Как обойти секретаря: 17 эффективных методов

Что отличает большого начальника?

– Это Селезнев, с руководством соедините.

Уверенная, четкая, командная речь. Никаких возражений быть не должно. Если попробуешь уточнить, что за Селезнев, потом можно от своего начальства схлопотать. Если вы обладаете командным голосом, пробуйте. А если нет, идем дальше.

Большие начальники сами уже не звонят, за них это делают подчиненные.

– Здравствуйте, это секретарь Селезнева. Ваш руководитель на месте? Соедините, будьте добры.

В этом случае командира включать не требуется, голос может быть вежливым и приятным.

Секретарь не всегда является вашим врагом. Определенными методами можно убедить его в вашей лояльности и желании выстроить долгосрочные отношения. Взаимопонимание будет залогом крепкой дружбы.

– Здравствуйте, НИИ «Чаво», МариВанна слушает.

– МариВанна, добрый день, какое у вас имя красивое. Я уверен, вы сможете подсказать, кто в вашей организации занимается развитием продаж, с кем можно побеседовать.

Любому человеку приятно, когда его ценят и просят о помощи.

– Добрый день, НИИ «Чаво», МариВанна слушает.

– МариВанна, я почему-то уверен, что без вашей помощи мне не обойтись. С разными сотрудниками вашей организации пытался обсудить этот важный вопрос, но никто не может ответить, от кого зависит решение.

Идти в обход. 

В крупных компаниях секретарь вынужден придерживаться строгих инструкций, и он ни за что не соединит вас с нужным человеком. Чтобы его обойти, можно позвонить еще раз, сказать, что вас интересует вакансия, тогда вас соединят с отделом кадров. А можете представиться клиентом, тогда вас переведут на менеджера по продажам. А уже оттуда можно попросить соединить с нужным вам человеком.

– Здравствуйте, это меня на закупки перевели?

– Нет, с отделом продаж говорите.

– Ошиблись, значит, отправьте меня в отдел закупок.

Если не получилось обойти секретаря сразу, чтобы он соединил вас с ЛПР, попробуйте спросить что-то такое, что поставит его в тупик, и он сам отправит вас к человеку, владеющему нужной информацией.

– Здравствуйте, можете уточнить, ваша организация использует такую-то марку стали, для вашего проекта срочно дополнительные данные требуются.

Это довольно простой способ обойти секретаря, так как с его помощью можно почти беспрепятственно проскользнуть к нужному человеку. Представьте, что вам предстоит поговорить с постоянным клиентом. В этом случае вам не нужно долго объяснять, кто вы и откуда, ведь разговор уже далеко не первый. Вы хотите просто уточнить отдельные моменты по прежним договоренностям. Но не переусердствуйте. Откровенная ложь закроет для вас дверь. Пусть секретарь сам поймет, что вы уже «тут были».

– Здравствуйте, Василий Петров, «Валют-сервис», с закупками свяжите.

– У нас осталось обсудить несколько деталей по закупкам материалов.

Ключ кроется в слове «детали». Чтобы обойти секретаря, ему нужно дать понять, что уже общие договоренности достигнуты, осталось определиться с отдельными моментами.

С кем решался вопрос? Секретарь должен понять по вашему уверенному голосу, что спрашивать вас ни о чем не стоит, нужно просто соединить с отделом закупок.

Нужен очень тонкий подход, фактически вы никого не пытаетесь обмануть. Разве нельзя уже при первом контакте обсуждать вопрос детально?

Еще примеры, как обойти секретаря при холодных звонках:

– Соедините, пожалуйста, с руководителем (собственником), нам необходимо договориться о деталях нашей встречи (оговоримся, что эта встреча будет первой и вам еще предстоит договариваться).

– Мы не успели договориться о некоторых деталях с Пал Палычем перед посещением выставки, где можно увидеть наше оборудование для производства магнитов (тут тоже небольшое уточнение необходимо, ведь вам еще только предстоит договариваться с директором компании о посещении вашего стенда на выставке).

– Я подготовил Пал Палычу пояснительную записку с анализом цен на наши товары (вообще-то, вы еще ни разу не разговаривали с директором, а только собираетесь ему сделать деловое предложение).

Редко, но случается, что у секретаря очень жесткий приказ – никаких агентов, торговых представителей на шефа не переводить. Никогда! Есть список контактов, шаг в сторону – увольнение.

Дождитесь ухода секретаря. 

Попробуйте набрать заветный номер после 18.00. Тут есть такой момент, что у секретарей рабочий день обычно заканчивается в это время, а вот руководство может засиживаться допоздна. Вполне вероятно, что так вам удастся обойти помощника руководителя (его ведь нет) и услышать в трубке голос нужного человека.

Есть, правда, шанс попасть на какого-нибудь сотрудника, выполняющего срочное задание от начальника:

– Добрый вечер, Пал Палыч!

– Он уже уехал.

– Ай-ай-ай, а мы договаривались о звонке на 18.30, наверно, у него что-то случилось, раз ему пришлось уехать. Может быть вы поможете с ним связаться, это очень важно.

Вполне возможно, что сотруднику, чьи мысли заняты выполнением неотложного поручения, не придет в голову сомневаться в ваших договоренностях с Пал Палычем, и он назовет вам цифры директорского телефона. И может при этом даже посчитает, что ему зачтется в плюс такое рвение.

Техника «Письма». 

Телемаркетологи провели сотни исследований, выявляя самые эффективные способы, как обойти секретаря и выйти на ЛПР. В итоге самой лучшей оказалась техника «Письма». В 90–95 % случаев звонок можно считать удачным.

Представим вам примерный скрипт разговора:

– Добрый день, офис компании «Салют», слушаю вас.

– Добрый день, звоним для уточнения вашего почтового адреса.

– Диктую: г. Балашиха, ул. Ленина, дом 15.

– Так, и индекс, пожалуйста.

– 150120.

– Так, записала. Еще назовите Ф. И. О. руководителя вашего «Салюта».

– Сухорукова Людмила Петровна.

– Прекрасно, какое официальное название ее должности?

– Председатель Совета директоров.

– Нет, мне не ее нужно. А вот у вас еще работает, э-э-э, ну, финансами управляет?

– Начальник отдела финансов, что ли?

– Он, да. Как его полное Ф. И. О.?

– Самородок Олег Петрович. Он вам нужен?

– Так, официально его должность как обозначена у вас?

– Начальник отдела финансов.

– Снова не то. Наверное, у вас еще кто-то по финансовой части, кроме него, так?

Вот по такой схеме все и происходит – с помощью уточняющих вопросов. Таким образом можно узнать, как зовут максимально большое количество сотрудников организации, и потом попросить перевести на того, с кем вы можете обсуждать интересующую вас проблему.

В этом скрипте есть некоторые важные детали, которые необходимо использовать. Воздействие слова «так» очень сильное, оно работает на подсознательном уровне, ведь мы слышим его с раннего детства, причем не всегда в приятном контексте. Строгое «Таак» от мамы или отца не вызывало ничего, кроме страха. К слову «официальное» тоже отношение уважительное, оно отвлекает внимание бдительного секретаря и помогает его обойти.

Конечно, не всегда разговор с «человеком-фильтром» протекает гладко, он может отказаться называть имена и фамилии сотрудников. Можно сделать вид, что вам оно было известно, только сейчас вылетело из головы. «Вера или Настя, что-то сегодня все забываю». Бывает, что такой прием помогает растопить лед.

В любом случае, уверенность в себе даст вам преимущество, и вы будете ведущим в этом разговоре. Как говорил Сэмюэл Джонсон: «Уверенность в себе – есть первое условие великих предприятий».

Подтвердить рекомендацию. 

Обойти секретаря поможет такой способ: наберите номер нужной компании и начните разговор так:

– Добрый день. Мне нужно уточнить информацию у вашего начальника отдела маркетинга. Мы набираем маркетологов и на вакансию откликнулась одна особа, которая раньше работала под его началом. Хотелось бы проверить некоторые данные. Простите, но ее имя назвать я не могу по этическим соображениям. Как мне обратится к начальнику вашего отдела маркетинга?

Вполне объяснимо, что вы не будете говорить, как зовут девушку. То, что вам неизвестны Ф. И. О. руководителя отдела, тоже не даст повода усомниться в вашей честности. Может вам повезет, и удастся обойти секретаря, который переведет на нужного человека.

Такой ход действует на секретаря как приманка. Нужно заранее приготовить сообщение и уверенно произнести его:

– Добрый день. Наша компания занимается организацией обучения для ведущих менеджеров по продажам. Следующий тренинг назначен на 31 декабря, его тема «Никогда не сдавайся». Количество мест ограничено, но за вашей организацией закреплено одно место. Причем сейчас действует специальная цена, она существенно ниже обычных $500. Переведите меня, пожалуйста, на руководителя отдела маркетинга. Как к нему обращаться? Есть несколько деталей, которые осталось обговорить.

Большая вероятность того, что так вам удастся обойти секретаря, ведь ваше предложение сулит выгоду для фирмы, он даже благодарность может получить.

Еще один хороший прием, как обходить при звонке секретаря:

– В этот раз у меня всего 2 дня на ваш город выделено, необходимо срочно поговорить с вашим руководителем.

Техника позволяет обойти помощника в 80 % звонков.

Можно также зайти по-другому:

– У меня вылет через несколько минут, скоро связь прервется, переведите меня на менеджера.

Только при разговоре с сотрудником не забывайте, что вы уже «у трапа самолета» и будьте кратки.

Способ «Передайте, что…» очень прост в выполнении, но доказал свою действенность. У методики много поклонников, хотя есть те, кто не верит, что это поможет обойти девушку на рецепшен.

Например, когда секретарь отвечает на ваш звонок, вы произносите следующее:

– Доброе утро, соедините с Пал Палычем.

Секретарь начинает прощупывать вас:

– Назовите себя, с каким вы вопросом? Что-то хотите предложить?

Не отвечая на вопросы, произносите:

– Будьте добры, передайте, что на проводе… − после этого назовите себя.

Не должно быть речи о коммерческом предложении, взаимовыгодном сотрудничестве и других стоп-фраз. Только: «Передайте, звонит такой-то».

Проверено, что так получается довольно изящно обойти первичный фильтр. Секретарь оценивает это в контексте вежливого поручения. Подразумевается, что вы ранее уже общались с руководством.

Действовать напористо. 

- Шеф на месте еще? Не могу дозвониться по прямой, соедините, пожалуйста. / Добрый вечер! Начальство здесь? Передайте, что Пал Палыч на проводе (пробуем обойти сразу).

– Фамилию назовите, − первичный фильтр.

–Маркелов это.

– Уточните свой вопрос,− еще одна остановка.

– Директор в курсе.

– Добрый день, договорились сегодня в два часа обсудить вопросы с вашим руководителем. Сейчас он свободен?

Кто-то может считать такие новые методы обхода секретаря и выхода на ЛПР, слишком креативными, однако это действительно помогает.

Если в трубке звучит иностранный акцент, то у секретаря появляется заинтересованность, он может стать более внимательным и не таким подозрительным. Сотрудничество с иностранными компаниями всегда соблазнительно, поэтому такая попытка обойти цербера может оказаться удачной.