Важность оптимизации расходов бизнеса

Любая успешная коммерческая деятельность требует вложений: чтобы заработать, для начала необходимо потратить средства. Деньги уходят на покупку материалов, оборудование, товары для последующей продажи, оплату труда сотрудников, аренду помещений, рекламу, юридические услуги и ведение бухгалтерии.

Эти затраты неизбежны – без них бизнес не сможет функционировать. Однако нередко ресурсы используются неэффективно: некоторые траты можно уменьшить, а от других вовсе отказаться без вреда для компании.

Вот четыре причины, почему компаниям важно отслеживать свои расходы.

• Выживание в сложные времена

В условиях экономического кризиса основной задачей становится сохранение жизнеспособности бизнеса. И в таком случае сокращение затрат является ключевым элементом антикризисного плана.

• Увеличение рентабельности

Грамотная оптимизация расходов и доходов позволяет снизить производственные издержки без потери качества продукции.

К примеру, если стоимость товара составляет 2000 рублей, а затраты на его изготовление и маркетинг оцениваются в 1500 рублей, то оставшаяся сумма идет на прибыль. А если удастся найти поставщиков, предлагающих аналогичные материалы по более низким ценам, снижающие себестоимость производства до 1300 рублей, тогда прибыль возрастет с 500 до 700 рублей.

Источник: Jakub Żerdzicki / unsplash.com

• Поиск средств на развитие

Анализируя затраты, можно обнаружить, что определенная часть бюджета расходуется непродуктивно. Если оптимизировать эти статьи, то освободившиеся средства можно направить на стратегически выгодные цели, например создание новых продуктов, расширение рынков сбыта или привлечение новых клиентов.

• Создание финансовой подушки

Даже при стабильной работе всегда существует риск возникновения непредвиденных трудностей. Потеря крупных заказчиков может привести к тому, что средств начнет не хватать, а это повлечет за собой проблемы с выплатами зарплат или даже способно привести к банкротству. Но если есть резерв, то с этими временными трудностями можно справиться.

Планирование оптимизации расходов

Начните с разработки четкого плана действий. Будьте готовы к тому, что процесс оптимизации расходов бизнеса займет несколько недель или даже месяцев. Изменения будут внедряться постепенно, но они существенно изменят работу вашей организации.

Процесс подготовки и внедрения новой системы управления предприятием состоит из следующих этапов.

Обобщение расходов

Для начала надо выяснить, на что именно уходит ваш бюджет. Перед тем как внедрить оптимизацию расходов, важно понять систему, точно знать, что происходит. Используйте отчетную документацию и статистику для анализа.

Источник: wayhomestudio / freepik.com

Соберите данные – вам не потребуется информация за весь период существования компании, достаточно статистики за последние шесть месяцев. Подготовьте отчеты о движении денежных средств, в которых будут подробно указаны все ключевые статьи расходов и доходов.

Сбор данных значительно упрощается благодаря электронным базам данных и CRM-системам компании. Из этих систем информацию можно легко выгрузить и использовать для дальнейшего анализа.

Группировка расходов

Если у вас нет готовых отчетов или систем учета, то вам придется самостоятельно сгруппировать ваши расходы. Например, объедините покупку новых компьютеров и факсов в категорию «Закупка оборудования».

Таким образом, вы сможете выделить основные направления расходования средств вашей компании: заработная плата сотрудников, аренда, налоги и сборы, рекламные кампании, покупка основных и вспомогательных материалов.

Каждому виду расходов назначайте соответствующую статью в отчетности. Это облегчит последующий анализ данных.

Сегментация расходов

Расходы компании можно разделить на две категории: постоянные и переменные. Постоянные расходы включают те, которые не зависят от внешних факторов и результатов деятельности компании. Примеры таких расходов — арендная плата, налоги и заработная плата сотрудников. Эти платежи должны осуществляться независимо от текущих финансовых показателей компании.

Переменные же расходы связаны с объемами продаж. Например, закупки расходных материалов.

Такая классификация помогает лучше ориентироваться в структуре оптимизации ваших расходов, ведь цель – эффективнее ими управлять.

Источник: freepik / freepik.com

Начните с сокращения трат на постоянный вид расходов. Например, рассмотрите возможность отказа от аренды нерентабельных помещений и/или сократите часть сотрудников.

Что касается переменных расходов, то с ними больше вариантов оптимизации. Например, можно сменить поставщиков, пересмотреть ассортимент продукции, договориться о поставках в кредит или в рассрочку.

Определение крупных статей расходов

В каждой из выделенных категорий поищите самые значительные виды расходов и придумайте, как их можно сократить. Например, большую часть постоянных расходов могут составлять заработная плата сотрудников и аренда помещений. Хотя полностью исключить такие расходы сложно, всегда есть способы их оптимизации.

Допустим, ваша компания нуждается в складских помещениях, но текущие условия аренды слишком дороги. Рассмотрите возможность поиска альтернативных вариантов, например аренда склада у другого арендодателя с более выгодной ставкой или возможностью оплаты в рассрочку.

Помните принцип Парето: 20 % усилий приводят к 80 % результата. Сосредоточьте внимание на самых значимых составляющих расходов, чтобы достичь максимальной эффективности в кратчайшие сроки.

Читайте также! Коэффициент финансовой независимости: формула и расчет

Детальный анализ более мелких затрат

Определившись, как можно оптимизировать крупные расходы, не останавливайтесь на них и обратите внимание и на более мелкие. Составьте план оптимизации более мелких расходов. Проанализируйте каждый пункт и решите:

• Можно ли совсем отказаться от этой статьи расходов?
• Возможно ли сократить расходы по этому направлению?
• Насколько допустима максимальная экономия?

Этот подход позволит вам получить полное представление о финансовом состоянии компании. Кроме того, тщательное изучение условий сотрудничества с поставщиками и партнерами поможет найти более выгодные предложения для вашего бизнеса.

Методы оптимизации расходов

В современном бизнесе есть несколько популярных способов оптимизации расходов.

• Удаленная работа или аутсорсинг

Переход на удаленный формат работы стал трендом среди многих компаний в России. Например, в сфере информационных технологий около 40 % вакансий предполагают работу дистанционно. Этот метод позволяет существенно сократить постоянные расходы и перенаправить освободившиеся средства на развитие бизнеса.

Помимо этого, некоторые процессы можно передать на аутсорсинг. Например, техобслуживание клиентов или маркетинг. Зачастую выгоднее отказаться от содержания собственного штата специалистов, требующих найма и обучения, в пользу специализированной компании, которая готова предложить гибкие условия сотрудничества.

• Сокращение себестоимости продукта

Оптимизация расходов – это преимущественно снижение затрат. И один из способов – модернизация оборудования. К примеру, новые модели станков могут обеспечить такую же высокую производительность, но при этом потреблять меньше ресурсов и требовать меньших затрат на обслуживание.

• Партнерство

Некоторые дорогостоящие бизнес-процессы можно осуществлять совместно с партнерами. Например, проведение совместных рекламных кампаний или конференций позволит распределить финансовые нагрузки между несколькими участниками, снизив общие расходы.

• Оптимизация системы оплаты труда

Если работа сотрудников зависит от достижения конкретных целей, можно связать зарплату с этими целями. Например, установить фиксированную базовую ставку и предусмотреть бонусы или премии за выполнение планов или превышение установленных показателей.

Читайте также! Показатели финансовой устойчивости: о чем говорят, как рассчитываются

• Автоматизация рабочих процессов

Современные ИТ-инструменты позволяют автоматизировать рутинные операции практически в любом бизнес-процессе, начиная от документооборота и отчетности и заканчивая планированием проектов и обслуживанием. Вот несколько примеров:

• установить систему мониторинга запасов на складе;
• перенести взаимодействие с клиентами в мессенджеры, подключив чат-боты и настроив автоматические рассылки;
• создавать документы на основе готовых шаблонов, заверять их электронной подписью и отправлять в онлайн-режиме;
• автоматизировать учет и обработку запросов в службу поддержки через облачные решения типа Service Desk;
• внедрить аналитические системы на базе CRM для улучшения управления взаимоотношениями с клиентами.

Оптимизация расходов за счет их увеличения

Иногда, наоборот, имеет смысл временно увеличить определенные затраты ради долгосрочной выгоды – и это тоже будет оптимизацией управления расходами бизнеса. Рассмотрим подобные примеры.

• Приобретение нового оборудования вместо ремонта старого. Особенно актуально, если новое оборудование способно автоматизировать часть производственных процессов или высвободить трудовые ресурсы.

Источник: freepik / freepik.com

• Реорганизация бизнеса. Если планируется слияние, поглощение или закрытие филиалов, тогда стоит действовать незамедлительно, особенно если для этого имеются необходимые средства.
• Инвестиции в новые каналы продаж. Независимо от того, что продается – товары или персональные услуги, свободные ресурсы можно направить на поиск новых каналов сбыта. А каждый новый канал, естественно, увеличивает выручку.
• Повышение качества продукта. Во время кризиса многие компании снижают качество своих товаров или услуг. Поэтому, сохранив или даже повысив уровень качества, можно получить значительное конкурентное преимущество. Таким образом, затраты на контроль качества являются стратегическим вложением.
• Быстрое внедрение результатов исследований и разработок. Вместо долгого тестирования продукта вывести его сразу на реализацию и «допиливать» уже в процессе.
• Экономическая безопасность. Есть определенные риски, требующие немедленного внимания, такие как утечка клиентской базы, кражи на складе или промышленный шпионаж.
• Интеграция с новыми партнерами. Совместное использование производственных мощностей, складов или бухгалтерии с партнерами может существенно снизить собственные затраты.

Хотя такие направления (меры) оптимизации расходов с первого взгляда кажутся парадоксальными, их сила заключается в неожиданном подходе, который может принести значительную экономию в будущем.

Ошибки при оптимизации расходов

• Ошибка 1. Недооценка мелких затрат

Многие компании упускают из виду незначительные повседневные расходы, такие как излишний расход электроэнергии в офисе или необоснованные траты на канцелярские принадлежности. Необходимо оптимизировать подобные расходы организации, ведь за год такие мелочи могут превратиться во внушительную сумму.

• Ошибка 2. Пренебрежение аналитикой

Нередко решения в бизнесе принимаются иррационально и интуитивно, а не на основании данных. Аналитический подход необходим для правильного понимания структуры расходов и принятия обоснованных стратегических шагов. Отказ от анализа может привести к ошибочным решениям, которые обернутся потерями в будущем.

• Ошибка 3. Игнорирование клиентского опыта

Стремясь сократить расходы, некоторые компании жертвуют качеством обслуживания или продукции, что отталкивает клиентов и ведет к снижению доходов. Опираться на клиентский опыт – важный фактор успеха, экономить на котором нельзя.

Читайте также! Внутренняя норма доходности: расчет и анализ результатов

• Ошибка 4. Консерватизм и застревание в прошлом

Мир постоянно меняется, и бизнесу тоже нужно адаптироваться. Некоторые предприниматели продолжают использовать устаревшие методы и технологии лишь потому, что так всегда было. Инвестиции в инновации могут потребовать первоначальных затрат, но они критически важны для долгосрочного роста и развития.

• Ошибка 5. Жертва будущим ради настоящего

Иногда ради краткосрочной экономии отказываются от важных инвестиций, таких как обучение сотрудников, маркетинговая стратегия или разработка новых продуктов. Стратегическое планирование и вложения в будущее — залог устойчивого развития компании.

Часто задаваемые вопросы об оптимизации расходов

Целесообразен ли демпинг?

Опытные бизнесмены стараются избегать демпинга, за исключением ситуаций, близких к банкротству, когда важно как можно скорее продать остатки для поддержания ликвидности.

Демпинг также может использоваться для привлечения клиентов низкими ценами на отдельные товары: получается, что покупатель приходит за недорогими позициями, но в итоге может приобрести и другие продукты с высокой наценкой. Главное тут – соблюдать баланс, чтобы цены оставались рентабельными.

Читайте также! Эффективное производство: суть, показатели, признаки

О чем важно помнить, оптимизируя расходы?

Рассматривайте кризисные моменты не как трудности, а как возможность открыть новые перспективы. После преодоления таких испытаний вы заметите, насколько выросли во всех аспектах, и начнете смотреть на привычные вещи совершенно иначе.

Сохраняйте спокойствие и сосредоточьтесь на укреплении командного духа, поддерживая себя и своих сотрудников. Это не только поможет вам стать надежной опорой друг для друга, но и позволит находить эффективные решения, рассматривая ситуацию с разных точек зрения.

Чего стоит избегать при оптимизации расходов бюджета?

Часто компании начинают сокращать расходы только тогда, когда наступает кризис. Когда бизнес приносит прибыль, руководство редко обращает пристальное внимание на затраты, а при возникновении сложной ситуации начинаются массовые сокращения и урезания бюджетов.

Основной принцип эффективного управления гласит, что расходы делятся не на большие и маленькие, а на оправданные и неоправданные. Если вы можете безболезненно отказаться от каких-то затрат – делайте это сразу, не дожидаясь наступления кризиса!

Подход к оптимизации расходов должен быть осознанным и взвешенным. Ведь организация без издержек – это организация без процессов и результатов, которая фактически перестает существовать.

Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com