Понятие дебиторской задолженности

Дебиторской задолженностью называют долги и обязательства перед организацией со стороны физических лиц, государства и других компаний. В ее состав могут входить не только денежные суммы, но и недоставленные товары, невыполненные работы или неоказанные услуги. С работой по взысканию дебиторской задолженности имеет дело практически любая коммерческая организация.

К примеру, фирма «Рассвет» произвела отгрузку товара на сумму 1 миллион рублей в пользу компании «Восход», которая попросила отсрочку платежа. Соответственно, эти средства до внесения денег на счет «Рассвета» становятся дебиторской задолженностью.

Источник: shutterstock.com

Обратная ситуация: «Восход» авансом перевел на расчетный счет своего партнера – компании «Рассвет» – 3 миллиона рублей. Получатель денег сразу отправил покупателю товаров на сумму 1 миллион рублей, а на оставшуюся сумму пообещал отгрузить в следующем месяце. Значит, дебиторская задолженность составит 2 миллиона рублей.

В подобных отношениях участвуют как минимум две стороны: кредитором считается компания, ожидающая погашения долга, а второй контрагент, на котором лежат обязательства, является должником.

В крупных организациях обычно есть специалисты по работе с дебиторской задолженностью – финансовые менеджеры. В небольших же фирмах это направление контролирует собственник или главный бухгалтер.

В случае неисполнения должником своих обязательств начинается урегулирование спора – сначала в досудебном порядке, а потом возможно и судебное разбирательство: при этом к работе подключаются юристы компании-кредитора.

Читайте также! Как проверить контрагента: бесплатные способы, признаки неблагонадежности

Оценка дебиторской задолженности

Оценка проводится по нескольким критериям, и у каждой компании могут быть свои предпочтения, какой принцип наиболее важен:

• Процент просроченной дебиторской задолженности в общей сумме долгов. При этом может быть определенный норматив, сверх которого просроченная ДЗ не должна заходить.
• Процент просроченной ДЗ по отношению к объему продаж за период. Соответственно, рост продаж должен привести к снижению доли просроченных долгов.
• Усредненный период просроченной ДЗ. Конечно, чем он меньше, тем лучше, и есть даже классификация долгов в связи со значением просрочки. Просроченная ДЗ более 90 дней оценивается как проблемная, далее она означается как хроническая, а долги, по которым просрочка составила более 3 лет, воспринимаются как безнадежные.
• Процент выполнения плана по погашению дебиторской задолженности. Здесь трудность состоит в том, что если оборот компании большой и много контрагентов, то планы придется постоянно корректировать.

Управление ДЗ имеет важное значение, причем это явление характерно не только для микро-, но и для макроэкономики: между государствами также существуют финансовые отношения, и есть как страны-кредиторы, так и должники. Невозврат долгов болезненно отражается на экономических процессах, и из-за этого могут пострадать добросовестные компании, которые слишком доверились своим партнерам. Поэтому необходимо заранее оценивать все риски, придерживаться жестких правил и использовать разнообразные методы работы с должниками в зависимости от специфики конкретной ситуации.

Методы работы с дебиторской задолженностью

Общие принципы работы с дебиторской задолженностью устанавливаются в каждой организации по своему усмотрению: это зависит от величины компании, сферы ее деятельности, финансового положения и многих других факторов.

Работа с дебиторами должна быть постоянной и планомерной: следует оценивать платежеспособность контрагента, выбирать оптимальные способы взаимодействия с ним, отслеживать величину и структуру дебиторской задолженности, а также вырабатывать стратегии поведения для урегулирования конфликтных ситуаций. Меры воздействия на должников возможны различные.

Телефонные звонки, письма

Напомнить о предстоящем платеже не будет лишним еще до возникновения просрочки: в большинстве случаев обычное напоминание дисциплинирует дебитора и заставляет его ответственно относиться к своим обязательствам. Если же назначенная дата прошла, а долг не закрыт, то необходимо выйти на должника, и самым простым, но при этом эффективным вариантом является телефонный звонок.

Источник: shutterstock.com

Возможности для настройки данного процесса:

• автоматический обзвон либо СМС-рассылка;
• возложение этой работы на собственных сотрудников, которых необходимо предварительно обучить вести переговоры с должниками по телефону;
• привлечение к обзвону третьих лиц в виде аутсорсинга – современные кол-центры предоставляют подобные услуги.

Например, сначала отправляется послание с напоминанием о платеже, а сразу после образования просрочки – требование оплаты долга. В современных условиях несложно разработать шаблоны, куда подставляются конкретные детали.

Обычные письма с напоминанием можно отправить и по электронной почте, а вот официальные письма-требования следует посылать в бумажном виде, причем с уведомлением о получении. В дальнейшем это станет подтверждением ваших попыток урегулировать вопрос мирным способом.

Читайте также! Правила звонка клиенту, которые приносят заявки

Переговоры

Если просрочка задолженности достигла 90 дней, то пора переходить к следующему этапу – личным переговорам, которые могут проходить как в очном формате, так и в виде общения по телефону. В отличие от обычного звонка с требованием погасить долг, здесь беседа должна носить индивидуальный характер. Поэтому стоит заранее собрать информацию о должнике, прежде всего о его финансовом положении. Если переговоры проходят с компанией, то важно, чтобы в них участвовали ответственные лица – желательно руководители высшего звена либо их полномочные представители.

Если должник настроен конструктивно и ссылается на временные трудности, то можно обсудить разные варианты погашения долга, например отсрочка, возмещение в другой форме и т. п. Все достигнутые договоренности следует оформить документально.

Привлечение специалистов по взысканию со стороны

В некоторых случаях имеет смысл обратиться к тем, кто профессионально умеет взаимодействовать с должниками и находить к ним нужные подходы. Делается это путем привлечения работников соответствующих агентств.

Получаемые при этом преимущества:

• экономия собственного времени;
• отсутствие необходимости обучать персонал навыкам подобной работы;
• использование профессионалов, которые способны показать лучший результат.

Сейчас даже многие крупные компании, в чьих силах организовать собственные коллекторские отделы, отдают на аутсорсинг работу с дебиторской задолженностью клиентов.

Продажа долга

Действующее законодательство допускает передачу прав на истребование долга третьему лицу после просрочки. При этом согласия должника не требуется – он лишь оповещается о смене кредитора.

Источник: shutterstock.com

На практике чаще всего просроченная дебиторская задолженность продается коллекторам. Сумма сделки обычно меньше номинальной величины долга, поскольку покупатель рискует из-за того, что далеко не всегда удается вернуть средства, но определяется это в каждом случае индивидуально.

Такой шаг целесообразен, если компании нужны наличные средства, а погашение задолженности проблематично.

Обращение в суд

Это крайняя мера, на которую идут после того, как просрочка составила 90 дней и более. Сначала должнику направляется письмо-претензия с предложением выполнить свои обязательства в определенный срок.

При положительном ответе происходит досудебное урегулирование спора. Если же должник никак не реагирует на обращения, то документы передаются в суд, и далее конфликт решается в рамках правового поля. При этом нужно учитывать, что даже если исковые требования обоснованы, необходимо грамотно все оформить и доказать свою правоту, иначе суд может встать на сторону ответчика. В судебном разбирательстве участвуют штатные юристы компании либо нанятые для выполнения данной работы.

Проверка контрагента для предотвращения дебиторской задолженности

Чтобы избежать проблем с дебиторской задолженностью, необходимо заранее оценивать надежность своих контрагентов. Подобным образом банки проверяют тех, кто обратился с заявкой на получение кредита. При этом значение имеет финансовое положение потенциального дебитора, его способность отвечать по своим обязательствам.

Если речь идет о компании, то целесообразно запросить баланс и по базовым коэффициентам оценить ее платежеспособность. Нужно обращать внимание на следующие показатели.

Коэффициент быстрой ликвидности (КБЛ)

Он рассчитывается как отношение денежных средств и дебиторки к краткосрочным обязательствам:

Коэффициент текущей ликвидности (КТЛ)

Здесь берется предыдущая формула, но в числителе к деньгам и ДЗ прибавляются запасы. h3

Норматив для КБЛ составляет от 0,7 до 1, что означает способность организации закрыть всю или большую часть текущей задолженности за счет имеющихся финансовых ресурсов. Для КТЛ нормой является показатель в пределах 1,5-2,5, то есть денежные капиталы компании и товарные запасы должны перекрывать долги минимум в полтора раза.

Источник: shutterstock.com

Оба коэффициента рассматриваются в динамике хотя бы за три отчетные даты: это позволит получить объективное представление о платежеспособности контрагента.

К примеру, если показатели укладываются в пределы нормы и даже увеличиваются, то финансовое положение компании стабильное.

Также имеет смысл в рамках регламента по работе с дебиторской задолженностью установить правила по предоставлению отсрочки платежа. Можно привязать это к такому показателю, как опыт сотрудничества с данным контрагентом. Например:

• Менее полугода — без отсрочки.
• От 6 до 12 месяцев — возможна 30-процентная отсрочка.
• 1-2 года — до 50 % от суммы сделки.
• Более двух лет — 50–70 % от суммы.

Читайте также! Оптимизация налогообложения: как правильно провести

Профилактика появления дебиторской задолженности

Чтобы минимизировать свои коммерческие риски и не допустить образования проблемных долгов, которые могут оказаться невозвратными, рекомендуется продумать организацию работы с дебиторской задолженностью, включая следующие инструменты:

• Авансовые расчеты, вплоть до того, что требуется 100-процентная предоплата. Тем самым вы защищаете свои интересы: правда, в невыгодном положении оказываются ваши контрагенты, у которых возникает дебиторская задолженность на вашу компанию. Подобная практика применима далеко не во всех сферах бизнеса – так вы рискуете лишиться потенциальных партнеров.
• Обеспечение сделки. Форма обеспечения может быть различной: банковская гарантия, поручительство или залог. Соответственно, при несвоевременной оплате кредитор получает права на истребование обеспечения в свою пользу.
• Аккредитив. Здесь требуется участие третьей стороны – банка, выполняющего роль посредника и оформляющего аккредитив. Сначала средства от клиента поступают в банк, который уведомляет об этом поставщика и ожидает подтверждения того, что он выполнил свои обязательства, после чего деньги переводятся на его счет. Таким образом, интересы обоих контрагентов надежно защищены, но услуги банка придется оплатить, что является единственным недостатком данной схемы.

Источник: shutterstock.com

Меры по снижению ДЗ должны иметь комплексный характер – к ним относятся:

• постоянный контроль финансовых потоков в отношениях с контрагентами;
• оценка платежеспособности потенциального партнера;
• проверка полномочий лиц, заключающих сделки;
• использование механизмов предоплаты и обеспечения долга;
• обязательное включение в соглашение пункта о штрафных санкциях за просрочку оплаты;
• напоминание о долге и действия по его взысканию сразу после образования просрочки.

Все это дает возможность стабилизировать финансовое положение вашей компании и не допустить появления просроченной ДЗ.

Часто задаваемые вопросы о работе с дебиторской задолженностью

Как определяется сумма дебиторки?

Основой для этого должны быть бухгалтерские записи и иные финансовые документы. Долги банков и бюджетов в обязательном порядке согласовываются с дебиторами. Бухгалтерский баланс не должен содержать неурегулированных сумм по таким расчетам.

Как производится списание дебиторки?

Эта процедура включает в себя несколько этапов. Основанием для ее запуска является истечение срока исковой давности по ДЗ либо другие обстоятельства, которые делают истребование долга невозможным. Сначала собираются документы, позволяющие оценить долг как безнадежный, затем проводится инвентаризация, касающаяся ДЗ, далее готовится бухгалтерская справка с обоснованием необходимости списания долга, и на ее основе издается приказ о списании, подписываемый руководителем организации.

Когда необходимо начинать работать с просроченной ДЗ?

Всегда нужно действовать на опережение, и лучше не допускать появления просроченной дебиторской задолженности, чем потом ее взыскивать. Поэтому следует внимательнее подходить к выбору контрагентов и составлению текста соглашений с ними.

В целом работа с дебиторской задолженностью важна, потому что это часть деятельности любой компании. Хотя сама по себе ДЗ входит в число активов, всегда есть риск столкнуться с неисполнением контрагентами своих обязательств, что обернется потерей своих средств, а также затратами времени и сил в попытке урегулировать проблему. Чтобы этого избежать, необходима грамотно выстроенная система управления дебиторской задолженностью.