
Системы бизнес-аналитики: принцип работы, правила выбора
(Голосов: 38, Рейтинг: 4.03) |
Из этого материала вы узнаете:
- Что собой представляют системы бизнес-аналитики
- Зачем внедрять системы бизнес-аналитики
- Преимущества и недостатки систем бизнес-аналитики
- Функциональные возможности систем бизнес-аналитики
- Этапы внедрения систем бизнес-аналитики
- Тренды и перспективы развития систем бизнес-аналитики
- Топ-5 российских систем бизнес-аналитики
- Часто задаваемые вопросы о системах бизнес-аналитики
-
Шаблон KPI для менеджера по продажам
Скачать бесплатно
Что это такое? Системы бизнес-аналитики – автоматизированные сервисы по сбору и анализу данных. Позволяют быстро и точно анализировать большие объемы информации и на основе результатов принимать верные тактические и стратегические решения.
Как выбрать? При выборе BI-системы ориентируются в первую очередь на функциональные возможности ПО. Также рекомендуется обратить внимание на уровень и степень интеграции с другими бизнес-решениями. Наконец, будет не лишним сравнить цены.
Что собой представляют системы бизнес-аналитики
Business Intelligence представляют собой набор программ и инструментов, предназначенных для сбора и анализа информации о компании. BI-система имеет практическую ценность в том смысле, что с ее помощью оптимизируются рабочие процессы, чтобы добиться максимально эффективного распределения ресурсов, снижения затрат и увеличения прибыли.
Например, отдел закупок анализирует заказы, поступающие от различных подразделений фирмы, и заранее планирует расходы, создавая запасы по наиболее важным позициям. Для коммерческого отдела BI-система дает возможность сопоставлять маржинальность товаров, исходя из чего и строится стратегия продаж.
BI-система бизнес-аналитики предприятия использует информацию из разных источников: рабочие базы данных, веб-сервисы, внешние архивы и пр. Далее производится обработка сведений, выделяются закономерности и делаются выводы, на основании которых принимаются управленческие решения.
Источник: shutterstock.com
Деятельность BI-систем включает в себя три базовых процесса:
- Сбор исходных сведений. Речь идет о цифровых данных, которыми систему снабжают различные метрики, CRM (customer relationship management), ERP (enterprise resource planning) и т. п.
- Обработка и систематизация. Алгоритм определяется аналитиком, который может использовать отдельные фильтры или формулы, а сама работа с массивом данных идет автоматизированно.
- Визуализация. Чтобы результаты анализа были очевидны и понятны сотрудникам, их переводят в наглядный формат — создают графики, диаграммы, презентации.
BI-системы обладают гибкими настройками, позволяющими создавать отчеты для различных целей. К примеру, это зависит от того, кому и для чего понадобился анализ, за какой период и по каким характеристикам.
Читайте также! Удаленное управление бизнес-процессами: правила и особенности внедренияПример работы системы бизнес-аналитики предприятия
Разберем на конкретном примере, как действует система бизнес-аналитики предприятия. Представим, что поставлена задача выявить самый эффективный канал реализации отельного вида продукции.
Порядок работы:
- Запрос данных по всем актуальным каналам продаж.
- Настройка фильтров – в данном случае это искомая товарная позиция, а также интересующий руководство временной период.
- Запуск автоматической обработки данных.
Программа BI выдаст готовый результат, и на выполнение подобной работы уйдет минимум времени.
Также можно спроектировать дашборд, представляющий собой интерактивную панель, где собраны аналитические данные в графическом виде. Здесь тоже есть разнообразные настройки, позволяющие использовать различные формы визуализации.
К примеру, если дашборд предназначен для клиентского отдела, то там целесообразна сегментация покупателей по полу, возрасту, сумме и частоте покупок, наличию отзывов и т. п. Для отдела маркетинга задаются другие параметры, например стоимость привлечения клиентов, ROI (return on investment – коэффициент рентабельности инвестиций), уровень конверсии (всей воронки продаж и каждого этапа в отдельности). Дашборд, созданный для отдела продаж, может включать финансовые результаты по периодам, по каналам реализации, по категориям товаров и услуг и пр.
Источник: shutterstock.com
В случае с дашбордами можно выделить две стороны участников:
- Разработчик дашборда
Как правило, он же и аналитик, особенно если компания небольшая. Специалист по аналитике знает, какие сведения необходимы для того или иного подразделения, исходя из чего и создается наполнение дашборда.
В крупных организациях могут быть целые отделы аналитики, где функционал сотрудников распределен.
Кроме аналитиков и специалистов по визуализации, в таких подразделениях порой работают еще инженеры данных. Дата-инженеры занимаются тем, что разрабатывают и поддерживают систему хранения и обработки информации. Соответственно, они в основном решают вопросы технического характера. Разработчики же дашбордов должны учитывать запросы пользователей, для которых предназначена панель.
- Пользователь дашборда
В таком качестве может выступать любой сотрудник компании, которому в силу его служебного положения обеспечен доступ к определенным данным. Для пользователя интерес, прежде всего, представляют выводы: закономерности, тенденции, взаимосвязи, наглядным выражением которых обычно являются графики и диаграммы.
Благодаря функции дашборда в системе бизнес-аналитики становится видна динамика изменений того или иного процесса, выявляются проблемы и способы оптимизации.
Зачем внедрять системы бизнес-аналитики
BI-систему можно заточить под нужды любого бизнеса, однако в реальности к этому инструменту обращаются далеко не все компании. Чаще всего исходным фактором для внедрения BI-системы на предприятии становятся следующие ситуации:
- Достижение уровня, на котором объем текущих данных становится очень большим
Бизнес-метрики, то есть измеримые показатели, которые отражают деятельность коммерческой организации, используются повсеместно. К примеру, никак не обойтись без финансовых показателей, сведений по товарным позициям. В маленьких фирмах аналитикой нередко занимается сам владелец бизнеса: при этом нет необходимости прибегать к продвинутым инструментам, и возможностей Excel зачастую хватает для обработки данных. Там числовые значения вводятся в таблицы, и в этой же программе создаются диаграммы.
Однако в последующем, по мере того как бизнес развивается, массив данных увеличивается: расширяется ассортимент продукции, пополняется клиентская база, появляются новые структурные подразделения и т. п.
Источник: shutterstock.com
Если количество табличных строк начинает исчисляться десятками тысяч, то Excel все медленнее обрабатывает данные, и возникает необходимость перейти на более мощную платформу, которая обеспечивала бы и быстроту, и качество аналитики. Одним из вариантов решения проблемы можно назвать внедрение BI-системы.
- Необходимость обеспечения безопасности данных
Сейчас эта проблема становится все более злободневной. К примеру, у любой фирмы есть клиентская база, представляющая ценность для конкурентов, не говоря уже о сведениях, составляющих коммерческую тайну. Наличие единой системы данных, которой пользуются все сотрудники организации, позволяет ограничить доступ к отдельным категориям сведений. Для этого пользователи ранжируются, и каждый получает определенный статус, в соответствии с которым он имеет право просматривать те или иные данные и вносить в них изменения.
- Намерение оптимизировать бизнес-процессы
Перед усовершенствованием организационной структуры компании и другими крупными нововведениями необходимо провести анализ действующих процедур и оценить их с точки зрения эффективности. BI-системы помогают увидеть проблемные участки, узкие места, нуждающиеся в оптимизации.
Читайте также! Описание бизнес-процессов: правила и способы
Преимущества и недостатки систем бизнес-аналитики
Безусловно, BI-системы приносят ощутимую пользу, и полноценное стратегическое планирование крупной компании без них трудноосуществимо. Правда, у подобных программ есть и определенные недостатки, о которых тоже следует знать:
- Высокая стоимость. При этом нужно учитывать, что потребуются как капитальные затраты (на внедрение системы), так и операционные (на сопровождение, масштабирование). Поэтому отдельная статья расходов на BI-системы должна быть предусмотрена. Если для большой корпорации такая задача вполне по силам, то мелким фирмам имеет смысл рассмотреть альтернативные варианты – более простые и бюджетные конфигураторы отчетов.
- Сложность работы с системой. Поскольку BI-системой будут пользоваться не только аналитики, но и другие сотрудники, то для них понадобится специальное обучение возможностям системы, основам работы с интерфейсом и пр. Поэтому уже на стадии выбора рекомендуется сравнить несколько систем на предмет легкости освоения.
- Отсутствие практического результата при неправильном использовании возможностей системы. Не стоит ожидать, что после приобретения BI дела компании сразу пойдут в гору. Аналитические данные лишь служат подспорьем при принятии решений, но сами решения инициируются руководством, и если оно не прислушивается к мнению аналитиков, то и пользы от BI-системы не будет.
Нужно заметить, что недостатки программ business intelligence проявляются вследствие неверного выбора или использования продуктов.
Выделим и преимущества:
- Удобство хранения и обработки информации. BI-системы способны выступать в качестве единого аналитического центра, куда стекаются все сведения из разных источников и подвергаются обработке.
- Экономия рабочего времени. После настройки система бизнес-аналитики BI будет действовать в автоматическом режиме, и сотрудники освободятся от рутинного труда по сверке и сведению воедино числовых данных.
- Надежность хранения информации и исключение дезинформации. Любые внесенные изменения сразу же отражаются в BI, и возможность потери сведений, как это бывает с бумажными документами или файлами на личном компьютере, исключена. Моментальная синхронизация позволяет получить свежие результаты в любом разрезе – по продуктам, подразделениям, временным периодам и пр.
- Доступ к отчетности для идентифицированных пользователей. Руководитель компании или другой сотрудник, имеющий право на просмотр сводных сведений, может запросить отчет по интересующему его вопросу и сразу же получить эти данные.
Стратегическое значение BI-системы состоит в том, что она обнаруживает слабые стороны бизнеса и находит точки роста. Тем самым данный инструмент повышает эффективность деятельности коммерческой организации, ее конкурентоспособность.
Функциональные возможности систем бизнес-аналитики
- Администрирование
Это включает в себя общую настройку системы, управление ее функциональностью, а также контроль учетных записей и определение прав доступа к информации.
- Визуализация данных
Как уже было сказано, визуализация позволяет представить информацию в более наглядном виде благодаря использованию диаграмм и других средств инфографики.
- Импорт/экспорт данных
Функция импорта дает возможность загружать данные из других файловых форматов, а экспорт представляет собой преобразование итогового отчета в выбранный тип файла с целью его последующего использования на другом компьютере.
- Многопользовательский доступ
В этом случае в информационной системе бизнес-аналитики могут одновременно работать несколько пользователей, причем у каждого есть свои права доступа к функционалу и к отдельным категориям данных.
Источник: shutterstock.com
- Наличие API
Сейчас часто возникает необходимость обеспечить автоматическую передачу данных из одной программы в другую, к примеру связать СRM (систему управления взаимоотношениями с клиентами) с системой БУ (бухгалтерского учета). Такие задачи решаются с помощью прикладных программных интерфейсов (API – application programming interface). API обеспечивают взаимодействие различных видов ПО и интеграцию их в единую систему.
- Нерегламентированная отчетность
В отличие от стандартных отчетов, создаваемых системой в автоматическом режиме, порой возникает потребность в специфической, нерегламентированной отчетности, параметры которой задаются вручную исходя из характера требуемой информации, но обработку данных, разумеется, осуществляет business intelligence.
- Отчетность и аналитика
BI-системы обладают продвинутыми настройками, позволяющими получать систематизированные и визуализированные отчетные данные, на основе которых идет бизнес-планирование.
- Панели мониторинга
Эти функции, обозначаемые английским словом dashboards («дашборд»), дают возможность визуализировать числовые данные, а также выходить на итоговые показатели, имеющие наибольшее значение.
Источник: shutterstock.com
- Продвинутая отчетность
Благодаря подобной функции становится возможной точная настройка формы и даже внешнего вида отчета, причем навыков программирования здесь не требуется.
- Регулярная отчетность
Эта отчетность делается на постоянной основе с заданной периодичностью, и, как правило, она отражает ключевые бизнес-процессы компании.
- Сбалансированная система показателей (BSC)
Сбалансированная система показателей (англ. balanced scorecards, BSC) является одновременно элементом стандартной отчетности и инструментом стратегического управления результативностью бизнеса
- Экспорт отчетов
Обычно система предлагает на выбор несколько вариантов, в каком программном виде сохранить созданный отчет.
- Аналитика самообслуживания
Благодаря таким функциям упрощается работа со сложными аналитическими инструментами, что актуально для специалистов, не относящихся к ИТ-сфере. Соответственно, работать с интерфейсом системы способен даже рядовой сотрудник, не владеющий навыками программирования.
Читайте также! Бизнес-процессы отдела продаж и их описание
Этапы внедрения систем бизнес-аналитики
Полное внедрение BI-системы занимает достаточно продолжительный период – несколько месяцев, а порой даже лет. На это время необходима организационная и техническая поддержка со стороны компании-разработчика программного продукта.
Ключевую роль в запуске и отладке системы играет BI-аналитик, который проектирует общую архитектуру, контролирует процессы, а также настраивает алгоритмы обработки данных.
Сам процесс внедрения BI-системы включает в себя несколько этапов, к наиболее значимым из которых относятся:
- Определение основной цели системы бизнес-аналитики и исходных требований. Заказчики объясняют разработчикам, что именно им нужно: какие характеристики бизнес-процессов должны отслеживаться, какова предпочтительная форма итоговых отчетов. При этом сбор требований может идти внутри организации по цепочке: от потребностей руководителей до потребностей рядовых сотрудников, которые будут работать с системой.
- Определение круга необходимых данных. BI-аналитик совместно с пользователями создает общий алгоритм, входным элементом которого являются первоначальные сведения.
- Определение источников данных. Следующий шаг – выяснение возможностей интеграции в BI-систему имеющихся программных средств, где содержатся текущие сведения (CRM, сервис управленческого учета, бухгалтерские программы и т. п.). Необходимо обеспечить автоматический обмен данными между этими инструментами.
Источник: shutterstock.com
- Выбор BI-системы. Сейчас ассортимент представленных на рынке продуктов велик, и нужно принимать во внимание все значимые факторы.
- Приобретение и настройка системы. Прежде всего решаются технические вопросы: создание хранилища данных, интеграция в систему других программ, выступающих в качестве источников информации, проектирование пользовательских интерфейсов, выбор стандартизированных форм отчетов, составление списка пользователей и определение прав доступа каждого из них.
- Тестирование BI-системы. Это можно произвести разными путями: привлечь тестировщиков либо опробовать систему с участием будущих пользователей. В рамках тестовых процедур проверяется действенность алгоритмов сбора и обработки данных, корректность форм отчетов. При необходимости вносятся изменения в настройки.
- Обучение пользователей. Крайне важно выделить ресурсы для этого этапа, иначе система долгое время не будет действовать в полноценном режиме. Формы обучения могут быть самые разнообразные: обучающие программы и пособия, учебные видеоролики, вебинары и пр.
После внедрения BI-система не сразу выходит на максимум своих возможностей: необходимо определенное время, чтобы пользователи привыкли к ней, накопился массив данных, достаточный для взвешенных выводов. BI-аналитики должны помогать сотрудникам осваивать программу, вносить коррективы при появлении проблем и новых требований. В итоге вся текущая деятельность компании будет адекватно отражаться в отчетных материалах и дашбордах.
Тренды и перспективы развития систем бизнес-аналитики
Появление ABI-систем
Augmented business intelligence (ABI) – это новая ступень в развитии систем бизнес-аналитики. Подобные системы, в название которых добавлено слово augmented (расширенный), качественно отличаются от обычных BI продуктивным использованием передовых технологий: искусственный интеллект, машинное обучение и виртуальная реальность.
В augmented business intelligence искусственный интеллект не только занимается сбором, извлечением, преобразованием и анализом исторических данных, но и способен выдавать прогнозы, опираясь на выделенные тенденции. Соответственно, речь идет о предикативной (предсказательной) аналитике. Преимуществом являются и более совершенные средства визуализации, включая VR.
К факторам, определяющим закономерность преобразования традиционных BI-систем в ABI, следует отнести:
- Увеличение объема данных. В этом отношении комплексы бизнес-аналитики ABI обладают более высокой производительностью и возможностями взаимодействия с системами больших данных.
- Повышение потребности в аналитике на разных уровнях. В современных условиях обычные менеджеры, не говоря уже о руководителях подразделений, активно используют аналитические материалы, чтобы найти возможности для оптимизации своей деятельности и улучшения показателей. По мере увеличения числа пользователей растут и требования к бизнес-системам.
Сейчас возникает необходимость обработки и неструктурированных данных, и ABI способны решать подобные задачи. Так, следует отметить, что расширенные системы могут работать даже с текстовыми источниками. Весьма актуальным в наши дни вопросом является поиск семантического ядра в интернет-материалах, и ABI обладают подобным функционалом.
Использование self-service BI-систем
Поскольку содержание собственного аналитического отдела не под силу мелкому бизнесу, то работоспособной альтернативой служит применение self-service BI-систем.
Такое название получила методология, которая позволяет формировать собственные отчеты на основе имеющейся информации. При этом упор делается на такие инструменты, которые были бы доступны и обычным пользователям, не обладающим специальными навыками по аналитике.
Источник: shutterstock.com
По оценкам консалтинговой компании Gartner, self-service BI-системы должны включать в себя следующие обязательные элементы:
- Инфраструктуры ИТ, позволяющие выстраивать общую систему сбора данных с единой структурой управления.
- Инструменты платформы, благодаря которым осуществляется хранение, обработка, объединение, поиск и сегментация информации.
- Средства визуализации – программные продукты, дающие возможность представлять отчеты в графическом виде, причем совместимые с разными платформами, включая ПО смартфонов.
- Обеспечение совместного доступа – подключение пользователей к данным и отчетам с градацией прав просмотра информации и внесения в нее изменений.
Достоинства self-service BI-систем:
- Получение доступной и качественной бизнес-аналитики без обращения к дорогим и сложным программным продуктам.
- Возможность самостоятельной доработки форм отчетов силами собственных сотрудников, так чтобы аналитика максимально соответствовала потребностям конкретного предприятия.
Управление качеством данных (MD/DQ)
Одной из тенденций развития бизнес-аналитики в современном мире является расширение возможностей по управлению качеством работы систем – то, что обозначается понятием master data / data quality management.
Прежде всего, качество анализа зависит от полноты и достоверности исходных данных, и этот этап деятельности системы бизнес-аналитики тоже нуждается в постоянной оптимизации. Необходимо улучшать методы сбора информации и подключать новые источники ее получения.
Также нужно вводить элементы контроля за качеством данных, проверять их адекватность и соответствие информации, полученной из разных источников. Для этого разрабатываются новые алгоритмы работы системы.
Топ-5 российских систем бизнес-аналитики
Последние несколько лет самым популярным решением в сфере BI была программа Microsoft Power BI, однако, поскольку корпорация Microsoft присоединялась к санкциям, наложенным странами Запада на РФ, то добавление новых корпоративных пользователей в России стало невозможным. Впрочем, сейчас есть и аналоги Power BI, в том числе отечественные.
Data Yandex Lens
Сайт: datalens.yandex.ru
Сервис бизнес-аналитики от российской компании «Яндекс» – это полноценная BI-система, способная проводить анализ и систематизацию данных, а также создавать графики, диаграммы и другие формы визуализации.
Программа работает с разными источниками данных. Бесспорным преимуществом является простота и бесплатность – российским пользователям достаточно зарегистрироваться или ввести «Яндекс ID».
«Форсайт»
Сайт: fsight.ru
Это программный комплекс, способный действовать в многозадачном режиме: сбор данных из разных источников, их обработка, формирование отчетов, создание дашбордов. Система обладает приятным интерфейсом и гибкими возможностями настройки.
Дополнительным плюсом платформы можно назвать то, что она доступна в разных версиях: настольная, веб и мобильное приложение.
Polymatica
Сайт: polymatica.ru
Этот сервис предназначен для всесторонней работы с бизнес-информацией. Программа снабжена алгоритмами машинного обучения, что дает возможность анализировать большие объемы данных с максимальной скоростью. Разумеется, есть функции формирования отчетов и создания дашбордов в режиме реального времени.
«Полиматика» позволяет осуществлять четыре направления аналитики: описательные, исследовательские, прогнозные и перспективные проекты. С учетом наличия шаблонов и удобного интерфейса с программой справится даже пользователь, не имеющий навыков работы в сфере Data Science.
Modus Bl
Сайт: hmodusbi.ru
Комплексное решение для ведения аналитики в любой сфере деятельности. В платформу интегрированы разнообразные инструменты, благодаря которым выделяются тренды, создаются отчеты, в том числе в графической форме.
Modus, по сути, представляет собой конструктор с гибкими настройками, а также распределением ролей и прав доступа к хранящимся в системе данным. Программа оснащена большой библиотекой с интеграциями, что обеспечивает получение информации из разных видов источников.
Visiology
Сайт: visiology.su
По своим целям эта система бизнес-аналитики заточена под нужды крупных компаний, и она дает широкие возможности по работе с данными. Предусмотрена возможность обучения персонала навыкам работы с программой. В Visiology любой пользователь может легко и быстро формировать интерактивные доски и отчеты.
Платформа подключается ко всем популярным источникам данных. Еще необходимо отметить простой интерфейс и широкие настройки.
Часто задаваемые вопросы о системах бизнес-аналитики
Как определить, что пора внедрять систему BI?
Признаки того, что назрела необходимость в разработке системы бизнес-аналитики:
- накопление большого объема отчетных данных в разнородной форме – в разрозненных файлах, отдельных программах, не связанных в единое целое;
- отсутствие единой точки зрения среди руководства по поводу стратегии развития компании из-за противоречивых аналитических отчетов, исходящих от разных подразделений;
- серьезные задержки, связанные с подготовкой отчетной документации;
- сбои в бизнес-процессах;
- желание выйти на новый уровень качества и скорости принятия управленческих решений.
BI отличаются от других информационных систем набором функциональных возможностей.
Как можно сэкономить в сфере систем бизнес-аналитики?
Прежде всего – это максимальное использование бесплатных инструментов. Начните с базового набора, и вполне возможно, что его окажется достаточно для анализа текущей деятельности организации. В последующем будет несложно подключить дополнительные инструменты, если выяснится, что они необходимы.
С другой стороны, размер платы обычно напрямую зависит от числа пользователей, поэтому нужно ограничить список тех, кто будет работать в системе, – аналитики, руководители подразделений, технические специалисты.
Какие проблемы наиболее типичны при внедрении BI?
Действительно, не всегда приобретение системы приносит положительный эффект, и чаще всего сложности возникают из-за следующих обстоятельств:
- неполноты и недостоверности исходных данных. В этом отношении целесообразно прививать своим сотрудникам общую культуру управления данными (data management), чтобы они ответственное подходили к заполнению документации;
- непонимания персоналом целей внедрения бизнес-аналитики – соответственно, возможности системы используются в минимальной степени;
- низкой вовлеченности в проект тех, кто за него отвечает, в первую очередь руководителей подразделений;
- отсутствия штатного сотрудника, занимающегося обработкой аналитических данных;
- неправильного выбора системы BI – приобретения слишком сложной или, наоборот, недостаточно функциональной конфигурации;
- несогласованности в требованиях к форме отчетов, виду дашбордов и другим ключевым характеристикам.
В целом развитие систем бизнес-аналитики идет очень быстро, и из разряда сложных технологических новинок они превращаются в стандартный инструмент ведения коммерческой деятельности. Как видите, выбор велик, и есть доступные решения даже для небольших компаний с возможностями последующего расширения системы.