Понятие и задачи операционной деятельности

Операционная деятельность представляет собой совокупность всех бизнес-процессов, обеспечивающих производство товаров и услуг, а также привлечение клиентов. Это фундамент компании, на котором выстроена вся работа и генерируется прибыль.

Если сравнить компанию с айсбергом, то видимая часть – это фронт-офис: продавцы, консультанты, менеджеры проектов – все, кто взаимодействует с клиентами. Однако основная часть бизнеса, как и у айсберга, находится «под водой».

Это целая армия: HR-специалисты, которые формируют команду, IT-отдел, обеспечивающий техническую инфраструктуру, бухгалтерия, управляющая финансами, маркетологи, продвигающие продукты, логисты и закупщики, выстраивающие цепочки поставок.

Источник: rawpixel.com / freepik.com

Такая структура характерна для любого бизнеса – от крупного предприятия до небольшого магазина или автосервиса.

В каждом из них есть сотрудники, которые не контактируют с клиентами напрямую, но выполняют критически важные функции: ищут и выбирают поставщиков, нанимают и развивают персонал, разрабатывают маркетинговые стратегии, создают программы лояльности, оптимизируют бизнес-процессы.

Эффективная операционная деятельность – это ключевой фактор роста прибыли компании. Рассмотрим, как она помогает развивать бизнес.

• Обеспечение стабильности

Налаженные операционные процессы позволяют поддерживать непрерывность производства, минимизировать влияние кризисных ситуаций, сохранять высокий уровень сервиса для клиентов.

Пример. При резком повышении цен на сырье компания успевает найти альтернативного поставщика до исчерпания запасов, не допуская перебоев в производстве. Таким образом, покупатель даже не замечает, что в производственной цепочке был какой-то сбой.

• Четкое распределение обязанностей

Каждый сотрудник сфокусирован на своих задачах, что обеспечивает автоматизацию рутинных операций, оптимизацию рабочей нагрузки и повышение эффективности работы как каждого отдельного работника, так и предприятия в целом.

Источник: pressfoto / freepik.com

Например, маркетолог гораздо успешнее будет в своей основной деятельности (повышение привлекательности продукта для потребителей), если его не станут отвлекать общением с клиентами.

• Контроль качества

Отлаженные процессы операционной деятельности способствуют внедрению стандартов работы, то есть снижению количества ошибок и повышению скорости обслуживания в том числе за счет использования типовых решений (например, шаблоны договоров в юридическом отделе).

• Гибкость и адаптивность

В условиях высокой конкуренции компания должна быть готова к быстрому реагированию на рыночные тренды и оперативному внедрению новинок. Этого можно достичь за счет эффективного взаимодействия отделов и согласованного принятия решений.

Рассмотрим пример. Шоколадный бутик French Kiss продемонстрировал впечатляющую гибкость бизнеса, став одним из пионеров в России по продаже популярного дубайского шоколада. Благодаря отлаженным бизнес-процессам компания смогла оперативно отреагировать на рыночный тренд, все занимались именно своей работой, действуя слаженно и эффективно.

Маркетинговый отдел идентифицировал растущий интерес к новинке и получил одобрение руководства. Производственный отдел параллельно работал над созданием рецептуры. Дизайнерское подразделение разрабатывало упаковку, в результате еще до выхода продукта была запущена рекламная кампания в социальных сетях.

Четкое распределение обязанностей и выстроенная система запуска новых продуктов позволили бутику успешно вывести товар на рынок, сохранив высокие продажи даже после спада первоначальной популярности десерта.

• Повышение клиентской лояльности

Стабильно высокий уровень сервиса не только привлекает новых клиентов, но и заметно повышает уровень доверия имеющихся. Оперативное решение проблем, сервис на уровне, превосходящем ожидания клиентов, работа с обратной связью – все это будет возвращать потребителя к вам снова и снова.

Пример. Онлайн-магазин «Самокат» детально рассматривает негативные отзывы и, в случае если проблема реальна, приносит клиенту извинения не только на словах, но и доставив в два раза больше качественного товара за счет компании. Эффективная работа с негативными отзывами позволяет не только сохранить, но и увеличить клиентскую базу.

Источник: freepik / freepik.com

• Бизнес-развитие

Постановка четких целей для каждого отдела и внедрение системы KPI способствует профессиональному росту сотрудников, а также освобождает время руководства для стратегического развития компании. В конечном итоге целью операционной деятельности является создание прочного фундамента для роста компании и увеличения прибыли.

Виды операционной деятельности

Направления деятельности тесно связаны со спецификой бизнеса. Все виды деятельности, указанные в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если компания зарегистрирована как ИП или ООО, являются видами операционной деятельности. Те виды деятельности, которые не числятся в этих списках, относятся к финансовой и инвестиционной деятельности.

Отрасль бизнеса определяет основные виды ресурсов, которые используются для осуществления операционной деятельности. В сфере услуг это сотрудники, для финансовых организаций — деньги, для предприятий — сырье, оборудование или материалы.

Читайте также! Сплочение коллектива: инструменты, принципы, ошибки

ОД банков

Финансовые учреждения имеют особый вид дохода, поскольку их основная деятельность связана с деньгами. Операции банков включают:

• предоставление кредитов;
• операции с ценными бумагами;
• открытие, ведение и закрытие счетов для физических и юридических лиц;
• привлечение вкладов;
• расчетное и кассовое обслуживание;
• обмен валюты.

Внутренний контроль над денежными средствами является приоритетным направлением для финансовых организаций, и сотрудники занимаются этим процессом, взаимодействуя с клиентами, ведя документацию и выполняя операции по счетам.

ОД предприятия

Эта деятельность включает в себя все ресурсы, необходимые для производственного процесса и продажи готовой продукции. Рабочий цикл — это время, за которое сырье превращается в товар, готовый к продаже. Чем быстрее этот процесс, тем больше продукции производится.

Операционная деятельность предприятия включает:

• аренду помещения;
• закупку сырья и материалов;
• логистику;
• оплату коммунальных услуг;
• рекламу;
• оплату труда работников;
• выручку;
• налоги.

Однако в эту категорию не входят такие действия, как:

• покупка станков и оборудования;
• создание сайта;
• ремонт помещения;
• и т. д.

В операционную деятельность предприятия включаются ресурсы, которые обеспечивают его ежедневное функционирование. Таким образом, для ресторана закупка продуктов будет операционной деятельностью, в то время как приобретение плит и столов относится к инвестиционной деятельности, поскольку эти ресурсы будут использоваться в течение длительного времени.

Источник: wirestock / freepik.com

Производство — это вид ОД, направленный исключительно на создание готовой продукции для последующей продажи ее клиентам.

ОД в сфере услуг

Если компания предоставляет услуги, то ключевой ресурс — это люди, работающие в ней.

Операционная деятельность такой фирмы включает:

• аренду помещения;
• заработную плату;
• услуги связи;
• рекламу;
• налоги и сборы;
• и т. д.

Однако не следует включать в операционную деятельность:

• создание логотипа;
• приобретение новой техники или инструментов;
• и т. д.

Организация операционной деятельности

Операционная деятельность в бизнесе — это управление и координация процессов, связанных с производством товаров или предоставлением услуг. Ее правильная организация имеет большое значение для успеха любого предприятия. Давайте рассмотрим, как можно этого добиться.

Читайте также! Проектное финансирование: особенности, виды, схемы

• Определите стратегические цели и задачи.

Перед началом организации операционной деятельности нужно установить основные цели вашей работы и задачи, которые помогут их достичь. Это поможет вам понять, что потребуется для успеха всего предприятия и какие процессы следует организовать.

• Разработайте оптимальную структуру управления.

Вряд ли получится чего-то добиться без создания эффективной структуры управления, которая поможет отладить сплоченную работу сотрудников всех отделов, ответственных за операционную деятельность. Важно грамотно распределить задачи с учетом нюансов вашего бизнеса. Эффективность будет максимальной, если каждый займется конкретно своим делом.

• Организуйте процессы и процедуры.

Процессы и процедуры – то, из чего состоит и без чего невозможна операционная деятельность. Организуйте работу, проведите анализ операционной деятельности, чтобы понять, что можно оптимизировать и как повысить эффективность.

Чтобы свести к минимуму человеческий фактор, по возможности максимально увеличьте количество типовых процессов и процедур. Сотрудники должны быть готовы к любой нештатной ситуации и иметь четкий план действий.

• Шагайте в ногу с прогрессом.

Современные технологии очень помогают в эффективной организации операционной деятельности. Автоматизация производства, простота управления и сокращение времени на выполнение рутинных процессов ведут к росту прибыли. Специально разработанное ПО поможет вам контролировать и анализировать все процедуры, производимые на вашем предприятии.

• Вкладывайтесь в обучение персонала.

Наличие квалифицированных и компетентных сотрудников – залог успеха любого предприятия. В связи с этим не стоит жалеть средств на обучение персонала. Они смогут выполнять поставленные перед ними задачи эффективнее, что положительно скажется на всей компании.

Обучение может включать тренинги по применению ПО, изучение методик выполнения операционных процедур, а также развитие лидерских и управленческих качеств.

• Контролируйте и мотивируйте сотрудников.

Важный шаг — внедрение системы оценки и контроля операционной деятельности. Вы сможете своевременно выявлять слабые места в производственных цепочках и вносить необходимые корректировки. А лучших сотрудников поощрять и вдохновлять на новые подвиги.

Оценка эффективности операционной деятельности

Операционная деятельность компаний разных типов обладает своими показателями эффективности. Без их расчета невозможно корректно оценить рентабельность, понять, требуется ли внесение изменений для улучшения работы.

Читайте также! Внедрение бережливого производства: принципы, инструменты, этапы

В качестве показателей эффективности ОД чаще всего рассматривают:

• Коэффициент операционных активов

Данный коэффициент показывает долю операционных активов в общей сумме активов компании. Рассчитывается по формуле:

где

ОАп — объем операционных активов, задействованных в производственно-коммерческой деятельности; А — общая сумма активов.

При помощи этого расчета можно определить активы, исключение которых не окажет негативного влияния на производственную мощность компании.

• Коэффициент прибыли на одного работника

Показатель рассчитывается путем деления прибыли от операционной деятельности на общее количество сотрудников компании. Используется в компаниях, где эффективность персонала влияет на общую рентабельность. Позволяет проанализировать работу каждого работника.

Читайте также! Ниши для бизнеса и правила выбора

• Продолжительность операционного цикла

Определяется сложением времени оборота запасов и дебиторской задолженности. Показывает, сколько времени проходит от покупки сырья до реализации готовой продукции. Компании стремятся сократить этот период для более быстрого возврата вложенных средств.

• Рентабельность производства

Рассчитывается по формуле:

где

П — чистая прибыль, Цс — стоимость основных фондов, Цо — стоимость оборотных активов с учетом амортизации и износа.

Этот показатель отражает эффективность работы компании.

Если компания занимается несколькими видами деятельности, показатель рассчитывается для каждого вида по отдельности. При желании и необходимости его можно рассчитать для каждой установки или цеха.

Часто задаваемые вопросы об операционной деятельности

Чем отличаются операционная и финансовая деятельность?

Операционная деятельность – это основной бизнес компании, в то время как финансовая является поддерживающей функцией. Финансовая деятельность включает управление уставным капиталом, кредитные операции, выплату дивидендов и другие операции с капиталом компании.

Ее главная задача – грамотно распределять средства и обеспечивать своевременные платежи по всем обязательствам.

Читайте также! Стимулирование персонала: о чем важно помнить

Стоит ли директору погружаться в ОД?

Руководителю не стоит вникать в каждую мелочь по операционной деятельности. Вместо этого лучше делегировать повседневные задачи менеджерам, позволить команде самостоятельно решать оперативные вопросы, а самому заниматься стратегическим развитием и фокусироваться на масштабировании бизнеса.

Директор должен определять вектор развития компании и ставить глобальные цели.

Как руководителю обеспечить эффективный контроль операционной деятельности?

Для успешного управления ОД регулярно анализируйте показатели, отслеживайте результаты работы каждого отдела, изучайте отраслевые тренды и внедряйте полезные инновации для повышения эффективности рабочего процесса.

Важно своевременно отслеживать риски операционной деятельности, чтобы добиться роста прибыли. Постоянный анализ поможет выявить неэффективные процессы, оптимизировать использование ресурсов, избавиться от ненужных активов и повысить конкурентоспособность компании. Такой подход позволит поддерживать бизнес в тонусе и обеспечивать его устойчивое развитие.

Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com