Суть и задачи аналитики бизнес-процессов

Для успешного и стабильного развития бизнеса необходимо грамотно выстроить систему управления внутренними процессами организации.

В современном мире информационный поток, с которым приходится иметь дело каждому из нас, неуклонно растет, и в полной мере это относится и к коммерческой деятельности. Ежедневная работа любой компании находит выражение в массиве данных, имеющих отношение к производству, продажам и другим направлениям. Соответственно, эту информацию необходимо анализировать, чтобы вовремя выявлять проблемы и принимать необходимые меры для их разрешения.

Сейчас управляющему или владельцу фирмы не приходится заниматься кропотливым сбором сведений по всем подразделениям: современные технологии позволяют автоматизировать эту рутинную работу, так что остается лишь общая аналитика, после чего принимаются решения.

Настройка организационных процессов нужна с самого старта бизнеса, причем можно сначала вводить базовые элементы системы, а затем внедрять дополнительные инструменты, повышающие эффективность менеджмента. Игнорирование данного направления деятельности чревато тем, что любой крупный сбой способен привести к полной дезорганизации и, следовательно, финансовым убыткам компании.

Читайте также! Увеличение продаж: 40 отличных способов удвоить прибыль!

Конкретные задачи, успешно решаемые благодаря аналитике бизнес-процессов:

• Поиск новых возможностей для развития. В ходе анализа фактических данных легко обнаружить перспективные направления для роста, в частности способы оптимизации структуры организации и сокращения непроизводственных расходов, расширение целевой аудитории, выход на новые рынки и т. п.
• Оптимизация бизнес-процессов. Чем быстрее и качественнее будут выполняться принимаемые руководством решения, тем лучше компания станет реагировать на конъюнктурные изменения на рынке. Для этого необходимо постоянно держать под контролем бизнес-процессы и вовремя вносить в них коррективы.
• Улучшение управления продуктами. С помощью бизнес-аналитики можно оценивать прибыльность каждого производимого продукта по объективным параметрам. Значит, вполне допустима ситуация, когда будет целесообразно переориентироваться на изготовление товаров, в большей степени пользующихся спросом и показывающих более высокую доходность.
• Снижение затрат. Для выхода на максимальную прибыль параллельно следует добиваться сокращения собственных издержек любого вида – финансовых, временных, материальных.

  

  Источник: shutterstock.com

• Рост производительности. Аналитика данных позволяет выстраивать прогнозы, исходя из которых и планируются объемы производства. Тем самым предприятие сможет заранее подготовиться к ситуации, когда потребуется резко увеличить производственные мощности, а в условиях спада, наоборот, принять меры, чтобы не допустить переизбытка продукции на складах.
• Проведение маркетинговых кампаний. Любая рекламная акция начинается с определения ее целей и способов их достижения, и здесь не обойтись без аналитики, прежде всего относящейся к целевой аудитории – потребностям и интересам потенциальных покупателей.
• Анализ IT-архитектуры. Сейчас в бизнесе невозможно обойтись без информационных технологий, и перед внедрением подобных систем требуется изучить процессы, чтобы понять, какие из них должны быть автоматизированы в первую очередь.
• Улучшение организационно-ролевой структуры. Аналитические данные позволяют объективно оценить профессионализм сотрудников. Скажем, результаты работы менеджеров легко сопоставляются по ключевым метрикам. На основе этого принимаются организационные решения, к примеру кто из работников заслуживает карьерного продвижения.

Методы аналитики бизнес-процессов

Бизнес-аналитика подразумевает работу с большими массивами данных. Чтобы получить результаты, говорящие сами за себя, необходимо использовать подходящие методические инструменты.

Вот примеры наиболее популярных из них.

Корреляционный и регрессионный анализ

Первый из них позволяет выявить закономерности между различными величинами, а на основе второго можно спрогнозировать, как один параметр будет себя вести при изменении другого. Все это выражается в строгих формулах, и расчеты производятся с числовыми данными.

Допустим, маркетологи определили, что стоимость привлечения одного клиента в среднем составляет 500 рублей. Значит, если фирма планирует приобрести 10 000 новых покупателей, то бюджет на рекламную кампанию должен составлять не менее 5 млн рублей.

Дисперсионно-факторный анализ

В данном случае определяется, как одни качественные переменные (факторы) влияют на значение зависимого количественного показателя. Исходными для изучения могут выступать один или несколько факторов, исходя из чего анализ бывает одно- или многофакторным. Более сложной является последняя разновидность: здесь потребуется учитывать все причинные параметры и искать их соотношение, приводящее к оптимальным следствиям.

Источник: shutterstock.com

Например, вычисляется, как на уровне продаж сказываются местоположение торговой точки, дни ее работы, характер обслуживания клиентов (кассиры или самообслуживание) и т. п.

Кластерный анализ

При этом объекты группируются в классы (кластеры) в соответствии с ключевыми признаками, по которым можно провести классификацию. Наиболее уместен данный инструмент при работе с клиентскими базами: здесь имеет смысл разбить покупателей на группы по уровню доходов, возрасту, полу и другим характеристикам, после чего сформулировать несколько торговых предложений, рассчитанных на разные категории потребителей.

Методы описательной статистики

Чаще всего они используются для обработки «сырых» данных. При этом конкретный результат может быть представлен в разных формах: средние величины, а также минимумы и максимумы (размер чека, число повторных покупок и т. д.), графики, таблицы и пр.

Разумеется, это не полный список аналитических инструментов. Их выбор следует производить исходя из того, какова бизнес-задача. Для достижения тех или иных целей оптимальными будут различные методики.

Читайте также! Анализ прибыли от продаж: разбираемся в способах расчета

Инструменты аналитики бизнес-процессов

Excel

Простейший и общедоступный инструмент, позволяющий производить вычисления, создавать таблицы и диаграммы.

Для начала достаточно освоить ключевые формулы – основные математические действия, функции ВПР (вертикальный просмотр), СУММЕСЛИ (суммирование данных при условии их соответствия заданным параметрам), СРЗНАЧ (среднее значение аргументов), СЧЁТ (общее число аргументов), а также создавать сводные таблицы и графики.

Asana, Basecamp, Jira, Trello и другие трекеры

Планировщики задач наиболее полезны руководителям: так можно синхронизировать события, отслеживать дедлайны, хранить документацию по различным проектам и пр.

Как правило, функциональный набор у трекеров сходен, поэтому выбор одного из них – во многом дело вкуса. Главное, чтобы планировщик реально стал основой для выстраивания рабочего графика, а не был установлен для галочки.

Инструменты для работы с SQL

SQL — это название языка для выполнения структурированных запросов при работе с базами данных. Скажем, Excel не способен одновременно обрабатывать большое количество операций – в этом отношении SQL обладает большими возможностями.

Источник: unsplash.com

Навыки работы с SQL часто указываются в требованиях к аналитикам при приеме их на работу в крупные компании.

Наиболее популярные программы, где удобно работать с SQL-запросами:

• mySQL Workbench;
• DBeaver;
• HeidiSQL.

Python + pandas

Python — это один из языков программирования, в настоящее время весьма востребованный, хотя, конечно, далеко не единственный. Pandas же представляет собой библиотеку для обработки и анализа данных с функциями создания сводных таблиц. При помощи pandas делаются отчеты, включающие в себя графики и таблицы.

Power BI, Tableau, QlikView

BI-системы нацелены на сбор, обработку и хранение данных. Помимо прочего, для большей наглядности они способны визуализировать данные.

Так, BI может быть применен для создания дашбордов — страниц, включающих в себя основные сведения в виде таблиц, графиков и целевых показателей.

Miro или Visio

Это программы, предназначенные для построения схем, графиков и других визуализаций, причем с возможностью обмена данными между участниками проекта.

Visio является частью пакета Microsoft Office и обладает широким набором шаблонов профессионального уровня. Miro ориентирован на работу в онлайне и представляет собой облачную платформу, доступную для всех.

Базовые функции Visio и Miro аналогичны, но есть и отличия по техническим возможностям.

Требования к аналитику бизнес-процессов

Итак, если в компании назрела необходимость выделения аналитической работы в отдельное направление деятельности, то стоит нанять для этого отдельного специалиста.

Бизнес-аналитик занимает сбором, обработкой и изучением данных, отображающих все процессы в организации, основные из которых связаны, конечно, с производством и реализацией продукта.

Этот специалист дает рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, и он может привлекаться к разработке стратегии развития предприятия. Ценное качество аналитика бизнес-процессов – это умение выделять наиболее важную информацию и представлять ее в наглядном и понятном виде.

Какие задачи решает бизнес-аналитик

Задачи, которые могут быть поставлены перед аналитиком коммерческой организации:

• упрощение отчетности, чтобы ее составление требовало меньших затрат, но обеспечивало прозрачность бизнес-процессов и возможность их объективной оценки;
• расчет прибыльности в разных разрезах – по группам товаров и услуг, по подразделениям и т. п.;
• составление перспективных бизнес-планов;
• оценка проводимых маркетинговых акций и пр.

На основе аналитической информации владелец компании принимает управленческие решения, нацеленные на оптимизацию ведения бизнеса.

Источник: shutterstock.com

Тем самым бизнес-аналитик выступает связующим звеном между операционной деятельностью и стратегическим планированием. Навыки, необходимые данному специалисту:

• знание основ IT;
• умение разбираться в бизнес-процессах компании;
• понимание технической стороны организации управления;
• навыки работы с массивами данных;
• умение делать качественные релизы, содержащие наиболее важную информацию.

Как найти бизнес-аналитика

Советы по подбору специалистов в сфере аналитики:

• Для начала имеет смысл присмотреться к собственным сотрудникам. Скажем, если отчеты одного из менеджеров всегда отличаются наличием выводов аналитического характера, то можно предложить ему попробовать себя в роли аналитика бизнес-процессов после прохождения обучения.
• Претендентов лучше оценивать по их умениям, и в этом качестве подойдет небольшое тестовое задание. К примеру, пусть кандидат сделает экспресс-анализ недавно реализованного проекта. Настоящий профессионал с первого взгляда сумеет выделить в данных ключевые показатели и определить тенденции.
• Желательно, чтобы бизнес-аналитик имел опыт работы в нескольких компаниях в разных сферах. Это способствует развитию широты мысли.
• Для отдельных проектов, например разработки продукта, можно воспользоваться услугами стороннего специалиста на условиях фриланса.

Читайте также! Структура отдела сбыта: разбираемся в правилах и принципах

Этапы анализа бизнес-процессов

Прежде всего нужно построить модель процессов, то есть представить их в графическом виде, что облегчит понимание их работы и организации. Алгоритм действий в рамках моделирования выглядит следующим образом.

Пример аналитики бизнес-процессов

• Пример 1

Бизнес-аналитик получил задание исследовать, насколько эффективен процесс найма сотрудников. Сначала составляется действующая схема: кто в этом принимает участие, какие факторы учитываются в ходе собеседования, насколько удачным оказывается выбор претендентов. Далее выявляются узкие места и недостатки. Скажем, процесс проверки персональных данных занимает необоснованно долгое время, из-за чего фирма лишилась потенциально перспективных работников, не захотевших долго ждать.

На основе проведенного исследования бизнес-аналитик вносит предложения, основным из которых является введение автоматизированной системы отслеживания возможных соискателей, чтобы сократить время на рассмотрение резюме и на решение вопроса о приеме на работу. Также предлагается активнее использовать современные информационные технологии для передачи данных внутри компании.

Источник: shutterstock.com

С учетом этих рекомендаций вносятся изменения в организацию работы сотрудников отдела кадров, что закрепляется на уровне локальных актов и внедрения новых элементов документооборота. По истечении определенного времени появляется возможность оценить продуктивность нового подхода: результатом должно стать снижение затрат и повышение конкурентоспособности организации.

• Пример 2

Руководитель бизнес-проекта должен провести внутренний аудит, чтобы определить, насколько успешно идет его разработка и сможет ли команда выполнить поставленную задачу.

Руководитель собирает информацию по всем этапам создания проекта: каковы задачи каждого этапа, состав исполнителей, их отчеты, фактически достигнутые результаты в сравнении с целевыми индикаторами.

Скажем, выясняется, что одна из команд сильно отстает от графика, и это ставит под угрозу реализацию всего проекта. Соответственно, нужно перенаправить ресурсы на этот участок, но так, чтобы не пострадали и другие. Для управления проектами сейчас предлагаются автоматизированные программные продукты (GanttPRO; Bitrix 24; Wrike; Asana; Active Collab; Basecamp; Trello и др.), которые помогают планировать задачи и грамотно распределять ресурсы.

Также руководитель проекта выясняет у своих подчиненных, какие сложности появились в ходе работы, и какая оптимизация нужна. В конечном итоге принимаются необходимые меры, чтобы обеспечить дальнейшую реализацию проекта, и все бизнес-процессы остаются под единым контролем.

Читайте также! Как повысить эффективность сотрудников: 8 главных методов

Ошибки в аналитике бизнес-процессов

• Отсутствие четко сформулированных бизнес-целей

Разумеется, конечной целью деятельности любой коммерческой организации является получение прибыли, однако при отладке отдельных рабочих процессов необходимы более конкретные целевые установки. К примеру, это может быть повышение качества обслуживания клиентов, выход на новые группы покупателей, улучшение имиджа компании и прочее.

• Недооценка связи бизнес-анализа с качеством менеджмента

Оптимизация бизнес-процессов должна выливаться в улучшение качества управления. При этом важно доводить информацию о сути и цели нововведений до сотрудников – именно на этом базируется методика анализа Business Intelligence. Нередко руководство не ставит работников в известность о деталях организационных изменений, и это серьезная ошибка, подрывающая мотивацию персонала.

Более того, желательно привлекать сотрудников уже на стадии анализа и обсуждения оптимизации бизнес-процессов: учет их мнения не только позволит оценить все факторы, но и способствует укреплению командного духа, что имеет жизненное значение для любой организации. Принятие же решений келейным способом приводит к негативным ситуациям и снижению производительности работников.

• Пренебрежение точкой зрения людей, непосредственно участвующих в бизнес-процессе

Оценка происходящего извне и изнутри может сильно отличаться, поэтому при анализе бизнес-процессов нужно постараться взглянуть на них со стороны исполнителей. Такой подход помогает обнаружить проблемы и сложности, которые руководству кажутся незаметными. Оптимизация должна быть нацелена не только на обеспечение максимально эффективного выполнения руководящих указаний, но и на усовершенствование деятельности задействованных здесь сотрудников.

Источник: shutterstock.com

• Скрытие части информации

Чаще всего это вызвано желанием бизнес-аналитика представить руководству компании более радужную картину, чем она есть на самом деле. Такое поведение иначе как непрофессионализмом сложно назвать, поскольку специалист, сознательно игнорирующий собранные факты, плохо выполняет свою работу. В последующем на основе этого принимаются неверные решения, или же нововведения внедряются с запозданием, когда изменить что-то сложно, и в худшем случае компании грозит полный крах.

Поэтому аналитик должен вскрыть все проблемы и дать объективный анализ ситуации, не утаивая сложностей, какой бы масштаб они ни имели. Доступ к подобной информации должен быть открыт для всех заинтересованных лиц, и современные технологии позволяют это обеспечить с градацией пользователей по набору их прав и возможностей доступа к цифровым данным.

• Медлительность

В наши дни бизнес должен развиваться динамично, и в идеале нужно выстраивать стратегию на опережение. Поэтому аналитические выводы и рекомендации сразу становятся основой для принятия организационных решений и планирования рабочего процесса в дальнейшем. Нельзя терять времени, иначе полученные данные быстро утратят актуальность.

В этом вопросе многое зависит от руководства фирмы во главе с генеральным директором, которые должны немедленно реагировать на поступающую информацию. Бизнес-анализ должен включать в себя практические рекомендации, и если владельцам бизнеса понадобятся дополнительные сведения, то более подробные разъяснения можно получить у аналитиков-специалистов.

Если возникают сомнения и, к примеру, бизнес-аналитика показывает противоречивые результаты, то следует детально разобраться в процессах, вызывающих сложности, для чего можно привлечь сторонних специалистов, чтобы обеспечить непредвзятость оценок.

Полезные книги об аналитике бизнес-процессов

Часто задаваемые вопросы об аналитике бизнес-процессов

Что понимается под европейским и американским подходами в аналитике?

Действительно, сложилась разная практика рекрутирования бизнес-аналитиков в Старом и Новом Свете. В Европе среди этих специалистов преобладают люди с техническим бэкграундом. Первостепенные для них задачи: построение системы сбора, хранения и обработки информации. Лучше всего такие специалисты разбираются в технологической стороне аналитики.

В США же бизнес-анализ имеет экономическую направленность. Все проекты получают коммерческую оценку, широко используется SWOT-анализ, большое значение придается маркетингу. Что касается технической составляющей, то за это отвечают профильные специалисты, а бизнес-аналитики в основном концентрируются на финансовых вопросах.

Где нужна аналитика бизнес-процессов?

Раньше всего бизнес-аналитика стала применяться компаниями финансового сектора экономики, но сейчас это стало актуально для организаций практически во всех сферах деятельности, в том числе и некоммерческой направленности.

Что такое рrocess mining?

Это процессная аналитика, представляющая собой совокупность методов и подходов для изучения и визуализации бизнес-процессов. При этом создается журнал событий, и по полученным данным строится модель исследуемого процесса.

В целом бизнес-аналитика приобрела огромное значение, и сейчас мало какая компания обходится без нее. Данное направление позволяет предприятиям успешно развиваться и укреплять свои позиции на рынке.