Основные цели руководителя отдела продаж

Любой компании для обеспечения продаж необходимо создать соответствующее подразделение, которое будет укомплектовано штатом и иметь руководителя, но одних организационных мер для коммерческого успеха мало.

Практика подтверждает, что работу отдела продаж нужно правильно выстроить, чтобы отдача от его деятельности была максимальной. Прежде всего необходимо четко прописать должностные инструкции сотрудников, определив их права и обязанности. Этот документ должен стать руководством к работе для менеджеров и начальника подразделения.

Наиболее значимую роль играет руководитель отдела продаж. Именно от его профессионализма и ответственности зависит эффективность деятельности всего отдела, а значит, объем продаж и величина прибыли компании. Он должен мотивировать своих подчиненных, обеспечивать контроль над их повседневной работой и обладать всей полнотой информации о текущем состоянии подразделения. Также ему необходимо подключаться к рассмотрению споров, если возникают вопросы по качеству обслуживания и действиям менеджеров.

Основные задачи, решение которых должен обеспечивать руководитель отдела продаж:

• управлять коллективом, обучать только что принятых сотрудников;
• осуществлять меры по поиску новых потребителей продукции, выстраивать с ними взаимодействие;
• управлять дебиторской задолженностью;
• формировать план продаж и контролировать его выполнение;
• совместно с отделом маркетинга реализовывать стратегию развития компании.

Набор должностных обязанностей руководителя отдела продаж зависит от особенностей бизнес-процессов в конкретной компании, а также от числа сотрудников. Перспективы у этой должности весьма масштабные, и при удачном раскладе есть возможность подняться до уровня коммерческого директора или главного управляющего компании либо офиса.

Ключевые функции руководителя отдела продаж

Конечно, точный список функций определяется компанией, но можно выделить ключевые направления работы руководителя отдела продаж, которые должны присутствовать в любом случае.

Разработка стратегии

У РОП должно быть стратегическое видение, связанное с укреплением рыночных позиций компании, формированием ее имиджа, расширением целевой аудитории и т. д.

Создание бизнес-плана по продажам

Разработка любого бизнес-проекта начинается с продумывания плана продаж. Необходимо сразу выделить основные риски и мероприятия по их минимизации и выходу на стабильные объемы продаж. На этапе проектирования необходимо привлечение руководителей отделов продаж и маркетинга.

Кроме того, РОП принимает участие в решении кадровых вопросов по составу своей команды, а также выстраивает схему взаимодействия сотрудников.

Оптимизация плана продаж

Оптимизация представляет собой разбивку плана по периодам и конкретным сотрудникам. Это очень важный инструмент контроля продаж, который позволяет обеспечить гибкое управление маркетинговыми процессами.

Изучение потребительских характеристик продукции

Хотя продвижением товаров занимаются технологи и маркетологи, разрабатывающие рекламные кампании, продавцы тоже имеют к этому самое прямое отношение, поскольку они непосредственно общаются с целевой аудиторией и должны все знать о достоинствах и слабых местах реализуемой продукции. Информация от них стекается к руководителю отдела продаж, который должен учитывать пожелания и претензии клиентов и на основе этого выдвигать предложения об изменении характеристик товаров.

Работа с психологией сотрудников

Многие из нас склонны в розовых тонах оценивать прошлое, полагая, что раньше все было лучше. Применительно к менеджеру по продажам это означает представление, что клиенты становятся менее сговорчивыми и более придирчивыми, а требования и планы только ужесточаются. Подобный настрой отрицательно сказывается на мотивации сотрудника, причем эти чувства могут передаваться и коллегам.

Еще одна достаточно распространенная психологическая черта – «синдром отложенной жизни». Такие люди живут ожиданием каких-то резких перемен, которые полностью перевернут их жизнь. Скажем, менеджер верит, что продажи пойдут вверх, когда начнется новый сезон, будет установлено оборудование и т. д.

Задача руководителя — постоянная корректировка настроя подчиненных, поддержание их мотивации и работоспособности. При этом используются самые разнообразные методики и техники.

• Формулирование личных целей по системе SMART — конкретизация, измерение, выполнимость, обеспеченность ресурсами и срочность. К примеру, вникая в личные обстоятельства своих сотрудников, руководитель получает представление о значимых для них жизненных задачах: приобретение жилья, отдых во время отпуска, обучение ребенка и т. п.
• Зная эти цели и индивидуальные качества сотрудников, руководитель отдела продаж способен периодически мотивировать своих подчиненных, используя лишь слова-маркеры: «квартира», «отпуск», «университет».
• Техника растяжки основывается на свойственном людям желании обладать максимальным количеством благ. Соответственно, демонстрируя свой статус и связанные с ним материальные привилегии, руководитель мотивирует сотрудников стремиться к более высокому уровню жизни. Чтобы добиться поставленных целей, менеджер будет вынужден покинуть зону комфорта и активизировать свою трудовую деятельность.Правда, такой метод требует индивидуального подхода, поскольку в некоторых случаях может последовать негативная реакция на явную демонстрацию собственного превосходства.

• Снижение уровня доходов компании из-за сокращения продаж является веским основанием для возложения ответственности на отдел сбыта – в этом случае урезание зарплаты или кадровая оптимизация с расширением функционала сотрудников должны быть встречены с пониманием.

Как искать грамотного руководителя отдела продаж

Любой директор заинтересован найти опытного и эффективного руководителя отдела продаж. В процессе поиска специалиста можно выделить ключевые факторы.

Составление текста, представляющего вас как нанимателя в наиболее выгодном свете

При поиске РОП это крайне важно. Если у вас под рукой нет готовой кандидатуры и вы рассчитываете нанять на работу профессионала со стороны, то ваша вакансия должна выглядеть привлекательно.

Создание профиля должности

Этот документ дает понимание, кто нужен вашей компании и что вы предлагаете со своей стороны. У вас должно быть четкое представление, какими компетенциями должен обладать руководитель отдела продаж, и их нужно сразу озвучить при приеме на работу. Выделяются четыре основных характеристики профиля должности, которые необходимо наполнить конкретным содержанием.

• Название.
• Выполняемый функционал.
• Требования: возраст, образование, опыт работы.
• Предлагаемые условия труда.

Формирование материальной мотивации РОП

Концепция материального стимулирования руководителя отдела продаж разрабатывается обычно вместе с созданием должности, но в последующем ее можно и даже нужно обновлять. Есть определенные принципы, позволяющие выстроить действенную систему мотивации для руководителя, чтобы он сам мог подстегивать сотрудников к улучшению результатов продаж.

К примеру, принцип сложного оклада, состоящего из 3 частей:

• Постоянная, базовая, часть, которая может составлять около половины (40-50 %) от зарплаты при стабильном выполнении плановых показателей.
• Переменная часть, которая начисляется при достижении определенных критериев эффективности (KPI). В отделе продаж к таковым относятся групповые результаты, уровень продаж каждого менеджера и т. п.
• Бонусы. Их выплата обусловлена реализацией принципа больших порогов. При этом выход на фиксированные цифры сопровождается резким ростом зарплаты. Скажем, при недовыполнении плана на 20 % и более бонусы вообще не начисляются, а при перевыполнении на такие же 20 % они удваиваются.

Подготовка плана

Необходимо заранее наметить прогнозную выручку. Она должна быть реалистичной, но с оптимистичными ожиданиями. При приеме на работу РОП ставится конкретная задача, и показатели по выручке являются очень важными. В тех или иных условиях цель может состоять в поддержании цифр на текущем уровне, или же требуется повысить прибыль до достижимых рубежей. Соответственно, новый руководитель будет придерживаться данного плана.

Налаживание бизнес-процесса по отбору кандидатов

При отборе кандидатов на должность руководителя отдела сбыта можно построить воронку, как в случае с продажами. Так создается правильно организованный путь поиска нужного соискателя. В эту воронку прописываются все этапы бизнес-процесса, только здесь вы будете продавать не свой продукт, а себя.

Пример подобной воронки:

• Размещение объявления о вакансии / получение резюме /нетворкинг.
• Звонок, изучение заполненных претендентами форм.
• Личная встреча.
• Повторные переговоры для подтверждения намерений.
• Оформление на работу.

Прием руководителя отдел продаж требует основательной подготовки. Если проработать все организационные нюансы, то поиск РОП будет осуществлен целенаправленно.

Важно четко формулировать стоящие перед компанией стратегические цели и задачи, исходя из которых и подбирается руководитель отдела продаж.

9 шагов разработки KPI руководителя отдела продаж

Шаг № 1. Установка расчетного периода KPI.

Под этим периодом понимается срок, достаточный для выхода на целевые показатели, за достижение которых выплачиваются премиальные. Как правило, здесь устанавливается норматив 1 месяц.

Шаг № 2. Определение доли KPI в составе заработной платы.

Например, от зарплаты 40 % будет составлять оклад, а 60 % приходится на KPI.

Шаг № 3. Формулирование основных функций руководителя отдела продаж.

Прежде всего, это обеспечение сбыта продукции.

Шаг № 4. Выделение ключевых показателей премирования.

Необходимым условием является возможность руководителя повлиять на их достижение, причем их должно быть немного – не более трех. В данном вопросе следует исходить из специфики вашей компании и выбирать действительно значимые позиции. К примеру:

Желательно выделять показатели в позитивной форме, то есть сотрудники должны стремиться к повышению результативности, а не пытаться чего-то не допустить.

Шаг № 5. Определение значимости каждого показателя в рамках KPI.

Например, следующее распределение:

• Общая выручка: 50 %.
• Средний уровень маржи: 30 %.
• Спецзадача: 20 %.

Шаг № 6. Выбор пороговых значений и связанных с ними размеров KPI.

Для первых двух пунктов минимальным уровнем для премирования назначается показатель выполнения плана на 80 %. Если есть перевыполнение, то бонусы выплачиваются с повышающим коэффициентом. Спецзадача оценивается дихотомически – сделано или нет, от чего зависит наличие или отсутствие премиальных.

Рекомендуем

«Как улучшить отдел продаж: эффективность на максимум» Подробнее

Шаг № 7. Установление планов на расчетный период.

Планирование может включать в себя количественные и качественные показатели, по которым оценивается деятельность отдела продаж за отчетный период. В разбираемом примере вводим следующие значения:

• Общая выручка: 2 млн рублей.
• Средний уровень маржи: 25 %.
• Спецзадача: обеспечение своевременных оплат по графику.

Шаг № 8. Ознакомление руководителя отдела продаж с планами, системой расчета и выплат KPI.

После ввода системы необходимо отслеживать динамику выполнения плана. В конце периода фиксируются достигнутые результаты.

Шаг № 9. Подведение итогов, расчет и выплата премии KPI.

Контроль руководителя отдела продаж

Хорошая организация работы компании невозможна без процессов учета и контроля деятельности подразделений и отдельных сотрудников. Должны быть основные механизмы, используемые на постоянной основе, и дополнительные, создаваемые для особых целей.

• Планерка. На таких встречах рассматривается текущая ситуация, обсуждаются наметившиеся проблемы и способы их решения, ставятся актуальные задачи. К примеру, по отделу продаж озвучиваются финансовые показатели за последние дни, изменение активности и статуса клиентов и лидов.
• Прозрачная система отчетности. Сотрудники должны каждый день отчитываться по установленным показателям.
• Запись переговоров. Это дает возможность оценить качество взаимодействия с клиентами – следование скрипту, соблюдение норм и т. д.
• Дашборд. На доске результатов демонстрируется текущая ситуация в виде сравнения «факт/план», чтобы сотрудники понимали значение их деятельности в рамках функционирования всей компании.
• Карта рабочего дня с оптимизацией – она представляет данные по выполнению плана.
• Контроль в системе CRM.
• Другие инструменты, пригодные для контроля.

Наличие надзора важно, поскольку сотрудники, работу которых не проверяют, рано или поздно утратят мотивацию.

Рекомендуем

«Руководитель отдела продаж: основные навыки и функции успешного менеджера» Подробнее

Большинство людей нуждается во внешней системе контроля – при ее отсутствии, когда компания не реагирует на достижения или, наоборот, ошибки сотрудников, их активность идет постепенно на спад.

Мотивация руководителя отдела продаж

В идеале у руководителя отдела продаж должен быть только один непосредственный начальник – генеральный директор либо коммерческий директор компании.

Мотивация РОП обычно более продвинутая, чем у обычных менеджеров, поскольку он обеспечивает сбыт продукции и осуществляет другие функции, связанные с продажами.

Специалист высокого уровня достоин хорошей зарплаты, и экономить на этой ключевой для компании должности не следует.

Разумеется, это не означает отсутствия каких-либо ограничений и санкций. На практике эффект имеют и меры «пряника» (премии), и «кнута» (штрафы), так что нужно найти правильное их соотношение.

Базовым финансовым побудителем является фиксированный оклад, а стимулом к улучшению работы становятся премиальные выплаты. Они могут быть завязаны на процентах с личных продаж или же, в большинстве случаев, отражать финансовые показатели отдела.

Кроме того, не нужно упускать из вида и сопутствующие привилегии: комфортное рабочее место, право самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, современное техническое оснащение и пр.

Рекомендуем

«Руководитель департамента продаж: функции и обязанности» Подробнее

У начальника отдела продаж должны быть, с одной стороны, возможности заинтересовывать своих сотрудников и применять меры взыскания, с другой же – право требовать от руководства считаться со своей позицией.

Подобный порядок станет залогом стремления к эффективной деятельности.

Какие отчеты ждать от руководителя продаж

Руководитель отдела продаж отчитывается только перед своим непосредственным начальником, которым обычно является один из директоров компании.

Конечно, в каждой организации есть свои особенности построения бизнес-процессов, но стандартный пакет отчетности подразделения по продажам включает в себя следующие документы:

По срокам представления бывает ежедневная, еженедельная, месячная, квартальная, а также годовая отчетность.

Особого внимания данные материалы заслуживают в период структурных преобразований компании, в кризисных условиях и т. п.

Рекомендуем

«Что должен уметь руководитель отдела продаж: 7 главных навыков» Подробнее

В число навыков, необходимых руководителю отдела по продажам, входят не только профессиональные знания и опыт, но и харизма, лидерские качества, чтобы побудить своих подчиненных к самосовершенствованию в качестве продажников.

Кроме того, он должен быть готов принимать самостоятельные решения и нести за них ответственность.

Отдача от эффективного руководителя отдела продаж становится очевидна уже через несколько месяцев по объективным показателям – увеличению прибыли компании. Специалист, способный обеспечить позитивную финансовую динамику, вправе рассчитывать на достойную оплату своего труда.

Поэтому вместо мысли «Когда заработаю деньги, тогда и найму хорошего РОП» нужно придерживаться принципа «Пока не появится РОП, компания будет терять прибыль».