8-800-511-83-92

Звонок по России бесплатный

8-800-511-83-92

Звонок по России бесплатный

Перезвонить вам?

Лого http://academy-of-capital.ru/
Как обойти секретаря: 17 эффективных методов
Как обойти секретаря: 17 эффективных методов

Как обойти секретаря: 17 эффективных методов

26.02.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 8, Рейтинг: 4.88)

Из этого материала вы узнаете:

  • Цели обходов секретаря
  • Почему секретарь сразу не соединяет с руководителем
  • 4 принципа любого способа обхода секретаря
  • 17 способов, как обойти секретаря
  • Обманные способы, как обойти секретаря при холодном звонке
  • Типичные ошибки в обходе секретаря
  • 4 заключительных совета, как обойти секретаря

Чем перспективнее клиенты, тем серьезнее вопрос о том, как обойти секретаря при холодном звонке и как написать скрипт. Главное, не начать продавать этому сотруднику товар или услугу. Ему безразличны выгоды. У него одна цель – не пустить звонящего к начальнику. Обычный скрипт продаж тут не сработает, так как у секретарей развился иммунитет.

Для продуктивного диалога можно пускать в ход многие методы обхода секретаря. Почти все они базируются на элементарной (или не такой уж и простой?) психологии людей, которая знакома многим.

Цели обходов секретаря

Цели обходов секретаря

Для начала ответим на один из самых главных вопросов о том, почему так необходимо знать, как обойти секретаря. Есть две основные причины.

Во-первых, для дальнейшей работы полезно выяснить имена ведущих специалистов компании. Такой тактический прием облегчит контакт с лицом, принимающим решение. Например, вы звоните первый раз, но сразу обращаетесь по имени и отчеству к вашему визави: «Иван Петрович, мне порекомендовали по вопросам сотрудничества говорить только с вами». Для человека, который это слышит, становится ясно, что у вас уже есть какая-то информация о нем и о фирме. Вы не совсем «чужой». Поэтому его заинтересованность может быть выше, чем при разговоре с незнакомым человеком.

Во-вторых, чтобы не тратить время на бесполезные разговоры, нужно сразу попытаться выйти на лицо, принимающее решение. Или искать способы, чтобы секретарь соединил с этим человеком.

Почему секретарь сразу не соединяет с руководителем

Почему секретарь сразу не соединяет с руководителем

Люди, которые занимаются обзвоном компаний в поисках потенциальных клиентов для своих товаров и услуг, вынуждены действовать по принципу «Время – деньги», им желательно вести переговоры сразу с теми, от кого зависит решение. Их задача – как можно быстрее обойти секретаря и добиться соединения с нужным человеком в организации. К таким людям обычно относят директора фирмы, главного бухгалтера, начальника отдела снабжения, а если компания крупная, то в список могут включаться начальники различных секторов или отделов, которых может интересовать закупка каких-либо товаров. В организации с небольшим штатом отбиваться от желающих что-либо продать придется непосредственно директору.

При наборе основного номера компании нужно быть готовым к тому, что на ваш звонок первым ответит секретарь. Он не входит в число ЛПР (лиц, принимающих решение), поэтому специалист по телемаркетингу должен постараться обойти эту преграду и начать контактировать с интересующим его специалистом. А вот есть ли желание у директора или другого лица тратить время на разговоры с современными коммивояжерами, продающими и предлагающими «что-то очень нужное», это не сильно волнует последних. Согласно данным статистики, из 30 звонков только один может завершиться сделкой, остальные 29 попыток – это шаги к договору.

Как только на том конце провода работник секретариата начал говорить, продавец, совершающий звонок, старается понять, с каким типом секретаря он встретился. От этого будет зависеть дальнейшая беседа. Работники секретариата условно делятся на основные типы, хотя, безусловно, есть исключения из правил:

  1. Секретарь по типу call-oператорa или телефониста (кто-то их еще называет человеком-тумблером). Для этого специалиста неважно, кто звонит. Его задача – быть вежливым, попросить представиться и соединить с нужным сотрудником даже того, кто звонит без каких-либо рекомендаций. Само собой, в этой компании барьер отсутствует, никаких ухищрений производить не нужно.
  2. Помогающий (по западному варианту). Его работа строится по принципу «Ваш звонок для нас важен», поэтому он готов сотрудничать со всеми позвонившими, предоставляет необходимые контакты, старается изо всех сил оказывать помощь. Остается лишь сожалеть о том, что такие экземпляры на наших просторах довольно редки. Этот тип секретаря осуществляет отсев лишних контактов, отфильтровывая наиболее полезные для компании.
  3. И, наконец, на вершине нашего «хит-парада» мы встречаем цербера, стерегущего вход в директорский кабинет, и которому даны указания: «Никого не впускать!».

Из перечисленных типов первая и вторая категории секретарей не вызывают неприятных ассоциаций, а вот при общении с третьей и четвертой категорией звонившим приходится искать способы, чтобы обойти преграду на подходе к директорскому кабинету. И признаться, многие преуспели на этом поприще.

По статистике, опытному секретарю удается оградить руководителя от 30 % и даже 80 % претендентов, желающих поговорить по телефону, а также почти ото всех писем (90 %). На самом деле, удивительно, но лицом, принимающим решение о том, насколько важна поступающая информация, является зачастую секретарь, а не директор компании.

Ответственность необходима на любом рабочем месте, но человек, занимающий должность секретаря, отнюдь не обязан быть безмолвным и неприступным стражем, мимо которого муха не пролетит незамеченной. Однако и открывать настежь двери для всех желающих что-то продать, тоже недопустимо.

4 принципа любого способа обхода секретаря

Способы обхода секретаря
  • Правдоподобная история. Не сочиняйте слишком фантастический сюжет, такую ложь легко определить. Простые рассказы кажутся более реалистичными.
  • Готовность к любым поворотам. У опытного секретаря тоже есть свои фишки, с помощью которых он сможет вас вычислить, и тогда не избежать провала. Готовьтесь и продумывайте разные варианты.
  • Ваши слова нельзя опровергнуть. Не стоит начинать разговор с очевидного вранья, которое легко проверить. Типа «Я являюсь вашим клиентом» или «Мы вам отправляли предложение по е-mail». Не допускайте, чтобы вашу версию сразу опровергли.
  • Простые формулировки. Ваше предложение должно быть четким и понятным. Запутывание затруднит дело.

Как обойти секретаря: 17 способов

  1. Звонок большого босса.

    Что отличает большого начальника?

    – Это Селезнев, с руководством соедините.

    Уверенная, четкая, командная речь. Никаких возражений быть не должно. Если попробуешь уточнить, что за Селезнев, потом можно от своего начальства схлопотать. Если вы обладаете командным голосом, пробуйте. А если нет, идем дальше.

  2. Звонок из офиса очень большого босса.

    Большие начальники сами уже не звонят, за них это делают подчиненные.

    – Здравствуйте, это секретарь Селезнева. Ваш руководитель на месте? Соедините, будьте добры.

    В этом случае командира включать не требуется, голос может быть вежливым и приятным.

  3. Предлагаю дружбу.

    Секретарь не всегда является вашим врагом. Определенными методами можно убедить его в вашей лояльности и желании выстроить долгосрочные отношения. Взаимопонимание будет залогом крепкой дружбы.

    – Здравствуйте, НИИ «Чаво», МариВанна слушает.

    – МариВанна, добрый день, какое у вас имя красивое. Я уверен, вы сможете подсказать, кто в вашей организации занимается развитием продаж, с кем можно побеседовать.

  4. Повысить значимость секретаря.

    Любому человеку приятно, когда его ценят и просят о помощи.

    – Добрый день, НИИ «Чаво», МариВанна слушает.

    – МариВанна, я почему-то уверен, что без вашей помощи мне не обойтись. С разными сотрудниками вашей организации пытался обсудить этот важный вопрос, но никто не может ответить, от кого зависит решение.

  5. Идти в обход. Как обойти секретаря

    В крупных компаниях секретарь вынужден придерживаться строгих инструкций, и он ни за что не соединит вас с нужным человеком. Чтобы его обойти, можно позвонить еще раз, сказать, что вас интересует вакансия, тогда вас соединят с отделом кадров. А можете представиться клиентом, тогда вас переведут на менеджера по продажам. А уже оттуда можно попросить соединить с нужным вам человеком.

    – Здравствуйте, это меня на закупки перевели?

    – Нет, с отделом продаж говорите.

    – Ошиблись, значит, отправьте меня в отдел закупок.

  6. Начать грузить информацией.

    Если не получилось обойти секретаря сразу, чтобы он соединил вас с ЛПР, попробуйте спросить что-то такое, что поставит его в тупик, и он сам отправит вас к человеку, владеющему нужной информацией.

    – Здравствуйте, можете уточнить, ваша организация использует такую-то марку стали, для вашего проекта срочно дополнительные данные требуются.

  7. Мы давно знакомы.

    Это довольно простой способ обойти секретаря, так как с его помощью можно почти беспрепятственно проскользнуть к нужному человеку. Представьте, что вам предстоит поговорить с постоянным клиентом. В этом случае вам не нужно долго объяснять, кто вы и откуда, ведь разговор уже далеко не первый. Вы хотите просто уточнить отдельные моменты по прежним договоренностям. Но не переусердствуйте. Откровенная ложь закроет для вас дверь. Пусть секретарь сам поймет, что вы уже «тут были».

    – Здравствуйте, Василий Петров, «Валют-сервис», с закупками свяжите.

  8. Поговорить о деталях.

    – У нас осталось обсудить несколько деталей по закупкам материалов.

    Ключ кроется в слове «детали». Чтобы обойти секретаря, ему нужно дать понять, что уже общие договоренности достигнуты, осталось определиться с отдельными моментами.

    С кем решался вопрос? Секретарь должен понять по вашему уверенному голосу, что спрашивать вас ни о чем не стоит, нужно просто соединить с отделом закупок.

    Нужен очень тонкий подход, фактически вы никого не пытаетесь обмануть. Разве нельзя уже при первом контакте обсуждать вопрос детально?

    Еще примеры, как обойти секретаря при холодных звонках:

    – Соедините, пожалуйста, с руководителем (собственником), нам необходимо договориться о деталях нашей встречи (оговоримся, что эта встреча будет первой и вам еще предстоит договариваться).

    – Мы не успели договориться о некоторых деталях с Пал Палычем перед посещением выставки, где можно увидеть наше оборудование для производства магнитов (тут тоже небольшое уточнение необходимо, ведь вам еще только предстоит договариваться с директором компании о посещении вашего стенда на выставке).

    – Я подготовил Пал Палычу пояснительную записку с анализом цен на наши товары (вообще-то, вы еще ни разу не разговаривали с директором, а только собираетесь ему сделать деловое предложение).

    Редко, но случается, что у секретаря очень жесткий приказ – никаких агентов, торговых представителей на шефа не переводить. Никогда! Есть список контактов, шаг в сторону – увольнение.

  9. Дождитесь ухода секретаря. Уход секретаря

    Попробуйте набрать заветный номер после 18.00. Тут есть такой момент, что у секретарей рабочий день обычно заканчивается в это время, а вот руководство может засиживаться допоздна. Вполне вероятно, что так вам удастся обойти помощника руководителя (его ведь нет) и услышать в трубке голос нужного человека.

    Есть, правда, шанс попасть на какого-нибудь сотрудника, выполняющего срочное задание от начальника:

    – Добрый вечер, Пал Палыч!

    – Он уже уехал.

    – Ай-ай-ай, а мы договаривались о звонке на 18.30, наверно, у него что-то случилось, раз ему пришлось уехать. Может быть вы поможете с ним связаться, это очень важно.

    Вполне возможно, что сотруднику, чьи мысли заняты выполнением неотложного поручения, не придет в голову сомневаться в ваших договоренностях с Пал Палычем, и он назовет вам цифры директорского телефона. И может при этом даже посчитает, что ему зачтется в плюс такое рвение.

  10. Техника «Письма». Техника «Письма»

    Телемаркетологи провели сотни исследований, выявляя самые эффективные способы, как обойти секретаря и выйти на ЛПР. В итоге самой лучшей оказалась техника «Письма». В 90–95 % случаев звонок можно считать удачным.

    Представим вам примерный скрипт разговора:

    – Добрый день, офис компании «Салют», слушаю вас.

    – Добрый день, звоним для уточнения вашего почтового адреса.

    – Диктую: г. Балашиха, ул. Ленина, дом 15.

    Так, и индекс, пожалуйста.

    – 150120.

    – Так, записала. Еще назовите Ф. И. О. руководителя вашего «Салюта».

    – Сухорукова Людмила Петровна.

    – Прекрасно, какое официальное название ее должности?

    – Председатель Совета директоров.

    – Нет, мне не ее нужно. А вот у вас еще работает, э-э-э, ну, финансами управляет?

    – Начальник отдела финансов, что ли?

    – Он, да. Как его полное Ф. И. О.?

    – Самородок Олег Петрович. Он вам нужен?

    – Так, официально его должность как обозначена у вас?

    – Начальник отдела финансов.

    – Снова не то. Наверное, у вас еще кто-то по финансовой части, кроме него, так?

    Вот по такой схеме все и происходит – с помощью уточняющих вопросов. Таким образом можно узнать, как зовут максимально большое количество сотрудников организации, и потом попросить перевести на того, с кем вы можете обсуждать интересующую вас проблему.

    В этом скрипте есть некоторые важные детали, которые необходимо использовать. Воздействие слова «так» очень сильное, оно работает на подсознательном уровне, ведь мы слышим его с раннего детства, причем не всегда в приятном контексте. Строгое «Таак» от мамы или отца не вызывало ничего, кроме страха. К слову «официальное» тоже отношение уважительное, оно отвлекает внимание бдительного секретаря и помогает его обойти.

    Конечно, не всегда разговор с «человеком-фильтром» протекает гладко, он может отказаться называть имена и фамилии сотрудников. Можно сделать вид, что вам оно было известно, только сейчас вылетело из головы. «Вера или Настя, что-то сегодня все забываю». Бывает, что такой прием помогает растопить лед.

    В любом случае, уверенность в себе даст вам преимущество, и вы будете ведущим в этом разговоре. Как говорил Сэмюэл Джонсон: «Уверенность в себе – есть первое условие великих предприятий».

  11. Подтвердить рекомендацию. Обход секретаря

    Обойти секретаря поможет такой способ: наберите номер нужной компании и начните разговор так:

    – Добрый день. Мне нужно уточнить информацию у вашего начальника отдела маркетинга. Мы набираем маркетологов и на вакансию откликнулась одна особа, которая раньше работала под его началом. Хотелось бы проверить некоторые данные. Простите, но ее имя назвать я не могу по этическим соображениям. Как мне обратится к начальнику вашего отдела маркетинга?

    Вполне объяснимо, что вы не будете говорить, как зовут девушку. То, что вам неизвестны Ф. И. О. руководителя отдела, тоже не даст повода усомниться в вашей честности. Может вам повезет, и удастся обойти секретаря, который переведет на нужного человека.

  12. Внимание к конкретной дате.

    Такой ход действует на секретаря как приманка. Нужно заранее приготовить сообщение и уверенно произнести его:

    – Добрый день. Наша компания занимается организацией обучения для ведущих менеджеров по продажам. Следующий тренинг назначен на 31 декабря, его тема «Никогда не сдавайся». Количество мест ограничено, но за вашей организацией закреплено одно место. Причем сейчас действует специальная цена, она существенно ниже обычных $500. Переведите меня, пожалуйста, на руководителя отдела маркетинга. Как к нему обращаться? Есть несколько деталей, которые осталось обговорить.

    Большая вероятность того, что так вам удастся обойти секретаря, ведь ваше предложение сулит выгоду для фирмы, он даже благодарность может получить.

  13. Время не ждет, установите сроки дедлайна.

    Еще один хороший прием, как обходить при звонке секретаря:

    – В этот раз у меня всего 2 дня на ваш город выделено, необходимо срочно поговорить с вашим руководителем.

    Техника позволяет обойти помощника в 80 % звонков.

    Можно также зайти по-другому:

    – У меня вылет через несколько минут, скоро связь прервется, переведите меня на менеджера.

    Только при разговоре с сотрудником не забывайте, что вы уже «у трапа самолета» и будьте кратки.

  14. «Очень нужно передать следующее…». 

    Способ «Передайте, что…» очень прост в выполнении, но доказал свою действенность. У методики много поклонников, хотя есть те, кто не верит, что это поможет обойти девушку на рецепшен.

    Например, когда секретарь отвечает на ваш звонок, вы произносите следующее:

    – Доброе утро, соедините с Пал Палычем.

    Секретарь начинает прощупывать вас:

    – Назовите себя, с каким вы вопросом? Что-то хотите предложить?

    Не отвечая на вопросы, произносите:

    – Будьте добры, передайте, что на проводе… после этого назовите себя.

    Не должно быть речи о коммерческом предложении, взаимовыгодном сотрудничестве и других стоп-фраз. Только: «Передайте, звонит такой-то».

    Проверено, что так получается довольно изящно обойти первичный фильтр. Секретарь оценивает это в контексте вежливого поручения. Подразумевается, что вы ранее уже общались с руководством.

  15. Действовать напористо. Обход секретаря

    - Шеф на месте еще? Не могу дозвониться по прямой, соедините, пожалуйста. / Добрый вечер! Начальство здесь? Передайте, что Пал Палыч на проводе (пробуем обойти сразу).

    – Фамилию назовите, − первичный фильтр.

    –Маркелов это.

    – Уточните свой вопрос, еще одна остановка.

    – Директор в курсе.

  16. Раньше договорились.

    – Добрый день, договорились сегодня в два часа обсудить вопросы с вашим руководителем. Сейчас он свободен?

  17. При звонке использовать иностранный акцент.

    Кто-то может считать такие новые методы обхода секретаря и выхода на ЛПР, слишком креативными, однако это действительно помогает.

    Если в трубке звучит иностранный акцент, то у секретаря появляется заинтересованность, он может стать более внимательным и не таким подозрительным. Сотрудничество с иностранными компаниями всегда соблазнительно, поэтому такая попытка обойти цербера может оказаться удачной.

Обманные способы обойти секретаря при холодном звонке

Приведенные ниже методы содержат элементы манипуляции. Тут уж решать вам, использовать всяческие уловки или нет.

  1. Даете понять, что вы – представитель налоговых органов, ПФ, отделения банка, администрации…
  2. Начинаете разговор с: «Вашу заявку рассмотрели» или «Вы мне звонили, я пропустил звонок».
  3. Намекаете, что готовы заказать товар или услугу.
  4. Делаете вид, что звонок сорвался, и просите связать еще раз с ЛПР.
  5. Вы хотите записать интервью для бизнес-журнала.

Схемы с применением манипуляции тоже показали свою эффективность, с их помощью удается обойти человека-фильтра. Но такой обман может повредить дальнейшей работе.

Типичные ошибки в обходе секретаря

1. Секретарь учует запах «бойцовского клуба».

Каких ошибок при «холодном звонке» стоит избегать:

– Добрый день! Вам звонят из группы компаний «Здравствуй и прощай». Василий Пупкин. Можете соединить с директором?

– Я тебя узнал, маска, пока!

– Здравствуйте! От компании «Селезнев и К» звонок. Василий Пупкин. У нас есть выгодное предложение по продвижению сайта. Кто у вас занимается этими вопросами?

– И ты прощай, друг!

– Алло! Добрый день! Группа компаний «Сезам». Специалист Василий Пупкин. Не будете так любезны соединить с руководителем?

– Только не это.

Если помощник руководителя сразу вычислит, что на другом конце провода – специалист по холодным звонка, то вы не сможете его обойти.

2. Заунывная беседаТипичные ошибки в обходе секретаря

У вас есть всего две-три секунды, чтобы найти способ обойти секретаря. В противном случае разговор с вами будет закончен.

Внутренняя уверенность в себе, грамотная речь и убедительные формулировки – эти факторы помогут оператору завершить разговор в свою пользу в 9 случаях из 10:

  • Учтите, что для секретаря и ЛПР нужно готовить разные сценарии разговора.
  • Разговаривайте без ложной вежливости.
  • Секретарю некогда слушать долгие и невнятные вступления, говорите коротко и ясно.
  • В ваших словах не должно быть явной лжи.
  • Не нужно сразу переходить к деталям, говорите по существу, чтобы была ясна причина звонка.

Хороший вариант: «Звоню по вопросу закупки расходных материалов».

Плохой: «У меня предложение по приобретению скотча и упаковочной пленки».

3. Шаблоны.

Важно помнить, что шаблоны и стоп-слова режут слух. Желательно не использовать таких сочетаний, как «вас беспокоят», «кто у вас занимается», «представитель компании», «хорошее предложение», «вы интересуетесь», «вам нужно», «нам нужны партнеры», «говорить о взаимовыгодном сотрудничестве» и прочие распространенные фразы.

4 заключительных совета, как обойти секретаря Подготовка к разговору

  1. Подготовьтесь к разговору. Чтобы обойти опытного работника секретариата, найдите сведения о компании в справочниках, на сайтах, соберите всю имеющуюся информацию.
  2. У вас должны быть прописаны разные варианты развития диалога. Нужно научиться быстро реагировать в зависимости от тона человека, чувствовать его настроение. По сути, скрипт почти всегда один и тот же, с повторяющимися вопросами и ответами, но знание некоторых нюансов поможет вам обойти секретаря.
  3. Поймите, что человек-фильтр просто выполняет свои обязанности, давление может только навредить. Но он тоже живой человек, пробуйте наладить с ним контакт, постарайтесь сблизиться, встать с ним наравне или даже поднять его статус. Он же тоже принимает важные решения для компании. В каких-то случаях можно представиться секретарем своей организации и попросить о помощи, мол, мой директор заставил добиться разговора с вашим. Тут может сработать фактор «корпоративной солидарности», и вы получите возможность обойти данного работника.
  4. Есть еще вариант, когда разговор строится с использованием терминов и профессионального сленга. Не каждый сидящий на ресепшен может отличить консалтинг от аутсорсинга, поэтому когда вы начнете сыпать такими словечками, секретарь, скорее всего, сочтет необходимым переключить вас на нужный отдел.