Понятие и задачи бизнес-инжиниринга

Чтобы успешно развиваться в эпоху постоянных перемен, бизнесу необходимо освоить новые методы управления. Именно поэтому появился бизнес-инжиниринг – современный инструмент для работы с изменениями.

Бизнес-инжиниринг – это управленческая технология, которая позволяет детально описать работу компании через создание ее информационных моделей.

Этот подход сочетает два ключевых элемента:

Пионерами в области бизнес-инжиниринга стали западные специалисты в 80-х годах, а сам термин впервые был введен в употребление М. Хаммером и Дж. Чампи в их знаменитой работе «Реинжиниринг корпорации». Этот стратегический метод управления предполагает тщательное проектирование бизнеса под конкретные цели организации.

Главное преимущество инжиниринга – обеспечение прозрачности управления на всех уровнях и способность эффективно реагировать на изменения рынка, что позволяет достигать бизнес-целей в любых условиях.

Мечта любого руководителя – создать идеально отлаженный механизм управления компанией. И это вполне достижимо с помощью объединения все процессов, структуры и задач в единую прозрачную систему, что и достигается бизнес-инжинирингом.

Бизнес-инжиниринг направлен на достижение следующих результатов:

• улучшение контроля над всеми бизнес-процессами через их структурирование и упорядочивание;
• принятие более результативных управленческих решений;
• формирование уникального преимущества на рынке благодаря быстрой адаптации к рыночным изменениям;
• модернизация существующих бизнес-процессов;
• рост эффективности работы;
• сокращение расходов;
• улучшение основных показателей деятельности;
• укрепление финансовой стабильности;
• обеспечение конкурентоспособности в современных рыночных условиях.

Источник: freepik / freepik.com

В обязанности бизнес-инженера входят:

• документирование и детальный анализ текущих бизнес-процессов;
• создание новых эффективных процессов;
• оптимизация структуры организации;
• разработка и реализация современной системы управления;
• формирование результативных моделей работы компании;
• внедрение автоматизации;
• разработка четких инструкций для всех участников процессов.

Принципы бизнес-инжиниринга

Ключевые принципы и инструменты бизнес-инжиниринга для оптимизации процессов:

• Объединение нескольких операций в единую цепочку для сокращения времени на согласование.
• Оптимизация штата через замену узкоспециализированных работников на универсальных специалистов.
• Исключение лишних этапов, не добавляющих ценности.
• Делегирование полномочий сотрудникам для принятия решений в их зоне ответственности.
• Интеграция клиентов и поставщиков в производственную цепочку.
• Размещение процессов там, где они наиболее эффективны.
• Создание альтернативных сценариев выполнения задач.
• Упрощение системы входов для избегания дублирующих проверок.
• Сокращение избыточного контроля.
• Создание общего информационного пространства.
• Балансировка автономности подразделений при централизованном обмене данными.

Этапы бизнес-инжиниринга

Перечислим главные:

• Диагностика необходимости изменений (низкое качество, необходимость сертификации, проблемы в управлении, неэффективность персонала).

Источник: rawpixel.com / freepik.com

• Планирование проекта (определение целей, формирование команды, выбор методик).

• Исследование текущей ситуации (описание базовых элементов, создание модели «как есть»).

• Проектирование будущего состояния (разработка новой модели процессов).

• Реализация изменений (внедрение процессно-стоимостного подхода, создание системы показателей, оптимизация процессов).

• Контроль результатов (аудит эффективности, мониторинг показателей, постоянное совершенствование).

Графические модели бизнес-инжиниринга

Внедрение технологии бизнес-инжиниринга начинается с создания наглядной графической модели, которая является первым и ключевым этапом всего процесса.

Модель стратегии (стратегическое моделирование)

На этом этапе владельцы бизнеса формулируют миссию компании, определяют ее стратегические цели и разрабатывают пути их достижения.

Стратегическая модель помогает ответить на фундаментальные вопросы о предназначении компании в бизнесе, ее целевых ориентирах и необходимых стратегиях для их реализации. В рамках этого этапа:

Организационно-функциональная модель

После того как определены стратегические цели компании, создается организационно-функциональная модель, которая служит для проектирования структуры предприятия. Этот этап включает распределение конкретных функций между подразделениями и персоналом, что позволяет четко определить зоны ответственности каждого участника бизнес-процессов.

Модель наглядно демонстрирует, какие задачи выполняются определенными отделами и сотрудниками, а также устанавливает границы их ответственности.

Источник: pressfoto / freepik.com

Процессно-ролевая модель

Процессно-ролевая модель представляет собой комплексный подход бизнес-инженера к управлению бизнес-процессами компании:

• В первую очередь осуществляется этап проектирования, включающий анализ текущих процессов, их совершенствование и дополнение недостающими элементами.
• Параллельно проводится автоматизация и внедрение информационных систем с использованием специализированных баз данных.
• Ключевым элементом является управление и мониторинг эффективности процессов, где оцениваются такие параметры, как логистика, длительность и стоимость операций. На этом этапе выявляются проблемные зоны: дублирование функций, завышенная стоимость операций, низкое качество исполнения, лишние операции и несогласованность действий участников.
• При необходимости проводится оптимизация процессов, а также их корректировка в случае изменения внутренних или внешних условий, например, при появлении новых направлений деятельности, изменении схемы поставок или внедрении инновационных технологий.
• Важным завершающим этапом является документационное сопровождение, включающее фиксацию актуальных версий процессов и всех вносимых изменений как в бумажном, так и в электронном виде.

Каждый бизнес-процесс представляет собой комплексную систему, включающую несколько ключевых компонентов:

• детальное описание действий, выполняемых в рамках процесса;
• цели процесса;
• входные данные (материальные ресурсы, сырье и информация, подлежащие переработке);
• выходные результаты (готовые продукты или услуги, обеспечивающие добавленную стоимость и ценность для потребителя);
• каждый процесс осуществляет назначенный сотрудник (владелец процесса), который выполняет основной объем работ и несет ответственность за итоговый результат;
• для эффективной реализации процесса необходимы соответствующие механизмы (техническое оборудование и компьютерная техника);
• информационное обеспечение процесса включает полный набор регламентирующих документов: от внешних нормативных актов до внутренних инструкций и положений.

Читайте также! Целевой рынок: характеристики, виды, примеры

Все бизнес-процессы функционируют как единая система, где действия каждого сотрудника гармонично согласованы и направлены на достижение общих корпоративных целей.

Количественная (финансовая) модель

Позволяет определить необходимые объемы материальных, финансовых и человеческих ресурсов, а также устанавливает сроки и порядок их распределения между подразделениями и конкретными исполнителями.

Модель структуры данных (информационная модель)

Информационная модель представляет собой систему управления корпоративными данными, где ключевую роль играет бизнес-инженер. В его задачи входит разработка структуры и содержания различных документов, а также их грамотное оформление в виде наглядных форматов: таблиц, схем и графиков.

В современных условиях реализация такой модели невозможна без масштабной цифровизации бизнес-процессов и внедрения комплексной корпоративной информационной системы, которая будет не только хранить данные, но и обеспечивать над ними эффективное управление.

Методы бизнес-инжиниринга

Внедрение инструментов бизнес-инжиниринга в управление достигается за счет широкого спектра специальных методик и программного обеспечения класса Orgware.

Эти инструменты позволяют организациям создавать модели своей структуры и разрабатывать эффективные бизнес-процессы. При этом внимание уделяется как отдельным аспектам организационных изменений, так и созданию целостной корпоративной архитектуры.

Читайте также! RFM-анализ: как эффективно сегментировать клиентскую базу

Ключевым фактором успеха является правильный подбор методик, технологических решений и инструментов с учетом уникальных особенностей конкретной компании.

Среди ведущих методов и подходов выделяются следующие решения:

ARIS (Architecture of Integrated Information Systems)

Это разработка компании Software AG, представляющая собой комплексную методику моделирования бизнес-процессов. Инструмент особенно ценится за мощный визуальный компонент, позволяющий создавать около 80 различных типов графиков и диаграмм. Особенность программы в том, что она не поддерживает внешние методики.

TOGAF (The Open Group Architecture Framework)

Самая популярная программа благодаря своей гибкости и возможности адаптации под конкретные потребности организации. Ее универсальность заключается в способности работать как с полной архитектурой компании, так и с отдельными ее частями. Особый акцент делается на методе разработки архитектуры (ADM – Architecture Development Method).

MEGA Suite

Представляет собой интегрированное решение, объединяющее моделирование, трансформацию и контроль бизнес-процессов. Позволяет создавать как текущие, так и целевые модели организации. Отличается высокой гибкостью, поддерживая возможность внесения любых изменений: от создания новых классов и объектов до разработки нестандартных диаграмм и связей.

DEMO (Design & Engineering Methodology for Organization)

Метод, направленный на всестороннее и точное описание организационной структуры и ее функционирования. Его основное преимущество – возможность детального моделирования бизнес-процессов компании для создания полной картины ее деятельности.

MEMO (мультиперспективное моделирование предприятия)

Этот подход позволяет эффективно внедрять и обслуживать информационные системы, тесно увязывая их со стратегическими целями и организационной структурой компании. Основная ценность заключается в интеграции программных решений с экономической составляющей бизнеса.

Программа «ОРГ-Мастер» и метод архитектурного бизнес-инжиниринга АБИ

Отечественное решение от «Бизнес Инжиниринг Групп», направленное на комплексную оптимизацию бизнес-процессов организаций.

IDEF0

Признанная методика для формального описания бизнес-процессов, соответствующая международным стандартам ISO 2000. Использует функциональное моделирование и графическую нотацию для визуализации процессов.

Читайте также! Стратегия развития компании: цели, виды, разработка, реализация

Галленский бизнес-инжиниринг

Разработка швейцарского университета экономической информатики Св. Галлена, предлагающая комплексный инструментарий для трансформации предприятий в информационном пространстве.

Схема Захмана (Zachman Framework)

Изначально созданный для проектирования IT-систем, этот фреймворк эволюционировал в универсальный инструмент для управления организацией в целом.

Семантическая модель трехмерного объекта (SOM)

Комплексная методика моделирования производственных систем, включающая три ключевых уровня:

LEADing Practice

Содержит обширную базу знаний, включающую каталоги бизнес-процессов, компетенций, целей и показателей эффективности, а также практические кейсы из реальных проектов.

Источник: freepik / freepik.com

Стоит отметить, что существуют и другие специализированные методики, такие как принципы Граца и объектно-ориентированное моделирование бизнес-процессов, которые фокусируются на конкретных аспектах трансформационных процессов.

Оценка эффективности бизнес-инжиниринга

Оценка результативности бизнес-инжиниринга играет ключевую роль в достижении поставленных целей и обеспечении непрерывного развития организации.

Установление ключевых показателей эффективности (KPI)

В первую очередь необходимо правильно определить систему ключевых показателей эффективности (KPI). Они служат надежным инструментом для мониторинга прогресса и результативности внедряемых изменений, позволяя объективно оценивать достижение стратегических целей и выявлять направления для улучшений. При формировании системы KPI важно придерживаться следующих принципов:

• Целевая направленность: отбирайте показатели, напрямую связанные со стратегическими приоритетами компании. Это обеспечит концентрацию усилий на критически важных для бизнеса аспектах.
• Количественная измеримость: подбирайте показатели, которые можно выразить в конкретных цифрах и отслеживать в динамике. Это даст возможность точно оценивать эффективность и прогресс.
• Практическая применимость: выбранные KPI должны предоставлять четкую информацию для принятия решений и внесения необходимых корректировок на основе фактических данных.

Основные метрики успеха бизнес-инжиниринга, например, в строительстве, как и в других областях, включают следующие направления:

• Экономическая эффективность: процентное сокращение текущих операционных издержек, оптимизация производственных затрат, снижение административно-хозяйственных расходов.
• Процессные показатели: уменьшение длительности производственных циклов, сокращение сроков обработки клиентских заказов, снижение количества дефектов и ошибок в работе.
• Клиентский опыт: повышение уровня удовлетворенности потребителей, рост показателей удержания клиентов, улучшение индекса потребительской лояльности (NPS).
• Финансовые результаты: рост объемов реализации продукции/услуг, расширение рыночной доли, увеличение показателей прибыльности бизнеса.

Количественная оценка возврата инвестиций (ROI)

Эффективность вложений играет решающую роль в определении успешности проектов по бизнес-инжинирингу, так как позволяет измерить финансовую отдачу от проведенных изменений относительно вложенных средств.

Если показатель ROI имеет положительное значение, это свидетельствует о том, что проект принес пользу компании, в то время как отрицательное значение указывает на преобладание затрат над полученными преимуществами.

Постоянное наблюдение за динамикой ROI позволяет организациям оценивать долгосрочные результаты внедрения бизнес-инжиниринга и принимать взвешенные решения о дальнейших инвестициях и планах по совершенствованию, опираясь на реальные данные.

Постоянное развитие и гибкость в меняющихся рыночных условиях

Успешная работа с бизнес-процессами — это непрерывный процесс, требующий постоянной оптимизации и адаптации к рыночным изменениям.

Источник: rawpixel.com / freepik.com

Для достижения устойчивых результатов компаниям необходимо придерживаться нескольких ключевых принципов:

Примеры успешного бизнес-инжиниринга

Ford Motor Company

Революционное преобразование бизнес-процессов произошло в Ford Motor Company. Приобретение доли в Mazda заставило Ford пересмотреть свои подходы к управлению.

Изначально компания планировала оптимизировать работу отдела кредиторской задолженности через автоматизацию и сокращение штата. Однако вскоре стало очевидно, что такой подход неэффективен – требовалось полное переосмысление всего процесса снабжения. Ранее процесс включал несколько этапов:

• Отдел закупок направлял заявку поставщику и копировал ее в отдел задолженности.
• Поставщик отправлял товары и выставлял счет.
• При получении товаров составлялся приемный акт.

Читайте также! Управленческий цикл: основные этапы и их значение для эффективного менеджмента

Такая система создавала множество проблем: три разных документа часто содержали несовпадающие данные, что требовало дополнительной проверки и занимало много времени.

После реинжиниринга процесс кардинально изменился: заказ сразу вносился в базу данных, поступление товаров отслеживалось онлайн, при совпадении заказа и поставки система автоматически производила оплату, в случае расхождений партия возвращалась поставщику.

Благодаря внедрению информационных технологий и перестройке процесса Ford смог существенно сократить штат (с 500 до 125 человек) и повысить эффективность работы. Новая система отменила необходимость в бумажных счетах и департаменте оплаты счетов, сделав процесс более прозрачным и быстрым.

Kodak

Изначально компания сталкивалась с серьезными проблемами в разработке фототехники: существовавший процесс, сочетавший последовательные и параллельные этапы, был слишком медлительным, что не позволяло успешно конкурировать с Fuji.

Для решения этой проблемы Kodak провел кардинальные изменения в процесс разработки: внедрение передовых систем CAD/CAM, переход на проектирование на рабочих станциях вместо традиционных чертежных столов, создание единой базы данных для ежедневного сбора результатов работы всех инженеров, возможность мгновенного выявления и устранения проблем.

Источник: Lifestylememory / freepik.com

Особенно заметным стало сокращение времени на разработку: если раньше технологи приступали к работе только через 28 недель после старта проекта, то теперь это происходило уже на десятой неделе, как только конструкторы создавали первоначальный прототип. Результатом стало значительное снижение затрат на производство одноразовых фотоаппаратов – на 25 %.

Разработанная Kodak методика «комплексного проектирования» оказалась настолько эффективной, что нашла широкое применение не только в фотоиндустрии, но и в аэрокосмической отрасли, автомобилестроении и производстве потребительских товаров, став новым стандартом в разработке продукции.

Ошибки в проведении бизнес-инжиниринга

Успешный реинжиниринг требует комплексного подхода, четкого понимания целей и готовности к серьезным изменениям во всех аспектах деятельности компании. Основные заблуждения при реализации бизнес-инжиниринга:

• Попытки «латания дыр»: вместо полной перестройки процессов компании пытаются улучшить существующие, что приводит к неэффективным полумерам.
• Размытые цели: отсутствие четкой формулировки задач по оптимизации процессов становится причиной провала всего проекта.
• Однобокий подход: сосредоточение исключительно на проектировании процессов без учета других аспектов (организационная структура, системы управления, оценки эффективности) обрекает проект на неудачу.

Читайте также! Формы ведения бизнеса: виды и особенности

• Игнорирование человеческого фактора: недооценка важности мотивации сотрудников приводит к сопротивлению изменениям и низкой эффективности новых процессов.
• Сдача позиций при первых трудностях: многие компании отказываются от реинжиниринга при появлении первых сложностей, что сводит на нет все предыдущие усилия.
• Слишком узкие рамки: ограничение области применения инжиниринга или постановка чрезмерно узких задач изначально делает проект бесперспективным.
• Неправильный вектор внедрения: попытка реализовать инжиниринг «снизу вверх» вместо «сверху вниз» противоречит самой природе процесса и обрекает его на провал.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-инжиниринге

Как достичь максимальной результативности?

Для повышения эффективности важно не ограничиваться внутренним тестированием. Оптимальным решением станет вовлечение реальных пользователей в тестирование продукта на этапе его предварительной версии. Их обратная связь поможет выявить слабые места и улучшить качество конечного продукта.

К чему мы стремимся?

Главная задача бизнес-инжиниринга заключается в построении прочной взаимосвязи между стратегическими целями компании и ее повседневными операциями. Это позволяет обеспечить эффективное достижение поставленных бизнес-целей через оптимизацию рабочих процессов.

Читайте также! Сплочение коллектива: инструменты, принципы, ошибки

Что необходимо для успеха?

Успешное преобразование предприятия требует комплексного подхода. Помимо технической и отраслевой составляющих, важно учитывать человеческий фактор: сотрудники должны не только понимать суть инноваций, но и быть вовлеченными в процесс изменений.

Бизнес-инжиниринг представляет собой интегрированный подход, основанный на объединении технологических и социальных аспектов. Он включает в себя различные методики, рассматривающие организацию как единую систему, где оптимизация каждого элемента влияет на общую эффективность.

Успех достигается через гармоничное сочетание командных усилий, технологических решений и стратегического планирования.

Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com