Функциональная структура управления

Функциональная организационная модель подразумевает формирование отделов с профильными экспертами – функциональными руководителями. Для них назначают определенные задачи, и они несут ответственность за их выполнение. Это делается, чтобы снизить загруженность главного звена управления.

Этот тип организации сопряжен с определенными трудностями, при такой схеме регулировать работу становится сложнее.

Наряду с этим для международных организаций с широким выбором продуктов, которые они распространяют одновременно на разных коммерческих площадках в странах с отличающимися юридическими нормами, такая модель не годится.

Кто такой функциональный руководитель

Когда компания применяет функциональную модель управления на средней ступени руководства, то она создает профильные секции для осуществления конкретных операций – оказывать содействие менеджерам низшего звена.

Источник: DC Studio / freepik.com

В западном мире функциональные секции состоят из отделов штата, службы сбыта, логистики и финансовых активов. Все эти секции осуществляют контроль над более низкими ступенями. При использовании функциональной модели организации обязанности управления разделяют среди топ-менеджеров и самостоятельных отделов.

В общем процессе управления по совокупности нескольких признаков можно выделить различные управленческие функции. Последние представляют собой вид деятельности в управленческой сфере, которая для достижения своих целей оперирует определенными методами и инструментами. Таких управленческих функций в корпорации в среднем от 10 до 25.

В любой управленческой функции можно выделить определенный круг задач. Именно их специфика, например, нормирование, планирование анализ и учет, определяют саму суть функции. Локальные функциональные отделы занимаются осуществлением этих задач.

Функциональный руководитель в рамках своих полномочий выполняет регулирование работы людей, которые исполняют задачи, возложенные на подразделение.

Есть ситуации, когда обязанности функционального руководителя выполняет исполнительный управляющий.

К примеру, директор по финансам компании не только управляет бюджетом, но и разрабатывает финансовую стратегию, устанавливая стандарты отчетности. В этом случае он выступает не только как исполнительный руководитель, но и как функциональный, отвечая за финансовую политику организации.

Но есть случаи, в которых у работника функциональные и исполнительные начальники – это разные люди. Например, менеджер по маркетингу подчиняется генеральному директору компании (административный руководитель), но в вопросах маркетинговой стратегии и задач получает указания от директора по маркетингу (функциональный руководитель).

Разница между линейным и функциональным руководителем

Линейный и функциональный руководители обладают разными полномочиями и обязанностями в компании.

Линейный руководитель

Примеры: генеральный директор, менеджер отдела продаж, бригадир.

Функциональный руководитель

Примеры: функциональными руководителями являются директор по IT, руководитель юридического отдела, заместитель директора по финансам.

Следовательно, ключевое отличие линейных и функциональных управляющих состоит в их сфере обязанностей, назначении и степени власти в системе руководства.

Когда необходим функциональный руководитель

В управлении малым предприятием вся нагрузка возлагается на единственного руководителя, который выступает наставником, а для сотрудников – и поддержкой, и защитником, и ориентиром. Тем не менее, когда компания достигает предела прибыльности и больше не способна увеличиваться на заданный процент каждый год, появляются затруднения, связанные с разными областями:

Потребители

Их очень много, и к каждому нужен свой подход. К примеру, в сфере B2C клиентами могут быть розничные покупатели, VIP-клиенты, интернет-аудитория, подписчики сервисов, посетители магазинов, участники программ лояльности, а также представители возрастных и социальных групп.

Источник: freepik / freepik.com

Благодаря такому разнообразию возможности и деятельность на рынке могут развиваться без границ.

Управление капиталом

В функциональные обязанности руководителя входит стратегическое управление финансами –планирование прибыли, затрат и контроль денежных ресурсов, его лучше внедрять с начального этапа. В дальнейшем разделение между управленческим и бухгалтерским учетом станет более ясным.

Помимо финансовой отчетности, будет необходимо проводить работу по отслеживанию возможных финансовых угрозах, оценке структуры прибыли, оптимизации налогового планирования и регулированию заемных обязательств. Дел предстоит много.

Транспортное обеспечение и снабжение

Если в распоряжении находится один небольшой склад и несколько поставщиков, требующих авансовых платежей, участия директора будет хватать, если грамотно и эффективно организовать нужные процессы.

Когда компания расширяется, происходит увеличение номенклатуры продукции, растет количество поставщиков, число складов в новых городах, появляются новые варианты поставок, отсутствие точной оценки объемов реализации может привести к финансовым потерям. В таких случаях полезно обладать адаптивной системой рабочих операций.

Важно фокусироваться на сотрудничестве с рынком и результативном согласовании работы коммерческих и маркетинговых подразделений. Появляется потребность в профильном и детальном изучении конкурентной среды.

Логистика и закупки

Понятно, что не все специалисты имеют экспертные знания в своих сферах, так как они обычные люди, а не супергерои. Чтобы грамотно организовать комплекс мероприятий, направленных на эффективное перемещение, хранение и управление товарами, а также для их непрерывного притока нужен хороший специалист.

Читайте также! Компетенции руководителя: стратегические и командные

Предположим, что у вас есть представительство в другом городе, где расположен склад. Директор этого офиса является отличным управляющим, но если у него не всегда получается грамотно рассчитывать товарные запасы, то учет товаров будет не таким тщательным, каким мог бы быть.

В этой ситуации на помощь приходит функциональный руководитель, способный оказать методическую помощь сотрудникам смежных подразделений. Помочь может и финансовый директор, и начальник отдела работы с корпоративными клиентами, должность в данном случае значения не имеет, главное решить возникшую на участке задачу.

Источник: aleksandarlittlewolf / freepik.com

Функциональные руководители способны в своей зоне ответственности добиваться максимальной эффективности, поэтому они могут быть полезны не только на своем участке.

Часто задаваемые вопросы о функциональном руководителе

Какие способности и профессиональные качества должны быть у функционального руководителя?

Главные умения:

• Координация работы и управление сотрудниками.
• Навыки анализа и стратегического планирования.
• Навыки эффективного взаимодействия с подразделениями и менеджментом.
• Навык обработки информации и оценки показателей.

Читайте также! Ответственность руководителя организации

Каким образом функциональный руководитель коммуницирует с коллегами по управлению?

Коммуникация строится на плановых совещаниях, участии в общих проектах и согласовании планов развития. Функциональный руководитель предприятия обязан синхронизировать деятельность своего подразделения с остальными для того, чтобы гарантировать результативность и слаженность всей структуры.

Каким образом функциональный руководитель измеряет результативность своей группы?

Результативность оценивают по многим критериям – оптимизация процессов, соблюдение сроков, достижение KPI, степень участия персонала, финансовая эффективность.

Какие ресурсы могут помочь функциональному руководителю в управлении процессами?

Для помощи в управлении процессами могут использовать платформы для аналитики и отчетности (Power BI, Google Data Studio), CRM-системы (Salesforce, Bitrix24), инструменты для коммуникации и совместной работы, системы управления знаниями.

Читайте также! Оценка деятельности руководителя: правила и методы

Значение функционального руководителя в структуре компании продолжает расти и приобретает все больше аспектов. Эти управленцы служат мостом между разными отделами, чем содействуют координации и динамичному взаимодействию внутри организации, а также отвечают за реализацию профильных обязанностей и процессов.

Функциональные руководители отлично умеют развивать персонал, совершенствовать рабочие процессы и выбирать стратегические пути – все это способствует достижению корпоративных целей.

Для того что бы успешно реагировать на актуальные вызовы и перспективы в динамично развивающейся бизнес-среде, функциональные руководители обязаны демонстрировать адаптивность к нововведениям.

Изображение в шапке статьи: wayhomestudio / freepik.com