководства – трудовые отношения с персоналом. Необходимо регулярно проверять и обновлять должностные инструкции, корректировать систему мотивации и пересматривать оформленные трудовые договоры. Не допускайте устных соглашений, беседы по душам и все фиксируйте официально. У вас должны быть четко оформленные документы и подписанные протоколы.

Всю нормативную базу следует проверить юридически и обеспечить ей прозрачность. Каждый «продажник» должен понимать, чего от него ждет руководство, видеть свой план, общие нормативы, быть в курсе бонусов и поощрений. Он должен знать, как рассчитать ту или иную цифру во избежание конфронтаций, которые снижают мотивацию и могут завершиться увольнением.

Качественно организованный контроль отдела продаж, грамотно составленный трудовой договор, продуманные должностные инструкции и проработанные нормативы избавят вас от инцидентов и проблем.

3. Стоимость и коммерческие предложения

Руководитель отдела продаж должен контролировать цены и условия предоставления специальных предложений для клиентов. Поскольку именно ему поручено обеспечение маржинального дохода фирмы согласно утвержденным планам. Все сделки должны быть выигрышны для компании, а уж потом для покупателя и продавца, который, завершив продажу, кладет часть скидки в свой карман.

4. Клиентская база

Как известно, незащищенные сведения о клиентах – большой подарок конкурентам. Поэтому отдел, ответственный за IT-безопасность предприятия, должен ограничить право доступа сотрудников к системе данных. То есть определить, кто будет лишь читать материалы, а кто – работать с данными и изменять их при необходимости.

Всегда следует помнить о коммерческой тайне и обязательном подписании документов по данному поводу. Это относится ко всем работникам (штатным и удаленным), которым предоставлен доступ к информации о покупателях.

Не менее важно разработать правила общения с клиентами. Допустим, продавцам разрешено работать только по корпоративной связи (имейл, телефоны, группы в соцсетях). Любой контакт с заказчиком возможен только с помощью определенных средств коммуникации, строго контролируемых фирмой.

5. Переписка с клиентами и отчеты о продажах

Документация отдела, как и самой компании, должна оформляться по стандартам, включая содержание торговых предложений.

При составлении приветственных рассылок, договоров с заказчиками и УТП должен быть соблюден регламент написания и передачи информации сторонним лицам. Все это проверяет РОП, осуществляя контроль качества отдела продаж.

6. Торговый маркетинг

Важно проверить, все ли рекламные мероприятия проходят своевременно и в достаточном объеме. Для этого лучше составить карту маркетинговых активностей с указанием сроков каждой акции. Документ позволит визуально отследить, что и когда предпринимают маркетологи для продвижения продукции (например, статьи, рассылки, выставки), а также кто за это отвечает.

7. Правила продаж

Знаете ли вы, как менеджеры говорят с клиентами компании? Как выглядят их презентации на личных встречах и по телефону?

Не забывайте, сколько средств затрачено на получение возможности продаж и генерации заявок. Не пускайте завершение сделки на самотек. Разработайте стандарты своего отдела и введите их в действие.

Читайте также! Как улучшить отдел продаж: эффективность на максимум

8. Аккаунты в социальных сетях

Подумайте, кто пишет посты от лица вашей компании в соцсетях? Чьи это профили или страницы? Существует ли у вас инструкция по размещению публикаций и действиях персонала в Интернете?

Проверьте наличие у руководства паролей доступа к таким учетным записям и чьи телефоны там указаны – вашей фирмы или неизвестных лиц? Узнайте, можно ли восстановить контроль отдела продаж над популярными аккаунтами, если их взломали хакеры.

9. Сбор закрывающей документации

Если вы отдаете процент за продажу своим подчиненным до предъявления ими бумаг о завершении сделки и надеетесь, что, получив оплату, они соберут подтверждающие документы от заказчиков, вы глубоко заблуждаетесь.

Продавцы не любят собирать бумажки в бухгалтерию, и их заставить очень трудно. Они все время недовольны этой темой, так как нацелены на новые продажи. А подчищение хвостов по документам прошлых сделок их не привлекает.

Зато авторитет компании может не на шутку пострадать. Выходит, что процедура выплаты комиссии по факту совершения продажи тоже требует контроля. Объясните вашим подчиненным условия для получения денег и за какие документы они будут отвечать. Что и в какие сроки нужно сдать бухгалтерам или начальству, чтобы получить честно заработанную сумму. Особенно если введен контроль отдела продаж в В2В.

10. Потенциал клиента

Это максимум того, что может закупить у вас заказчик при условии сотрудничества только с вашим магазином. Есть компании, которых не интересуют потенциальные возможности их клиентуры, они зациклены на собственных объемах сбыта. Но все же этот показатель – «доля компании в клиенте» – тоже очень значим.

Поставьте вашим продавцам задачу: кроме повышения объемов сбыта по полной «продавить» потенциал клиента. То есть заставить его полностью истратить тот бюджет, который выделен на товары (услуги) вашей фирмы. Зная, на что способен покупатель, можно контролировать объем реализации компании по базе ваших потребителей.

7 основных инструментов контроля качества работы менеджеров по продажам

3 метода оценки деятельности сотрудников

Чтобы определить, как работает ваш подчиненный, можно использовать три способа, указанные ниже.

Правила осуществления контроля за отделом продаж

Ключевой принцип – не переборщить. Главная цель проверки – повысить КПД работы предприятия. Не стоит играть роль шпиона, дабы не вызвать коллективный бунт. Тогда вряд ли вы добьетесь позитивных результатов.

Прежде чем использовать определенную методику контроля, поставьте в известность подчиненных. Поясните цель своих намерений и отсутствие желания их в чем-то уличить. Для мотивации пообещайте бонус самым эффективным продавцам отдела, которых выявит проверка.

Не нужно начинать с каких-то радикальных мер (прослушивание, видеонаблюдение, шпионское ПО типа кейлоггера). Применяйте их лишь в крайнем случае с учетом объективной ситуации. Допустим, вы получили многочисленные жалобы клиентов на работу продавцов – это резонная причина для прослушивания телефонных разговоров.

Читайте также! Система мотивации отдела продаж: обзор классических и современных методов

Важно правильно устранять ошибки, включая собственные промахи. Когда закончите проверку, проработайте все узкие места и проведите обучение персонала. Скорей всего, потребуется обновление политики компании, введение системы штрафов или расширение списка поощрений. Если на протяжении контрольного периода проблемы не исчезли, меняйте менеджеров.

Пара слов об удаленном контроле отдела продаж

Как правило, руководителей пугает идея дистанцированного ОП. Они прекрасно знают преимущества такой работы, но не представляют, как осуществлять проверки «виртуальных» продавцов.

Все эти люди руководствуются стереотипами: начальства рядом нет – значит, подчиненный может бить баклуши. Однако существуют инструменты для контроля удаленного отдела, которые позволят четко организовать его продажи.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

И самый эффективный – CRM-система с интеграцией IP-телефонии и электронной почты. Она позволяет:

• создавать воронку продаж и контролировать, что делают менеджеры на всех этапах сделки;
• анализировать действия каждого работника и работу целого отдела;
• давать задания по переписке и звонкам, проверять их выполнение через Интернет;
• слушать телефонные беседы, просматривать тексты звонков и писем для совершенствования скриптов и улучшения работы персонала;
• составлять отчеты о деятельности отдела продаж;
• работать с данными системы, находясь где угодно.

В целом, CRM содержит все ключевые показатели — от количества звонков, отосланных КП и ежедневных планов менеджера до просроченных продаж.

И в завершение о том, каким именно образом осуществлять контроль качества работы отдела продаж. Есть несколько вариантов. Например, самостоятельно прослушивать разговоры продавцов. Но это занимает много времени и подойдет лишь для мелких фирм. Другой способ – ввести в штат специальное подразделение для отслеживания работы персонала. Это хорошо работает в больших компаниях. А можно сделать проще и поручить задачи по контролю аутсорсерам. Так поступают небольшие предприятия, где проверки происходят нерегулярно.