4 ошибки при подготовке к переговорам

Причины того, что переговоры зачастую не достигают поставленных целей, кроются в отсутствии должной подготовки, оказывающей до 80 % влияния на их благоприятный исход.

• Ошибка №1: отсутствие цели переговоров.

Чаще всего инициатор переговоров рассчитывает на «авось»:

• «придумаю, что делать в процессе переговоров»,
• «будет, как будет»,
• «решу, ориентируясь по ситуации».

Такой подход вряд ли убедит партнеров в вашей серьезности и поспособствует заключению сделки. Это особенно актуально при проведении серьезных переговоров, поскольку все сказанное в процессе встречи анализируется и имеет значение при принятии решения.

Соответственно, первым деломпри подготовке к ведению переговоров с будущими клиентами или партнерами необходимо определить цель встречи.

О правильной постановке целей расскажем немного позже.

Читайте также! Отношения с клиентами: 10 главных принципов построения долгосрочных связей

• Ошибка №2: неверная цель.

Например, попытка менеджеров продать продукт или назначить встречу при холодном обзвоне базы.

Результатом станут массовые отказы, падение мотивации сотрудника и уменьшение базы возможных клиентов.

Во избежание подобной реакции необходимо не просто ставить цель переговоров, но делать это правильно.

В приведенном выше примере задача должна заключаться не в продаже продукта, а в вызове интереса у вероятного клиента.

Достижению этой цели способствует описание выгод клиента, а не многократные пересказы о достоинствах продукта.

• Ошибка №3: полное отсутствие подготовки к переговорам.

Многие люди не уделяют должного внимания подготовке к деловым переговорам, максимум, повторяют основные выгоды, которые несет их предложение.

Говорить об эффективности такого подхода не приходится.

В крупных сделках достижению успеха на 80 % способствует грамотная подготовка. Игнорирование этого этапа продаж существенно снижает их эффективность.

• Ошибка №4: чрезмерное внимание, уделяемое презентации.

Просчетом является не только отсутствие подготовки, но и чрезмерно тщательная подготовленность.

К примеру, излишняя уверенность в коммерческом предложении может помешать правильнореагировать на реальные нуждывозможногопокупателя.

Если наблюдать со стороны, встреча будет выглядеть следующим образом.

Потенциальный клиент сообщает о том, что он ищет и какие преимущества продукта имеют для него значение.

В ответ менеджер сообщает клиенту, что тот ошибается и начинает (либо продолжает) навязывать продукт в соответствии с имеющейся презентацией.

Вероятность благоприятного исхода подобной встречи очень мала, продавцу придется продолжать искать клиентов.

Конечно, подготовка презентации необходима. Однако не стоит слепо пользоваться ею, не обращая внимания на слова клиента. Напротив, большое значение имеет гибкость, учет важности тех или иных моментов для покупателя.

Во время встречи нужно исходить из интересов конкретного потенциального клиента.

Основные правила подготовки к переговорам

Не следует забывать о том, что деловые переговоры не могут быть случайно получившейся беседой, они должны быть четко спланированы, а действия сторон должны укладываться в рамки тщательно продуманного плана.

Перед началом подготовки к переговорам важно:

Как поставить цели при подготовке к переговорам

Одной из стадий подготовки к переговорам является определение целей встречи и способов их достижения.

Ориентируясь на характер цели, можно предположить результат встречи. Не поленитесь протестировать цель, используя теорию полей интересов: «проигрыш – проигрыш», «проигрыш – выигрыш», «выигрыш – проигрыш», «выигрыш – выигрыш».Важно понять, что цель является истинной.

Перемещение по горизонтальной оси подразумевает увеличение вашей выгоды, повертикальной – выгодыклиента.

• «Проигрыш – проигрыш», или зона нулевого результатаозначает попадание в область избегания, в которой не имеется решения, то есть переговоры заходят в тупик. Занятие такой позиции оправдано исключительно в ситуации, если принятие иных решений способно причинить существенный вред организации. Тем не менее, стоит помнить, что отсутствие результатаможет быть лучше отрицательного итога.
• «Проигрыш – выигрыш» – так называют область частичного вопроса и отрицательного решения для вас. Издержки, вызванные таким исходом встречи, могут быть как сознательными, так и неосознаваемыми. Избежать последних можно, установивчеткую границу, пересечение которой не позволяет заключать сделку на условиях оппонента. Для ее определения и требуется подготовка к переговорам.

  Однако проигрыш может быть и сознательным и иметь место в случае, когда перспектива долгосрочных взаимоотношений превышает выгоду в настоящий момент. В таком случае контролируемые издержки становятся результатом осознанного выбора предприятия.

• «Выигрыш – проигрыш», в такой ситуации сделка будет заключена либо потому, что вы введете клиента в заблуждение, либо поставите его в такое положение, в котором принятие иного решение станет невозможным. Вряд ли подобный исход приведет к дальнейшему продуктивному сотрудничеству. Однако если вашей первоначальной целью являлось одноразовое заключение соглашения, то такой результат вполне допустим.
• «Выигрыш – выигрыш» – наилучший результат встречи, достигаемый в большинстве случаев благодаря дополнительным выгодам от заключения сделки.В переговорах такую ситуацию называют «расширением пирога».

1. Подготовка к переговорам: работа с переменными торга.

Применив теорию полей интересов в процессе подготовки к переговорам, вы наверняка занялись анализом задач партнеров.

В основе целей лежит позиция, то есть то, что нуждается в защите, отстаивании. Поняв, из каких ценностей состоит их точка зрения, можно привести их в область переменных торга.

Переменные торга составляют следующие положения:

• цена;
• качество продукции;
• условия доставки;
• предоставление рассрочки;
• дополнительный функционал.

Помимо этого, точки соприкосновения с клиентом могут обнаружиться в сферах здоровья, путешествий, спорта, хобби и т. п.

В процессе психологической подготовки к переговорам необходимо учитывать такие параметры, как чувство комфорта и безопасности, любопытство, социальная ответственность и признание общества, самореализация.

К каждой переменной необходимо подобрать ориентиры, пользуясь которыми вы не нарушите границы своей выгоды, но и не выйдете за рамки интересов противоположенной стороны.Посмотрите на график.

Выделяют четыре ключевые точки. Отправляясь на встречу, следует помнить:что находится левее, не приносит выгоды инициатору переговоров.Его наилучшим вариантом станет то, что лежит правее контрольных точек. С контрагентом ситуация обстоит противоположны образом, убытки для него несет то, что расположено правее контрольных точек.

После того как параметры и величины контрольных точек будут определены, можно заняться подготовкой в части прогнозирования диапазона вероятностей по таким аспектам, как условия и стоимость сделки.

Читайте также! Потребности клиента: простые способы их выявления и формирования

2. BATNA.

BATNA – аббревиатура английской фразы «BestAlternativetoaNegotiatedAgreement», что переводится так – «наилучшая альтернатива соглашению на переговорах».Это понятие впервые было упомянуто в книге Роджера Фишера и Уильяма Юри«Переговоры без поражения. Гарвардский метод» («Gettingto YES:NegotiatingAgreementWithoutGivingIn»), которую многие используют в качестве пособия по подготовке к деловым встречам.

Смысл BATNA состоит в том, что на вашу способность к проведению деловых встреч во многом влияют имеющиеся альтернативы.

Соглашение не является 100%-нам итогом переговоров. В определенных ситуациях доводить дело до подписания контракта не стоит, лучше рассмотреть существующие альтернативные варианты. Да, они могут не отличаться выгодностью и привлекательностью для вас, но, тем не менее, они есть. Пользоваться альтернативой или нет – зависит от вас. Об успешности встречи говорят в том случае, когда достигнутый результат лучше альтернативного.BATNA имеется у обеих сторон, однако стороны зачастую оценивают результаты и выбор второй стороны с позиции выгоды для них самих.

Бывают ситуации, когда переговорщик приходит на встречу, не определившись с тем, что делать при отсутствии соглашения как итога переговоров. В таком случае в процессе беседы он будет испытывать стресс и дискомфорт. В то время как четкое представление о своих действиях в случае неудачного результата сделки позволяет ему чувствовать себя увереннее во время встречи.

Для определения собственных альтернатив необходимо ответить на вопросы об удовлетворении интересов компании при отрицательном итоге переговоров.Найдите как можно больше альтернативных вариантов, продумайте, какие в каждом из них есть плюсы и минусы. Заблаговременная подготовка списка поможет вам еще раз предварительно изучить их и определиться со своими аргументами и действиями в случае, если соглашение не будет достигнуто. Это и будет вашей BATNA.

Занимаясь подготовкой к переговорам, попытайтесь посмотреть на ситуацию со стороны контрагента, определить, в какой момент он может закончить переговоры, подумать, какой вариант станет лучшим выбором для оппонента.Разумеется, эти альтернативы будут приблизительными, поскольку во время встречи присутствует условие неопределенности. Однако наметить примерные варианты действий другой стороны при недостижении соглашения вам под силу. Такая подготовка поможет вам снизить привлекательность, ценность и осуществимость BATNA противной стороны, что будет способствовать достижению вами целей, поставленных перед началом встречи.

Сбор информации о второй стороне

• Информация о фирме.

Зачастую существует взаимосвязь между личностью представителя и самой компании. Однако о самой фирме стоит поговорить отдельно. Сбор информации о ней можно назвать одним из этапов подготовки к переговорам.

Труднодоступную, на первый взгляд, информацию легко получить посредством телефонного разговора, главное, чтобы в процессе подготовки к нему продумать косвенные вопросы, отвечающие на интересующие вас темы. Очень много, казалось бы, закрытой информации может быть получено подобным способом. В качестве эксперимента можете позвонить в свою компанию и проверить, как это работает.

Если посетить компанию контрагента не удается, а переговоры предстоят серьезные, можно запланировать серию встреч. Встретившись с потенциальными партнерами в первый раз, следует рассказать им о своей идее и ее преимуществах. Такая беседа является своего рода разведкой, она не требует серьезной подготовки, презентаций, длительного времени. После получения необходимой информации можно приступать к подготовке следующей, уже основной, встречи.

Риск присутствует во всех договорных отношениях, его снижению способствует получение достаточных и достоверных данных о контрагенте. Информация может быть получена как из официальных источников, так и из косвенных опросов и разговоров с сотрудниками компании.

• Информация о внешней среде.

Внешняя среда подразумевает политическую ситуацию в стране, рыночную ситуацию, условия функционирования средств доставки, законы и нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляется та или иная деятельность, налоговое и таможенное законодательство.

Поскольку эти области сами по себе обширны, то в крупных компаниях существуют специальные отделы (юридические, аналитические), которые отслеживают нововведения в законах и на рынке.

В небольших фирмах таких отделов чаще всего не имеется, поэтому в процессе подготовки к переговорам предприниматели могут привлекать экспертов и консультантов. Но в любом случае, изучение аналитических изданий позволяет знать, что происходит в мире и на рынке.

Несмотря на то, что привлечение экспертов позволит вам получить всю интересующуюинформацию, собственная эрудиция и знания являются незаменимыми при подготовке и проведении переговоров.

Чтение законов, законодательных нормативных актов, регулирующих вашу сферу деятельности, расширяет кругозор и помогает лучше понимать ситуацию. Подготовка к встрече с контрагентами, занятыми в другой сфере, требует изучения нормативной базы, относящейся именно к их области деятельности.В таком случае при возникновении спорных ситуаций вы будете вооружены.

Не следует принимать цитирование законов контрагента на веру, запомните или уточните, о каком именно законе идет речь. Изучите его, прежде чем направиться на повторную встречу.

Мощные техники продаж Азимова. Продажи и переговоры. Тренинг продаж || Олег Шевелев ПОРА РАСТИ

Внешняя среда, складывающаяся вокруг компании, включает в себя политическуюи рыночную ситуацию, законодательство в вашей сфере, а также налоговое и таможенное законодательство. Владение такой информацией повышает ваши шансы на успех,как в процессе подготовки, так и во время ведения переговоров. Изучайте ее самостоятельно, а также пользуйтесь услугами приглашенных консультантов.

Психологическая подготовка к переговорам

Частенько переговоры становятся состязанием, в процессе которого стороны соревнуются, у кого больше выдержка, сильнее воля, кто способен быстрее анализировать и принимать решения. Это невозможно без серьезных психологических, умственных и физических затрат. Психологическая подготовка к встрече заключается в приведении себя в наилучшую форму. Зная особенности своего характера и физические возможности организма, можно подготовиться,минимизировавестественные спады работоспособности, поддерживая наилучший режим труда и отдыха.

Разница между работоспособностью «жаворонков» и «сов» в утренние и вечерние часы довольно велика. Во время специальных наблюдений, в процессе которых создавались аварийные ситуации, было выявлено, что в утренние часы «совы» совершали 1,7 ошибок в минуту, в вечерние часы этот показатель уменьшался до 0,7. Аналогичным образом ситуация обстояла и с «жаворонками».

Учитывая собственные биоритмы, производительность труда можно увеличить на четверть. Соответственно, при подготовке переговоров и назначении времени встречи, ориентируйтесь на то время, в которое вы наиболее работоспособны. Наличие дополнительного источника энергии может оказать положительное влияние на итог встречи.

После определения своего биоритмического типа и назначения времени встречи перейдем к вопросу изменений в эффективности труда, исходя из его продолжительности.

Существует пять периодов работоспособности:

Изменения в динамике работоспособности могут быть вызваны психологическими и физиологическими причинами, чаще всего они связаны с перерывами в работе и с психологически угнетенным состоянием.

Читайте также! Холодные продажи – пустая трата времени или реальная возможность увеличить прибыль

Например, после приема пищи работоспособность снижается и не восстанавливается одномоментно после окончания обеденного перерыва.

Негативное влияние на лиц, принимающих участие в переговорах, оказывают отрицательные эмоции, обусловленные неприятными известиями, обидными замечаниями, оскорблениями. Такое состояние заметно снижает производительность, может стать причиной серьезных ошибок.

Эти особенности подлежат обязательному учету при подготовке к переговорам. Ваш контрагент также может использовать их, понизив работоспособность противной стороны на 20–25 %, не предпринимая никаких активных действий.

Определение ролей участников переговоров

В современных реалиях переговоры в редких случаях проводятся с глазу на глаз. Чаще всего встречи носят командный характер, поскольку позволяют наиболее быстро и эффективно решать возникающие вопросы. В переговорах участвует 3–5 человек, каждый из которых выполняет определенную функцию.

Типичные командные роли:
1. Лидер	- Проводит встречу, управляет остальными членами команды; - определяет темп, к примеру, когда наступает время для завершения беседы
2. Хороший парень	- Выражает симпатию, понимает позицию контрагента; - показывает небольшое несогласие с позицией своей команды; - способствует тому, чтобы контрагент расслабился, утратил бдительность
З. Плохой парень	- В его отсутствие необходимые договоренности достигаются быстрее и проще; - препятствует мирному течение встречи при необходимости; - подрывает приводимые контрагентом аргументы; - нервирует противоположную сторону, выявляя слабости ее позиции
4. Сторонник жесткой линии	- Следит за четким следованием цели; - предпочитает увеличить время встречи, но не отступать от своей позиции
5. Интегратор	- Предлагает варианты выхода из тупиковой ситуации; - указывает на непоследовательность в приводимых аргументах; - следит за тем, чтобы не слишком увлекаться несущественными вопросами

При подготовке к переговорам следует воспользоваться полезными советами:

• определиться с тактикой и стратегией командной работы;
• заблаговременно сообщить членам команды об отводимых им ролях.

Учтите, что если члены команды действуют несогласованно, делегация вызывает намного меньше доверия у оппонентов. К примеру, лидер говорит о том, что можно подписывать договор, а опоздавший на 5 минут источник жесткой линии пытается затянуть переговоры, ссылаясь на необходимость согласования позиции с главным офисом.

Нет необходимостипривлекать к каждой роли отдельного участника. Даже двачеловека, отправляющиеся на встречу, будут командой. Главное, заранее определиться с ролями. Если команда работает слаженно, это положительно характеризует компанию в целом.

Определите ведущего и подводящего итоги членов команды. Один из участников назначается ответственным за подготовку документов, презентации, оборудования. В большинстве случаев он же подводит итоги встречи, направляет закрывающие письма. Важно, чтобы в команде присутствовал специалист, отвечающий за следование теме встречи, модерирующий переговоры.