Понятие и задачи самоменеджмента

В современном мире настоящий капитал – это вовсе не финансы или влиятельные знакомства, а бесценный ресурс времени. То, как вы умеете им распоряжаться и направлять на достижение значимых целей, напрямую определяет ваш будущий успех и профессиональный рост.

Самоменеджмент можно представить как продуманную систему разнообразных подходов и практических инструментов, которые человек использует для того, чтобы максимально эффективно распоряжаться своим временем и другими ресурсами.

Источник: onlyyouqj / freepik.com

Это мощный инструмент для личностного роста и саморазвития, который помогает человеку лучше управлять собой и достигать желаемых результатов.

При этом эффективное самоуправление опирается на три важных составляющих: особенности личности человека, включая его генетические данные и индивидуальные качества; способность организовывать пространство вокруг себя, включая работу с идеями, предметами и людьми; а также умение выстраивать отношения в социуме и управлять социальными процессами.

Такой комплексный подход позволяет человеку развиваться гармонично и достигать поставленных целей.

Каждому человеку, независимо от должности, важно научиться:

Этот инструмент самоорганизации полезен всем, кто хочет оптимизировать использование своего времени и повысить результативность. Его принципы должны стать естественной частью жизни, для чего требуется систематическая работа над собой и развитие навыков логического мышления.

Ключевые принципы самоменеджмента:

• определение четких и достижимых целей;
• создание мысленного образа желаемого результата (успеха, благосостояния, здоровья);
• стремительное начало действий по методу «больших скачков»;
• уверенность в собственных силах;
• фокусировка на главных целях, отбрасывая второстепенное;
• развитие самоконтроля, даже при первых неудачах.

Он позволяет выстроить правильный баланс между работой и отдыхом, способствует карьерному росту и улучшению профессиональных результатов. При этом повышается квалификация, развиваются личные качества, формируется позитивный имидж как в глазах начальства, так и потенциальных работодателей.

Виды самоменеджмента

Функции самоменеджмента можно рассматривать с разных точек зрения, выделяя различные его виды:

По типу организационных структур

В зависимости от организационной структуры различают три основных направления:

• вертикальное, предполагающее движение вверх или вниз по карьерной лестнице;
• горизонтальное, направленное на расширение управленческих и социальных функций;
• стабилизирующее, нацеленное на поддержание и оптимизацию достигнутых результатов.

Источник: Unseen Studio / unsplash.com

На основании используемых инструментов

Самоменеджмент может принимать различные формы ориентации:

• экономическую;
• манипулятивную;
• статусную;
• карьерную;
• инновационную и т. д.

По способу воздействия на СМ-процессы

Выделяются три варианта:

• контролируемый, при котором человек способен оперативно оценивать и корректировать свои действия;
• управляемый, предполагающий полный контроль над ситуацией, включающий планирование, мотивацию, стимулирование и корректировку;
• неконтролируемый самоменеджмент – это спонтанные и часто противоречивые решения.

Особенно эффективным считается управляемый самоменеджмент, поскольку он позволяет комплексно подходить к достижению целей: от планирования до выбора инструментов влияния и своевременной корректировки действий на всех этапах.

По типу ориентационных установок

В зависимости от установок самоменеджмент можно разделить на три типа.

На основе результатов деятельности

Когда самоменеджмент организован правильно, он показывает превосходные результаты и получает признание общества. Это мощный инструмент для решения задач любой сложности, который позволяет действовать системно и даже развивать высокую интенсивность работы с нарастающей нагрузкой.

При этом неэффективный самоменеджмент не позволяет справиться даже с простыми задачами в минимальные сроки независимо от уровня сложности.

Принципы самоменеджмента

Определение личной миссии

Когда работа приносит удовольствие, легко увлечься и начать тратить на нее большую часть времени, забывая об отдыхе, спорте, общении с близкими и личной жизни.

Создание четкой личной миссии помогает определить приоритеты и правильно выбрать цели.

Источник: freepik / freepik.com

Для достижения эффективных результатов в самоменеджменте важно установить долгосрочные цели на перспективу 10-20 лет. Эти цели станут фундаментом трех основных направлений вашей жизни.

Для формирования личной миссии необходимо:

• Выявить свои главные ценности.
• Сформировать представление об идеальном дне.
• Определить свое индивидуальное предназначение.

Сформулированная личная миссия позволит организовать все виды деятельности в соответствии с поставленными целями. Когда все приоритеты расставлены, включая время на отдых, спорт и семью, управлять собой становится значительно проще.

Выработка привычек

Формирование привычек является фундаментальной основой самоменеджмента. Когда определенные действия становятся рутиной, мы экономим драгоценное время на обдумывание и принятие решений, поскольку привычные задачи выполняются автоматически, освобождая ресурсы для более важных занятий.

Читайте также! Корпоративный стандарт компании: задачи, разработка и частые ошибки

Представьте, что некоторые рабочие процессы или элементы здорового образа жизни уже стали вашей второй натурой: утренняя пробежка или проверка почты в определенное время происходят словно сами собой, без дополнительных усилий.

Чтобы выработать новую привычку, начните с малого. К примеру, запланируйте еженедельные визиты в фитнес-центр после работы. Достаточно будет 15-минутной самостоятельной разминки, которая не только зарядит энергией, но и поможет поддерживать хорошую физическую форму.

Создание ритуалов

Для закрепления полезной привычки важно создать вокруг нее определенный ритуал — последовательность действий, которые будут ее сопровождать. Например, если вы решили бегать по выходным в парке, ваш ритуал может включать:

• Заранее выбранный маршрут до ближайшего парка.
• Прослушивание любимой музыки во время пробежки.
• Короткий отдых после физической активности с просмотром новостей в социальных сетях.

Объединяя новую привычку с приятными занятиями, вы значительно ускоряете процесс ее формирования и повышаете шансы на то, что она останется с вами надолго.

Источник: freepik / freepik.com

Особое значение имеют утренние ритуалы — они задают правильный тон всему дню. Регулярные утренние действия способны наполнить день позитивом и радостью.

Попробуйте начать свой день с полезной привычки, например ведения дневника. Это не только структурирует ваши мысли, но и создаст отличное настроение на весь предстоящий день.

Фокус на главном — залог успеха в самоменеджменте

Распыление внимания между множеством задач неизбежно приводит к снижению качества их выполнения.

Хотя стратегическое планирование традиционно считается прерогативой владельцев бизнеса, процесс самоменеджмента каждого человека должен включать стратегическое мышление в управлении собственной жизнью.

Оптимальная стратегия — выбирать одну главную цель или задачу на день и направлять все силы на ее достижение. Альтернативный подход — определить задачу, которая, будучи решенной, поможет справиться с несколькими другими пунктами из вашего списка или даже сделает их выполнение ненужным.

Читайте также! Отказ в увольнении: что делать

Правильная подготовка — ключ к успешному выполнению любой задачи

Как отмечал Авраам Линкольн, если на то, чтобы срубить дерево, дали 6 часов, он бы потратил первые четыре на то, чтобы заточить топор.

В современном контексте это означает тщательную подготовку ко всем аспектам деятельности — будь то рабочие процессы или планирование отдыха. Важно, чтобы поставленные задачи были реалистичными и достижимыми (скажем, чтение одной книги в месяц).

Успех обеспечивается концентрацией на ключевых элементах, способствующих достижению цели и реализации личной миссии. Подготовка включает четкое планирование действий, организацию необходимых ресурсов, устранение возможных препятствий и определение временных рамок.

Такой подход позволяет не только эффективно решать поставленные задачи, но и сохранять энергию для других важных аспектов жизни.

Искусство отказа — важнейший навык

Умение говорить «нет» позволяет значительно повысить эффективность управления собственным временем и ресурсами.

Не стоит пытаться быть всезнающим и бросаться помогать каждому — это лишь распыляет ваши силы и время. Честный отказ часто более продуктивен, чем пустые обещания разобраться и выполнить просьбу.

Да, отказывать бывает непросто, но это позволяет сохранить драгоценное время, сфокусироваться на приоритетных задачах, избежать перегрузки и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Этапы самоменеджмента

Этап 1. Четкое определение целей

Самоменеджмент руководителя важен для анализа ситуации и определения вектора развития организации.

При постановке целей необходимо соблюдать несколько ключевых принципов. Цели должны быть гибкими, формулировки – конкретными, задачи – реалистичными. Важно учитывать взаимосвязь между различными целями. Перед постановкой цели критически важно провести честный анализ собственных возможностей.

Неадекватная оценка своих сил может привести к двум сценариям:

Источник: Vitaly Gariev / unsplash.com

Особое значение имеет установка четких временных рамок. Без конкретизации сроков задачи превращаются в размытые обещания, которые постоянно откладываются на неопределенное будущее.

Этап 2. Организация работы

Планирование действий — это создание четкого расписания, где каждой задаче отведено конкретное время. При этом существует два подхода к распределению временных ресурсов:

• максимальное использование всего доступного времени;
• достижение целей в кратчайшие сроки.

Время, потраченное на планирование, окупается при выполнении задач. Важно уметь различать приоритетные и второстепенные задачи. План должен фиксировать не только действия, но и ожидаемые результаты, что мотивирует на достижение целей.

Грамотный график должен быть гибким, чтобы учитывать непредвиденные обстоятельства. Помимо краткосрочных задач, следует включать в расписание долгосрочные стратегические цели. Такой подход помогает рационально использовать время, избегать перегрузок и поддерживать баланс между срочными и важными задачами.

Читайте также! Мотивация продавцов: виды, методы, инструменты

Этап 3. Определение приоритетности задач

Многие руководители сталкиваются с проблемой распыления внимания на множество мелких дел, которые не приносят существенного результата. Такой подход приводит к пустой трате времени и оставлению важных целей без внимания. Существенно, что срочность задачи не всегда равна ее важности.

При планировании необходимо грамотно расставлять приоритеты, упорядочивая цели по степени их значимости. Это позволяет сосредоточиться на действительно важных задачах и достигать максимального результата.

Используя этот принцип при выполнении задач в порядке их приоритетности, можно существенно оптимизировать рабочий процесс и избежать нерационального использования времени.

Этап 4. Оптимизация рабочего графика

Это процесс, требующий применения метода самоменеджмента АВС. Первым шагом является составление полного списка задач на определенный период. После этого каждая задача оценивается по значимости и получает соответствующий номер в списке. Все задачи делятся на три основные категории:

• Категория А включает 15 % самых важных дел.
• Категория В охватывает 20 % существенных задач, подходящих для делегирования.
• Категория С содержит 65 % дел, которые рекомендуется передать подчиненным.

После распределения задач по категориям необходимо сравнить черновой график с предполагаемыми временными затратами на каждую задачу. На этом этапе производится корректировка расписания. Особое внимание следует уделять задачам категории А, так как они имеют наибольшее значение.

Источник: pressfoto / freepik.com

Для более эффективного распределения времени рекомендуется также использовать классификацию задач по критериям срочности и важности. Это поможет создать оптимальный график работы и избежать перегрузки.

Техники самоменеджмента

Техника 1. «Цель – средство – результат – пустое»

Это эффективный инструмент для организации ваших действий. Она помогает структурировать жизненные задачи на четыре основные категории, что способствует развитию целеустремленности и организованности.

Для применения техники возьмите лист бумаги формата А4 и создайте таблицу с четырьмя колонками: «Цель», «Средство», «Результат» и «Пустое».

В колонку «Цель» записывайте важнейшие события и достижения, к которым стремитесь. Формулировки должны быть конкретными, с указанием сроков, дат и измеримых показателей.

В разделе «Средство» укажите инструменты для достижения поставленных целей. Например, для увеличения дохода это может быть повышение квалификации или оптимизация рабочего процесса.

«Результат» — это значимые события, которые не являются ни целью, ни средством.

В последней колонке «Пустое» фиксируйте действия, не приносящие пользы:

• бесцельное общение;
• просмотр спортивных событий;
• бесполезное времяпрепровождение в Интернете;
• участие в политических спорах или занятие псевдонаучной деятельностью.

Техника 2. «Иерархия планов»

Этот метод управления собой представляет собой продуманную систему, но требует внимательного и тщательного применения. Особенно эффективным подобный профессиональный самоменеджмент окажется для людей, которые:

• ведут динамичный образ жизни, насыщенный различными событиями и проектами;
• заранее продумывают свои действия как на ближайшую перспективу, так и на далекое будущее;
• любят выстраивать логические последовательности задач и видеть взаимосвязь между различными этапами работы.

Важно фиксировать планы на бумаге, а не в цифровом виде — это делает их более осязаемыми.

Процесс планирования начинается с определения самой масштабной цели на самый длительный период. Допустим, вы хотите достичь свободного владения английским языком за 25 лет.

Затем эта цель разбивается на более мелкие задачи. Первые 5 лет: изучение грамматики и освоение 5000 слов. Следующие 5 лет: расширение словарного запаса до 10000 слов. Последующие 5 лет: длительное проживание в англоязычной стране.

При этом необязательно сразу детализировать все периоды — некоторые можно продумать позже. Главное верить, что краткосрочные планы действительно ведут к достижению долгосрочной цели.

Читайте также! Как работать с клиентами: разбираемся в тонкостях взаимодействия

На самом базовом уровне планирование может включать простые ежедневные задачи, например выучить английские числительные от 0 до 100. Такой многоуровневый подход помогает держать под контролем все аспекты жизни и последовательно двигаться к намеченным целям.

Техника 3. «Никогда не повторяться»

Это креативный подход к организации повседневных дел, который особенно эффективен для тех, чья жизнь наполнена рутиной.

Суть техники заключается в том, что все свои задачи нужно записывать в блокнот, при этом каждый раз используя новые формулировки. Главное правило — никогда не повторять одинаковые названия для одних и тех же действий.

Например, даже такое привычное действие, как сон, можно описывать по-разному: «восстанавливающий сон», «спокойный сон», «бодрящий сон». При этом не столь важно, насколько эти описания отличаются в реальности, — главное сам принцип творческого подхода к формулировкам.

Источник: Hannah Olinger / unsplash.com

Этот метод не только помогает разнообразить повседневность, но и развивает креативное мышление, заставляя находить новые способы описания привычных действий. Это превращает обычное планирование в увлекательное творческое занятие.

Ошибки самоменеджмента

Брать на себя слишком большую ответственность

Распространенной ошибкой самоменеджмента в работе является взятие на себя чрезмерных обязательств, что приводит к перегрузке. Многие из нас сталкиваются с ситуацией, когда, имея репутацию надежного и компетентного человека, мы вынуждены принимать все новые и новые задачи. При этом далеко не все из них вызывают искренний энтузиазм.

Чтобы избежать перегрузки, необходимо четко определить свои приоритеты: какие задачи действительно важны для вас, а от каких можно отказаться без ущерба для себя и других. Помните, что умение говорить «нет» — это не признак слабости, а показатель осознанного подхода к управлению своим временем и энергией.

Идти привычной колеей

Многие люди живут по накатанной, не выходя за рамки привычного. Кажется, что такой образ жизни обеспечивает стабильность и спокойствие. Однако это иллюзия безопасности — на самом деле человек просто застревает в колее повседневных забот, не оставляя времени на размышления о собственном развитии и улучшении качества жизни.

Даже осознав необходимость перемен, человек часто не может их осуществить из-за силы устоявшихся привычек. Страх перед неизвестным и неуверенность в положительном результате заставляют цепляться за привычную рутину, ведь она кажется более надежным и простым вариантом.

Преодолеть этот барьер бывает непросто — иногда требуется серьезная работа над собой, чтобы решиться на изменения.

Читайте также! Как позвонить руководству: 12 способов связи с ЛПР

Отсутствие работы над собой

Игнорирование развития навыков самоменеджмента может существенно мешать вашей эффективности. Определить собственный уровень в этом деле бывает непросто, но первый шаг к улучшению — это честная оценка своих способностей и признание существующих проблем с организованностью. Признаки отсутствия самоменеджмента:

• беспорядочное хранение вещей;
• выполнение задач без предварительного анализа;
• отсутствие системы приоритизации дел.

Отсутствие личного самоменеджмента неизбежно приводит к снижению продуктивности. Однако, работая над улучшением организованности и самодисциплины, можно значительно повысить эффективность, выполняя привычный объем работы с меньшими затратами сил и времени.

Принимать неправильные решения

В моменты кризиса мы часто выбираем стратегии поведения, которые только усиливают существующие проблемы, не решая их.

Рассмотрим основные деструктивные подходы:

• Вместо того чтобы признать свою роль в сложившейся ситуации, мы склонны обвинять окружающих или внешние обстоятельства. Такой подход мешает конструктивному решению проблем и развитию личной эффективности.
• Игнорирование накопившихся задач может показаться легким решением, но это лишь временная иллюзия. Незавершенные дела имеют свойство накапливаться, создавая еще более сложную ситуацию в будущем.

Источник: Elisa Ventur / unsplash.com

• Использование алкоголя для временного облегчения стресса может дать краткосрочное облегчение, но неизбежно приводит к ухудшению ситуации. Это создает замкнутый круг, где проблемы только усугубляются.
• Несбалансированное питание наносит серьезный ущерб физическому здоровью. Дефицит необходимых питательных веществ приводит к ухудшению самочувствия и может стать причиной серьезных заболеваний, требующих длительного и дорогостоящего лечения.

Часто задаваемые вопросы о самоменеджменте

Для кого важен самоменеджмент?

Самоменеджмент — это универсальный инструмент для улучшения качества жизни через грамотное распределение ресурсов. Он доступен каждому независимо от должности и помогает активно управлять своей жизнью, превращая обстоятельства в возможности для роста, вместо того чтобы пассивно подчиняться внешним факторам.

Где применяется самоменеджмент?

Для максимальной эффективности самоменеджмент должен стать образом жизни. Регулярное планирование и контроль надо ввести в привычку. Важно понимать, что эти навыки не появляются мгновенно — их нужно развивать постоянно, а не только когда возникает срочная необходимость в проекте или горят сроки.

Читайте также! 12 книг по психологии продаж

Какие инструменты могут помочь?

Any.do — удобное приложение для организации задач. Оно позволяет маркировать задачи тегами, устанавливать напоминания, создавать подзадачи, добавлять вложения, расставлять приоритеты, совместно работать над проектами с командой.

Эффективный самоменеджмент помогает разгрузить память, достичь гармонии между работой и личной жизнью, улучшить коммуникацию и справиться со стрессом, что в итоге приводит к более эффективному решению проблем и достижению поставленных целей.

Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com