Понятие и задачи проектного управления

Нередко создателем концепции проектного управления считают доктора Мюллера (George E. Muller), который работал в NASA и отвечал за реализацию программы «Аполлон».

Однако человеческая история насыщена примерами, когда люди успешно реализовывали проекты много тысяч лет назад, к примеру строили пирамиды в Египте или Великую китайскую стену. К сожалению, не сохранились никакие документы, в которых бы описывалось, какие именно методы управления проектами использовались в те времена. Поэтому проектное управление в современном мире не имеет никакой связи с предыдущим опытом и накопленными знаниями.

Принцип работы с любым проектом – определить необходимые шаги для его реализации и поставить задачи, которые потребуется решить. Алгоритм действий похож на рецепт блюда, когда вы берете требуемые продукты, смешиваете их в определенной пропорции, чтобы в итоге у вас получился шедевр.

Но как быть в случае, когда перед вами стоит задача реализовать не один проект, а сразу множество, причем каждый из них достаточно сложный и включает в себя несколько этапов? В таком случае рекомендуется использовать такой метод управления проектами, с помощью которого можно отследить, за какое время был выполнен каждый из этапов. Действуя таким образом, вы достигнете поставленной цели в указанный срок.

Плюсы и минусы проектного управления

Все существующие методы управления проектами имеют свои плюсы и минусы. Прежде всего остановимся на достоинствах project management:

• У вас получится разделить сложную задачу на понятные шаги, чтобы определить срок реализации проекта, бюджет и требуемые ресурсы.
• Вы сможете спланировать и распределить задачи по времени, будете отслеживать все фазы, устранять ошибки, если они появятся.
• Планируя и разделяя проект на конкретные операции, вы легко отследите риски, найдете способ снизить их либо предотвратить.
• Вы оптимизируете корпоративную коммуникацию по рабочим вопросам, поскольку ввиду отсутствия бюрократии, решения будут приниматься быстро. Чтобы ускорить реализацию проекта, помимо самостоятельного менеджмента, можно прибегнуть к аутсорсингу услуг. Данное направление достаточно сильно развито в современном бизнесе. Вы сможете поручить выполнение определенных задач аутсорсинговой фирме, специализирующейся на конкретной работе, например предоставлении бухгалтерских или юридических услуг. Благодаря аутсорсингу вам не придется нанимать специалистов в штат.
• Вы сможете быстро отреагировать на изменения, скорректировать задачи.
• Получится делегировать обязанности, чтобы максимально эффективно использовать знания и опыт всех членов команды.

Рroject management имеет свои минусы:

• Сотрудники и менеджер должны быть высококвалифицированными специалистами, обладать лидерскими навыками, быть общительными.
• Потребуется большое количество времени на то, чтобы создать план действий, внести корректировки в документы. Возможно, придется создать несколько сценариев развития ситуации: оптимистичный, реалистичный, а также пессимистичный. Если уровень неопределенности высокий, будьте готовы к тому, что план работы будет постоянно меняться.
• Необходимо ясно понимать, какой результат нужно достигнуть в сложной и неопределенной ситуации. Поэтому важно, чтобы менеджер четко видел цель работы, учитывал требования заказчика и стейкхолдеров, то есть заинтересованных участников.

Популярные методы управления проектами

• Классический метод управления проектами

Для начала остановимся на каскадной модели, так как данный метод управления проще всего реализовать. Необходимые действия по проекту нужно разбить на шаги, которые затем вы будете выполнять один за другим.

Шаги:

• поиск и выбор идеи;
• инициация, во время которой нужно проанализировать требования и обсудить, каким образом реализовать проект, в течение какого времени это получится сделать, какая сумма потребуется;
• создание проекта, производство продукта, программного обеспечения, веб-сайта;
• разработка, если это проект в IT-сфере;
• выполнение необходимых тестов;
• передача продукта заказчику.

Несмотря на то что каскадный метод является базовым, в современном бизнесе его применяют достаточно редко, чаще всего строительные компании, а также фирмы, разрабатывающие инженерные системы. С помощью такого подхода получится быстро скорректировать требования к проекту. Если возникнет необходимость в коррективах, придется начинать заново. Чтобы такого не происходило, используется революционный метод управления проектами agile.

Читайте также! Управление командой проекта: ключевые принципы и методы

• Agile

Главное преимущество данного метода управления заключается в том, что вы можете разбить проект на подпроекты, работать с которыми будет проще. При необходимости всегда можно внести корректировки, чтобы конечный продукт соответствовал ожиданиям заказчика.

Этот метод управления проектами подходит, если вам необходимо разработать инновационный продукт, так как в этом случае вы легко подстроитесь под изменившиеся требования. Основываясь на agile, было создано множество гибких методов, фреймворков, включая scrum.

• Scrum

Scrum-метод управления проектами позволяет наиболее эффективно организовать совместную работу. Его применяют, когда требуется разработать продукт в IT-сфере, однако данная методика может быть адаптирована практически под любую ситуацию. Этот метод, как и предыдущий, позволяет разделить работу на шаги, определить наиболее важные составляющие, на которые следует ориентироваться в своей работе.

• Lean

Следующий метод представляет собой философскую концепцию, которая помогает сэкономить ресурсы и время, получив при этом ожидаемый результат. Проект также делится на подпроекты, однако метод lean является более гибким по сравнению с предыдущим, поэтому его применяют в случаях, когда необходимо качественно реализовать каждый из этапов. Достичь такого получается благодаря тому, что данный метод не ограничивает время осуществления каждого из этапов, поэтому члены команды смогут тщательно проработать все шаги.

• Kanban

Еще один современный метод управления проектами – kanban. При его использовании проект также подразделяется на несколько этапов, которые изображают в виде столбцов. Прописанные на карточках задачи перемещают по этапам. Здесь также отсутствует временное ограничение, цель команды – завершить процесс. При необходимости можно менять количество задач, выполняя сначала самые важные.

Этот метод является основным, его применяют большинство успешных организаций. Единственный минус kanban – нет установленных временных рамок, поэтому в некоторых ситуациях его не рекомендуется использовать, особенно когда члены команды не соблюдают дедлайны.

• Six Sigma

С помощью данного метода получится эффективно управлять процессами. Главная его цель – устранить брак при производстве. Создатель этой методики – инженер компании Motorola.

Преимущества Six Sigma по сравнению с другими методиками:

• процессы предсказуемы;
• можно описать их, провести анализ, усовершенствовать;
• существует 2 подхода в работе, выбор которых зависит от того, какая цель перед вами стоит: создать либо улучшить продукт.

При реализации этого метода используются следующие инструменты: регрессионный анализ, кривая Парето.

• PRINCE2

Многие современные компании успешно применяют PRINCE2 по всему миру. Объясняется это тем, что в этой методике все грамотно планируется, правильно организуется работа на всех этапах реализации проекта, а недоработки сразу же устраняются.

Достоинства этого метода управления проектами:

• есть уровни управления;
• можно организовать деятельность в нужной последовательности;
• получится делегировать полномочия.

Читайте также! Как ДМС повышает лояльность сотрудников: правила выбора правильного страхового пакета

Главный минус данной методики – нет инструментов для проектной работы.

• Эффективные методы управления проектами

Кроме вышеописанных, можно также применять следующие методики:

• BF — метод используется, когда нужно получить максимальную выгоду от реализации проекта, повысить доходы компании.
• XP — метод экстремального программирования. Сначала вы начинаете деятельность, после чего определяете направление работы и миссию. Используется только в программировании.
• Процессно-ориентированный метод, при котором также выделяются этапы работы, устанавливаются сроки, назначаются ответственные за исполнение конкретных задач.

Правила выбора метода проектного управления

Прежде чем выбрать тот или иной метод управления проектом, важно оценить все его преимущества и недостатки, чтобы понять, подходит ли он в конкретной ситуации. Эта работа является сложной и занимает большое количество времени. Однако затраты быстро окупаются, поскольку удается реализовать проект и увеличить прибыль компании.

Компания Project Management Institute (PMI) создала признанный во всем мире стандарт Organizational Project Management Maturity Model (OPM3). Он представляет собой модель зрелости организационного управления проектами. С его помощью получится определить, измерить и максимально эффективно использовать имеющиеся возможности, чтобы управлять проектами, стандартизировать процессы, а также закрепить результат успешных проектов, выявить действенные методики управления, улучшить связь между стратегическим планированием и реализацией.

Задача OPM3 – повысить стратегическую эффективность компании. В нем описано управление проектами, программами, портфелями.

В PMI документе «Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide» («Реализация организационного управления проектами: практическое руководство»), который есть в общем доступе, содержится информация о высокоуровневых процессах адаптации методов управления проектами. Прежде чем решить, с помощью какого метода вы сможете реализовать свой проект, следует ознакомиться с данным документом, чтобы применять полученную информацию для улучшения работы своей фирмы.

Когда вы определите критерии оценки, важно продумать процедуру выбора наиболее подходящего метода для вашего проекта. В данную процедуру следует регулярно вносить изменения, учитывая то, насколько быстро развивается ваша компания, какие потребности появляются у клиентов и заказчиков.

Ангельское терпение в продажах

Общие этапы выглядят следующим образом:

• определяем движущие силы проекта, для этого нужно выявить главные цели, расставить приоритеты;
• затем описываем условия, которые влияют на метод управления проектами;
• определяем доступные и возможные методы, подходящие для вашего проекта;
• проводим сравнение методов, ориентируясь на особенности бизнеса;
• выбираем наиболее эффективный метод управления с помощью которого получится добиться поставленной цели с минимальными рисками;
• устанавливаем обратную связь;
• подготавливаем документы, обосновываем выбор метода;
• реализуем его;
• при необходимости вносим корректировки.

Даже если рассмотреть одну фирму с конкретным проектом, работающую в определенной области, невозможно найти один метод управления проектами, который подойдет для всех ситуаций. В зависимости обстоятельств может подойти одна методология, но как только условия изменятся, нужно будет использовать совсем другой подход, возможно, объединить несколько методологий.

Задача руководителя – создать и внедрить эффективную процедуру оценки методов управления проектами, чтобы можно было определить оптимальный подход в зависимости от требований к конкретному проекту.