Важность внедрения информационных технологий

Информационные технологии все интенсивнее проникают в жизнь современного общества, и они оказывают сильное влияние на развитие бизнеса – от разработки новых продуктов до создания маркетинговых стратегий на основе аналитических данных.

Внедрение современных информационных технологий в бизнес-процессы дает очевидные преимущества:

• Более рациональное использование ресурсов. К примеру, благодаря автоматизации можно избавить сотрудников от некоторых видов рутинной работы, освободив время для выполнения ключевых функций, – это позволяет повысить производительность труда.
• Ускорение внутренних бизнес-процессов путем активного использования информационно-коммуникационных технологий. Например, это касается передачи данных, делопроизводства в организации и т. д.
• Проектирование и разработка новых товаров и услуг, особенно в сферах высоких технологий.
• Снижение затрат, скажем благодаря оптимизации логистики.
• Улучшение качества обслуживания клиентов. Информационные технологии позволяют оставаться на связи с потребителями в режиме 24/7, к примеру в ночное время это возможно путем использования чат-ботов. Впрочем, есть и много других вариантов коммуникации – через сайт, мессенджеры, по электронной почте и т. д.
• Повышение деловой репутации компании, которая предстает в публичном пространстве как современная организация, использующая передовые технологии. Для реализации данного направления деятельности устраиваются различные мероприятия – презентации, конференции и пр.

Внедрение новых информационных технологий открывает дополнительные возможности в развитии бизнеса и способствует улучшению результатов коммерческой деятельности любой компании.

ИТ применимы практически во всех направлениях работы предприятий:

• Маркетинг – современные инструменты, построенные на основе ИТ, облегчают исследование целевой аудитории, разработку и реализацию маркетинговых кампаний, анализ полученных данных. За счет этого фирма может быстрее реагировать на рыночные изменения и корректировать свою стратегию.
• Финансы – в настоящее время бухгалтерские приложения способны выполнять практически всю работу на основании введенных данных, причем в кратчайший срок и без ошибок.
• Производство – информационные технологии активно применяются в производственных линиях.
• Управление – сейчас предлагается множество решений и в вопросах менеджмента: от ведения кадрового учета до формирования отчетности.

К примеру, для ведения клиентской базы и работы с покупателями раньше в крупных компаниях были необходимы целые подразделения – сейчас же с большинством задач успешно справляются системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Востребованные информационные технологии для бизнеса

Бесконтактная оплата

Пандемийные ограничения создали условия для ускоренного внедрения информационных технологий, обеспечивающих необходимые стандарты безопасности. Сложившаяся ситуация вынуждала магазины, банки и предприятия сферы услуг переходить на новые технологии, которые оказались удобными и для самих клиентов.

Так, первые смартфоны с возможностью бесконтактной оплаты появились в первой половине 2010-х гг., и тогда же были разработаны соответствующие приложения, наиболее популярными из которых являются GooglePay и ApplePay. Спустя всего лишь десятилетие эти технологии воспринимаются как само собой разумеющиеся функции мобильных устройств.

Онлайн-торговля

История развития электронной коммерции насчитывает больший период, поскольку первая система онлайн-покупок появилась еще в 1979 г., хотя и здесь стоит отметить впечатляющую динамику последних лет, когда ряд магазинов полностью или частично отказались от офлайн-площадок, полностью переключившись на интернет-торговлю.

Многие современные пользователи предпочитают именно такой способ совершения покупок как более быстрый и комфортный.

Омниканальность для общения с покупателями

Другими словами, это означает использование в маркетинге всех доступных каналов коммуникации, число которых растет: веб-сайты, социальные сети, электронная почта, звонки и СМС-сообщения, чаты, мобильные приложения и пр. Такая универсальность дает возможность выйти на каждого потребителя и обеспечить высокое качество обслуживания.

Выгодно это и для покупателей, которые в любой момент могут обратиться за консультацией к производителю.

Кассы самообслуживания

В розничной торговле кассы самообслуживания нашли широкое применение, и их преимущества очевидны: повышение безопасности клиентов путем уменьшения социальных контактов, сокращение расходов на персонал, ускорение обслуживания и уменьшение очередей. Правда, установка оборудования требует дополнительных расходов, но они очень быстро окупаются.

Цифровые платежи

Это форма оплаты электронным способом. Чаще всего такие платежи осуществляются с использованием банковских карт. Сейчас расплатиться подобным образом можно повсеместно: в магазине, в кафе, на транспорте и т. д. Для клиентов использование безналичного способа расчета удобнее и безопаснее, так что доля сделок наличными деньгами неуклонно снижается.

Виртуальные примерочные

Преимуществом офлайн-магазинов является возможность опробовать, примерить товар, но в онлайн-торговле предлагаются нестандартные решения для подобных вопросов.

Чат-боты

Одним из продуктов развития искусственного интеллекта стали чат-боты, получающие в последнее время все большую популярность. Это программы, которые могут реагировать на письменные или устные запросы пользователей, давая необходимую информацию.

Благодаря таким роботам обеспечивается круглосуточное обслуживание клиентов – сначала свою помощь предлагает чат-бот, и лишь в нестандартных случаях осуществляется переключение на оператора.

Применима эта технология и в процессе продаж. Одним из основных ее преимуществ является возможность параллельно работать с несколькими клиентами, что не под силу обычному сотруднику.

Роботизация в логистике

На практике это выглядит как использование автоматизированных устройств в процессе складирования, перемещения, упаковки и сортировки продукции. Резкое повышение интереса к этим технологиям связано с нехваткой сотрудников в период пандемии COVID-19, когда значительная часть работников была переведена на дистанционный режим труда.

Роботизация дает практически неисчерпаемый источник рабочей силы для выполнения простейших операций, что означает уменьшение себестоимости производства.

Так, по оценке Международной финансовой корпорации (IFC), ведущие логистические компании, включая 3PL-операторов, предоставляющих полный спектр услуг логистики, делают ставку на внедрение и развитие информационных технологий.

Правила внедрения информационных технологий

Подверженность рынка трендам

В реалиях развития современного бизнеса большинство производителей ориентируется на лидеров в своей отрасли или же на ближайших конкурентов, и, помимо прочего, это приводит к быстрому распространению нововведений. Скажем, если конкурирующая компания подключилась к CRM-платформе, то, чтобы не отстать и не лишиться своей доли рынка, аналогичным образом действуют и другие фирмы.

Читайте также! Стратегия интернет-маркетинга: как и какую выбрать

Правда, здесь тоже нужно соблюдать разумный баланс и просчитывать, насколько целесообразны вложения. К примеру, если для проведения маркетинговой акции небольшому предприятию нужны специалисты по обзвону, то вместо создания собственного кол-центра проще будет обратиться в профессиональное агентство.

Технология не панацея

Не стоит полагать, что внедрение информационных технологий – это решение всех проблем и гарантированное процветание бизнеса. Технологии – лишь инструмент, эффективность которого зависит от того, насколько отлажены бизнес-процессы в целом. К примеру, можно установить самую навороченную CRM-систему, но если сотрудники будут игнорировать ее в повседневной работе, то результативность окажется нулевой.

Постоянный контроль со стороны администрации

Руководство должно контролировать внутреннюю ситуацию и осознавать имеющиеся проблемы. Для наглядности приведем конкретный пример: компания сделала заказ на создание собственного кол-центра, причем планируемая мощность была определена в 1000 звонков в день.

В спешном порядке пришлось вносить коррективы и добавлять новых операторов, чтобы справиться с наплывом обращений. Если бы изначально вопрос был изучен более тщательно, то сложностей бы не возникло.

Подкрепление технических мер административными

Нередко причиной провала нововведений является влияние человеческого фактора, когда сотрудники в силу некомпетентности или нежелания осваивать новые функции саботируют появившиеся инструменты и не используют в полной мере их возможности.

Чтобы этого не произошло, нужно обеспечить предварительную организационную подготовку – провести соответствующее обучение, расширить должностные обязанности, ввести новые элементы контроля, чтобы проверить, как персонал освоил информационные технологии и применяет их на практике.

Нет бизнес-систем, способных действовать полностью в автономном режиме

Во-первых, существуют настройки, которые лучше доверить профессионалам, – обычно этим занимаются разработчики. Во-вторых, если система обрабатывает данные, то все зависит от того, насколько корректно сделан их ввод. В-третьих, используемые инструменты должны быть интегрированы друг с другом – в этом случае эффект будет выше.

Стратегии внедрения информационных технологий

Внедрение ИТ, особенно если это касается ключевых бизнес-процессов, является важным этапом развития любой организации, однако прежде чем приступать к действиям, нужно выработать стратегию, включающую в себя основные мероприятия со сроками, критериями оценки, ответственными лицами и т. д. Возможные варианты:

• Лоскутная стратегия

В этом случае процесс внедрения информационных технологий носит постепенный характер – новшества вводятся в виде отдельных элементов. Преимуществом такого подхода является возможность снизить затраты и риски, однако и обновление идет достаточно долго.

• Комплексная стратегия

При таком решении ИТ внедряются в масштабах всей организации. Как правило, такой подход применяется, когда существующая инфраструктура полностью устарела, и потому ее оптимизация путем замены отдельных компонентов нецелесообразна. Минусом является затратность и необходимость четкого следования плану осуществления инноваций.

• Шахматная стратегия

Такой вариант пригоден для коммерческих организаций с разветвленной структурой. Подобно лоскутной стратегии, технологическое обновление идет постепенно, но здесь порядок определяется значимостью тех или иных подразделений для развития компании.

К примеру, если речь идет о торговой сети со множеством филиалов, то первыми обычно оптимизируются те, которые находятся в крупных городах и дают большую прибыль, а затем очередь доходит и до всех остальных.

• Лестничная стратегия

Здесь приоритетность внедрения ИТ определяется уровневой организацией бизнес-процессов. Скажем, сначала изменения касаются производственных подразделений, потом маркетингового направления, далее идет кадровая служба и т. д.

В целом выбор стратегии зависит от того, как выстроены бизнес-процессы в компании и насколько велики финансовые, временные и иные ресурсы.

Этапы внедрение информационных технологий

Подготовительный этап

Для начала нужно определиться с целями и задачами внедрения информационных технологий – другими словами, понять, что ожидается в результате. Именно эти критерии и составляют исходную основу проекта, на подготовку которого дается подробное техническое задание (ТЗ).

Подготовительная работа обычно ведется по нескольким направлениям:

• Анализ организационно-управленческой структуры компании и при необходимости внесение в нее изменений. С появлением новых бизнес-процессов изменяется и функционал сотрудников, что закрепляется на уровне локальных актов: там добавляются новые должностные обязанности либо, наоборот, убираются дублирующие и утратившие значение. Также может быть оптимизирована общая структура с созданием или объединением подразделений.
• Модернизация технической инфраструктуры организации. К примеру, если внедряется высокотехнологичная система, то нужно предусмотреть и все технические аспекты: закупить современное оборудование, установить необходимое программное обеспечение, обеспечить возможность коммуникации, хранения и передачи информационных данных. Как правило, в этом случае создается внутренняя сеть, причем важным вопросом является ее защищенность от несанкционированного входа, о чем тоже следует задуматься заранее.
• Подготовка персонала к использованию инновационных технологий. В этом вопросе требуется стратегический подход, скажем в виде плана прохождения обучения с четкими сроками и содержанием занятий. Обычно в первую очередь подготовку проходят собственные технические специалисты, которые будут обслуживать систему, и для этого целесообразно обратиться к разработчикам. Далее же повышают свой уровень знаний и умений обычные пользователи.

При этом необходимо обеспечить мотивацию сотрудников в переходе на новые технологии, например показать, что благодаря им отпадет необходимость выполнять рутинные операции, повысится производительность труда и доходы компании, а значит, и зарплата работников.

Выбор подходящего ИТ-решения

К этому следует подходить взвешенно, владея информацией об основных вариантах, представленных на рынке, их преимуществах и недостатках. Здесь будет полезно привлечь экспертов, знакомых с новейшими разработками. Продвигаться можно поэтапно: сначала отобрать 2-3 оптимальных варианта и потом более тщательно сравнивать их друг с другом. Ключевые критерии, влияющие на итоговый выбор:

• соответствие функционала особенностям организационных и технологических процессов предприятия;
• возможность интеграции с уже применяемыми информационными системами;
• уровень технической проработанности, наличие у разработчиков необходимой инструментальной и программной базы;
• стоимость продукта в соотношении с планируемой отдачей;
• условия клиентской поддержки со стороны разработчиков;
• возможности масштабирования технологий, дальнейшего приспособления их под нужды компании;
• наличие других конкурентных преимуществ в сопоставлении с аналогами – то, что имеет значение в конкретном случае.

Внедрение выбранного решения

Ход данного процесса имеет индивидуальный характер и зависит от многих факторов: особенности самого продукта, величина предприятия и связанный с этим объем работ, выбранная стратегия внедрения, наличие всех необходимых ресурсов. Поэтому даже по срокам разброс может быть велик – он способен измеряться как днями, так и месяцами.

Основные способы выполнения работ – по тому, кто привлекается к этому процессу:

• Крупный подрядчик федерального или даже международного уровня, который предлагает собственные разработки либо действует по франшизе. Преимуществом данного варианта является компетентность продавца во всех вопросах и гарантированное качество продукта. С другой стороны, и цена внедрения таким способом окажется выше, чем при альтернативных решениях. Также нужно учитывать, что у разработчиков могут оказаться свои условия по использованию продукта, с которыми придется считаться.
• Небольшая IT-компания, действующая на региональном рынке и предлагающая потребителю собственный продукт для решения бизнес-задач. В этом случае тоже можно рассчитывать на профессионализм подрядчиков и их способность оказать техническую поддержку на всех этапах выполнения работ. Также с подобными партнерами проще достигнуть договоренностей на своих условиях. К недостаткам этого способа следует отнести большую вероятность технических сбоев и чаще всего ограниченность функционала в сравнении с продуктами от продвинутых IT-корпораций.
• Компания, выступающая в роли посредника, – потребителям предлагается продукт, приобретенный у сторонних разработчиков. Выигрыш заказчика – более низкая цена, чем в случае с обращением к создателям ИТ-инструмента напрямую. С другой стороны, существует риск, что подрядчики недостаточно хорошо разбираются в технических деталях. Поэтому качество поддержки в этом случае может оказаться не на высоте.

• Собственные сотрудники, к примеру работники отдела информационных технологий предприятия. Главным условием применимости этого метода внедрения информационных технологий является наличие квалифицированных кадров, способных справиться с поставленной задачей.

  Преимущества здесь очевидны: экономия на затратах, знание исполнителями всех особенностей бизнес-процессов и, исходя из этого, задач создаваемого продукта, отсутствие необходимости оплачивать обслуживание системы внешними специалистами. Поэтому если на предприятии есть высококлассные профессионалы, то целесообразно рассмотреть именно данный вариант, однако и переоценивать свои силы и возможности не стоит.

• Внешний эксперт-фрилансер, действующий на условиях гражданско-правового договора. Стоимость здесь обычно в разы ниже, чем приобретение продукта у ИТ-компании, но и риски велики. Самое важное – найти грамотного и ответственного специалиста, который в состоянии эффективно скоординировать работу IT-отдела предприятия. Чаще всего он выступает именно в роли организатора и руководит действиями сотрудников, не обладающих опытом работы такого рода. Риск же состоит в том, что если проект выполнен некачественно, то усилия будут затрачены впустую.

Пример эффективного внедрения информационных технологий

• Аграрное производство

В сельскохозяйственной сфере наиболее востребованы цифровые решения, связанные с отслеживанием состояния посадок и скота, а также с контролем работ. К примеру, консалтинговая компания PwC выдвинула концепцию точного земледелия, согласно которой применение специальных дронов и автоматизированных метеостанций сократит расходы производителей на 10 %.

• Управление городом

В современных мегаполисах разработка и внедрение информационных технологий умного города идет полным ходом. По оценке McKinsey Global Institute, это позволяет на 20-35 % быстрее реагировать на аварийные ситуации и чрезвычайные происшествия, что сокращает ущерб от них и повышает безопасность жителей.

• Медицина

Сегодня пациенты и врачи могут воспользоваться услугами виртуальных клиник: одно из подобных решений предлагается отечественной компанией MedVR. Это программа симуляционного медицинского обучения: благодаря датчикам и виртуальным очкам пользователи из разных городов и даже стран оказываются в одном месте, где можно обменяться информацией и продемонстрировать свои навыки в борьбе с заболеваниями.

• Торговля

Достаточно привести пару примеров – специализирующаяся в области электронной коммерции компания Amazon, которая образовалась в 1994 г., а теперь является одним из самых дорогих брендов в мире, и хорошо всем известная глобальная интернет-площадка AliExpress.

• Добывающая промышленность

Ценность природных ресурсов в современном мире растет, причем параллельно усиливаются экологические требования к добыче и переработке полезных ископаемых. В силу этого весьма востребованы бережливые технологии, где есть место и ИТ-инструментам.

К примеру, компания «Северсталь» на основе аналитики больших данных отслеживает потребление электроэнергии. По словам специалистов предприятия, это решение позволило оптимизировать электропотребление, что дает ежегодную экономию от 10 млн долларов.

Таким образом, цифровизация помогает бизнесу оперативно реагировать на внешние изменения, повышать собственную производительность и эффективнее распоряжаться ресурсами.

Сложности при внедрении информационных технологий

Нехватка компетентных сотрудников

Сейчас для работника важно не столько наличие определенных знаний и умений, сколько желание развиваться, поскольку нужно меняться вслед за появлением новых технологий. Поэтому значение имеют именно общепрофессиональные компетенции, которые позволяют овладевать информацией и осваивать инновационные инструменты.

Непродуманность плана преобразований

Одной из распространенных проблем при внедрении информационных технологий является несогласованность отдельных элементов друг с другом. Очевидно, что преобразования не могут быть проведены одномоментно, и потому обычно разрабатывается график выполнения работ – он должен обеспечивать возможность задействования всех имеющихся ресурсов.

Ошибки в планировании приведут к потере времени и сил. Например, компания подключилась к CRM-системе, запланировав далее обновление серверной базы, однако выясняется, что система на старом оборудовании работает с перебоями и со своими задачами не справляется.

Внедрение ИТ следует начинать с оптимизации бизнес-процессов, играющих ключевую роль, без которых невозможно двигаться дальше.

Читайте также! Бесплатная реклама в Интернете: самые эффективные способы

Консервативный настрой руководства

Сами по себе цифровые инструменты работы не сделают, если правильно их не настроить и не использовать по назначению. Поэтому следует мотивировать персонал в том, чтобы сотрудники включались в процесс обновления технологий. Здесь определяющее значение имеет позиция руководства, которое должно личным примером показывать готовность к переменам.

Худший вариант – если директор предприятия, поддавшись веяниям времени, согласился на модернизацию, выделив для этого необходимые ресурсы, однако не ждет от этого роста показателей, и персонал видит его критичный настрой в отношении современных технологий. В этом случае и рядовые сотрудники начнут игнорировать установленные информационные системы, и эффект получится нулевой.

Часто задаваемые вопросы о внедрении информационных технологий

Что делать после завершения процесса внедрения ИТ?

В настоящее время модернизация бизнес-процессов должна вестись на постоянной основе, поэтому нельзя успокаиваться, реализовав какой-то ИТ-проект: с течением времени появляются новые, более продвинутые решения.

Что учитывается при выборе ИТ-продуктов?

Помимо вышеназванных факторов, следует отметить важность наличия постоянной поддержки со стороны разработчиков. Консультация специалистов может потребоваться не только в процессе внедрения продукта, но и в ходе дальнейшего использования.

Читайте также! Директор по информационным технологиям: компетенции, полномочия, ответственность

В каких случаях цифровизация становится необходимостью?

Все индивидуально, но ситуация, когда без внедрения ИТ не обойтись, – жесткая конкурентная борьба, в которой использование цифровых инструментов дает явные преимущества. Также, если компания имеет дело с обработкой больших массивов данных, информационные системы жизненно необходимы.

Таким образом, эффективность современного бизнеса во многом определяется внедрением передовых информационных технологий: благодаря цифровым инструментам обеспечивается конкурентоспособность предприятия.