Что такое система BI-инструментов

Хотя термин business intelligence (BI) появился еще в середине ХХ века, современное содержание он обрел лишь к концу столетия. Аналитик Ховард Дреснер определил business intelligence как набор методов, позволяющих принимать решения на основе систематизированного анализа бизнес-данных.

К примеру, их использование дает возможность преобразовать сырые материалы в четко структурированный отчет или в демонстрирующий ключевые показатели дашборд. Главное предназначение BI-инструментов — снабжать предпринимателя бизнес-информацией, облегчающей принятие ответственных решений.

Обычно business intelligence включает в себя четыре стадии:

При этом инструменты BI-системы легко настраиваются по выбору пользователя, который может добавлять или отключать отдельные процессы обработки информации. В компаниях инфраструктура BI-системы состоит из нескольких блоков, занимающихся сбором, хранением, анализом информации и выдачей отчетов. Например, это могут быть такие блоки:

• Базы данных – как внутренние, так и внешние.
• ETL (Extract, Transform, Load) – программы и технологии для обмена данными и их аккумулирования в едином хранилище.
• Хранилища данных.
• Кубы данных Online analytical processing – массивы, где информация упорядочена по определенным критериям.
• Киоски данных – хранилища данных профильной направленности.
• Инструменты для создания отчетности.

Источник: DC Studio / freepik.com

С течением времени набор инструментов BI неуклонно расширяется, как растут и их возможности по аналитике. Так, в наше время очень актуальными стали технологии для работы с big data.

Какие задачи решают инструменты BI

Приоритетные задачи, на решение которых заточены BI-системы:

• Надежное и безопасное хранение информации

Закрытые массивы данных защищены от несанкционированного использования. Также за счет настроек можно определять, как поступать с устаревшими данными – если они представляют ценность, то остаются в хранилищах; в противном же случае бесполезные сведения подлежат удалению.

• Оптимизация бизнес-процессов, связанных с обработкой и использованием информации

Благодаря программам автоматизируются рутинные процессы, отнимающие много времени у сотрудников, к примеру обновление клиентской базы. Так повышается производительность труда и снижается вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

• Оценка эффективности каналов коммуникации с клиентами, рекламных акций и т. п.

Аналитические материалы дают наглядное представление о маркетинговых действиях, так что появляется возможность акцентировать усилия на наиболее перспективных направлениях, отказавшись от менее прибыльных форм взаимодействия с потребителями.

• Управление имеющимися ресурсами

К примеру, можно прогнозировать изменение спроса на товары, и исходя из ожиданий вносить коррективы в производственные и маркетинговые процессы.

• Быстрый доступ к данным

Любой специалист, обладающий правом доступа к BI, сможет сделать запрос и сразу же получить необходимые ему сведения, причем форма отчета тоже задается заранее.

Источник: freepik / freepik.com

Впрочем, это далеко не все, на что способны продвинутые BI-системы уже сейчас, а их прогресс идет стремительными темпами.

Преимущества использования инструментов BI

Итак, BI-аналитика строится на инструментах, осуществляющих сбор, хранение, анализ информации. Для полноценного функционирования такой системы понадобится сетевое оборудование, а также соответствующая техподдержка.

В BI-системе могут одновременно работать много пользователей, причем каждый из них обладает своими правами, исходя из сферы функциональных обязанностей: к примеру, для маркетологов наибольший интерес представляют данные по продажам, а также сведения, полученные от клиентов, логистам ежедневно приходится иметь дело с информацией о перевозках, складских запасах, поступивших заказах и пр.

BI-система выполняет задачи, с которыми в ручном режиме не справится ни один специалист, поскольку в скорости обработки информации человек безнадежно отстает от компьютерных программ. Практический вклад Business intelligence в ведение бизнеса состоит в том, что таким образом решаются следующие задачи:

• Оперативно выявляются возникшие проблемы, а также тренды и точки роста

Скажем, предприятие запустило мощную рекламную кампанию на разных площадках: Telegram, «Дзен» и YouTube. Спустя 1-2 недели имеет смысл проанализировать результаты, и тот канал, который показывает большую отдачу, заслуживает того, чтобы вложения в него были увеличены.

• Предоставление данных практически неограниченному числу пользователей – все зависит только от прав доступа

Особенно это актуально для крупных компаний, имеющих филиалы в разных регионах, – благодаря единой системе обеспечивается интеграция всей поступающей информации и возможность пользоваться ею в режиме реального времени, независимо от того, где физически находится тот или иной сотрудник.

Также BI-системы легко соединяются с внешними источниками данных – это могут быть партнерские базы, статистика сайта и т. д.

Читайте также! Внедрение искусственного интеллекта в бизнес-процессы

• Экономится рабочее время сотрудников

Система берет на себя рутинные операции, так что у работников высвобождается время для более важной деятельности, в том числе творческого характера.

К примеру, автор пишет статью для сайта компании-застройщика. Если ему нужны какие-то сведения, то он задает запрос BI-системе и сразу получает интересующую его статистику. Очевидно, что если бы он обращался в профильное подразделение с просьбой помочь, то это заняло бы намного больше времени.

• Исключение ошибок в расчетах

Если алгоритм выстроен верно, то ошибка может быть вызвана лишь некорректно введенными исходными данными. В остальном же BI-инструменты для анализа данных функционируют безупречно.

Источник: freepik / freepik.com

• Упрощение и ускорение процесса получения информации

Пользователи получают затребованные сведения в том виде, в котором удобнее работать со сводными данными. Именно для этого и существуют разные варианты дашбордов – информационных панелей.

7 этапов внедрения инструментов BI

Внедрение BI-системы является сложным и многоступенчатым процессом, который может занять несколько месяцев и даже лет. Также потребуется участие профильных специалистов: BI-аналитиков, которые продумывают общую архитектуру системы, разработчиков, обеспечивающих технические процессы.

Выделим основные этапы, которые ожидают компанию, желающую внедрить BI-инструменты.

Определение принципиальных требований к системе

Будущие пользователи системы должны представить свое видение Business intelligence – с какими данными им приходится работать, насколько часто они должны обновляться и обрабатываться, какова оптимальная форма отчета и прочие детали.

Сбор такой информации для выработки ТЗ обычно идет в масштабах всего предприятия – от руководителя до простых сотрудников, которые впоследствии будут пользоваться системой.

Определение данных, необходимых для формирования отчетности

Здесь тоже целесообразно охватить различные подразделения. Скажем, для мониторинга производственной деятельности понадобится несколько значений: условно, количество работающих станков, время их работы за день, производительность, потраченные материалы, доля брака и т. п.

BI-аналитик совместно с пользователями определяет, каким образом эта информация может быть получена, какова будет аналитическая составляющая.

Выбор источников входных данных

Они могут быть как внутренние, так и внешние, причем источники сопоставляются по разным критериям: полнота и надежность данных, скорость передачи, необходимость верификации и пр. В таковом качестве могут выступать программы для автоматизации продаж, CRM-системы, сервисы управленческого учета и другие информационные ресурсы.

Читайте также! Инновационный менеджмент: задачи, принципы, этапы внедрения

Выбор базовой BI-системы

Сейчас проще и дешевле приобрести готовое решение – как правило, по этому пути идут мелкие и средние фирмы, потребности которых легко удовлетворяются стандартными продуктами, причем есть даже бесплатные BI-инструменты. В крупных же корпорациях нередко создается своя собственная система – хотя это более ресурсозатратный вариант, его преимуществом является более высокая степень надежности.

Также причиной разработки собственной Business intelligence может стать специфичность бизнес-процессов в компании, так что имеющиеся предложения не обладают требуемым функционалом.

В качестве готовых решений предлагаются облачные и коробочные BI-системы, ассортимент которых весьма велик и продолжает расширяться. BI-аналитик может посоветовать несколько подходящих вариантов, а окончательное решение обычно принимает руководитель предприятия.

Настройка системы

На этой стадии настраиваются хранилища, алгоритмы обмена данными, а также проектируются пользовательские интерфейсы. Все это входит в функционал BI-аналитика и разработчиков.

Источник: picktech.ru

BI-аналитик на основе пожеланий пользователей создает ТЗ для разработчиков: к примеру, как должны выглядеть дашборды, из каких источников извлекаются данные, как строится алгоритм обработки и анализа и т. п.

Тестирование BI-системы

После технической проработки системы получившаяся Business intelligence проверяется. Для этого могут привлекаться специальные тестировщики либо же будущие пользователи.

Целью тестирования является проверка системы по всем значимым характеристикам: не возникает ли технических сбоев, насколько быстро идет обновление данных, корректно ли выдается форма отчета. Подчас систему подвергают стрессовым нагрузкам, чтобы убедиться в ее способности выполнять свою работу.

Обучение пользователей

Чаще всего обучение организуется непосредственно перед запуском BI-инструментов, чтобы имелась возможность не только объяснить, что это и зачем нужно, но и сразу закрепить полученные навыки на практике.

Если число пользователей невелико, то их может обучить сам BI-аналитик. Если же персонал компании многочисленный и все сотрудники получат доступ к Business intelligence, то применяются наиболее эффективные средства обучения – вебинары, пользовательские руководства, учебные видеоролики и т. д.

После внедрения системы BI-аналитик и разработчики продолжают консультировать пользователей: также возможна доработка системы, устранение обнаружившихся недочетов либо, наоборот, добавление новых инструментов.

5 российских BI-инструментов

Долгое время самым известным и распространенным решением на рынке Business intelligence была Microsoft Power BI, однако в текущих условиях разработчик прекратил продажу лицензий российским пользователям, что позволило выдвинуться отечественным аналогам.

Yandex DataLens

Это облачная платформа, преимуществом которой является готовая интеграция с различными сервисами от «Яндекса». Система позволяет брать информацию и из внешних источников; помимо анализа, доступны разнообразные средства визуализации отчетности.

Источник: cossa.ru

«Форсайт»

Аналитическая платформа, способная действовать в режиме многозадачности. Программа обладает понятным интерфейсом и гибкими настройками визуализации. «Форсайт» умеет работать с большими массивами данных, строить прогнозные модели и многое другое. Также для удобства пользователей существует мобильное приложение, дающее доступ к облачным ресурсам.

Источник: 1solution.ru

Polymatica

Этот сервис ориентирован на бизнес-пользователей и включает в себя разнообразные инструменты для аналитики и формирования отчетов, в том числе в виде интерактивных дашбордов. Благодаря алгоритмам машинного обучения платформа повышает собственное быстродействие по обработке информации.

Источник: polymatica.ru

Modus Bl

Комплексное решение в мире бизнес-аналитики, и эта платформа пригодна для любой компании, независимо от сферы деятельности – с ее помощью определяются тренды и вырабатываются прогнозы. К услугам пользователей богатые возможности по визуализации данных.

Источник: cool-readers.ru

Visiology

Российская платформа, заточенная прежде всего под нужды крупных предприятий. Набор BI-инструментов весьма широк: комплексная аналитика, регламентные отчеты, визуализация и пр.

Источник: habr.com

Часто задаваемые вопросы об инструментах BI

Чем отличаются BI-системы от систем сквозной аналитики?

Нередко эти понятия используются как взаимозаменяемые, но такой подход не вполне оправдан. Общего между ними действительно много – анализ данных, полученных из разных источников и предназначенных для принятия бизнес-решений.

Однако сфера деятельности систем сквозной аналитики несколько уже – они охватывают в основном маркетинговое направление и содержат информацию о клиентах (история покупок, реакция на рекламные предложения и пр.). BI-системы же обладают более широким функционалом, и они имеют дело с гораздо большими объемами данных, включая производство, финансы, организационные процессы и пр.

Читайте также! Корпоративный стандарт компании: задачи, разработка и частые ошибки

Какие основные задачи BI-инструментов?

Подытожим их ключевые функции: сбор данных, очистка и преобразование, хранение, анализ (причем по разным методикам – описательный, диагностический, прогностический), создание отчетов, визуализация.

С какими проблемами можно столкнуться при работе с BI-системой?

Потенциальные ошибки: неверный выбор инструментов, низкое качество исходных данных, игнорирование возможностей системы со стороны сотрудников, несоответствие системы бизнес-модели.

В целом инструменты BI воспринимаются как неотъемлемая часть современного бизнеса, особенно крупного. Результаты подтверждают, что внедрение Business intelligence способствует оптимизации работы предприятия и росту прибыли.

Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com