Суть управления проектами

Проектом называют совокупность определенных действий, которые ограничены по времени и направлены на разработку нового товара либо услуги, а также достижение планируемых результатов.

Управление проектами предполагает контроль за выполнением работы. Одна из составляющих успеха при реализации идеи — соблюдение сроков. Помимо этого, трудящимся над осуществлением проекта важно уложиться в бюджет, использовать технические знания и навыки администрирования, умение сглаживать конфликты.

Утверждать, что «проектное управление» и «традиционный менеджмент» — одно и то же, было бы ошибкой. В традиционном менеджменте проект не ограничивается сроками, в приоритете ход работы. Речь идет о спланированной деятельности сотрудников, находящихся на разных уровнях в организации. В управлении проектами профессионалам важно осуществить задуманное и получить результат за определенное время.

Решить массу задач намного легче, когда работает команда специалистов при четком разграничении ответственности. Поэтому для воплощения сложных замыслов используется управление проектами. Чтобы достичь успеха, профессионалам важно контролировать ресурсы и грамотно применять их в ходе работы. Для реализации проекта необходимы как система администрирования, так и поэтапный план действий вместе с организованной коммуникацией.

Понятие структуры управления проектом

Организационные структуры управления проектами — системы, благодаря которым координируется деятельность сотрудников в рамках ограниченных затрат и времени.

Чтобы грамотно организовать работу сотрудников над сложной идеей, администрация использует особую проектную организационную структуру управления. Примером таковой является внедрение нового вида товаров или услуг либо технологий, предполагающее полный цикл разработки.

В ходе создания структуры выполняется несколько действий: описание множества частей, из которых состоит система; определение взаимосвязи, существующей между ними; разделение задач в соответствии с иерархией. Сотрудникам необходимо понять, какие методы использовать в работе для достижения успеха.

Возможность управлять каким-либо проектом зависит от качества проведения декомпозиции. То есть весь комплекс действий в рамках проекта разделяется на иерархические блоки и прочие составляющие, которыми можно адекватно управлять.

Задача структуры проекта – определить итоговый продукт, который нужно произвести, установить необходимые для этого действия и интегрировать элементы деятельности в единую систему, включив в нее и конечную цель.

Благодаря структуризации происходит:

• оценивание различных издержек проекта (финансовых, временных и т. д.);
• разделение замысла на элементы, которые можно контролировать;
• разграничение ответственности за блоки проекта в соответствии с возможностями и общей системой;
• создание единой базы для планирования, осуществления документооборота, управления издержками;
• связь работ по проекту с системой анализа хозяйственной деятельности предприятия;
• определение целей для каждого подразделения компании;
• определение подрядов.

Проектная организационная структура управления — это непостоянная система, с помощью которой сотрудники достигают цели на каждом крупном этапе проекта, например в планировании или осуществлении идеи. В рамках данной структуры предполагается в первую очередь интеграция специалистов для того, чтобы за определенное время успешно реализовать сложный проект с имеющимися ресурсами (финансовыми, трудовыми и т. д.).

3 базовых типа структур управления проектами

Руководителю важно знать, что не существует общей структуры управления проектами, которая была бы эффективна для воплощения любой идеи. В рассматриваемой теме стоит упомянуть две основные разновидности структур: матричная, функциональная и проектная. Различия кроются в том, насколько в каждой из систем развиты ответственность и полномочия руководителей. Иными словами, в разных видах структур у администрации и рядовых работников отличается степень свободы.

1. Матричная структура управления проектом

Матричная структура построена на принципе двойного подчинения исполнителей. Процесс координируют центральная администрация и менеджеры проекта, которые есть в каждой временной команде. Функциональные отделы горизонтально связаны со своими руководителями проекта и вертикально — с центральным руководством. Таким образом, формируется матрица взаимодействия сотрудников в организации.

Руководитель проекта опосредованно влияет на участников группы, трудящихся над общей идеей. Он несет ответственность за все результаты работников.

Матричная структура может быть трех видов:

• Слабая матричная структура управления проектом. Управление доверяют сотруднику функционального подразделения в то время, когда он не занят другой деятельностью. То есть занятость у руководителя проекта частичная.
• Сбалансированная матричная структура. При данной структуре управление реализуют сотрудники, для которых это единственная обязанность. От других они освобождены.
• Сильная матричная структура. Функцию контроля ресурсов выполняет специально созданный отдел, объединяющий менеджеров проекта.

Читайте также! Управление командой проекта: ключевые принципы и методы

2. Проектная структура управления

У руководителя проекта полная занятость. В организации создается временное подразделение, обязанности которого – добиваться решения задач. Руководители проектов в первую очередь работают для достижения конкретных целей на каждом этапе.

В проектной структуре управления нерегулярная команда расформировывается после того, как проект завершится. В функциональные отделы направляются сотрудники и ресурсы временного рабочего коллектива.

3. Функциональная структура управления проектом

В данной системе главенствует принцип полного распорядительства. Координирование осуществляет линейный руководитель вместе с функциональными менеджерами (руководителями отдела). Когда на предприятии управление проектами происходит согласно этой системе, чаще всего назначаются ответственные лица (или один координатор) для коммуникации между подразделениями, чтобы сотрудники работали быстро и продуктивно.

В настоящее время многие компании формируют именно матричную структуру. Если проекты повторяются с определенной периодичностью, чаще всего руководство организации выбирает данный вид координирования. Успешный выбор структуры управления конкретным проектом зависит от нескольких условий. 

Среди них можно выделить: временные рамки, в которых должен находиться проект; используемые в деятельности методы; степень важности проекта для предприятия; численность работников, трудящихся над реализацией идеи; коммуникацию функциональных подразделений.

Процесс разработки организационной структуры управления проектом

Каждая структура управления разрабатывается с учетом определенных особенностей. Не существует единого алгоритма. Но для всех проектов характерны схожие проблемы, от решения которых зависит как конечный результат, так и процесс его достижения.

Главы компаний выбирают наиболее успешную систему координирования, руководствуясь в первую очередь общими принципами разработки структур управления проектами. Должно быть соответствие:

• структуры управления проектом тому, как налажена коммуникация в рабочем коллективе;
• структуры управления проектом содержанию идеи;
• организационной структуры тем требованиям, которые предъявляет внешняя среда проекта.

Данные принципы связаны между собой. Чаще всего необходимо соблюдать все три в одно время. В связи с этим стоит выбирать наиболее подходящую структуру для успешной реализации идеи с учетом названных принципов.

Структура, отвечающая за выполнение проекта, создается следующим образом: определяется квалификация и численность исполнителей задач; выявляется совокупность показателей каждой составляющей целевой модели, например временные характеристики, объемные и прочие. Совокупность действий, направленных на реализацию целей, можно назвать в некоторых ситуациях структурой проекта, представленной как целевая программа.

Читайте также! Методы управления проектами: обзор наиболее популярных

Заключительным этапом разработки организационной структуры является создание документов, которые регулируют способы осуществления проекта, содержат справочную информацию. Документация чаще всего включает следующую отчетность:

• организационная структура проекта. В ней наглядно представлены элементы системы;
• штатное расписание, содержащее перечисление должностей и размер оплаты труда в соответствии с тем, какую позицию занимает сотрудник;
• положения о структурных подразделениях и документы, регламентирующие производственные полномочия и обязанности работников;
• требования, предъявляемые к сотрудникам. Например, психологические характеристики, прогнозирующие поведение персонала;
• методические инструкции и описания алгоритмов, необходимых для создания продукции;
• бюджет и сроки реализации проекта.

После составления документации происходит подбор кадров. Сотрудники обучаются, затем приступают к воплощению идеи. Этапы разработки организационной структуры управления меняются в зависимости от особенностей каждого проекта. Иногда в работе используются особые технологии.

Преимущества и недостатки проектной организационной структуры

Стоит выделить положительные стороны проектной организационной структуры:

• Всестороннее изучается объект управления, то есть набирается штат профессионалов, привлекаются ресурсы, планируются задачи и итоги проекта.
• Специалисты полностью вовлечены в работу. Таким образом, соблюдаются все требования, сильно снижаются риски неудач, сотрудники выполняют свои функции.
• Так как в команде существуют стойкие взаимосвязи, можно внести изменения в проект без потери времени, ресурсов и т.д. Проектный менеджер оперативно решает возникающие проблемы.
• Каждый работник чувствует персональную ответственность за итоговый результат. В том числе и исполнители. Этот фактор влияет на качество выполняемой работы.

Секреты продаж от Сергея Азимова и Бориса Жалило

Но существуют и отрицательные моменты, без которых не обходится ни одна структура управления.

В ситуации, когда в работе у компании более одного проекта, сотрудникам сложно реализовать их все качественно и в срок. Происходит разделение ресурсов, численность персонала невелика, поэтому один работник может задействоваться в разных проектах. При таких условиях увеличивается нагрузка на персонал. Есть риск, что сотрудники не смогут эффективно выполнять свои обязанности, а это негативно повлияет на итоговый результат проекта.

Для достижения успеха важно четко понимать свою позицию и функции в иерархии предприятия. Из-за разноплановой работы и массы обязанностей сотрудники могут запутаться. В итоге пропадет желание работать для достижения общей цели.

Уменьшить влияние недостатков, имеющихся у проектной организации, помогут следующие советы: применять данную структуру, только если нет выбора (такое управление подойдет лишь для решения некоторых задач). Кроме того, необходимо заранее разграничить ответственность и распределить обязанности, а также полномочия менеджера проекта и исполнителей. И, наконец, следует оценить будущие издержки и найти способ их сокращения, не ухудшающий качество результатов.