Что собой представляют системы бизнес-аналитики

Business Intelligence представляют собой набор программ и инструментов, предназначенных для сбора и анализа информации о компании. BI-система имеет практическую ценность в том смысле, что с ее помощью оптимизируются рабочие процессы, чтобы добиться максимально эффективного распределения ресурсов, снижения затрат и увеличения прибыли.

Например, отдел закупок анализирует заказы, поступающие от различных подразделений фирмы, и заранее планирует расходы, создавая запасы по наиболее важным позициям. Для коммерческого отдела BI-система дает возможность сопоставлять маржинальность товаров, исходя из чего и строится стратегия продаж.

BI-система бизнес-аналитики предприятия использует информацию из разных источников: рабочие базы данных, веб-сервисы, внешние архивы и пр. Далее производится обработка сведений, выделяются закономерности и делаются выводы, на основании которых принимаются управленческие решения.

Источник: shutterstock.com

Деятельность BI-систем включает в себя три базовых процесса:

BI-системы обладают гибкими настройками, позволяющими создавать отчеты для различных целей. К примеру, это зависит от того, кому и для чего понадобился анализ, за какой период и по каким характеристикам.

Читайте также! Удаленное управление бизнес-процессами: правила и особенности внедрения

Пример работы системы бизнес-аналитики предприятия

Разберем на конкретном примере, как действует система бизнес-аналитики предприятия. Представим, что поставлена задача выявить самый эффективный канал реализации отельного вида продукции.

Порядок работы:

Программа BI выдаст готовый результат, и на выполнение подобной работы уйдет минимум времени.

Также можно спроектировать дашборд, представляющий собой интерактивную панель, где собраны аналитические данные в графическом виде. Здесь тоже есть разнообразные настройки, позволяющие использовать различные формы визуализации.

К примеру, если дашборд предназначен для клиентского отдела, то там целесообразна сегментация покупателей по полу, возрасту, сумме и частоте покупок, наличию отзывов и т. п. Для отдела маркетинга задаются другие параметры, например стоимость привлечения клиентов, ROI (return on investment – коэффициент рентабельности инвестиций), уровень конверсии (всей воронки продаж и каждого этапа в отдельности). Дашборд, созданный для отдела продаж, может включать финансовые результаты по периодам, по каналам реализации, по категориям товаров и услуг и пр.

Источник: shutterstock.com

В случае с дашбордами можно выделить две стороны участников:

Зачем внедрять системы бизнес-аналитики

BI-систему можно заточить под нужды любого бизнеса, однако в реальности к этому инструменту обращаются далеко не все компании. Чаще всего исходным фактором для внедрения BI-системы на предприятии становятся следующие ситуации:

Читайте также! Описание бизнес-процессов: правила и способы

Преимущества и недостатки систем бизнес-аналитики

Безусловно, BI-системы приносят ощутимую пользу, и полноценное стратегическое планирование крупной компании без них трудноосуществимо. Правда, у подобных программ есть и определенные недостатки, о которых тоже следует знать:

• Высокая стоимость. При этом нужно учитывать, что потребуются как капитальные затраты (на внедрение системы), так и операционные (на сопровождение, масштабирование). Поэтому отдельная статья расходов на BI-системы должна быть предусмотрена. Если для большой корпорации такая задача вполне по силам, то мелким фирмам имеет смысл рассмотреть альтернативные варианты – более простые и бюджетные конфигураторы отчетов.
• Сложность работы с системой. Поскольку BI-системой будут пользоваться не только аналитики, но и другие сотрудники, то для них понадобится специальное обучение возможностям системы, основам работы с интерфейсом и пр. Поэтому уже на стадии выбора рекомендуется сравнить несколько систем на предмет легкости освоения.
• Отсутствие практического результата при неправильном использовании возможностей системы. Не стоит ожидать, что после приобретения BI дела компании сразу пойдут в гору. Аналитические данные лишь служат подспорьем при принятии решений, но сами решения инициируются руководством, и если оно не прислушивается к мнению аналитиков, то и пользы от BI-системы не будет.

Нужно заметить, что недостатки программ business intelligence проявляются вследствие неверного выбора или использования продуктов.

Выделим и преимущества:

• Удобство хранения и обработки информации. BI-системы способны выступать в качестве единого аналитического центра, куда стекаются все сведения из разных источников и подвергаются обработке.
• Экономия рабочего времени. После настройки система бизнес-аналитики BI будет действовать в автоматическом режиме, и сотрудники освободятся от рутинного труда по сверке и сведению воедино числовых данных.
• Надежность хранения информации и исключение дезинформации. Любые внесенные изменения сразу же отражаются в BI, и возможность потери сведений, как это бывает с бумажными документами или файлами на личном компьютере, исключена. Моментальная синхронизация позволяет получить свежие результаты в любом разрезе – по продуктам, подразделениям, временным периодам и пр.
• Доступ к отчетности для идентифицированных пользователей. Руководитель компании или другой сотрудник, имеющий право на просмотр сводных сведений, может запросить отчет по интересующему его вопросу и сразу же получить эти данные.

Функциональные возможности систем бизнес-аналитики

Читайте также! Бизнес-процессы отдела продаж и их описание

Этапы внедрения систем бизнес-аналитики

Полное внедрение BI-системы занимает достаточно продолжительный период – несколько месяцев, а порой даже лет. На это время необходима организационная и техническая поддержка со стороны компании-разработчика программного продукта.

Сам процесс внедрения BI-системы включает в себя несколько этапов, к наиболее значимым из которых относятся:

После внедрения BI-система не сразу выходит на максимум своих возможностей: необходимо определенное время, чтобы пользователи привыкли к ней, накопился массив данных, достаточный для взвешенных выводов. BI-аналитики должны помогать сотрудникам осваивать программу, вносить коррективы при появлении проблем и новых требований. В итоге вся текущая деятельность компании будет адекватно отражаться в отчетных материалах и дашбордах.

Тренды и перспективы развития систем бизнес-аналитики

Появление ABI-систем

Augmented business intelligence (ABI) – это новая ступень в развитии систем бизнес-аналитики. Подобные системы, в название которых добавлено слово augmented (расширенный), качественно отличаются от обычных BI продуктивным использованием передовых технологий: искусственный интеллект, машинное обучение и виртуальная реальность.

В augmented business intelligence искусственный интеллект не только занимается сбором, извлечением, преобразованием и анализом исторических данных, но и способен выдавать прогнозы, опираясь на выделенные тенденции. Соответственно, речь идет о предикативной (предсказательной) аналитике. Преимуществом являются и более совершенные средства визуализации, включая VR.

К факторам, определяющим закономерность преобразования традиционных BI-систем в ABI, следует отнести:

Сейчас возникает необходимость обработки и неструктурированных данных, и ABI способны решать подобные задачи. Так, следует отметить, что расширенные системы могут работать даже с текстовыми источниками. Весьма актуальным в наши дни вопросом является поиск семантического ядра в интернет-материалах, и ABI обладают подобным функционалом.

Использование self-service BI-систем

Поскольку содержание собственного аналитического отдела не под силу мелкому бизнесу, то работоспособной альтернативой служит применение self-service BI-систем.

Такое название получила методология, которая позволяет формировать собственные отчеты на основе имеющейся информации. При этом упор делается на такие инструменты, которые были бы доступны и обычным пользователям, не обладающим специальными навыками по аналитике.

Источник: shutterstock.com

По оценкам консалтинговой компании Gartner, self-service BI-системы должны включать в себя следующие обязательные элементы:

• Инфраструктуры ИТ, позволяющие выстраивать общую систему сбора данных с единой структурой управления.
• Инструменты платформы, благодаря которым осуществляется хранение, обработка, объединение, поиск и сегментация информации.
• Средства визуализации – программные продукты, дающие возможность представлять отчеты в графическом виде, причем совместимые с разными платформами, включая ПО смартфонов.
• Обеспечение совместного доступа – подключение пользователей к данным и отчетам с градацией прав просмотра информации и внесения в нее изменений.

Достоинства self-service BI-систем:

• Получение доступной и качественной бизнес-аналитики без обращения к дорогим и сложным программным продуктам.
• Возможность самостоятельной доработки форм отчетов силами собственных сотрудников, так чтобы аналитика максимально соответствовала потребностям конкретного предприятия.

Управление качеством данных (MD/DQ)

Одной из тенденций развития бизнес-аналитики в современном мире является расширение возможностей по управлению качеством работы систем – то, что обозначается понятием master data / data quality management.

Прежде всего, качество анализа зависит от полноты и достоверности исходных данных, и этот этап деятельности системы бизнес-аналитики тоже нуждается в постоянной оптимизации. Необходимо улучшать методы сбора информации и подключать новые источники ее получения.

Также нужно вводить элементы контроля за качеством данных, проверять их адекватность и соответствие информации, полученной из разных источников. Для этого разрабатываются новые алгоритмы работы системы.

Топ-5 российских систем бизнес-аналитики

Последние несколько лет самым популярным решением в сфере BI была программа Microsoft Power BI, однако, поскольку корпорация Microsoft присоединялась к санкциям, наложенным странами Запада на РФ, то добавление новых корпоративных пользователей в России стало невозможным. Впрочем, сейчас есть и аналоги Power BI, в том числе отечественные.

Data Yandex Lens

Сайт: datalens.yandex.ru

Сервис бизнес-аналитики от российской компании «Яндекс» – это полноценная BI-система, способная проводить анализ и систематизацию данных, а также создавать графики, диаграммы и другие формы визуализации.

Программа работает с разными источниками данных. Бесспорным преимуществом является простота и бесплатность – российским пользователям достаточно зарегистрироваться или ввести «Яндекс ID».

«Форсайт»

Сайт: fsight.ru

Это программный комплекс, способный действовать в многозадачном режиме: сбор данных из разных источников, их обработка, формирование отчетов, создание дашбордов. Система обладает приятным интерфейсом и гибкими возможностями настройки.

Дополнительным плюсом платформы можно назвать то, что она доступна в разных версиях: настольная, веб и мобильное приложение.

Polymatica

Сайт: polymatica.ru

Этот сервис предназначен для всесторонней работы с бизнес-информацией. Программа снабжена алгоритмами машинного обучения, что дает возможность анализировать большие объемы данных с максимальной скоростью. Разумеется, есть функции формирования отчетов и создания дашбордов в режиме реального времени.

 «Полиматика» позволяет осуществлять четыре направления аналитики: описательные, исследовательские, прогнозные и перспективные проекты. С учетом наличия шаблонов и удобного интерфейса с программой справится даже пользователь, не имеющий навыков работы в сфере Data Science.

Modus Bl

Сайт: hmodusbi.ru

Комплексное решение для ведения аналитики в любой сфере деятельности. В платформу интегрированы разнообразные инструменты, благодаря которым выделяются тренды, создаются отчеты, в том числе в графической форме.

Modus, по сути, представляет собой конструктор с гибкими настройками, а также распределением ролей и прав доступа к хранящимся в системе данным. Программа оснащена большой библиотекой с интеграциями, что обеспечивает получение информации из разных видов источников.

Visiology

Сайт: visiology.su

По своим целям эта система бизнес-аналитики заточена под нужды крупных компаний, и она дает широкие возможности по работе с данными. Предусмотрена возможность обучения персонала навыкам работы с программой. В Visiology любой пользователь может легко и быстро формировать интерактивные доски и отчеты.

Платформа подключается ко всем популярным источникам данных. Еще необходимо отметить простой интерфейс и широкие настройки.

Часто задаваемые вопросы о системах бизнес-аналитики

Как определить, что пора внедрять систему BI?

Признаки того, что назрела необходимость в разработке системы бизнес-аналитики:

• накопление большого объема отчетных данных в разнородной форме – в разрозненных файлах, отдельных программах, не связанных в единое целое;
• отсутствие единой точки зрения среди руководства по поводу стратегии развития компании из-за противоречивых аналитических отчетов, исходящих от разных подразделений;
• серьезные задержки, связанные с подготовкой отчетной документации;
• сбои в бизнес-процессах;
• желание выйти на новый уровень качества и скорости принятия управленческих решений.

BI отличаются от других информационных систем набором функциональных возможностей.

Как можно сэкономить в сфере систем бизнес-аналитики?

Прежде всего – это максимальное использование бесплатных инструментов. Начните с базового набора, и вполне возможно, что его окажется достаточно для анализа текущей деятельности организации. В последующем будет несложно подключить дополнительные инструменты, если выяснится, что они необходимы.

С другой стороны, размер платы обычно напрямую зависит от числа пользователей, поэтому нужно ограничить список тех, кто будет работать в системе, – аналитики, руководители подразделений, технические специалисты.

Какие проблемы наиболее типичны при внедрении BI?

Действительно, не всегда приобретение системы приносит положительный эффект, и чаще всего сложности возникают из-за следующих обстоятельств:

• неполноты и недостоверности исходных данных. В этом отношении целесообразно прививать своим сотрудникам общую культуру управления данными (data management), чтобы они ответственное подходили к заполнению документации;
• непонимания персоналом целей внедрения бизнес-аналитики – соответственно, возможности системы используются в минимальной степени;
• низкой вовлеченности в проект тех, кто за него отвечает, в первую очередь руководителей подразделений;
• отсутствия штатного сотрудника, занимающегося обработкой аналитических данных;
• неправильного выбора системы BI – приобретения слишком сложной или, наоборот, недостаточно функциональной конфигурации;
• несогласованности в требованиях к форме отчетов, виду дашбордов и другим ключевым характеристикам.

В целом развитие систем бизнес-аналитики идет очень быстро, и из разряда сложных технологических новинок они превращаются в стандартный инструмент ведения коммерческой деятельности. Как видите, выбор велик, и есть доступные решения даже для небольших компаний с возможностями последующего расширения системы.