Система 5S как часть философии бережливого производства

Японская корпорация Toyota известна во всем мире как крупнейший производитель автомобилей.

История ее развития является примером японского чуда, и именно на 1950-1960-е гг. приходится период взлета компании, которая начиналась как семейное предприятие по производству ткацких станков. В чем же секрет успеха Toyota, позволяющий ей удерживать лидерство в автомобилестроении на протяжении десятилетий?

Важной составляющей процесса быстрого прогрессирования являются не только технические новшества и изобретения, но и методика организации производственного процесса, ставшая образцом для подражания.

В рамках такого подхода сложилось несколько систем, позволявших добиться высокого качества и максимальной производительности при минимальных издержках.

К примеру, в Toyota впервые стала применяться практика кайдзен, заключающаяся в непрерывном совершенствовании производственных процессов с участием всех сотрудников компании.

Еще одно нововведение, позволившее сократить временные и финансовые затраты, – логистический принцип Just-in-time, в соответствии с которым все необходимые материалы и детали поступают точно в нужное время и место, чтобы избежать хранения запасов на складах.

Источник: Drazen Zigic / freepik.com

Также краеугольным камнем японской философии бережливого производства стала система рационализации рабочего места 5S, нацеленная на повышение производительности труда.

Ее сущность заключается в максимально эффективном использовании рабочего пространства: система 5S распространяется на всех сотрудников, от уборщицы и до директора, и она обеспечивает продуктивный рабочий ритм, экономит время и снижает вероятность ошибок при выполнении трудовых функций.

Эта система имеет универсальное применение, и в любой компании найдется возможность для ее внедрения с последующей отдачей.

Суть системы 5S

Принципы 5S можно назвать системой организации и рационализации рабочего места, и они являются частью подхода lean production (бережливое производство).

При этом один принцип вытекает из другого, и эффект дает только их совместное использование. Организация рабочего места по системе 5S – это не просто формальные инструкции, а целая философия, образ мышления, и ключевой посыл здесь звучит так: «Как сделать каждый аспект работы лучше?»

Исходная идея предлагает воспринимать каждую единицу рабочего процесса как молекулу: поначалу каждая из них существует обособленно, и задача заключается в создании взаимосвязи между ними, формировании упорядоченности.

При этом не столь важно, что именно находится перед нами – рабочий стол, документ, инструмент; значимо то, что все эти вещи принимают участие в некоем производительном процессе, который нужно реализовать.

Соответственно, «молекула» должна:

• занять место, наиболее пригодное для нее;
• выполнять предназначенную ей роль;
• всегда быть готовой к использованию;
• сохранять свою функциональность;
• иметь возможность присоединяться к другим «молекулам» согласно намеченному плану.

Когда нужно внедрять систему 5S

Проблемы, которые способна решить система 5S:

• Производственные процессы часто приостанавливаются, и на устранение «аварий» уходит много времени.
• В рабочих помещениях ощущается нехватка пространства.
• Часть времени тратится сотрудниками на поиск инструментов, «настройку» рабочего места и т. п.
• Слишком много перемещений персонала, что никак не связано с производственной необходимостью.
• Рабочие места отличаются беспорядком и неухоженностью, кругом мусор и грязь.
• Возникают частые поломки оборудования.
• Не обеспечивается должный уровень безопасности рабочих мест, к примеру свисают кабели, на полу все завалено и т. д.
• Любая замена работника приводит к авралу, поскольку новичок не знает, где что лежит и что ему нужно делать.

Источник: freepik / freepik.com

В подобной ситуации необходимо спешно принимать меры, и оптимальным вариантом действий является внедрение системы 5S.

Что может дать система 5S

Принципы бережливого производства, включая систему 5S, нацелены на максимально эффективное использование всех ресурсов, в том числе временных: это выражается в устранении брака, отсечении ненужных процедур, уменьшении вероятности ошибок в работе.

Рассмотрим, на что влияет внедрение системы 5S:

• материальные затраты – они должны сократиться;
• мотивация сотрудников и командный дух – коллектив, придерживающийся общих принципов и ценностей, становится более сплоченным и нацеленным на результат;
• своевременное выявление и решение производственных и организационных проблем;

Читайте также! Инструменты BI: принцип работы и советы по внедрению

• производительность труда и качество продукции – их рост будет заметным при следовании принципам правильной организации работ;
• срок функционирования оборудования – если каждый сотрудник будет следить за состоянием рабочего места, то следствием станет сокращение числа поломок и увеличение периода использования оборудования;
• производственная безопасность – поддержание рабочего пространства в порядке способствует повышению ее уровня.

Пошаговая инструкция по внедрению системы 5S

Шаг 1. Сортировка

Прежде всего нужно проанализировать наполнение рабочего места на предмет необходимости присутствия вещей, которые там размещаются. Целесообразно сделать фото данной зоны, после чего отделить важные предметы от второстепенных и вообще ненужных. Для этого достаточно ответить на следующие вопросы:

• Цель – каково предназначение этой вещи.
• Частота – насколько часто она используется.
• Место – насколько оно соответствует функционалу.

Читайте также! Ключевые показатели эффективности: что это такое и какие виды существуют

Такая сортировка позволит выделить, с одной стороны, необходимые предметы (инструменты, материалы, заготовки и пр.), без которых рабочий процесс невозможен. С другой же – почти всегда обнаружится то, что оказалось на рабочем месте случайно и никакой пользы не приносит (тара, остатки брака и т. п.) – все это безжалостно убирается.

Наконец, есть категория вещей, используемых иногда, – они должны находиться в зоне доступности, но не на виду.

Шаг 2. Соблюдение порядка

На этом этапе внедрения системы 5S следует определить оптимальное зонирование рабочего пространства с размещением всех необходимых предметов. Здесь можно применить следующий алгоритм:

• Место – где должен быть данный предмет, чтобы имелась возможность воспользоваться им безо всяких временных задержек.
• Тип – насколько можно сгруппировать однородные предметы.
• Эргономика – такое размещение вещи, чтобы она занимала меньше места либо же обеспечивалось удобство применения.
• Принадлежность – кто и каким образом использует предмет.

При этом упор делается на определенные правила маркировки – скажем, к зонам привязываются цвета или условные обозначения. Основной принцип: чем чаще используется предмет, тем он должен быть ближе и доступнее.

Подобная оптимизация рабочего пространства существенно сократит время на поиск инструментов, материалов, информации, а также исключит риск их потери.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Помимо правильной организации рабочего места, важное значение имеет и сохранение этой упорядоченности, что поначалу удается далеко не всем работникам. Соответственно, необходимо отладить организационные процессы, чтобы поддержание места в чистоте и порядке воспринималось как обязательная часть ежедневного труда. Основные правила:

• Область – ее размеры и кто персонально отвечает за нее.
• Распорядок – как часто и каким образом проводится уборка.
• Инструменты – что необходимо для содержания рабочего места в чистоте.

Читайте также! Мотивационная программа: цели, задачи, этапы разработки

Если неуклонно следовать этим принципам и требовать от каждого сотрудника строгого их выполнения, то довольно скоро поддержание порядка станет восприниматься как стандартная процедура, и любое нарушение (грязь, захламление места и пр.) сразу будет заметным. Более того, сами работники, увидев пользу от данных мер, будут делать все без лишних напоминаний.

Шаг 4. Стандартизация

На этом этапе происходит фиксация выработанных правил в форме локально-нормативных актов. С одной стороны, это способствует лучшему их закреплению. С другой же – наличие четких инструкций позволит легко решать повседневные организационные проблемы. Основные элементы стандартизации:

• Порядок – описание того, как должен выглядеть рабочий процесс, место и т. п.
• Контроль – ответственный за соблюдение правил.
• Визуализация – дополнения в виде текстовых пояснений, схем, графиков, рисунков и пр.

Источник: wayhomestudio / freepik.com

Особенно это важно для сотрудников, только начинающих работать – благодаря формализованным стандартам они быстрее войдут в рабочий ритм и найдут там всю необходимую информацию, избегая тем самым ошибок из-за недопонимания.

Шаг 5. Совершенствование системы 5S

Процесс рационализации рабочего места не должен приобретать закрытый, законченный вид, поскольку любые правила с течением времени устаревают и начинают требовать обновления. Поэтому в системе управления одним из принципов 5S является постоянное совершенствование, что выражается в следующем:

• адаптация – подстройка правил к меняющимся реалиям;
• проверка того, насколько сотрудники следуют установленным принципам;
• стимулирование как средство мотивации персонала к соблюдению норм.

В данном вопросе цели системы 5S опираются на основную идею кайдзен – непрерывное улучшение. Для контроля рекомендуется использовать разные инструменты, как внутреннего, так и внешнего характера.

Читайте также! Оптимизация продаж: курс на оздоровление бизнеса

К примеру, на крупном предприятии может быть отдел, в ведении которого находится мониторинг системы бережливого производства, а время от времени целесообразно проводить аудиторскую проверку с привлечением сторонних специалистов.

Особенностью 5S является то, что она представляет собой целую производственную философию, которую должны разделять все сотрудники, внося свой вклад в совершенствование системы.

Достоинства системы 5S

На примере корпорации Toyota и других компаний, успешно внедривших у себя систему работы 5S, становятся видны ее несомненные достоинства:

• Труд работников приобретает более осмысленный характер – растет мотивация сотрудников и их концентрированность на результате.
• Персонал в более полной мере отождествляет себя с компанией и ее целями.
• Рост уровня безопасности на производстве, снижение опасности травматизма.
• Облегчение логистики – поскольку используемые предметы на виду, то проще отслеживать их количество и состояние, чтобы при необходимости сделать запрос на пополнение и замену.

Источник: freepik / freepik.com

• Снижение временных затрат благодаря отсечению нерациональных действий и устранению простоев.
• Повышение производительности труда и объема производства.
• Улучшение психоэмоционального состояния сотрудников.

9 ошибок при внедрении системы 5S

Впрочем, при внедрении системы 5S возможны и ошибки, о наиболее распространенных из которых следует сказать отдельно:

• Саботирование данных принципов руководством. Система 5S даст результат, если она будет охватывать все бизнес-процессы в компании: введение же ее для галочки, только в отношении рядовых сотрудников, скорее приведет к негативным последствиям.

  Работники, видя, что руководство само игнорирует правила, тоже будут их саботировать. Поэтому в данном вопросе начальник должен выступать примером для своих подчиненных.

• Злоупотребление штрафными санкциями. Конечно, они тоже должны предусматриваться, однако упор следует делать на позитивную мотивацию – вознаграждение тех, кто добился успехов, следуя системе.

• Отсутствие работы с возражениями. Внедрение системы 5S поначалу может вызвать неприятие и доводы типа: «Зачем мне на рабочем месте что-то менять, если я справляюсь и выполняю план?» Здесь важно не ограничиваться административными мерами, а постараться убедить сотрудников, что это в их же интересах: следует грамотно и доходчиво сказать о преимуществах бережливого производства.

  Также затруднения могут быть связаны с тем, что отдельные работники подходят чисто формально к установленным нормам, поэтому возникают споры, как должно выглядеть рабочее место, правильно организованное по системе 5S.

• При сортировке необходимо учесть те предметы, которые в данный момент отсутствуют, однако могут понадобиться при выполнении тех или иных действий.

• Отдельно выделяется категория вещей на рабочем столе, которые играют роль мотиваторов либо используются для эмоциональной разрядки. К примеру, это могут быть семейные фотографии, игрушки-антистресс и т. п.

  С одной стороны, формально для обеспечения трудового процесса они действительно не нужны; с другой же – они могут позитивно влиять на настрой и производительность труда. Поэтому в данном вопросе требуется индивидуальный подход.

Читайте также! Оптимизация налогообложения: как правильно провести

• В «отстойник» попадают лишние предметы, и порой работники заявляют: «Пусть пока здесь полежит, а потому я уберу/выброшу». Следует ввести лимит для временного размещения ненужных вещей и не допускать переполнения таких отстойников.
• При организации рабочего пространства следует учитывать и индивидуальные особенности. Скажем, если речь идет об основных инструментах, то для левши и правши оптимальное их размещение может выглядеть по-разному, поэтому единый стандартизированный вариант здесь нецелесообразен.
• В ходе сортировки не стоит сразу избавляться от ненужных предметов: если они обладают функционалом, то применение может им найтись на другом рабочем месте. Аналогичным образом если у сотрудника изменился круг обязанностей, то ему может понадобиться обновить свое рабочее пространство с учетом актуальных задач.
• Нельзя перекладывать обязанности по наведению чистоты на рабочем месте исключительно на уборщиц: следует привлекать к этому и самих работников. Так они быстрее научатся ценить порядок, к тому же им лучше известно, какие зоны требуют особенно тщательного ухода.

Меры по устранению ошибок

Выделим ключевые факторы, на которые стоит обратить основное внимание при внедрении в компании системы 5S:

• Обязательно должна быть личная заинтересованность руководства в функционировании данной системы, и такой настрой необходимо постоянно демонстрировать своим подчиненным.
• Внедрение системы целесообразно разбить на этапы с анализом хода реализации проекта на каждой стадии.
• Определение и поощрение работников, которые наиболее быстро и успешно адаптировались к новым условиям.
• Рекомендуется провести предварительное обучение персонала с объяснением, в чем заключаются преимущества системы 5S, и упор нужно сделать на убеждение, а не на принуждение.
• Внедрение новшеств должно сопровождаться изданием соответствующих локальных нормативно-правовых актов, которые являются зримым фундаментом системы 5S. Помимо прочего, в данных документах фиксируется сфера ответственности каждого сотрудника.
• Необходимо обеспечить постоянную обратную связь с персоналом в разных формах: регулярное проведение собраний, где может свободно обсуждаться любой вопрос; возможность обратиться с предложением или заявлением лично либо по электронной почте и т. д.

Часто задаваемые вопросы о системе 5S

Существуют ли отечественные аналоги системы 5S?

Да, это системы планирования и организации труда, которые разрабатывались в Советском Союзе. Скажем, в 1920-е гг. А. К. Гастев предложил научный подход к организации производства – данная программа получила название «социальной инженерии». Любопытно, что в довоенный период японцы изучали эти наработки, и некоторые идеи были использованы в концепции бережливого производства.

Читайте также! Внедрение бережливого производства: принципы, инструменты, этапы

Где система 5S позволяет добиться наибольшего эффекта?

Данные принципы имеют универсальное применение, причем не только в производстве, но и в быту. Наиболее успешно система 5S решает вопросы оптимизации рабочего пространства в сфере транспорта, логистики, в научных лабораториях. Вполне применима она в государственном управлении, а также в образовании и здравоохранении.

Где внедрение системы 5S нецелесообразно?

Не подходит эта система для сотрудников компаний, чей труд отличается разнообразием и динамизмом: в этом случае даже само рабочее пространство может не иметь четких границ, поэтому какая-либо его разметка бессмысленна.

В целом система 5S на практике доказала свою действенность, и она используется во всем мире. Однако лишь комплексное ее применение позволит раскрыть весь потенциал философии бережливого производства по увеличению производительности и эффективности труда.

Изображение в шапке статьи: James McDonald / unsplash.com