С чего начинается подготовка к ведению переговоров

Очень важно проводить качественную подготовку к процессу переговоров. Это именно тот фундамент, на котором будет базироваться результативность переговорного процесса. Поэтому следует во время подготовки тщательно проработать каждую деталь, ведь от этого зависит успешное достижение поставленной цели ведения переговоров. Если хотя бы один из этапов предварительного процесса проведён некачественно, то ни в коем случае подготовка не может считаться удовлетворительной.

Очень важно иметь представление о необходимых средствах для достижения требуемого результата. Кроме самой стратегии, к средствам относятся оборудование и материалы. Также возможно привлечение сторонних специалистов. Часто на переговорах нужны консультанты, статисты, судьи, эксперты в определенной сфере.

• Налаживание контакта между участниками

  Суть этой стадии понятна уже из названия. Представители сторон или независимые участники должны связаться и обозначить готовность ведения переговоров, наметить пути разрешения возможных проблем, условия успешного переговорного процесса. Кроме того, нужно выяснить, намерены ли участники задействовать представителей третьих сторон, заинтересованных в результате. Оговорить, какие конкретно юридические или физические лица будут участвовать в процессе.

• Сбор и анализ требуемых для проведения переговоров данных 

  На данном этапе нужно собрать как можно больше информации о второй стороне, участвующей в предстоящем общении. Выяснить максимум данных обо всех заинтересованных лицах и организациях, которые хотелось бы привлечь. Огромное значение имеет полнота сбора всевозможной информации. Это позволит избежать во время переговоров неожиданных ситуаций и замешательства. Непосредственное условие ведения успешных переговоров до результата – это понимание сторонами требований оппонента и даже своих собственных.
• Составление плана переговоров

  Невозможно составить тотальный план всего переговорного процесса, однако стоит сделать это хотя бы примерно. Также нужно уделить внимание продумыванию стратегии по достижению стоящих перед вами целей. Делается это на основе той информации, что удалось собрать о второй стороне переговорного процесса.

  Особое внимание нужно уделить тактическим ходам, благодаря которым возможно будет скорректировать стратегию в процессе. Продумать вопросы, которые нужно задать или которые будут заданы оппонентами. Проработать ожидаемые возражения собеседников. Также обязательно распланировать место ведения переговоров, точное число участвующих в них людей, временные рамки и другие организационные моменты. 

• Создание атмосферы взаимного доверия

  Качественные переговоры невозможны без доверительной и дружелюбной атмосферы. Это значит, что участники слышат мнения оппонента, идут на взаимные уступки и компромиссы, внимательны к желаниям и потребностям друг друга.

  Чтобы создать подобную атмосферу, нужно первым делом подготовиться к переговорам психологически. Для этого можно и нужно привлечь соответствующих профессионалов. Немаловажно также продумать условия для комфортного процесса ведения переговоров. Иногда для этого приглашаются специалисты со стороны. В их функции обычно входит контроль за соблюдением правовых норм и локальных условий конкретных переговоров. Также они являются своего рода регуляторами во время самого общения, следят, чтобы оговоренные правила не нарушались.

Как выбрать стратегию ведения переговоров

Слово «стратегия» имеет древнегреческие корни, первоначально оно обозначало «искусство полководца». Сейчас данный термин обрел более широкое значение. Если кратко выразить смысл выражения, то под стратегией понимается модель действий по достижению результата.

Есть множество классификаций стратегий переговоров. Самая часто используемая из них – «WIN-WIN», которая была придумана сотрудниками Гарвардского переговорного проекта. Это Ульям Юри, Брюс Паттон и Роджер Фишер. Стратегия была опубликована в виде работы «Путь к согласию, или переговоры без поражения». Она напоминает сетку Томаса-Килмена. Последняя называет пять основных сценариев поведения людей во время конфликтов: уклонение, приспособление, компромисс, соперничество, сотрудничество.

Чтобы дать четкое определение каждой из вышеперечисленных стратегий, нужно рассмотреть два параметра: значение отношений и значение результата. Следующая часть статьи будет посвящена подробному разбору каждой стратегии.

Стратегия «WIN-WIN» (СОТРУДНИЧЕСТВО)

В основу стратегии «WIN-WIN» («ПОБЕДА-ПОБЕДА») положено сотрудничество. То есть переговоры должны пройти таким образом, чтобы все участники получили выгоду от них. Такое возможно лишь при взаимопонимании, взаимоуважении сторон, а также если они понимают и принимают к сведению интересы оппонентов. 

Какие бы переговоры ни велись, следование данной стратегии всегда принесет самый лучший результат. Поэтому стоит затрачивать силы для того, чтобы найти общий язык с потенциальным партнером.

Стратегия «WIN-LOSE» (СОПЕРНИЧЕСТВО)

Эта стратегия базируется на соперничестве. Это значит, что избравший «WIN-LOSE» участник переговоров стремится одолеть соперника любой ценой, воспринимая его не как партнера, а как конкурента или врага. Стратегия имеет место в тех случаях, когда не дорожат отношениями в сотрудничестве, а ставят превыше всего результат. 

Оппонент, руководствующийся «WIN-LOSE», зачастую неразборчив в средствах достижения своей цели. В ход идут заблуждения, обман, различные манипуляции. Однако если такие радикальные методы не применяются, то стратегия показывает большую эффективность при ведении переговоров с клиентами, где продавцу очень нужно максимизировать сумму сделки, реализовав достаточно дорогое изделие или услугу, а часто даже партию недешевого товара.

Стратегия «LOSE-WIN» (ПРИСПОСОБЛЕНИЕ)

Эту стратегию можно описать как приспособление. То есть во время переговорного процесса участник, действующий согласно «LOSE-WIN», намеренно приводит к своему поражению и к победе оппонента. 

Стратегия целесообразна, если важно сохранить хорошие отношения между участниками переговоров, в то же время результатом конкретного общения можно пожертвовать.

Стратегия «LOSE-LOSE» (УКЛОНЕНИЕ)

Эта стратегия, расшифровывающаяся как «поражение-поражение», подразумевает уклонение. Чаще всего ей руководствуются оппоненты, имеющие слабые позиции. 

Встречается также и такой вариант, когда один из оппонентов сознательно стремится провести сделку согласно стратегии «LOSE-LOSE», так как тем самым он добьется каких-то своих скрытых целей. Также стратегия взаимного поражения применяется часто участниками, которые не желают уступать оппоненту, независимо от конечных результатов переговоров. В народе эта ситуация описана пословицей «собака на сене» или «ни себе, ни людям».

Этапы ведения деловых переговоров: ни шагу назад

Второй этап без преувеличения можно назвать самым важным, ведь именно в его рамках происходит общение заинтересованных в переговорах сторон. Нельзя не подчеркнуть большую роль каждого отдельного элемента этапа переговоров, не уступающую по ответственности стадии подготовки.

Практики переговоров давно выработали оптимальную схему их ведения. Поэтому не стоит менять промежуточные стадии описанной ниже схемы местами.

• Начало процесса переговоров

  Перед началом переговоров начальствующее лицо представляет участников переговорного процесса и объявляет о начале дискуссии. Затем оппоненты могут внести идеи и предложения по организационным моментам, откорректировать и дополнить процесс. Кроме того, участники должны четко обозначить свою точку зрения по будущей сделке. Данная информация послужит базой для дальнейших организации и ведения переговоров.

• Определение спорных вопросов и формулирование повестки дня

  Одна из задач участвующих в переговорах людей – прийти к пониманию, что они работают над общей проблемой. Кроме того, они должны учитывать интересы противоположной стороны, а для этого сначала нужно их осознать. Вырабатывается определенный темп: выделяется время для обсуждения возникших вопросов, мнение по которым у оппонентов не сошлось. Каждая сторона собирает дополнительные сведения путем фиксации озвученной информации. По собранной информации потом формируются списки уточняющих вопросов.

  Читайте также! Психология влияния в продажах: убеждай и сопротивляйся
• Определение основополагающих интересов участников

  Этот промежуточный этап нужен для того, чтобы стороны получше узнали потребности и интересы друг друга. В процессе общения особое внимание уделяется спорным моментам, детализируются требования по ним, получается уточняющая информация.

  Преследуется цель свести к минимуму недопонимание между участниками, упростить поиск оптимального решения обозначенных проблем для обеих сторон и прийти к соглашению в оптимальные сроки. Полученная в ходе этапа информация помогает оппонентам лучше понять интересы партнера, а также выработать новые формы взаимодействия и дальнейшие шаги для максимально плодотворного сотрудничества.

• Разработка вариантов предложений, на которых может быть основана договоренность

  Результатом работы на предыдущих этапах должна стать информация, на основе которой приступают к выработке вариантов условий будущего соглашения. Главные вопросы и проблемы требуется прояснить еще на подготовительных этапах. При этом нужно всё делать так, чтобы ни одному варианту пока не отдавалось предпочтения и не уделялось больше внимания. Если есть необходимость, вырабатывается обобщающий документ, содержащий потребности участников, критерии, которые непременно нужно учесть в итоговом соглашении, и принципы, обязательные для всех заинтересованных сторон.

  В ходе обсуждения иногда выясняется, что некоторым вопросам не уделили достаточно внимания. Тогда возвращаются к ним и обсуждают еще раз, разбивая сложные проблемы на более простые. Все это помогает создать множество вариантов решения вопросов. В дальнейшем будет выбран тот вариант, который соответствует интересам участников и не противоречит условиям переговоров. Если переговоры жесткие, то все проходит несколько иначе. Однако разберем эту тему отдельно.

Порядок ведения переговоров на этапе достижения согласия

После успешной работы на всех предыдущих стадиях стороны приходят к этапу достижения согласия. По сути это и есть результат переговорного процесса. В итоге заключается соглашение, соответствующее интересам каждой из сторон.

Определение вариантов соглашения

На данном этапе стадии достижения согласия стороны занимаются:

• подробным изучением интересов каждого участника;
• выяснением взаимосвязи интересов оппонентов в рамках уже найденных решений проблемы;
• оценкой эффективности всех найденных способов достижения поставленных задач.

В финале предыдущего этапа должно быть намечено максимальное число способов решения проблем и вариантов будущего соглашения. Продолжается работа с этими результатами, они обобщаются и рассматриваются на соответствие интересам оппонентов. Потом подвергаются проверке на эффективность. Для этого можно задавать вопросы к каждому варианту: «Устраивает ли обе стороны предложенное решение?», «В данном варианте учтены интересы стороны А и В?», «Какова эффективность данного способа решения поставленной задачи?». Итогом должны стать краткие выводы по всем проработанным вариантам.

Финальное обсуждение вариантов решения проблемы

Данный этап содержит следующие действия:

• среди выработанных способов решения задачи выбирается один, для чего участники ищут компромисс;
• выбранный вариант совершенствуется в целях повышения эффективности;
• все наработки облекаются в форму окончательного решения;
• создается порядок оформления финального соглашения.

Самым плодотворным считают такой способ разрешения ситуации, который больше всего соответствует интересам всех сторон переговоров. Именной такой вариант и должен быть выбран из всех наработанных. Если обнаруживаются существенные недостатки этого плана, то он служит основой для разработки нового, исключающего негативные моменты.

Для эффективной разработки планов прибегают к методам обсуждения фокус-группами или используют мозговой штурм. Когда вариант решения задачи наконец принимает окончательный вид, оппоненты или их ответственные лица должны разработать процедуру по оформлению финального соглашения. Это подразумевает не только конкретизацию его формы, но и разработку порядка подписания, перечень привлекаемых организаций и должностных лиц.

Достижение формального согласия

Данный вспомогательный этап достижения согласия включает в себя:

• достижение взаимопонимания, что может быть выражено как устно, так и в виде юридически значимых документов: договора, контракта, соглашения;
• обсуждение обязательств, которые берут на себя участники переговоров;
• поиск путей преодоления вероятных трудностей, способных помешать участникам выполнить обязательства в рамках достигнутых соглашений;
• создание механизма для контроля обязательств, которые стороны берут на себя, заключая договор;
• достигнутый консенсус формализуется на бумаге;
• разработка механизмов обязательств и принуждения, то есть гарантии сторон: непредвзятость, справедливость и прочее.

Таким образом, все предыдущие этапы, как основные, так и промежуточные, должны дать результат в виде подписанного договора или формализованный иным образом. Стороны переговоров приходят к соглашению, которое может быть и устным, и в виде документа, даже с регистрацией соответствующими специалистами. В документе указываются обязанности и права сторон, прописаны сроки выполнения обязательств. Это можно оформить в виде чек-листов, анкет и другими способами. Уделяется внимание обсуждению дополнительных вопросов, разрабатывается план по достижению требуемых целей.

Также в обязательном порядке определяется система наказаний за игнорирование условий договора или невыполнение обязательств одной стороной или всеми сторонами. Наказания могут быть в виде штрафов или в других формах.

Эффективные правила ведения переговоров

Чтобы убеждать людей в своей точке зрения, нужно обладать развитыми навыками ведения переговоров. Развить их можно не только на всевозможных тренингах, но и в ходе самостоятельных упражнений. Ниже представлены методы и принципы убедительного выступления. Благодаря им можно научиться убеждать оппонентов, будь это один человек или целый зал слушателей.

Четкое понимание собственных намерений

Технологии ведения переговоров подразумевают управление желаниями других людей. Чтобы освоить эти навыки, влиять на мнение собеседника и стимулировать к каким-то поступкам, нужно сначала разобраться со своими целями, верить в правильность своих убеждений, мыслей и принципов.

Благодаря внутренней уверенности будут приниматься более определенные решения, появится настойчивость в их осуществлении. Оценка окружающей действительности станет четкой и нерушимой.

Структурированность речи

Искусство ведения переговоров немыслимо без навыков оратора. Насколько убедительной будет речь, зависит от ее организации. Хорошая речь должна быть тщательно продумана, мысли нужно излагать последовательно и логично. Организованная структура речи помогает донести точку зрения до аудитории более просто и понятно. С хорошей речью проще вести повествование по разработанному плану. На слушателя тщательно продуманная речь действует эффективнее – лучше врезается в память и воспринимается.

Качественная речь дает возможность завладеть вниманием людей, обратить их взор в нужную сторону, создает доверительную и доброжелательную атмосферу. Вступление стоит делать небольшим, три-пять предложений. Достаточно обозначить тему разговора и причины, почему стоит потратить время на прослушивание выступления.

Во вступлении обычно определяется настроение разговора и тон будущей беседы. Если начало серьезное, то и вся речь будет в глубокомысленном и спокойном тоне. Благодаря шуткам можно поднять настроение аудитории, однако после такого начала сложно будет перейти к серьезным темам.

Мощные техники продаж Азимова. Продажи и переговоры. Тренинг продаж || Олег Шевелев ПОРА РАСТИ

Главная мысль презентации должна быть четкой, легкопонятной и обстоятельной. Ведь речь не может убеждать, если содержит невразумительные и сумбурные моменты. Поэтому стоит основные идеи, глубокие мысли и рассматриваемые в выступлении вопросы разбить на отдельные части. Затем соединить эти части плавными переходами, показывающими их логичную связь между собой.

Самой мощной частью выступления должно стать заключение, а значит, составить его труднее, нежели основной блок речи. Ведь нужно не только повторить основные положения, но и усилить общий эффект от сказанных слов.

Психология человека такова, что он лучше помнит сказанное именно в конце. Поэтому, кроме выводов, в заключении обычно призывают к действиям, то есть приводят примеры поступков или поведения людей, которых добивается оратор.

Национальные стили ведения переговоров

Западная культура может похвастаться различными стилями ведения переговоров. Средин них выделяются английский и американский, немецкий и французский способы. Мы отмечаем именно эти школы потому, что данные страны играли большую роль в международных делах в прошлом, а также занимают ведущее положение на мировой арене в наше время.

• Американский стиль

  Методы ведения переговоров американцев отличаются хорошим настроением участников, открытым и дружелюбным поведением, энергичными действиями. Им не нужна излишне официальная атмосфера. Они не лишены чувства юмора и приветствуют шутки. Однако так как сами американцы готовятся к процессу переговоров очень ответственно, то и от других требуют того же самого. Здесь хорошо проявляется их эгоцентризм. 

  Американцы предпочитают вести дискуссию в быстром темпе. По этой причине многие считают их слишком настойчивыми и агрессивными. Однако не стоит объяснять эту их черту отношением к какому-то конкретному деловому партнеру. Скорее, тут сказывается национальная техника ведения переговоров. Американцы в целом очень профессиональны в деловом общении. В состав делегации они включают только компетентных по вопросам предстоящей дискуссии людей. Иное встречается крайне редко. Также стоит выделить высокую долю самостоятельности по действиям во время переговоров по сравнению с членами миссий других государств и национальностей.

• Английский стиль

  Бизнесмены из Англии по праву считаются высокопрофессиональными в Западном мире. Они строго следуют выработанным годами четким правилам ведения деловых переговоров. Для успешного бизнеса с англичанами нужно тщательно подготовиться к процессу общения.

  Читайте также! Ошибки при переговорах: 30 самых распространенных

  Качественная подготовка включает изучение структуры рынка конкретной компании или товара, знание цен и причин их изменения. Не помешает ознакомиться с историей и отличительными чертами фирмы, с которой предполагается вести дела. Также нужно раздобыть информацию о должностных лицах, с которыми предстоит общение. Только после такой тщательной подготовки можно налаживать контакт и договариваться о следующих шагах. 

  В составе делегаций из Англии обычно только профессионалы своего дела. Давно замечено, что англичане во время переговоров показывают себя хорошими психологами. Вполне возможно, что такой результат дает углубленное изучение психологии в английских вузах, осуществляющих подготовку будущих политиков и международных дипломатов.

• Французский стиль

  Французские делегации любят предварительное обсуждение различных важных вопросов и заключение промежуточных соглашений. В сравнении с американскими коллегами французы проявляют меньше самостоятельности и свободы в момент заключения финальных контрактов. 

  В процессе обсуждения какого-либо вопроса французские бизнесмены опираются на логику и общие принципы. Поведение французов на переговорах можно охарактеризовать как жесткое, без запасных вариантов. То есть чаще всего они вступают в конфронтацию с оппонентом, но при этом внешнее поведение их остается весьма характерным для нации: вежливость, учтивость, непринужденное общение и чувство юмора. Французы предпочитают вести переговоры на родном языке.

• Немецкий стиль

  Нужно отметить расчетливость немцев при любых переговорах. Если немецкий партнер вступил в диалог, значит, он уже уверен, что решение найдется. Они тщательно готовятся к переговорам, продумывают занимаемую позицию. Во время обсуждения стараются соблюдать последовательность, сначала один вопрос, потом следующий и так далее. Большое внимание уделяется мелочам, деталям. 

  Если предстоят дела с бизнесменами из Германии, лучше заранее учесть их тягу к пунктуальности, точности и строгим регламентам. Кроме того, для немцев свойственно уважение титулов. Именно по этой причине нужно в подготовку к переговорам включить ознакомление с титулами всех немецких участников мероприятия.

  Во время самого переговорного процесса лучше излагать свои мысли и требования лаконично, предельно ясно и четко. Лишние, малозначащие слова лучше не использовать. Всё сказанное, будь то замечания или предложения, должно быть по делу и конкретно. Такова тактика ведения переговоров с немецкими оппонентами.

• Японский стиль

  Стиль общения японцев несколько иной. Основной вопрос никогда не поднимается сразу, первоначально рассматриваются второстепенные проблемы. В ходе таких обсуждений японский оппонент изучает собеседника и выясняет его интересы. Бизнесмены из Японии в переговорах применяют конфуцианские принципы, а значит, стремятся к гармонии. Поэтому открытой конфронтации в данном случае не будет. А вот европейских и американских партнеров такое поведение может сбить с толку, формирует у них неправильные выводы. 

  Японский способ ведения переговоров подразумевает, что предложения оппонентов никогда сразу не отвергаются прямо и открыто. Следуя традициям, они сопровождают отказ такой доброжелательностью и благосклонностью, что нередко партнеры расценивают это как согласие.

  Встречные уступки воспринимаются японцами также очень вежливо и доброжелательно, этот шаг партнера вознаграждается в свою очередь послаблениями в смежных темах. Огромную важность для японцев играет стремление сохранить достоинство, ни в коем случае не потерять престиж в чужих глазах. Эти особенности ведения деловых переговоров в обязательном порядке нужно учитывать, если предстоит иметь дело с японцами.

• Китайский стиль

  Китайский стиль ведения переговоров опирается на богатые традиции своей древней цивилизации. Опыт дипломатии накапливался в этой стране тысячелетиями, что позволило сформировать особые приемы ведения переговоров. Если речь идет о сделках международного уровня, китайцы всегда собирают большую делегацию, куда входят эксперты и специалисты в разнообразных сферах. Это нужно для того, чтобы тщательно изучить все нюансы предполагаемого контракта, а также вероятные последствия. Без такого скрупулезного и обстоятельного подхода китайцы дела не ведут. 

  Китайцы в переговорном процессе очень наблюдательны, тщательно изучают поведение оппонентов, подмечая всех их ошибки. Далее эти просчеты китайская сторона использует себе на благо. Национальная стратегия этой страны такова, чтобы заставить собеседника первым открыть свои истинные намерения. Тем самым достигается преимущество. К примеру, китайцы очень часто прибегают к такому тактическому приему – соглашаются на уступки лишь в тот момент, когда их партнеры уже считают, что переговоры сорвались. Также нередко отмечается атмосфера дружбы, которую старается создать китайская сторона во время любых дискуссий.

Издержки ведения переговоров

Существует три типа издержек в переговорном процессе:

• Коммуникационные издержки подразумевают оплату труда переводчиков, если приходится иметь дело с иностранцами. Сюда же относится всё непонимание, вызванное отличительными чертами разных бизнес-культур.
• Далее идут издержки стратегического характера. Сюда относят расходы на оплату банкетов, приемов и обслуживание прибывших на мероприятие партнеров. Эти знаки внимания нужны для того, чтобы оппонент ощущал большое значение этих переговоров для второй стороны. Данная категория издержек может выражаться в значительных суммах, если переговоры продвигаются сложно, отсутствует взаимопонимание и приходится привлекать профессиональных посредников для разрешения споров.
• Далее следует категория издержек, возникающих при затягивании принятия решений, называемых еще альтернативными. Это убытки, которые понесут стороны, если будут затягивать переговорный процесс. Дело в том, что в некоторых случаях один из партнеров намеренно не спешит заключать соглашение, применяя такую стратегию с целью повышения уступчивости его оппонента.

Бывают и такие ситуации, когда самым лучшим решением в переговорах будет перенос их на будущее. За это время стороны должны отдохнуть, собраться с мыслями, успокоить эмоции. После чего они смогут успешнее с новыми силами закрепить достигнутый ранее прогресс в сотрудничестве, проанализировав все плюсы и минусы, принять итоговое решение.

Чем бы ни был деловой диалог для вас – риторический поединок, война или игра, дружеское общение – нужно соблюдать основные принципы ведения переговоров, испытанные вековой практикой. Это уважительное отношение к собеседнику, решимость в достижении своих целей, сочетающаяся с готовностью обсуждать все волнующие вопросы. Это вполне достаточный набор принципов для проведения успешных переговоров.