Суть внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации представляют собой совокупность методов, инструментов и каналов взаимодействия внутри компании. Основная цель специалистов по внутренним коммуникациям — разработка и внедрение эффективной модели общения между сотрудниками, настройка каналов передачи информации и организация сбора обратной связи.

Важно, чтобы информационный поток осуществлялся в обе стороны: от руководства к персоналу, от сотрудников к руководству, а также между коллегами.

Две ключевые проблемы в области внутренних коммуникаций:

• Управление информационным потоком: необходимо обеспечить сотрудников нужным количеством информации, не перегружая их лишними сообщениями. Важно избегать постоянных отвлечений от рабочих задач через опросы, анкеты и другие несущественные уведомления.
• Выбор оптимальных методов передачи информации: сотрудники не обязаны отслеживать каждое сообщение. Поэтому следует найти подходящий формат, который эффективно привлечет внимание и будет воспринят целевой аудиторией.

Задачи внутренних коммуникаций

Получение обратной связи от сотрудников

Используя внутренние корпоративные коммуникационные инструменты, можно оперативно собирать мнения и оценки сотрудников относительно различных изменений, как ожидаемых, так и уже реализованных. В крупных компаниях часто проводятся опросы для оценки уровня вовлеченности и удовлетворенности персонала, что помогает оперативно реагировать на запросы и улучшать рабочие процессы.

Оценивать состояние компании

Внутренние коммуникации позволяют видеть организацию как живой организм, анализируя ее текущее состояние. Систематизация данных о коллективе помогает выявлять ключевые тенденции и оперативно реагировать на изменения. Специалисты по внутренним коммуникациям предоставляют бизнесу ценные инсайты:

• об атмосфере внутри команды;
• о настроениях и мотивации сотрудников;
• о влиянии решений руководства и внешних факторов на коллектив;
• о вопросах и проблемах, которые волнуют персонал.

Источник: Dylan Gillis / unsplash.com

Правила внутренних коммуникаций должны быть четко прописаны в компании, чтобы сотрудники знали, какие каналы использовать для разных типов сообщений и как правильно вести деловое общение

Формирование единого информационного пространства

Отсутствие прозрачной системы коммуникаций порождает слухи и недоразумения. Например, если в компании сменился руководитель, но сотрудники не получили разъяснений, это может вызвать панику и отвлечь людей от работы. Или если информация о повышении зарплаты передается устно и искаженно, сотрудники начинают беспокоиться о возможных негативных изменениях.

Налаженная система внутренних коммуникаций устраняет такие проблемы, обеспечивая доступ к достоверной информации через единый понятный канал. Это помогает вовремя ответить на вопросы, предотвратить распространение домыслов и укрепить доверие внутри коллектива.

Снижение затрат на подбор персонала

Система внутренних коммуникаций важна для формирования имиджа работодателя. Известные компании привлекают кандидатов без усилий, упрощая и удешевляя наем. Менее известным организациям приходится больше тратить на поиск специалистов.

Создание благоприятной среды для сотрудников во внутренней коммуникации, включая развитую корпоративную культуру, помогает удерживать текущий персонал и привлекать новых талантов, снижая расходы на подбор кадров.

Удержание сотрудников

Эффективные внутренние коммуникации становятся важным аргументом для сотрудников в компании, раздумывающих об уходе. Даже если не все устраивает в работе — от технологий до процессов, то другие аспекты, такие как атмосфера в коллективе, поддержка коллег, участие в интересных инициативах и насыщенная корпоративная жизнь способны склонить выбор в пользу компании.

Создание комфортной среды и поддержка вовлеченности помогают минимизировать текучесть кадров, сохраняя ключевых специалистов и укрепляя команду.

Виды внутренних коммуникаций

Корпоративные коммуникации делятся на несколько категорий в зависимости от структуры взаимодействия:

• Вертикальные связи направлены на взаимодействие между руководителями и подчиненными. Этот тип общения используется для постановки задач, получения отчетов или введения новых сотрудников в рабочий процесс. Часто применяются платформы с ограниченным доступом, такие как внутренние порталы или администраторские чаты.
• Горизонтальные связи поддерживают коммуникацию между коллегами одного уровня, позволяя эффективно решать задачи в рамках отделов или проектных групп. Отдел внутренних коммуникаций отвечает за организацию взаимодействия между сотрудниками и руководством, обеспечивая эффективный поток информации внутри компании.
• Диагональные связи охватывают взаимодействие между сотрудниками разных отделов и уровней иерархии. Они способствуют координации комплексных процессов и часто реализуются через CRM-системы или платформы для управления проектами, что упрощает сотрудничество между подразделениями.

Источник: Mimi Thian / unsplash.com

Внутрикорпоративные коммуникации могут быть разделены по стилю и целям взаимодействия:

• В ходе деловых коммуникаций решаются рабочие вопросы, координируются задачи и принимаются решения. При этом используются официальные каналы, такие как email, корпоративные порталы и собрания.
• Свободные коммуникации способствуют неформальному общению сотрудников, укрепляют командный дух и создают комфортную атмосферу. Обычно реализуются через общие чаты, неофициальные встречи или тематические группы в мессенджерах.

Кто и как выполняет роль менеджера по внутренним коммуникациям

HR-департамент

В большинстве компаний управление внутренними коммуникациями возложено на HR-департамент. Здесь сосредоточена экспертиза в подборе персонала, построении бренда работодателя и работе с целевой аудиторией.

Менеджеры по коммуникациям, находясь в HR, лучше понимают потребности сотрудников, анализируя не только демографические показатели (возраст, пол, семейное положение), но и ценности, культурные особенности и мотивацию команды.

Маркетинг и digital-направление

В некоторых организациях роль менеджера по внутренним коммуникациям передается маркетинговым или digital-отделам. Это связано с использованием современных каналов связи и маркетинговых инструментов, позволяющих оценивать эффективность коммуникаций и внедрять инновационные подходы.

Читайте также! Дивизионная структура управления: преимущества и недостатки

Работа менеджера начинается с изучения структуры компании, общения с руководителями и сотрудниками. Для успешной деятельности важно понимать, кого нанимает организация, о каких сотрудниках нужно рассказывать и с кем выстраивать взаимодействие. Такой подход помогает создать четкую картину корпоративных процессов и наладить системное общение.

Хорошо настроенные внутренние коммуникации укрепляют связь сотрудников с миссией и ценностями компании. Неудачи во внутренних коммуникациях могут серьезно повлиять на атмосферу в компании и снизить эффективность работы команд.

Что становится причиной неудач во внутренней коммуникации? Часто это недостаток структуры, неудовлетворительная организация каналов связи и отсутствие вовлеченности со стороны руководства.

Основные причины неудач во внутренней коммуникации нередко заключаются в отсутствии прозрачности, перегрузке информацией или недостаточной обратной связи. Когда каждый, от линейного специалиста до топ-менеджера, осознает свою роль в общем деле, это создает сильную корпоративную культуру внутренних коммуникаций и направляет бизнес в нужное русло.

Внутриком выступает своеобразным навигатором, который может и не знать всех ответов, но всегда подскажет, к кому обратиться. Его задача — не только информировать, но и поддерживать сотрудников, особенно новых, помогая им адаптироваться через комплексные программы, выходящие за рамки стандартных приветственных подарков.

При этом внутриком становится буфером между топ-менеджментом и остальными сотрудниками, сохраняя баланс интересов и выстраивая доверительные отношения. Помимо информирования, он вдохновляет и мотивирует, предоставляя сотрудникам поводы для размышлений и стимулируя их к действиям. Это тонкая работа, где коммуникация должна быть ненавязчивой, но наполненной значимыми идеями.

Системный подход к внутренним коммуникациям, основанный на стабильности, логике и четкой структуре, превращает их в мощный инструмент управления. Такие усилия способствуют формированию вовлеченного и мотивированного коллектива, что положительно влияет не только на атмосферу внутри компании, но и на ее финансовые результаты.

Хотя многие руководители недооценивают силу слова, оно может быть ключевым фактором успеха.

Каналы и инструменты внутренних коммуникаций

Средства внутренней коммуникации включают:

• Электронные каналы связи: корпоративная почта, платформы для управления взаимодействиями, внутренние социальные сети и CRM-системы.
• Мероприятия и встречи: собрания, презентации и конференции позволяют быстро обмениваться важной информацией.
• Корпоративные издания: журналы, как в цифровом, так и в печатном формате, помогают поддерживать информированность сотрудников.

Читайте также! Корпоративный стандарт компании: задачи, разработка и частые ошибки

Ключевые инструменты:

• Медиа бренда: корпоративные сайты, мессенджеры, внутренние социальные платформы, автоматизированные чат-боты и уведомления через email или SMS идеально подходят для информирования, признания достижений и анонсов мероприятий.
• Печатные материалы: журналы, газеты и каталоги помогают повысить узнаваемость компании и вовлеченность сотрудников.
• Внутренние события: собрания и презентации служат для обсуждения идей и информирования о важных изменениях.
• Публичные активности: участие в ярмарках вакансий, выставках и конференциях укрепляет положительный имидж компании и привлекает новых сотрудников.
• Корпоративные атрибуты: брендированная одежда, аксессуары и декор в офисах формируют атмосферу принадлежности к компании и усиливают мотивацию коллектива. Такие инструменты и подходы создают сплоченную и продуктивную рабочую среду.
• Системы управления проектами или CRM идеально подходят для распределения задач и контроля их выполнения. Эти инструменты помогают наладить четкую систему обмена информацией, соответствующую структуре компании и целям внутренних коммуникаций.

Технологии внутренних коммуникаций включают использование различных цифровых платформ, которые помогают наладить обмен информацией между коллегами, улучшить взаимодействие и сократить время на решение рабочих вопросов

Этапы построения системы внутренних коммуникаций

Этап 1. Изучить проблему

Первый этап в процессе улучшения внутренних коммуникаций заключается в детальном изучении проблемы. Обычно инициатором этого процесса становится руководство компании или группа сотрудников, столкнувшихся с трудностями в текущих коммуникационных процессах.

Источник: John Schnobrich / unsplash.com

Основные функции внутренних коммуникаций включают обеспечение информированности сотрудников, поддержание корпоративной культуры и повышение уровня вовлеченности. Важно понять, как возникла потребность, в чем она заключается и какого результата ожидает инициатор. Это может быть как выявленная проблема, так и стремление к достижению более глобальной цели.

Этап 2. Оценить качество и эффективность существующих коммуникаций

На втором этапе следует провести аудит текущих коммуникационных каналов, даже если до этого в компании не занимались развитием внутренней коммуникации. Все компании уже используют какие-то формы взаимодействия, и нужно оценить их текущее состояние.

Ключевые вопросы для такого опроса могут быть следующими:

• Какую информацию о текущих событиях в компании вы получаете и из какого источника?
• Довольны ли вы количеством информации? Ее слишком много или, наоборот, недостаточно?
• Какие мессенджеры и соцсети вы используете чаще всего?
• Где вам было бы удобнее получать информацию и в каком формате?
• С какой частотой вы бы хотели получать информацию от компании? Ежедневно, еженедельно, ежемесячно?
• Интересует ли вас развлекательный контент, не связанный с работой?
• Какие проблемы существуют в коммуникациях между коллегами, подчиненными и руководителями? Что, по вашему мнению, нуждается в улучшении?

На этапе аудита важно подробно изучить проблему и выявить новые аспекты. Например, может оказаться, что сотрудники заинтересованы только в информации, связанной с работой, а новости о внешних успехах коллег не вызывают интереса. Если большинство не проявляет интереса, стоит сократить неформальные коммуникации, чтобы не тратить время на бесполезную информацию.

Цель аудита — получить ясное понимание того, как, где и о чем нужно сообщать, какие форматы информации и с какой периодичностью являются наиболее эффективными для вашей команды. В результате этого этапа будет выработана стратегия для организации эффективных и целенаправленных внутренних коммуникаций компании.

Этап 3. Разработать план действий и привести его в исполнение

Когда этап аудита завершен, наступает третий этап — разработка и реализация плана действий. Здесь важно подойти к вопросу, как к полноценному проекту: провести анализ, поставить четкие цели, расставить приоритеты внутренних коммуникаций, составить детализированный план и начать его воплощение.

Читайте также! Внутренний аудит: правила и сроки проведения

Если сотрудники испытывают трудности с получением актуальной информации, следует создать единую платформу и обучить персонал, как ею пользоваться. Важно, чтобы каждый знал, куда обращаться за проверенными данными. Также нужно продумать форматы и частоту коммуникаций, учитывая предпочтения сотрудников.

Например, в компании опрос показал, что большинство предпочитает неформальный стиль общения, в план включен пункт по соответствующей адаптации внутренних коммуникаций.

Распространенные ошибки в работе менеджера по внутренним коммуникациям

Специалист по внутренним коммуникациям должен иметь полномочия для принятия решений. Если ему нужно согласовывать каждый шаг с руководством, это снижает эффективность и доверие к его профессионализму, что мешает продуктивной работе.

Когда собрания проходят в Zoom, корпоративные новости публикуются на портале, а рабочие обсуждения ведутся в нескольких мессенджерах, вся коммуникация превращается в запутанный и трудноуправляемый поток информации.

Внутриком должен стремиться к консолидации этих каналов, выбрав один основной и понятный для всех сотрудников способ передачи информации. Несогласованность в каналах только усиливает ощущение информационного шума, что затрудняет восприятие и может привести к недопониманиям.

Внутриком, как ближайший к топ-менеджменту человек, часто первым узнает о важных изменениях в компании, но излишняя болтливость может привести к утечке информации и появлению слухов. В этой роли важно соблюдать строгую конфиденциальность и быть примером для коллег, не позволяя себе распространять недостоверную информацию.

Кроме того, немалую роль во внутренней коммуникации играет умение грамотно демонстрировать результаты своей работы. Даже если проект не имеет грандиозных успехов, внутриком должен уметь показать его ценность и прогресс. Это позволяет не только повысить вовлеченность сотрудников, но и заручиться поддержкой руководства.

Источник: LinkedIn Sales Solutions / unsplash.com

Не стоит бояться делиться своими достижениями и показывать, как коммуникации способствуют общему успеху компании, — это создаст атмосферу прозрачности и доверия.

Часто задаваемые вопросы о внутренних коммуникациях

Какова основная разница между внешними и внутренними коммуникациями?

Основные различия между внутренней и внешней коммуникацией заключаются в следующих аспектах:

• Частота. Внутренняя коммуникация происходит чаще и более естественно, в то время как внешняя коммуникация часто зависит от планирования маркетинговых активностей в организации и возникает реже.
• Формальность. Внешняя коммуникация обычно более официальная, в то время как внутренняя может быть менее формальной и более гибкой.
• Методы. Внутренняя коммуникация включает разнообразные методы общения, от встреч до цифровых платформ, в то время как внешняя коммуникация чаще использует стандартные каналы, такие как пресс-релизы или рекламные кампании.
• Цель. Внутренняя коммуникация служит для обмена важной информацией между сотрудниками и руководством, в то время как внешняя направлена на создание публичного имиджа компании и установление связи с внешними аудиториями.

Читайте также! Бизнес-коммуникации: принципы, правила, этапы взаимодействия

Что подразумевается под онлайн- и офлайн-коммуникациями внутри компании?

Офлайн-коммуникации — это прямой контакт в реальном времени, когда сотрудники находятся в одном помещении. Это могут быть командные встречи, обсуждения или семинары.

Онлайн-коммуникации происходят через цифровые каналы, такие как электронная почта, мессенджеры или видеоконференции. Этот формат стал особенно важным в условиях гибридного графика, когда сотрудники могут работать как из офиса, так и удаленно.

Можно ли использовать подкасты в рамках внутренних коммуникаций компании?

Подкасты удобны для передачи информации в аудиоформате, особенно для тех, кто предпочитает слушать. Главное выпускать их редко, чтобы не отвлекать сотрудников от работы.

Внутренние коммуникации обеспечивают взаимодействие сотрудников, улучшают командную работу и оптимизируют процессы. Выбор подходящих инструментов и внимание к обратной связи способствуют развитию компании и повышению ее эффективности.

Изображение в шапке статьи: wayhomestudio / freepik.com