Суть работы руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж, это менеджер компании, отвечающий за команду продавцов, план продаж и выполнение плановых показателей. Масштаб и специализация компании имеют прямое отношение к обязанностям руководителя отдела продаж и его навыкам.

В частности, в малом бизнесе в сфере В2В он управляет группой менеджеров, работающих с онлайн-запросами.

В среднем бизнесе он регулирует работу целых групп работников, разрабатывает программу стимулирования и гарантирует результативность. А такие функции, как формирование плана продаж продуктов, мониторинг конкурсной и рекламной деятельности, проектирование программы обучения и структурирование, РОП выполняет уже в крупных корпорациях.

Источник: freepik / freepik.com

Управляющий отделом продаж обязан:

• обладать навыками управления и быть лидером;
• разбираться в процессе продаж, понимать этапы совершения сделки и ведения переговоров;
• быть специалистом в своей сфере, иметь представление о продукте.

Иногда от РОП ждут дополнительных навыков, таких как знание маркетинга, CRM-систем.

Главная функция нового руководителя отдела продаж – это способность организовать такой отдел, который сможет достигать всех необходимых целей по сбыту.

Отличие руководителя отдела продаж от директора по продажам

РОП и директор по продажам являются абсолютно разными должностями, каждая из которых имеет свои характерные функции и задачи.

Также он следит за достижением плановых показателей сбыта, активно вовлечен в формирование финансовых ресурсов отдела, ответственен за анализ и документирование итогов работы, наставляет и стимулирует работников.

А коммерческий директор руководит всем сбытом в компании и разрабатывает необходимые стратегии для продвижения продаж.

В его функции входит – комплексная стратегия сбыта, налаживание коммуникации с главными потребителями, оценка разных сегментов рынка и конкурентных компаний, планирование целей и задач, регулирование сбыта с помощью различных способов распределения и партнеров.

Получается, РОП осуществляет контроль за выполнением задач и управляет службой сбыта, а коммерческий директор формирует стратегические замыслы увеличения реализации в общем и определяет важнейшие шаги для процветания организации.

Обязанности руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж имеет такие обязанности, как масштабирование подразделения, финансовые вопросы, оптимизация функциональных процессов и руководства, увеличение штата сотрудников и их развитие, регулирование рабочих процессов и выбор методов продаж. Также РОП сам участвует в проведении сделок, и его присутствие на переговорах является обязательным.

Выбор методик сбыта

Главное руководство организации определяет для управляющего коммерческого подразделения ориентиры – финансовые результаты, которые отдел сбыта будет выполнять.

Источник: freepik / freepik.com

Определив цели, РОП составляет план, который поможет достичь установленных ключевых показателей эффективности KPI. Метрики клиентов и метрики частоты контактов с клиентами – это два вида необходимых KPI.

Метрики клиентов – это число клиентов (лидов) на каждом этапе воронки продаж. Метрики частоты контактов с клиентами – это такие аспекты, как количество контактов, среднее время отклика, уровень удовлетворенности клиентов.

Наблюдение

Руководитель отдела продаж должен эффективно решать актуальные задачи и контролировать, чтобы работники осуществляли поставленные цели и достигали KPI.

Спектр возможных решений обширен. Бывают случаи, когда работник не достигает KPI, РОП это замечает и может провести беседу для выяснения причин. Если он обнаружит, что сотрудник морально истощен, обязательно предложит подходящий вариант для решения этой проблемы.

Увеличение штата сотрудников

Одной из задач РОП является укомплектование своего отдела. Команда должна достигать поставленных финансовых целей и выполнять план по сбыту. Рекрутинговый центр и HR-отдел приходят на помощь в случаях, когда нужно найти подходящего сотрудника. Но руководитель отдела продаж проводит заключительное собеседование и одобряет кандидата сам.

Профессиональный рост персонала

Управляющий коммерческим отделом несет ответственность за подготовку сотрудника на этапе онбординга и за систематическое усовершенствование навыков подчиненных.

Источник: pressfoto / freepik.com

Иногда РОП выступает в качестве заказчика, когда развитие работника берет на себя HR-подразделение или бизнес-коучи. В этом случае руководитель коммерческого отдела наблюдает за учебным процессом и следит за уровнем подготовки.

Финансовые вопросы

Также РОП занимается формированием системы заработной платы для сотрудников. В большинстве случаев используют модель, при которой ощутимая доля дохода менеджера – это надбавки после успешного выполненного плана.

Оптимизация системных процессов

Если определенная операция мешает выполнению функций сотрудников, руководитель отдела продаж ее оптимизирует, во многих случаях это ассоциируют с автоматизацией.

К примеру, менеджеры по продажам часто теряют контакты перспективных заказчиков или забывают связываться с ними повторно вовремя. Руководитель коммерческого подразделения решает оптимизировать процесс и внедряет систему автозадач в CRM, которая автоматически ставит напоминания о необходимости следующего звонка.

Усовершенствование иерархии

Часто организационные цепочки имеют пробелы, когда, например агент по продажам не может наладить результативную коммуникацию с другими подразделениями. В таких случаях руководитель отдела продаж упорядочивает организационную схему. Он может решать этот вопрос независимо или отправлять оффер высшему руководству.

Масштабирование отдела сбыта

РОП формирует планы для улучшения работы отдела, для этого он оптимизирует бизнес-процессы, расширяет каналы сбыта, проводит анализ, разрабатывает систему мотивации и др.

Также для руководителей отдела продаж бывают и специализированные вопросы, например в отдельных сферах, где задействованы технически сложные товары, специалисты по пресейлу являются частью команды, отвечающей за сбыт. РОП регулирует все пресейл-операции и занимается анализом целевой аудитории.

РОП должен присутствовать на любых переговорах и сделках. В зависимости от размеров бизнеса и подразделения сбыта у него на эти мероприятия уходит разное количество времени, вот примерные значения:

• если в команде продаж три человека, менеджер, отвечающий за отдел, тратит 55-65 % времени;
• при количестве 4–10 сотрудников РОП уделяет сделкам 25–30 % времени;
• при наличии 10–26 человек он отводит 15–20 % времени;
• а если в отделе 26 сотрудников и более, РОП тратит всего 10–15 % времени.

Читайте также! KPI отдела продаж: выводим эффективность на новый уровень

Если временные затраты РОП на участие в сделках по каким-либо причинам увеличиваются по сравнению с нормой, отдел испытывает трудности. Когда это явление кратковременное, то компания может даже получить пользу, поскольку за счет участия высококвалифицированного специалиста удается добиться положительного результата при переговорах.

Но систематическое подобное распределение времени в перспективе выливается в проблемы, так как у РОП будет недостаточно времени на выполнение главных задач – наставничество, развитие отдела, анализ рынка и конкурентов. Он не будет соответствовать ожиданиям высшего руководства, которое хочет развивать фирму.

Навыки и качества руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж – специалист, от которого требуют многозадачности. Он обязан быть не только вдохновляющим наставником и искусным дипломатом, но и разбираться в аналитике, интерпретировать данные и разрабатывать точные прогнозы продаж.

На практике такие разносторонние навыки довольно редко сочетаются в одном специалисте. Определять свои зоны развития и искать пути, как их улучшить до необходимого уровня, – это ключевое умение руководителя. Для того чтобы решить такие проблемы, можно создать круг общения с людьми, которые компенсируют недостатки или помогают обрести полезные привычки.

Руководителю отдела продаж необходимы такие качества и навыки:

Знания

Знания, которыми должен владеть руководитель, как правило, зависят от специфики и размера компании, необходимости работы с другими структурными подразделениями и прочих факторов. Но есть набор базовых знаний, которые встречаются во многих вакансиях на должность РОП. Это, например:

• Методы продаж и уровни взаимодействия с клиентами — управляющий обязан уверенно ориентироваться во всех аспектах, связанных с продажами и эффективными коммуникациями.
• Использование CRM — руководитель должен разбираться в том, как рассчитывается конверсия и строится воронка продаж.
• Психология мотивации — РОП обязан понимать, как вдохновлять работников, знать разные методы и стратегии для этого.
• Основы стратегического мышления и разработки KPI для подразделения, а также понимание процессов сквозной аналитики в продажах.

Источник: drobotdean / freepik.com

Если руководитель отдела продаж имеет дополнительную подготовку, к примеру глубокие знания в маркетинге или специфике отрасли, в которой функционирует компания, то это является большим преимуществом, так как высшее руководство часто предпочитает именно таких специалистов.

Навыки

Руководитель отдела продаж должен иметь набор специализированных навыков, ведь, с одной стороны, ему необходимо четко руководить командой, а с другой — уметь устанавливать контакт с различными клиентами. Защищать свою позицию он обязан одновременно уверенно и тактично.

Предпочтительно, чтобы РОП имел опыт эффективных личных продаж. С помощью этих навыков он сможет показать работникам, как определять запросы, обрабатывать возражения и завершать сделки. Также они помогут отслеживать работу коммерческих агентов, так как они могут завышать значимость некоторых проблем, возникающих при взаимодействии с клиентами.

Ключевыми умениями РОП являются:

• мотивировать команду на достижение целей;
• ясно формулировать задания, чтобы работник ориентировался на выполнение целей;
• изучать результаты продаж и выявлять области для развития своих сотрудников.

Личные качества

Общительность, настойчивость, сильные управленческие способности и умение добиваться результатов – это те ключевые характеристики, которыми обязан обладать РОП. Кроме того, он должен уметь действовать последовательно и методично, обладать аналитическим мышлением, ведь тогда он сможет развить аналогичные качества у своих подчиненных.

Также важной стороной руководителя отдела продаж является взыскательность. РОП должен уметь не только сформулировать задание, но и обеспечить его выполнение, чтобы не сорвать план продаж. Поступки компетентного РОП логичны и аргументированы – взыскательность не должна быть жесткой.

Есть два вида управляющих коммерческим отделом: мастера торговли, умеющие мотивировать и сплачивать группу, или координаторы и инспекторы, предпочитающие отслеживать показатели во всех фазах реализации и помогать команде выявлять точки развития.

Любой из этих типов способен быть руководителем. Здесь важно понимать свои слабые стороны и подбирать решения, компенсирующие их.

Структура должностной инструкции руководителя отдела продаж

Регламент работы начальника отдела, а также его функции формулируются исходя из ключевых задач управляющего и универсальных требований для данной должности. В приведенном ниже примере должностной инструкции перечислены основные положения, которые могут быть расширены и дополнены в зависимости от конкретной ситуации.

Основные принципы:

• Руководитель отдела продаж обучает свою команду, обеспечивает достижение целей, оптимизацию и масштабирование подразделения.
• Управляющий отчитывается перед генеральным директором.
• Кандидат на должность должен иметь высшее профильное образование и профессиональный опыт в коммерческой деятельности (от трех лет).

Читайте также! Модели продаж: виды, плюсы и минусы

Задачи:

• Управление и контроль деятельности коммерческого отдела, делегирование задач персоналу.
• Прогнозирование объемов реализации и создание стратегии достижения целей, поставленных руководством.
• Анализ конкурентной среды и динамики рынка, отслеживание изменений в секторе.
• Организация работы с клиентами, формирование устойчивых связей с партнерами.
• Наем, развитие и стимулирование персонала подразделения, контроль и оценка качества работы.
• Составление сводок о результатах работы отдела, представление детального анализа руководству предприятия.

Обязанности:

• Реализация запланированных объемов продаж за месяц и квартал.
• Обеспечение высокого стандарта клиентского обслуживания.
• Контроль достижения ключевых показателей эффективности персоналом.
• Создание и внедрение стратегий для роста продаж, вовлеченность в рекламные и PR-мероприятия фирмы.
• Разрешение разногласий с клиентами и бизнес-партнерами, устранение спорных ситуаций.
• Управление документооборотом отдела, управление процессом оформления договорных документов.

Права:

• Руководитель отдела продаж может разрабатывать и применять современные подходы и методы стимулирования продаж.
• Получать необходимые сведения для выполнения функций от смежных департаментов и структур фирмы.
• Участвовать в дискуссиях по вопросам роста и развития бизнеса, предлагать идеи для оптимизации деятельности подразделения.
• Обращаться к руководству с предложениями по изменению условий работы для сотрудников отдела (например, пересмотр премий, мотивационных программ).
• Выдвигать инициативы перед руководством по корректировке рабочих условий в отделе (реформа системы бонусов, программы повышения вовлеченности).

Источник: prostooleh / freepik.com

Ответственность:

• Управляющий коммерческим отделом ответственен за соблюдение установленных планов и стратегических направлений.
• Обеспечивает результативность отдела, правильное оформление и учет документов, выполнение требований клиентского сервиса.
• Следит за соблюдением стандартов предоставления услуг и за выполнением условий соглашения.
• РОП обеспечивает защиту и правильное применение коммерческих сведений и защиту приватности.

У руководителя отдела продаж есть должностная инструкция, которая помогает четко определить обязанности и права этого специалиста, упрощает взаимодействие с другими отделами и повышает качество работы.

Должностная инструкция управляющего коммерческим отделом позволит ясно сформулировать его функции и полномочия, улучшит коммуникацию между отделами и повысит эффективность рабочих процессов.

Качества, препятствующие работе руководителем отдела продаж

Как известно, совершенных людей не существует, у всех свои сильные и слабые стороны. На должности управляющего отделом продаж трудности возникают у людей с такими качествами:

• Эгоцентризм – человек сосредоточен только на собственных успехах, стремится самостоятельно принимать решения, избегая сотрудничества с остальными. В некоторых областях такое качество считается ценным, к примеру оно прекрасно подходит линейным специалистам по продажам. Однако РОП обязан быть ориентирован на работу с коллегами и подчиненными.
• Токсичность – человек своими словами, поступками или отношением причиняет эмоциональный или психологический вред другим. В сфере продаж такая черта является огромным минусом. Работа отдела сбыта достаточно напряженная, поэтому управляющий обязан поддерживать сотрудников, а не наоборот.
• Повышенная восприимчивость. Она мешает руководителю, так как делает его уязвимым к стрессу, затрудняет принятие жестких решений и снижает способность к объективной оценке сотрудников и результатов.
• Чрезмерные агрессивность и амбициозность. Имеется в виду контролируемая агрессия. Такие качества важны для специалистов по продажам, но руководителю отдела продаж будет крайне сложно из-за них, ведь проявление подобных эмоций убивает командный дух.

Читайте также! Аналитика продаж: виды, методы, инструменты

Порой эти свойства могут оказаться полезными, но лишь на короткий срок. Их хорошо использовать, чтобы достичь резкого роста, когда фирма находиться в сложной ситуации. В длительной перспективе они оказываются неэффективными.

Вопросы для собеседования с потенциальным руководителем отдела продаж

Для определения того, соответствует ли соискатель вашему образу управляющего коммерческим отделом, рекомендуем 9 ключевых вопросов для интервью.

Предыдущая организация

Спросить у будущего руководителя отдела продаж о прошлом опыте, рабочих задачах и о том, как его практика содействовала развитию навыков.

Выяснить у претендента:

• его ключевые задачи;

• описание рабочего процесса;
• выдающиеся результаты в сфере продаж и шаги, предпринятые для достижения целей.

Характер его деятельности на должности начальника

Кандидату следует поделиться своим опытом управления командой продаж; какие у него есть умения для качественного исполнения задач на новом месте.

Перечень вопросов для собеседования:

• Назовите организацию, в которой числились на должности РОП?
• Сколько людей работало под вашим руководством и какие функции они выполняли?
• Были ли вы задействованы в подготовке персонала и что для этого делали?
• Какие методы и средства вы применяли для регулирования и оценки работы вашего подразделения?

Наличие профессионального образования и пройденные курсы

Эти вопросы помогут собрать подробную информацию:

• Какие ценные навыки и знания вы получили благодаря дополнительному обучению?
• Почему вы выбрали эту фирму для обучения и для чего вам необходимы полученные знания?
• Какие аспекты обучения вам показались интересными?
• Как проходило ваше последнее обучение техникам продаж?

Личностные характеристики

Рассматривать кандидата необходимо подробно, для того чтобы понять, годится ли он на уровне персональных качеств:

• Каким образом вы выстраиваете доверительные отношения с клиентами?
• Учитываете ли вы уровень знания профессиональной терминологии у клиентов?
• Каким способом вы предпочитаете разъяснять технические особенности и доносить новую информацию?
• Какими техниками вы добиваетесь того, чтобы потенциальный заказчик перешел в статус постоянного?
• Какие действия вы совершаете для сохранения долгосрочного сотрудничества с клиентами?
• Насколько вы квалифицированы в этой области по десятибалльной системе?

Источник: shurkin_son / freepik.com

Техники продаж

Предложите потенциальному руководителю отдела продаж рассказать ситуацию, в которой он смог подвигнуть клиента к покупке.

Спросите у кандидата о том, как он закрывает сделки:

• Предоставить детальное изложение ситуации.
• Как он убедил клиента совершить покупку?

Пусть соискатель расскажет о ситуации, когда ему не удалось договориться с собеседником о совершении сделки.

• Какие действия вы предприняли после случившегося?
• Внесли ли вы изменения в ваши методы убеждения в последующих аналогичных ситуациях?

Теперь пусть кандидат опишет случай, когда он использовал сразу несколько техник для воздействия на клиента.

• Ключевые аспекты ситуации.

• Какая техника имела большее влияние?

Способности к ведению переговоров

В области продаж возможны уступки. Узнайте у соискателя о ситуациях, где он шел на компромиссы и где проявил стойкость.

• Расскажите, когда вам пришлось настоять на своем.
• Финальный итог был выгоден вам или заказчику?
• В результате каких переговоров вы чувствовали себя успешным?
• Что повлияло на удачное завершение сделки?
• Благодаря каким доводам вы добились положительного результата?

Читайте также! Бюджет продаж: определение, функции, способы формирования

Ориентированность на достижение целей

Узнайте, в каких ситуациях претендент упорно работал для получения результата.

• Расскажите, почему это было важно?
• Смогли вы получить желаемое?

Не всегда возможно достичь задуманного. Попросите кандидата рассказать о подобных случаях.

• Какие меры были приняты, чтобы избежать повторения таких ситуаций?

Стрессоустойчивость

Расскажите о своем опыте работы в условиях высокой нагрузки.

• Какой была ваша реакция?
• Чем все закончилось?

Изложите наиболее сложные случаи, которые вам пришлось испытать на практике. К кому они имеют отношение: к заказчикам, сотрудникам, руководству?

Источник: shurkin_son / freepik.com

Способность к устранению затруднений

Как вы реагировали в моменты, когда не удалось обойти конкурирующую сторону. Возможно, в соревнованиях, во время дебатов или в процессе обучения?

• Опишите детали такой ситуации.
• Какие эмоции у вас возникли?

Зарплата руководителя отдела продаж

Веб-сайт «Город работ» сообщает о том, что в декабре 2024 года средняя заработная плата РОП была 126,375 тыс. рублей, а медианная при этом составляла 80 тыс. рублей.

Стоит понимать, что данная статистика строится на окладах, обозначенных в объявлениях о работе, которые предлагает организация. Можно сказать, что это ожидаемый уровень зарплаты работника, по мнению работодателя: бывают ситуации, когда на должность с обозначенной зарплатой в 90 000 ₽ в результате возьмут специалиста на 160 000 ₽.

Подобная ситуация существенно отражается на достоверности статистики. Например, «Кадровое агентство уникальных специалистов» определяет нижний порог заработной платы РОП в 120 тыс. рублей, максимальный — в 500 тыс. рублей.

Размеры окладов руководителей отделов продаж приближены к следующим значениям:

• начинающий РОП — 100 000–150 000 ₽;
• РОП с опытом работы в 2―3 года — 150 000–300 000 ₽;
• РОП с опытом более 3 лет — 300 000–700 000 ₽ и более.

В объявлениях о вакансиях для РОП нередко встречается широкий диапазон зарплат и формулировки типа «неограниченный доход», поскольку уровень заработка зависит от процентного выполнения KPI.

Читайте также! Лиды в продажах: понятие, виды, способы привлечения

В реальности доход РОП, как правило, включает фиксированный оклад и бонус за достижение KPI и реализацию плана по продажам отдела. Обычно, когда специалист по продажам переходит на должность руководителя отдела, фиксированная часть зарплаты увеличивается и стартует примерно от 65 000–85 000 ₽.

Помимо умений, итоговый оклад руководителя определяется:

• областью и масштабами рынка;
• общим товарооборотом организации;
• географической зоной трудоустройства;
• средней стоимостью продукта.

Для увеличения своей заработной платы РОП должен брать на себя дополнительные функции и продвигаться по карьерной лестнице.

Часто задаваемые вопросы о руководителе отдела продаж

К каким трудностям следует подготовиться?

Стоит осознавать, что специалисты по продажам довольно энергичные, эмоциональные и общительные люди. Без споров здесь не обойтись, ведь сотрудники нередко испытывают усталость, что создает благоприятные условия для разногласий и противоречий.

Читайте также! Проектные продажи: суть, особенности, преимущества, этапы

Что нужно, чтобы стать РОП?

Для достижения этой цели необходимо идти к ней последовательно. Для начала нужен опыт работы обычным сотрудником отдела. Это неизбежный этап, важный для того, чтобы понять все тонкости продаж изнутри. Надо освоить простые задачи, а после переходить к руководству — это стандартная практика.

Кто является непосредственным начальником руководителя отдела продаж?

Генеральный управляющий является прямым руководителем РОП. В случае, когда структура фирмы сложная и имеет множество уровней, им может быть коммерческий директор.

Грамотно подобранный руководитель отдела продаж — движущая сила успеха организации в целом. Его работа увеличит доход, создаст возможность выделить средства на дальнейшее расширение производства и развитие персонала и т. п. Но это только в том случае, если этот специалист соответствует своей роли, а организационная система и его профессиональные обязанности тщательно спланированы.

Изображение в шапке статьи: gpointstudio / freepik.com