Зачем прописывать должностную инструкцию для продавцов

По закону разработка должностных инструкций (далее ДИ) для коммерческих структур необязательна.

Источник: shutterstock.com

Но без этого работодатель не имеет права:

• правомерно применить дисциплинарное взыскание;
• официально отказать в трудоустройстве (в том числе по результатам испытательного срока), уволить сотрудника по сокращению штата из-за смены условий труда;
• обосновать увольнение работника в суде тем, что он не соответствует критериям занимаемой должности;
• распределить функциональные обязанности между специалистами разного профиля в конвейерном отделе продаж.

Прочтя свою инструкцию, кандидат на должность понимает, чем он будет заниматься. Если его это устраивает, вы станете сотрудничать. А не понравится, пойдет искать другое место.

Читайте также! Как повысить эффективность сотрудников: 8 главных методов

Правила составления должностной инструкции

В законе не закреплено определение должностной инструкции, поэтому отсутствует ее стандартный образец. Компании могут составить свой шаблон такого документа, а после изменять его с учетом производственных условий и других параметров.

Нужно сказать, что функции продажников в каждой организации различны, но главные из них всегда похожи. Формулировки и определения в ДИ должны быть четкими и однозначными, без допустимости двояких толкований.

Если инструкции готовятся на персонал всего отдела, то нужно избегать дублирования аналогичных функций и корректировать текст документа. Самое главное – утвердить его руководителем компании, согласовать с начальником подразделения и ознакомить самого продажника под подпись.

Своей подписью сейлз-менеджер подтверждает согласие выполнять возлагаемые на него обязанности, а также то, что ознакомлен с правами, компетенциями и ответственностью. Типовая должностная инструкция менеджера по продажам включает несколько разделов:

• Раздел 1. Общие положения.
• Раздел 2. Должностные обязанности.
• Раздел 3. Права.
• Раздел 4. Ответственность.
• Раздел 5. Взаимодействие.

В некоторых случаях инструкцию можно расширить за счет раздела «Прочие условия».

Состав должностной инструкции менеджера по продажам

Как говорилось выше, ДИ сотрудников любых отделов утверждаются директором компании. Его подпись ставится в стандартном грифе «Утверждаю».

Обычно должностная инструкция менеджера по продажам содержит следующие пункты.

Общие положения

Здесь перечислены все ключевые требования к будущему работнику. Тут же указано, кто из руководства имеет право назначать его на должность и увольнять с нее.

Функции и должностные обязанности

В этом разделе описаны те действия, которые должен выполнять сотрудник данного отдела. Если, к примеру, здесь не указано, что менеджер обязан периодически (ежедневно, раз в неделю) составлять отчеты о своей деятельности в письменном виде, то у руководства не будет права их требовать.

Источник: shutterstock.com

Права

Здесь прописаны компетенции и полномочия работника, которые ему доступны внутри компании, кроме основных функций.

Ответственность

Продавец обязан будет возместить ущерб работодателю за халатное отношение к своей работе, за разглашение коммерческой (секретной) информации и др.

Условия работы

В конце инструкции неплохо отразить рабочий график продавца. Но можно обойтись шаблонной фразой, что режим труда утверждается с учетом правил внутреннего распорядка.

Под текстом документа должна стоять подпись сотрудника (пометка об ознакомлении) с указанием даты.

Общие положения в должностной инструкции менеджера по продажам

В этом разделе перечислены критерии отбора кандидатов на должность менеджера-продавца, а также знания и навыки, которыми он должен обладать. Данный сотрудник принимается и увольняется приказом первого руководителя по инициативе РОП или коммерческого директора компании.

Работник, претендующий на место менеджера по продажам, по умолчанию имеет:

• высшее образование (или СПО) по специальности «менеджмент» либо диплом другого профиля с профессиональной подготовкой по теоретическому и практическому управлению;
• трудовой стаж на схожих должностях от 6 месяцев.

В работе менеджер-продажник опирается на следующие нормативные акты:

• действующее законодательство и нормативно-правовые акты по профессиональной деятельности;
• Устав компании и внутренние нормативы;
• трудовой договор, свою должностную инструкцию.

Читайте также! Идеальный менеджер по продажам: каким он должен быть

Вдобавок менеджер по продажам ориентируется на знание основ:

• маркетинга и ценообразования;
• рыночной экономики,
• налогообложения;
• ведения бизнеса, предпринимательства.

Кроме того, он должен знать:

• федеральное законодательство, которое распространяется на коммерческую и предпринимательскую деятельность, включая местные нормативные акты;
• специфику и конъюнктуру регионального рынка;
• методы и правила продаж;
• классификацию, ассортимент, свойства и назначение товара;
• условия его хранения и перевозки;
• принципы составления бизнес-планов и оформления коммерческих договоров;
• этику делового общения, основы психологии, правила ведения деловых переговоров и методы установления контактов;
• структуру отдела продаж (коммерческого подразделения) своей организации;
• принципы работы за компьютером, инструкцию по использованию офисной техники. В большинстве случаев общих навыков недостаточно, необходимо владение специальными программами, например CRM.

Должностная инструкция менеджера по продажам гласит, что он прямо подчиняется руководителю отдела продаж (РОП). В период отсутствия данного работника из-за болезни, отпуска и прочих уважительных причин его обязанности выполняет уполномоченный на то сотрудник.

Источник: shutterstock.com

Обязанности менеджера по продажам согласно должностной инструкции

К функциям сотрудника на этой должности относится организация и проведение продаж, куда входят:

• поиск и привлечение потенциальных покупателей;
• общение с новыми клиентами и перенаправление их к ведущему специалисту по продажам с учетом места проживания человека;
• проведение деловых переговоров с заказчиками в интересах предприятия;
• быстрый отклик на запросы и заявки покупателей, передача их ведущему специалисту отдела продаж с информированием РОП;
• выявление потребностей людей в продукции, которая реализуется компанией, согласование сделки с покупателем на основании его запросов и наличия товарной позиции на складе;
• мотивация целевых клиентов согласно принятым программам по повышению продаж.

Задачи менеджера по продажам

• прием заказов от клиентов с последующей обработкой; оформление соответствующих документов по отгрузке товара курируемым покупателям и тем, кто закреплен за ведущими продажниками, если они в данный момент отсутствуют на месте;
• оповещение покупателей о новых поступлениях товара, о повышении или снижении цен, об акциях по повышению спроса, о появлении ожидаемой продукции на складе;
• перенаправление заявок на доставку купленных товаров в отдел логистики;
• взаимодействие со смежными отделами и службами компании для эффективного решения общих задач;
• оформление текущих документов и ведение отчетности;
• осуществление контроля за отгрузками заказов потребителям.

Как изменить должностную инструкцию

Нужно время от времени пересматривать ДИ и, если потребуется, корректировать ее содержание. Какой порядок изменения должностной инструкции:

Нужно отметить, что должностная инструкция менеджера по продажам обычно пересматривается, корректируется и дополняется хотя бы раз в 5 лет. А при необходимости и чаще. Директор должен издать приказ об изменении или дополнении ДИ, с которым важно ознакомить под подпись всех причастных лиц.

Читайте также! Проблемы отделов продаж и пути их решения

Часто задаваемые вопросы о должностной инструкции менеджера по продажам

Что нужно знать и уметь современному менеджеру по продажам?

Специалист такого профиля должен изучить параметры продукции, ее ассортимент, методики реализации товара, основы производственного этикета, правила поставки товаров, принципы оказания услуг. Но главное умение – это мастерство коммуникаций, стрессоустойчивость, находчивость, терпимость, эмпатия, креативность, способность своевременно определить желания и потребности клиентов.

Какие качества вредны для менеджера по продажам?

Все нижеперечисленные человеческие свойства наносят вред работе продавца:

• Пассивность, отсутствие эмоций, невовлеченность, безразличие.
• Закрытость, отчужденность, безучастность.
• Безграмотная речь, невнятное произношение фраз.
• Ограниченность кругозора, низкий интеллект.
• Безответственность и леность.
• Слабая мотивация или ее отсутствие.

Какие обязанности предусматривает должностная инструкция менеджера по продажам?

Основные функции сэйлз-менеджера (продавца):

• Сбор и анализ информации.
• Привлечение потенциальных покупателей.
• Выполнение плана продаж.
• Коммуникации с клиентами.
• Оформление договоров, заключение сделок.
• Составление отчетности.
• Послепродажное обслуживание клиентов, включая их оповещение о предстоящих акциях и скидках.

При подготовке должностной инструкции для менеджера по продажам нужно учитывать категорию, к которой он принадлежит, – топ-менеджмент, управленец среднего звена или специалист низкого ранга. От этого зависят функциональные обязанности sales manager.

Каждое предприятие самостоятельно готовит должностные инструкции для своих сотрудников, отталкиваясь от специфики бизнеса. Еще раз повторим, что данный документ должен быть утвержден первым руководителем компании, а его второй экземпляр – выдан работнику под подпись с указанием даты ознакомления.