Звоните, мы сейчас работаем

Заказать звонок

Лого http://academy-of-capital.ru/
Как составить и оформить коммерческое предложение
Как составить и оформить коммерческое предложение

Как составить и оформить коммерческое предложение

24.12.2021
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 2, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • Понятие коммерческого предложения
  • Основные задачи коммерческих предложений
  • Типы коммерческих предложений
  • 5 особенностей использования коммерческого предложения
  • Общепринятая структура коммерческого предложения
  • 5 этапов создания коммерческого предложения
  • 4 правила оформления коммерческого предложения
  • 5 распространенных ошибок при составлении коммерческого предложения
  • Корректный ответ на коммерческое предложение

Как составить коммерческое предложение, обязан знать представитель любого бизнеса: малого, среднего, большого. Ведь от того, насколько грамотно оно будет прописано, так или иначе зависит финансовый успех компании, а значит, и ее положение на рынке.

Если коммерческое предложение не продумано до мелочей, то оно не заинтересует потенциальных партнеров, число сделок уменьшится, фирма начнет нести убытки. Понятно, что доводить дело до такого нельзя. А потому стоит заранее изучить, как правильно предлагать свои товары или услуги.

Понятие коммерческого предложения

Коммерческое предложение – это документ, в котором содержится информация для клиентов или партнеров о сотрудничестве с описанием услуг или товаров, выгод для приобретателя. Сокращенное обозначение – компред или КП.

Коммерческое предложение оформляют в текстовом варианте, в виде электронной презентации или ее печатной версии, PDF-файла, письма на электронную почту, Excel-таблицы, сайта-лендинга и в других вариантах.

Документ применяется в отношениях B2B, если одна компания хочет предложить сотрудничество другой. Например, поставку канцтоваров или воды, аренду помещения, услуги дизайнеров и пр.

Понятие коммерческого предложения

В коммерческом предложении содержится концентрированно главная информация о компании и выгоды клиента при взаимодействии. Если презентация заинтересует получателя, в дальнейшем будут переговоры о сотрудничестве.

Основные задачи коммерческих предложений

Каждое коммерческое предложение имеет конкретную цель.

Первостепенная задача КП – знакомство потенциальных клиентов с фирмой. Даже если есть сайт, на котором подробно написано о компании, нелишним будет составить краткий рассказ или список тезисов с основными фактами об организации. Коммерческое предложение всегда можно дать для ознакомления любому посетителю, если у него нет времени на долгие разговоры.

Презентация – хороший способ обратить внимание на собственный бренд. Возможно, клиент или партнер не готов сразу сотрудничать с компанией, но он запомнит название, логотип и при необходимости обратится за услугой или товаром. Чем большему количеству людей будет известен бренд фирмы, тем более лояльно станет относиться аудитория к конкретной компании. Если вы задались вопросом, как составить коммерческое предложение на предложение товара или услуги, уделите внимание и неповторимому дизайну, и цепляющим заголовкам – все это поможет справиться с задачей.

Важное дополнение – проработка коммерческого предложения позволит понять сильные и слабые стороны бизнеса. Если вы доверите составление документа профессионалам, они смогут выявить самые важные пункты вашего дела.

Коммерческое предложение изначально придумано для увеличения клиентской базы, заключения новых сделок, налаживания сотрудничества. Это инструмент для повышения прибыли компании. Хотя иногда презентацию составляют для достижения краткосрочных целей: звонок клиента, получение персональных данных, скачивание каталога, посещение сайта и прочее.

Типы коммерческих предложений

Среди многообразия коммерческих предложений можно выделить три основных типа.

  • Холодное

Такие предложения отправляют всем подряд в надежде на отклик. Для этого составляют письмо и пересылают по email на адреса, которые находят в базах на специальных сайтах. Если вы не задаетесь целью составить коммерческое предложение для узких групп ЦА, то можете отправлять один и тот же текст всем адресатам, не обращаясь к ним по имени. Важно, чтобы предложение заинтересовало потенциального партнера или покупателя, тогда можно рассчитывать на ответ.

Письма с холодными КП часто отправляются в спам, потому что не все хотят получать информацию от неизвестного адресата.

Типы коммерческих предложений

Иногда это происходит помимо воли владельца почты, просто так работает программа.

  • Теплое

Коммерческое предложение такого рода предназначается клиентам или партнерам, с которыми уже было взаимодействие. В этом случае человек:

  • оставил данные для обратного звонка;
  • запросил КП на сайте компании;
  • лично позвонил или отправил сообщение.

Теплое коммерческое предложение обязательно будет содержать персонализированное обращение к клиенту, потому что в этом случае компания владеет некоторыми данными о нем. Также в документе есть информация о бренде, выгодах для приобретателя продукции или услуги, условиях сотрудничества.

  • Горячее

Этот тип предложения называют горячим, потому что оно адресовано клиенту, который готов заключить договор о сотрудничестве. Документ отправляют после проведения переговоров или подробной переписки с целью закрепить соглашение. В коммерческом предложении обязательно будет личное обращение к клиенту, описание всех преимуществ, форм и условий выполнения обязательств.

Некоторые специалисты выделяют только две группы предложений – холодные и горячие. В этом случае название зависит от степени готовности клиентов или партнеров к сотрудничеству с фирмой.

5 особенностей использования коммерческого предложения

  1. Этот инструмент применяют не всегда.
  2. Знания о том, как грамотно составить коммерческое предложение, особенно необходимы в сфере B2B, когда продают сложные товары, большие партии или услуги. Решение о сотрудничестве партнер может принимать в течение нескольких месяцев.

    5 особенностей использования коммерческого предложения

    КП применяют при реализации торгового оборудования, продвижении услуг по консалтингу или созданию сайтов. Мелкие розничные продажи, а также сбыт предметов первой необходимости не нуждаются в составлении коммерческих предложений. Готовить внушительную презентацию нужно не всегда.

  3. Люди читают не все письма.
  4. Каждый пользователь электронной почты, мессенджеров ежедневно получает огромное количество писем, которые прочитать в полном объеме он не в силах. Многие сообщения так и останутся без внимания и отправятся в корзину. Чтобы заинтересовать получателя, можно попытаться начать письмо с цепляющего заголовка. Но этот прием все равно часто не срабатывает.

  5. Залог успеха – в персонализации и обращении к целевой аудитории.
  6. Чтобы коммерческое предложение не осталось без ответа, нужно посылать потенциальным клиентам варианты, которые смогут решить реальную проблему компании или человека. Для этого нужно приложить немного усилий, изучить свою целевую аудиторию и выяснить, что необходимо вашим партнерам.

    К примеру, можно узнать, сколько организация тратит на закупку канцтоваров ежемесячно, и предложить более выгодный вариант. Важно, чтобы это было конкретное решение, например денежная выгода в 100 тысяч рублей, а не просто скидка. Потенциальный клиент оценит персональное предложение, а не общие офферы, рассчитанные на широкую аудиторию.

  7. Вала продаж не будет.
  8. При отправке коммерческих предложений с помощью рассылок на email, мессенджеры ожидать существенного увеличения продаж не приходится. Многие письма теряются, попадают в спам. Совсем маленький процент сообщений найдет свою целевую аудиторию. Этот способ продвижения не сможет принести реальных плодов.

  9. Правильное содержание важнее формы.
  10. Составить грамотное коммерческое предложение достаточно сложно, это зависит от профессионализма исполнителей. Не всегда красиво оформленная, но не имеющая четкой структуры презентация заинтересует получателя. Часто незамысловатый документ с текстом и картинками приносит больше результатов, потому что содержит конкретные предложения для клиентов.

Общепринятая структура коммерческого предложения

Для выполнения коммерческого предложения используют текстовые документы на бумаге, электронные текстовые файлы, презентации в программе Power Point или в PDF.

Основу документа составляет текст. Работа над структурой предполагает творческий подход, единых стандартов не существует.

Общепринятая структура коммерческого предложения

Есть несколько рекомендаций о том, как правильно составить коммерческое предложение. Что же является неотъемлемой частью при написании КП?

  • Реквизиты фирмы-отправителя

Наименование, логотип, адрес, телефон, банковские реквизиты нужно обязательно указать в письме. Количество данных не должно быть большим и мешать ознакомлению с содержанием текста. Обычно контакты располагают в конце документа, а в первых строках просто представляются, сообщают о том, кто является инициатором предложения.

  • Заголовок

Играет большую роль в дальнейшей судьбе документа и ответа на него. Благодаря привлекательному заголовку даже холодный клиент может обратить внимание на сообщение. Неудачный заголовок, наоборот, побудит получателя отправить письмо в спам.

  • Оффер

Само предложение, сформулированное емко и понятно. В нем должна быть подчеркнута выгода для приобретателя, а не просто содержаться описание характеристик товара или услуги. Например, вместо слов «Закажите качественные канцтовары» эффективнее использовать «Избавьте себя от головной боли, покупая канцтовары у нас».

  • Убеждение, закрытие возражений

Нужно говорить о решении тех проблем, которые волнуют клиентов или партнеров. Показывать, что именно составитель коммерческого предложения способен избавить получателя от многих неразрешенных вопросов. В этом разделе часто используют:

  • подтверждение преимуществ – с помощью конкретных фактов клиенту приводят примеры и сравнения, которые иллюстрируют выгоду сотрудничества именно с этой компанией;
  • обеспечение гарантий – получателю предлагают гарантийные сроки на замену или ремонт товаров, специальные варианты: предоставление в эксплуатацию на замену оборудования на время ремонта или возврат средств в случае неудовлетворения качеством использования. Это также убеждает клиента в качестве товара;
  • Убеждение, закрытие возражений
  • ссылка на авторитет – информация об отзывах известных личностей, экспертов, исследования, подтверждающие качество товара;
  • специальные предложения – скидки, акции, бонусы, льготные условия для первых покупателей или на определенный срок и т. п.
  • Призыв к действию и контакты

Завершает коммерческое предложение призыв к клиенту совершить целевое действие: позвонить, написать сообщение, сделать заказ на сайте, приехать в офис. После прочтения текста или просмотра презентации у человека должно возникнуть желание купить товар или услугу в этой фирме. Следует использовать прямое обращение к получателю. Например, вместо слов «Вы можете заказать…» стоит писать «Закажите».

  • Не обязательные, но эффективно работающие дополнения

Стандартный вариант не всегда включает в себя все способы, как составить коммерческое предложение о сотрудничестве. Есть определенные пункты, которые увеличивают заинтересованность со стороны получателя. К ним относятся особые условия для получения скидки или бонуса, например, ограничение по времени действия предложения или лимит товара.

В текст можно добавить картинки – фото товара, схемы, графики, таблицы и другой материал.

Эффективное окончание документа тоже значительно увеличивает шансы на положительный результат. Завершите текст емкой запоминающейся фразой, побуждающей человека обращаться за товаром или услугой. Люди очень часто обращают внимание на постскриптум, этим фактом нужно пользоваться.

5 этапов создания коммерческого предложения

Если вы не знаете, как составить коммерческое предложение, приведенный образец плана работы вам поможет справиться с этой задачей.

Проведение маркетингового анализа

Чтобы выявить основные преимущества компании и продукта, необходимо провести маркетинговое исследование. Это достаточно долгий процесс, но основные моменты по определению УТП бизнеса можно осветить.

5 этапов создания коммерческого предложения

Выберите, что вы хотите продавать клиентам – один продукт, услугу, комплекс или сотрудничество. Установите, какие условия предлагают конкуренты, сравните со своими и определите преимущества вашей фирмы. К примеру, если у других организаций за доставку нужно платить, а ваша компания привозит бесплатно, это будет особым преимуществом. Если ваши условия совпадают с конкурентами, тогда об этом не стоит писать в оффере, но можно упомянуть в тексте.

Запишите все преимущества в таблицы. В одной будут отличия от конкурентов, которые можно использовать для оффера. В другой – все выгоды для предложения клиентам.

Определите контингент людей, которые уже пользовались вашими услугами или товаром. Составьте подробное описание целевой аудитории с указанием возраста, пола, дохода, а также сферы деятельности, увлечений, географического положения. Точный портрет ваших клиентов поможет подобрать нужные слова для коммерческого предложения.

Выбор способа передачи информации клиентам

Решите, каким образом ваши клиенты получат коммерческое предложение. В зависимости от этого выбирают форму представления:

  • При организации рассылки электронных писем коммерческое предложение будет находиться в самом сообщении.
  • Расположение ссылки на КП, которое хранится на Google Disk, на сайте компании, делает документ доступным для всех пользователей.
  • Чтобы отправлять коммерческие предложения только горячим клиентам, рекомендуется сделать презентацию и предоставлять ссылку на нее.

При составлении коммерческого предложения первостепенное значение имеет содержание, а форма не так важна.

Выбор дизайна

Документы и презентации с интересным дизайном привлекают больше внимания, чем простой текст. Для их оформления требуются деньги и время:

  • Разработка прототипа — деление на смысловые блоки.
  • Работа с дизайнером над внешним видом.
  • Верстка готового документа.

Выбор дизайна

Если это ваш первый опыт в составлении компреда, тогда сосредоточьтесь на структуре и смысле текста.

Организация структуры

Можно просто использовать стандартную структуру для собственного документа или сделать дополнения. Состав коммерческого предложения бывает разным. Несколько примеров структуры текста:

  • заголовок → оффер → основная часть → цена и ее обоснование → работа с возражениями → призыв к действию → контакты;
  • колонтитул → заголовок → лид → оффер → выгоды → закрытие возражений → призыв к действию → постскриптум;
  • интрига → формулировка проблемы → предложение решения → выгода → аргументация выгоды → формулировка цены → аргументация цены → контакты.

Основные пункты коммерческого предложения – это формулировка выгоды для ваших клиентов и контакты.

Написание компреда

Если вы не знаете, как составить продающее коммерческое предложение, можно заказать текст у профессионалов. На самостоятельное написание уйдет несколько часов. Выбирайте любую структуру текста. При составлении коммерческого предложения соблюдайте следующие рекомендации:

  • Подача. Ориентируйтесь на собственную целевую аудиторию. Общайтесь с людьми на том языке, который будет им лучше всего понятен. Если вы продвигаете услуги или продукты для молодых людей, пишите легко, просто, используя современный сленг. При обращении к профессионалам в какой-либо области уместно применять специальные термины.
  •  Написание компреда
  • Вступление. Первая часть текста называется лид-абзац. Он следует сразу после заголовка и необходим для того, чтобы получатель письма захотел читать дальше. Здесь можно написать про «боли» или проблемы клиента, про его мечту или подробно рассказать о теме заголовка.
  • Цена. Указывайте цену, за которую продаете продукт или услугу. Если стоимость считается индивидуально, нужно, чтобы клиент знал примерный разброс цен. Напишите, из чего складывается сумма, приведите обоснования высокой цены. Нельзя сразу писать стоимость предложения – это может отпугнуть. Сначала клиент должен понять, что его проблемы могут быть решены с помощью вашей фирмы.
  • Призыв к действию. Логически закончить коммерческие предложение можно с помощью призыва – прийти, купить, заказать, написать и других. Он должен выражаться в прямом обращении к клиенту: «Звоните», «Закажите на сайте» и др.
  •  Призыв к действию
  • Объем. Длинные коммерческие предложения мало кто захочет читать. Для холодных клиентов оптимальный размер текста 1–1,5 страницы. Если коммерческое предложение отправляете горячим или теплым потребителям, можно составить более подробное описание со всеми условиями и нюансами.

Текст коммерческого предложения должен быть написан грамотным языком. Иногда досадная ошибка бросается в глаза и портит все впечатление о фирме. Для проверки текста его можно отдать корректору.

4 правила оформления коммерческого предложения

Есть несколько рекомендаций о том, как составить хорошее коммерческое предложение и какое оформление документа будет иметь успех.

  1. Хорошая читаемость
  2. В электронных письмах используется крупный шрифт без засечек (Arial, Impact, AvantGardeCTT). В печатном варианте применяют шрифты с засечками (Minion Pro, Times New Roman и Georgia). Прописные и стилизованные символы в компреде не принято использовать.

    Для отступа между строками устанавливают интервал в 1–1,5 строки.

    Чтобы текст лучше читался, необходимо по бокам оставить свободное место. Устанавливают поля: слева, сверху и снизу 2 см, справа – около 1 см.

    Текст набирают темным цветом на светлом фоне. Светлые буквы на темной подложке тяжело читать. Размер шрифта обычно устанавливают в пределах 10–13 пунктов.

  3. Структура
  4. Весь текст нужно разбить на части по 4–5 строк с пробелами между ними. Каждый абзац рассказывает только об одном тезисе. Заголовки прописывают жирным шрифтом и выравнивают по центру. Желательно, чтобы их длина не превышала одну строку. Читатель лучше поймет текст, если в нем будут присутствовать подзаголовки и списки, подчеркивания и выделения важных слов. Содержание документа должно быть распределено по разделам в соответствии с тематикой. Добавляют дополнительные материалы в виде таблиц, графиков и другое.

  5. Минимализм
  6. У коммерческого предложения практическое назначение, которое не предполагает яркого эксцентричного дизайна. Допускаются сдержанные цветовые оттенки, не больше трех тонов и двух разных шрифтов.

  7. Узнаваемость
  8. Коммерческое предложение рекомендуется оформлять в фирменных цветах и шрифтах. В шапке документа нужно разместить логотип компании, а также название и данные организации. Дизайн коммерческого предложения и логотип должен быть качественным и стильным. Можно использовать фирменные бланки для печати текста.

4 правила оформления коммерческого предложения

Прежде чем отправить КП получателю, удостоверьтесь, что внешний вид документа привлекательный, все картинки и буквы хорошо отображены и в электронном, и в печатном виде.

При оформлении коммерческого предложения важно не только содержание текста, его читабельность, но и внешний вид шрифтов, качество печати, подбор подходящего цветового сопровождения. Все элементы в совокупности создают единое впечатление у клиента.

5 распространенных ошибок при составлении коммерческого предложения

Почему коммерческое предложение не достигает своей цели? Чего не должно быть в документе? Стоит знать самые распространенные ошибки при создании КП, чтобы не потратить напрасно силы и время.

  1. Рассказ о собственной компании в положительном ключе до коммерческого оффера. Клиента прежде всего интересуют собственные выгоды, а не заслуги какой-либо организации. Для начала предложите получателю эффективно решить его проблемы, а затем упомяните о своих преимуществах.
  2. Откровенная лесть в адрес малознакомого человека. Потенциального клиента отпугнут восторженные слова о его персоне от неизвестной организации, и он откажется от сотрудничества.
  3. Слишком много информации. Содержание должно быть кратким и емким. Непозволительно расписывать подробности состава продукта или другие тонкости. Если клиент заинтересуется, он сам обратится за разъяснениями.
  4. Запутанность. Если текст сложно читать, в нем много терминов и канцеляризмов, клиент отправит коммерческое предложение в спам и не захочет отвечать на него.
  5.  5 распространенных ошибок при составлении коммерческого предложения
  6. Фамильярность. Коммерческое предложение должно быть выдержано в деловом стиле, не допускаются грубые подшучивания, намеки, сарказм и прочее. В исключительном случае документ может иметь легкость, несерьезность и юмор, если его написала компания по организации и проведению праздников. Ни в коем случае нельзя применять оскорбления, жаргонизмы, выражения, имеющие сексуальный, религиозный и политический характер.

В коммерческом предложении недопустимо указывать ложные данные. Это заведомое злонамеренное действие. Правда всегда становится явной, что приведет к потере клиентов и дурно скажется на репутации компании. Не давайте пустых обещаний, не берите обязательств, которые вы не можете выполнить в полном объеме. Например, доставить товар за один день, так как он не всегда есть в наличии.

Корректный ответ на коммерческое предложение

Если вы занимаетесь бизнесом, полезно знать, как составить письмо-ответ на коммерческое предложение от партнеров. Это необходимо для формирования вашей положительной репутации, хорошего мнения о вас у людей, приславших вам сообщение.

Также тот или иной ответ на коммерческое предложение поможет партнеру получить информацию о ваших интересах, мышлении, способе контактирования. В дальнейшем он может использовать другие методы и варианты по выстраиванию сотрудничества с вашей организацией.

Сергей Азимов и Артем Мельник в программе Новые Богатые [Как Зарабатывать без Стартового Капитала]

Независимо от того, согласитесь вы или откажетесь от поступившего предложения, в ответном письме должны быть:

  • обращение или к компании, или к сотруднику, смотря что написано в документе;
  • упоминание о коммерческом предложении, так как фирма отправляет письма разного состава;
  • слова, обозначающие возможное будущее сотрудничество, потому что именно с этой целью отправляли данное сообщение;
  • подпись директора или другого сотрудника.

Если для компании, получившей коммерческое предложение, не составляет интереса сотрудничество с этой фирмой, скорее всего, на письмо никто не ответит, как обычно и бывает. Но если получатель не согласен с предложением, а дальнейшее партнерство возможно, нужно уважительно ответить на письмо.

Если вас не интересует товар или сотрудничество с организацией, приславшей коммерческое предложение, напишите ответное письмо, в котором твердо, но доброжелательно сообщите об отказе. В начале текста выразите благодарность за внимание, затем тактично напишите, что не готовы покупать товар, и аргументируйте свою позицию. В конце упомяните, что будущее взаимодействие возможно.

Корректный ответ на коммерческое предложение

Если вас заинтересовало предложение партнера и вы хотите на него откликнуться, тщательно подумайте над ответным письмом. Соглашаясь на условия, вы вступаете в новые обязательства. Если некоторые условия вызывают вопросы и несогласие, напишите партнеру, попросите его уточнить непонятные пункты. Для более детального обсуждения сотрудничества договаривайтесь о личных встречах и переговорах.

При написании ответного письма с согласием на сотрудничество сразу переходите к сути вопроса. Это сэкономит время и обрадует получателя. Уточните сомнительные моменты, если есть в этом необходимость.

Таким образом, знания о том, как составить интересное коммерческое предложение, пригодятся каждому предпринимателю или менеджеру по продажам, если необходимо увеличить клиентскую базу и объемы реализации продукции. Применение персонализированного подхода, грамотно составленный текст, привлекательный дизайн и уникальные предложения помогут добиться хороших результатов.


Рекомендуемые статьи

×
Елена Койгородова
Елена Койгородова печатает ...