Расшифровка матрицы RACI

Матрица RACI, или матрица распределения ответственности – это инструмент для разделения ролей и обязанностей в команде. Чаще всего данная методика используется в рамках подготовки проекта, и следование принципам RACI помогает организации слаженной работы группы.

Само название матрицы является аббревиатурой, и RACI имеет следующую расшифровку видов ролей:

• R – responsible (несущий ответственность). Это непосредственный исполнитель, который отвечает за решение определенной задачи, и его статус определяется заранее, чтобы остальные участники проекта знали, к кому обращаться по тому или иному вопросу. Привязка исполнителя к определенной задаче позволяет избежать путаницы и дезорганизации.

• А – accountable (отчитывающийся). Так обозначается подотчетное лицо, которое обладает правом принятия решений в пределах своей компетенции, несет за них ответственность и отчитывается за реализацию проекта перед руководителем компании. При этом accountable может быть освобожден от прямого участия в выполнении работ.

  Подотчетным лицом всегда является один человек, и есть два варианта его определения: либо это менеджер проекта, непосредственно курирующий все его стадии, либо специалист, к направлению деятельности которого относится данный процесс. В подчинении у accountable находятся responsibles, перед которыми он ставит конкретные задачи.

• C – consulted (консультант). Его роль заключается в предоставлении информации, необходимой для выполнения задачи. Он привлекается в самом начале либо продолжает консультировать и по ходу реализации проекта. Таких консультантов может быть несколько – каждый по своему направлению.

• I – informed (информируемое лицо). Его ставят в известность о принятых решениях или о выполненных операциях, но в другие аспекты достижения цели он обычно не вовлекается.

Конечно, существуют и альтернативные методики, например PERT-графики, которые в наглядном виде представляют последовательность операций, выделенное на них время, а также взаимосвязь отдельных событий в рамках реализации общего проекта.

Хотя эти графики могут содержать информацию об исполнителях и ответственных лицах, все же основное их предназначение – обеспечение хода выполнения работ в соответствии с планом, тогда как RACI нацелен на управление отношениями в команде.

Плюсы и минусы матрицы RACI

Как и у любого метода планирования, у матрицы RACI есть как определенные достоинства, так и недостатки, о которых нужно знать.

Достоинства RACI:

• Четкое распределение ответственности и функциональной роли каждого члена команды.
• Улучшение взаимодействия в группе, предотвращение возможных конфликтов из-за непонимания того, кто чем должен заниматься.
• Рост производительности труда за счет оптимизации бизнес-процессов.
• Повышение шансов на успешную реализацию проекта благодаря более ответственному подходу каждого участника к выполнению своих задач.

Недостатки:

• Сложность внедрения в больших коллективах.
• Сбои в системе, если изначально роли были распределены неоптимальным образом.
• Риск автоматической привязки роли к статусу, что способно негативным образом повлиять на мотивацию членов команды.
• Нецелесообразность создания матрицы RACI для простых задач, где можно обойтись без подобного планирования.

Этапы построения матрицы RACI

Классическая матрица RACI пригодна для реализации проектов любой направленности и уровня сложности – от распределения ролей в подготовке семейного праздника до разработки нового программного обеспечения. Общая последовательность этапов будет одинаковой: построим в качестве примера матрицу распределения ответственности для проекта «Создание страницы предприятия в соцсетях».

Формулирование целей и задач проекта

В данном случае цель задана самим названием, а задачи являются ее составляющими – каждая из них должна обеспечивать конкретный результат, приближающий исполнителей к достижению целевого ориентира. Для рассматриваемого проекта актуальными могут быть следующие формулировки:

• Выбор стратегии продвижения.
• Подготовка технического задания для исполнителей, к примеру дизайнера, копирайтера и пр.
• Определения визуального стиля оформления страницы.
• Написание текстов для постов.
• Создание и наполнение страницы информацией.
• Настройка и запуск рекламы.

Все эти задачи вносятся в строки таблицы.

Определение участников группы

Далее создаются столбцы для каждого члена команды. Скажем, в реализации проекта будут задействованы менеджер-маркетолог, дизайнер, копирайтер, SMM и таргетолог.

Распределение ролей и ответственности

После определения состава команды все участники получают свою роль в рамках выполнения каждого процесса – это отображается в ячейках на пересечении горизонтальных рядов, закрепленных за задачами, и вертикальных, соответствующим членам группы.

Дизайнер делает визуализацию (R – исполнитель), причем в рамках согласования дизайна его необходимо проинформировать о техническом задании и общей стратегии продвижения (I).

Аналогичным образом определяется функционал копирайтера – он выполняет свою задачу (R) и должен быть своевременно ознакомлен с ТЗ и контент-планом (I).

SMM готовит техническое задание для дизайнера и копирайтера (R) и несет ответственность за результат их труда (А). Также ему поручается наполнение страницы контентом (R).

Таргетолог настраивает и запускает рекламу, что является основной его задачей (R), и он извещается об общей стратегии и содержании страницы (I).

Матрица RACI в нашем примере имеет такой вид.

Ошибки при создании матрицы RACI

Матрица RACI не должна превратиться в формальный документ, который потом не нужен. Наоборот, в ходе реализации проекта она сохраняет свое значение.

Более того, по полученным итогам можно проанализировать, насколько RACI помогла в достижении целей, какие были допущены просчеты. Соответственно, этот опыт учитывается при составлении матрицы распределении ролей в последующем.

Выделим наиболее распространенные ошибки при работе с RACI:

• На одного участника возлагается слишком много задач для выполнения. Исполнителей (R) может быть несколько, если предстоит значительный объем работы.
• Участник проекта нигде не задействован в ролях R и A. В этом случае следует оценить, насколько необходимо его привлечение: если он нужен исключительно как консультант, то, возможно, его сумеет заменить кто-то из основных членов группы.
• Несколько ответственных за одну задачу. С одной стороны, это чревато разногласиями, если у каждого из них будет свое видение решения проблемы. С другой же – возможно перекладывание ответственности друг на друга, что тоже ни к чему хорошему не приведет.

Читайте также! Система мотивации персонала: как соблюсти идеальный баланс

• Несколько букв в одной ячейке – следует стараться, чтобы по отношению к конкретной задаче человек выступал не более чем в двух ролях. Такая двойственная позиция допускается, однако и слишком часто это не должно встречаться.
• Несколько консультантов и лиц, которых необходимо информировать. Переизбыток коммуникации, особенно если проект и так масштабный, отвлекает от решения основных задач, поэтому к определению ролей C и I следует подходить внимательно.

Альтернативы матрицы RACI

Существуют и видоизмененные варианты матрицы RACI, имеющие некоторые отличия от исходного метода.

RASCI

Здесь к набору позиций матрицы RACI добавляется еще одна роль – S (supported, или поддерживающий).

Отличие поддерживающего от консультанта заключается в том, что supported не только обладает полезными знаниями и умениями, но и принимает непосредственное участие в процессах. В остальном же список участников команды остается неизменным: есть исполнитель (R), подотчетное лицо (А), консультант (С) и информируемое лицо (I).

CARS

Сторонники этого варианта считают, что данная модель матрицы устраняет ненужные элементы, присутствующие в RACI. Распределение ролей здесь строится так:

• Общение – консультации и информирование.
• Утверждение – принятие решений с несением за них ответственности.
• Исполнение работы.
• Поддержка других участников команды.

Читайте также! Система обучение персонала: уровни, форматы, внедрение

RAРID

Здесь роли участников команды распределяются иначе, чем в RACI, и их перечень выглядит следующим образом:

• R (recommend) – дает рекомендации и предлагает решения, то есть выступает в качестве своеобразного эксперта.
• А (agree) – участвует в оценке вариантов и согласовании проектов решений.
• Р (perform) – исполнитель работ.
• I (input) – предоставляющий информацию.
• D (decide) – принимает окончательные решения.

DACI

Наряду с RACI это один из самых популярных форматов матрицы распределения ролей. Он тоже включает четыре типа участия:

• D (driver – водитель) – это руководитель проекта, причем при масштабности работ «драйверов» может быть несколько;
• А (approver – утверждающий) – с ним согласовывается проект, и нередко в таком качестве выступает заказчик или инвестор;
• С (contributor – помощник) – это самая многочисленная категория, состоящая из исполнителей;
• I (Informed – информируемое лицо), чье положение аналогично тому, какое занимает Informed в RACI.

Как видим, у разных моделей матриц есть специфика, и выбор определяется особенностями проекта и составом команды. В каждом случае следует подобрать оптимальный вариант списка распределяемых ролей.

Часто задаваемые вопросы о матрице RACI

Какие еще разновидности матрицы существуют?

Кроме вышеупомянутых, можно отметить еще несколько вариантов, например:

• RACI-VS: здесь добавлены verifier (V) – верификатор и signatori (S) – подписывающий. Первый из них оценивает качество и принимает работы, а второй участвует в передаче продукта заказчику или вводе его в эксплуатацию.
• RACIQ: к списку RACI прибавляется позиция quality (Q) – данный член команды обеспечивает проверку промежуточных результатов и осуществляет контроль качества.

На сколько человек рассчитана матрица распределения ответственности?

Оптимальный состав команды – от четырех до десяти человек. Для слишком больших коллективов метод RACI неэффективен, и для группы 2-3 человека его применение нецелесообразно.

Читайте также! Внедрение автоматизации процессов: задачи, этапы, оценка эффективности

Для каких проектов матрица RACI подходит наилучшим образом?

Матрица RACI чаще всего используется для реализации сложных и долгосрочных проектов, в которых присутствуют представители различных заинтересованных сторон.

В целом матрица RACI является удобным инструментом в рамках организации выполнения проекта, и основными ее преимуществами выступают рациональное использование ресурсов и прозрачная система управления бизнес-процессами. Также эта модель способствует созданию комфортного микроклимата в коллективе и предотвращает конфликты из-за плохо распределенных задач и ответственности.