Функции отдела закупок

В современных рыночных условиях важно повышение маржи. Из простых действенных способов, которые можно использовать, является понижение себестоимости.

Добиться этого представляется возможным, формируя более выгодные цены при закупке у поставщиков товаров или сырья. Как правило, этим занимается служба закупок, которая зачастую воспринимается как отдел, не влияющий на итоговую прибыль фирмы. Но это не так. То есть грамотно выстроенная работа подразделения способна существенно повлиять на результат деятельности всего предприятия.

Нужно не просто заключать договор с поставщиком на самых выгодных условиях, но и обеспечивать нужный ассортимент закупок, так как это также влияет на дальнейшую выручку. Только при правильно поставленной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.

Вот какие функции есть у отдела:

• закупка товара в нужном количестве, исходя из запросов клиентов, сезонности и конъюнктуры рынка в целом;
• обеспечение нужной оборачиваемости товаров;
• организация логистики, транспортировка товаров от склада до клиента;
• взаимодействие с поставщиками до момента поставки товара на склад;
• уменьшение расходов на хранение и транспортировку товара, разработка направленных на эти цели мероприятий;
• организация взаимодействия с другими службами компании.

Во время работы отдел закупок взаимодействует с такими отделами, как логистический (отвечает за логистику и доставку товара), финансовый (производит расчет с контрагентами) и с отделом маркетинга (определяет потребности потенциальных клиентов). То есть работа отдела закупок существенно влияет на остальные подразделения организации.

На простом примере можно показать, как функционирует вся эта система. Финансовому отделу вменено в обязанности мониторить превышение по ранее принятому бюджету. Он отслеживает лимиты, выделенные фирмой на закупку в месяц.

Финансисты просчитывают целесообразность инвестиций в запас и контролируют работу отдела закупок. Используя комплекс данных (под какой процент взят заемный капитал, какова реальная доля излишка и дефицита товара на складе) в дальнейшем просчитывается, сколько средств можно вложить в основные запасы. Сведения по данным вопросам финансовый отдел получает и у специалистов по закупкам. В таком случае отдел закупок предоставляет информацию о запланированном объеме запасов, о предстоящем количестве закупок, а также о движении неликвидов и сверхзапасов на ближайшие периоды.

Кадры решают все. Самой важной частью любого бизнеса являются люди. Именно специалисты этого подразделения оказывают существенное влияние на будущую прибыль, так как в их полномочиях распоряжаться львиной доли выручки компании. Используя жесткие ограничения по их правам и обязанностям, контролируя работу специалистов, можно добиться устойчивости компании на рынке. Поэтому правильно оформленная должностная инструкция отдела закупок позволяет решить этот вопрос.

Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам

Современная тенденция на рынке труда показывает, что именно сфера продаж и закупок предлагает наибольшее количество вакансий. Но проблема заключается не в поиске подходящего работника, а именно в четком формулировании его обязанностей, а также предоставленных компетенций.

Но функционал, а порой и задачи могут кардинально отличаться даже при одинаковом наименовании данной должности.

Читайте также! Адаптация нового сотрудника: правила и разбор ошибок

Должностная инструкция специалиста отдела закупок – документ, в котором прописан круг функций и работ, обязательных к исполнению лицом, занимающим данную должность. Серьезную ошибку допускают те, кто подходит к описанию требуемой деятельности бессистемно, не придавая ему большого значения.

Первым и очень важным шагом к достижению определенных целей, которые работодатель ставит перед своим подчиненным, является описание его обязанностей. Именно они позволяют в дальнейшем осуществлять контроль за выполнением ранее поставленных задач.

При включении наиболее полного перечня информации менеджер отдела закупок, используя должностную инструкцию, может выполнять более широкий фронт работ.

Так как порой сфера закупок сталкивается со специфическими товарными позициями, то от менеджера могут потребоваться знания технологии и самого процесса производства данного продукта.

Если работодатель желает получить от подчиненного четкое исполнение определенных обязанностей, то ему необходимо как можно точнее прописать их в его должностной инструкции, а также указать все требования к специалисту. Все это позволит руководству в дальнейшем обоснованно предъявлять работнику соответствующие требования.

Особенности составления документа

В начале работодатель должен сам определиться и иметь понимание того, какие именно будут поставлены задачи менеджеру по закупкам, а также какие конечные результаты он хочет увидеть от работы менеджера. Ведь функционал специалиста может сильно различаться: от одного требуется искать новых поставщиков, другому достаточно только вести уже имеющуюся базу, либо обязанности предусматривают обе задачи.

В круг функций менеджера по закупкам может входить отслеживание динамики цен. Но этим же самым имеет возможность заниматься специально принятый на данный участок другой сотрудник. Также может быть поставлена задача по учету остатков, отслеживанию качества самого закупаемого сырья, мониторинг уже заключенных контрактов на поставку. Все это тоже может входить в компетенции менеджера по закупкам. Но ввиду специфики ведения бизнеса в зависимости от задач эту работу руководство может делегировать другим специалистам.

Типовой стандартной формы должностной инструкции менеджера отдела закупок просто не существует. Исходя из вышеперечисленного, наиболее логичным и правильным будет тот вариант, когда должностная инструкция будет составляться непосредственно конкретной организацией, основываясь на ее конъюнктуре и поставленных целях.

Во избежание возможной конфликтной ситуации между сторонами в будущем в инструкции должны быть прописаны ключевые позиции. Имея четко оформленный документ, работник будет понимать, какими правами он обладает и какие обязанности ему вменены. В свою же очередь, работодатель вправе ждать от менеджера четкого выполнения его функций.

Следует учесть, что инструкция – юридически значимый документ, который может быть использован в судебных и трудовых разбирательствах при неразрешенных спорах и конфликтных ситуациях между работником и работодателем.

Простой пример разделения обязанностей специалистов отдела закупок

Ассортимент в общепринятой системе закупок подразделяется на категории или товарные группы. Проанализировав количество той или иной товарной группы, потребности и спрос клиентов, сотрудник отдела только после этого начинает формирование заказа. В самом отделе закупок работников можно разделить на две группы, имеющие разные функции: закупщики и категорийные менеджеры. Каждый тип специалистов отвечает за свою товарную группу.

Категорийные менеджеры обязаны выполнять такие задачи:

• наполнение товарной категории путем выбора и заказа товаров, формирование ассортимента. В пример можно поставить обычный продуктовый магазин, в котором представлена товарная категория «Газированные напитки». Но в разных точках сбыта в эту категорию входят свои позиции (SKU) – Pepsi, Coca-cola, Sprite, а также продукция местных компаний в фасовке разных объемов;
• проведение ассортиментной политики;
• управление закупками и поставщиками. Ведь именно в задачи категорийного менеджера входит анализ и выбор наиболее выгодной схемы сотрудничества;
• контроль за транспортировкой товаров;
• осуществление маркетинговых процессов по продвижению своей товарной группы;
• осуществление контроля за мерчандайзерами (выкладка товаров на полки).

При использовании различных систем должностные обязанности менеджеров по закупкам могут меняться. Например, если поставщик сам занимается доставкой товара, их объем и количество, заказываемые компанией в отчетный период, одинаковое, то возможная роль менеджера может сводиться лишь к формированию самой заявки. Если специалист выполняет экспертные функции, то в его обязанности может быть включен поиск товаров, которые возможно реализовать в сжатые сроки.

Сам закупщик в оргструктуре отдела находится в подчинении у менеджера, в чьи обязанности входит формирование и отправка заявки. То есть непосредственно он принимает решение о количестве заказываемых единиц, определением сроков, способов и места поставки товара.

Но, как правило, во многих компаниях такие люди продолжают именоваться специалистами по закупкам.

Основные разделы должностной инструкции

Основным критерием при разработке должностной инструкции специалиста отдела закупок должно являться то, чтобы ее положения не противоречили трудовому законодательству. При написании этого документа следует учитывать стандарты, он обязан состоять из четырех основных разделов: общий раздел, функции, права, ответственность.

• Общий раздел

Раздел, в котором указано, кому сотрудник подотчетен, а также квалификационные требования к специалисту.

• Функции

Именно составление данного раздела с грамотно прописанными обязанностями позволит в дальнейшем исключить путаницу, дублирование функций, не позволит перегружать специалиста второстепенными делами. Особенно это важно при большом штате подразделения, когда полномочия и задачи надо четко разграничить. Также важно учесть сферу деятельности компании, так как она влияет на специфику работы закупщика.

Читайте также! Как повысить эффективность сотрудников: 8 главных методов

• Ответственность

Данный раздел содержит основания привлечения сотрудника к ответственности, но в общей форме. Только в ходе юридического разбирательства ответственность может принять конкретные формы.

• Права

Ввиду особенностей закупочной деятельности предприятий по ВЭД или на основании № 44-ФЗ, работникам, помимо типовых прав, необходимо обозначить специфические права.

Работодатель имеет право дополнительно ввести еще несколько разделов, где будут более детально описаны принципы оценки сотрудника и условия труда.

Вследствие различной деятельности функции менеджеров отличаются, так как требуются различные знания при работе с государственными закупками, импортом или отечественными поставщиками. Следовательно, в индивидуальном порядке в должностную инструкцию менеджера отдела закупок, применяющего 44 ФЗ, в качестве требований необходимо прописывать как знание данного закона, так и лингвистическое образование при работе с импортом.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Также дополнительный раздел «Должностные связи» наиболее важен специалистам по закупкам в их должностной инструкции. Так как в своей деятельности сотрудник часто коммуницирует с различными отделами, бухгалтерами, менеджерами, клиентами и другими специалистами, то ему необходимо дать четкое описание, с кем и по каким аспектам он должен взаимодействовать.

Только после подписания инструкции сотрудником и руководителем компании документ приобретает юридическую значимость. При необходимости, вызванной требованиями конкретной организации, может быть введена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, например начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить необязательно.