Суть XYZ-анализа

Для того чтобы оценить стабильность спроса на отдельные товарные позиции и определить, в какой степени внешние факторы могут повлиять на уровень их продаж, используется методика XYZ-анализа. 

Сделанные на основе ее применения выводы помогают ретейлерам и крупным торговым сетям грамотно планировать объем закупок и вносить своевременные коррективы в текущий ассортимент товаров. В качестве объекта XYZ-анализа могут выступать и другие экономические показатели, такие как выручка, уровень материальных затраты и т.д.

Эффективность присутствия определенного товара на полках оценивается с помощью АВС-анализа, а XYZ-анализ показывает, есть или нет стабильный спрос на него. Непостоянный спрос существенно затрудняет процесс планирования дальнейшей деятельности. Возникают вопросы относительно необходимости дополнительных закупок и их объемов. 

Иногда бывает проще убрать из ассортиментной матрицы товар с нестабильным спросом и сосредоточиться на том, что вызывает устойчивый интерес у потребителей.

• Товары категории X – это товары, объемы продаж которых редко выходят за рамки средних показателей. Коэффициент вариаций, то есть отклонения от средних значений, в данном случае не превышает 10 %. Они стабильно востребованы покупателями, и разрабатывать прогнозы продаж таких товаров довольно просто.

Незначительные колебания спроса позволяют рассчитать оптимальное количество запасов. Для этого используются математические методы. Постараемся показать это на конкретном примере.

7 дней назад было продано 20 банок растворимого кофе, три дня назад – 19 банок, сегодня – 20, завтра объем продаж составит примерно 19-20 банок. Отклонений от запрашиваемого количества практически не бывает. Спрос стабилен. Товар причисляется к категории Х.

• Товары категории Y – это те, у которых средний прогноз продаж, они подвержены колебаниям спроса.

У этих товаров наблюдается отклонение от средней величины продаж. При этом объемы сбыта могут колебаться в пределах 10–25 %.

Если представить себе в качестве примера товара категории Y конфеты ассорти, то ситуация будет примерно следующей: 7 дней назад продали 20 коробок, спустя три дня только 15, сегодня этот показатель был равен – 18, а завтра продажи составят 23 коробки.

• Товары категории Z – те, спрос на которые крайне нестабилен. Прогнозировать объемы продаж и определять характер их развития очень сложно.

К категории Z относят новинки, товары подверженные сезонному спросу, позиции, поступившие в соответствии с запросами клиентов, и т. д. Коэффициент вариации этой группы всегда больше 25 %. В некоторых случаях он может превысить даже 100 %.

Представленные выше сочетания не являются строго фиксированными. Так же как в случае с АВС-анализом, допускаются иные рамки коэффициента вариации. Для группы Х – это 0-15 %, группы Y – 15-40 %, группы Z – начиная от 40 %.

Особенности XYZ-анализа

Для того чтобы получить точные результаты, необходимо располагать статистическими данными за определенный период. Это может быть год, несколько месяцев и даже несколько недель. Выбор временного промежутка зависит от ниши, в которой проводятся исследования. Например, особенности сбыта товаров продуктовой группы лучше анализировать еженедельно, регулярно сопоставляя и пересматривая полученные результаты.

Четкая картина может быть прорисована только на базе анализа 3-4 периодов. Именно эти данные способны стать основанием для принятия важных управленческих решений относительно дальнейшей закупочной деятельности компании.

Следует учитывать, что в ходе XYZ-анализа:

• методика исследования опирается на статистические данные прошедшего периода, что не исключает изменения ситуации в будущем;
• наличие у компании территориально удаленных друг от друга филиалов предполагает формирование отдельных отчетов о результатах XYZ-анализа для всех подразделений. Это правило также должно соблюдаться, если речь идет о разных отраслях и рынках;
• для выполнения расчетов необходима полная и достоверная информация о количестве проданных товаров и доходах, которые были получены за анализируемый период. Обычно их выгружают из действующих на предприятии систем сбора информации, в том числе из CRM;
• данные, полученные в ходе XYZ-анализа, обязательно должны сопоставляться с результатами других исследований;
• товары, оказавшиеся в категориях Y и Z, не исключают моментально из оборота. Корректировать выявленные в ходе XYZ-анализа особенности ассортимента можно только после выяснения причин их ухода из категории X.

Рассчитать коэффициент вариаций можно с помощью платных сервисов. Подойдут для этой цели и готовые бесплатные шаблоны в формате Google-таблиц и таблиц Excel.

Преимущества и недостатки XYZ-анализа

Как и любой другой метод, XYZ-анализ имеет свои плюс и минусы. Перечислим его основные особенности.

Достоинства:

• Скорость получения результатов. При наличии статистических данных можно получить итоговые цифры сразу после того, как информация о количестве продаж будет внесена в таблицу.
• Точность XYZ-анализа. Расчеты производятся автоматически, поэтому риск ошибки исключается.
• Универсальность. Метод может применяться в отношении любых позиций в бизнесе.

Недостатки:

• Сезонные изменения могут спровоцировать резкое отклонение спроса. Это приведет к тому, что коэффициент вариативности перспективного товара превысит 25 %, и он будет отнесен к категории Z. Учитывая данное обстоятельство, часть товаров необходимо анализировать отдельно.
• Для того чтобы результат отражал реальное состояние дел, необходимо время. Выводы, сделанные на основании анализа непродолжительного периода, могут оказаться неверными.
• XYZ-анализ, направленный только на изучение спроса, необходимо проводить в комплексе с АВС-анализом, который помогает определить товары, приносящие прибыль.

Этапы проведения XYZ-анализа

Провести XYZ-анализ можно, последовательно осуществляя следующие шаги:

При наличии разнообразного ассортимента проведение XYZ-анализа должно осуществляться с помощью CRM и других автоматизированных систем. Это значительно упростит работу аналитиков и позволит в короткие сроки получить необходимые результаты.

Ограничения в использовании XYZ-анализа

• Данный вид анализа имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать в ходе проведения исследований.
• Надежность результатов зависит от объема изученных данных. Преждевременные выводы могут привести к принятию ошибочных решений, поэтому минимальное количество периодов, подлежащих анализу, должно быть не меньше трех.
• Применять XYZ-анализ, когда продажи осуществляются в нестандартных, динамично меняющихся условия, нельзя. Например, в группу Z может случайно попасть уникальная новинка, появление которой спровоцировало взрывной спрос.
• XYZ-анализ не имеет смысла, если товары поставляются потребителям на основании заранее сделанных заказов.
• Смена сезона обязательно должна сопровождаться новым XYZ-анализом.
• Запасы сезонных товаров категории A компании стараются сделать заранее, но предсказать стабильность спроса им удается не всегда. В результате существует риск, что товар А переместится в категорию Z. Исключить такие ситуации можно, своевременно пересмотрев свои первоначальные планы и оценив разницу запланированных и фактических объемов продаж.
• Некоторые сегменты рынка вообще не подлежат регулированию с помощью данных XYZ-анализа. Например, ежедневные объемы продаж SIM-карт одного и того же оператора могут в течение месяца отличаться вдвое.
• XYZ-анализ обычно не оценивает показатели продаж в денежном выражении.
• Поскольку на товарные запасы влияет большое количество внешних факторов (логистика, площадь складских помещений, наличие поставщиков и т. д.), их оптимальное количество определяется только после того, как будет проведен XYZ-анализ продаж.

Совмещенный ABC- и XYZ-анализ

Для того чтобы совместить две методики и получить более достоверные результаты за выбранный период, сначала проводят анализ по схеме АВС, а вслед за этим и XYZ. На основании полученных данных строят общую матрицу.

Она позволяет определить политику управления ассортиментом. Прогнозировать продажи и формировать складские запасы, пользуясь представленной в ней информацией, становится проще. Дефицит и избыток товаров на складах практически отсутствуют.

Для товаров групп АХ и ВХ страховой запас не является обязательным. Достаточно будет иметь их на складе в достаточном количестве. Сделать это несложно, так как спрос на товары этой группы отличается стабильностью и без труда прогнозируется.

Читайте также! ABC-анализ: цели, сферы применения и методика проведения

Товары группы AY и BY менее предсказуемы. Несмотря на то что товарооборот в этих группах достаточно высок, расходуются они неравномерно. Для того чтобы востребованные товары не оказались в дефиците, следует запастись ими с избытком.

Товары групп AZ и BZ также отличаются высоким товарооборотом, но прогнозировать их расходы крайне сложно. С одинаковой степенью вероятности существуют риски нехватки и затоваривания.

Поскольку страховые запасы не могут гарантировать стабильности товарооборота, реализация товаров групп AZ и BZ должна осуществляться с учетом данного обстоятельства. Проще всего организовать торговлю по предварительным заказам. Также стоит установить контакты с поставщиками, способными осуществить доставку в кратчайшие сроки.

Группа товаров CZ представлена товарами спонтанного спроса. Их запасы должны очень строго контролироваться. В некоторых случаях целесообразно частично вывести их из товарооборота. В первую очередь следует убрать остатки снятых с производства и взятых под заказ товаров. Это снизит риск появления неликвидных или испытывающих сложности в процессе реализации товарных запасов.

Для товаров группы СХ обычно применяется система заказов с постоянной периодичностью. Большие страховые запасы в данном случае не нужны. Продажа товаров группы CY реализуется на основе системы заказов с постоянной суммой или объемом. Величина запасов формируется в соответствии с имеющимися у компании финансовыми возможностями.

Читайте также! Что такое темп роста продаж

Комплексное применение ABC- и XYZ-анализа позволяет не только получить максимально полные данные для исследования, но и позволяет:

• повысить эффективность системы управления ассортиментом и товарными запасами;
• определить ключевые товары и оценить периодичность спроса на них;
• увеличить долю товаров, приносящих высокую прибыль, сохранив при этом принципы ассортиментной политики;
• грамотно распределить функциональные обязанности сотрудников в соответствии с имеющимся у них опытом и уровнем подготовки.

Анализ результатов

Эффективность использования результатов XYZ-анализа в процессе маркетинга зависит от того, насколько грамотно удастся их применить. Сделать это можно, руководствуясь одним из описанных ниже подходов.

Американский подход

Из-за высокого уровня затрат им пользуются в основном крупные предприятия. Он предполагает обязательное устранение рисков, обусловленных дефицитом запасов товарных позиций. Весь ассортимент должен присутствовать на складе в максимально возможном количестве, а анализ запасов необходимо проводить как можно чаще.

Японский подход

Ставка делается на оптимизацию взаимодействия с поставщиками. Четкий автоматизированный график поставок исключает необходимость хранения запасов в большом количестве. Главными задачами считаются необходимость установить надежные связи и максимально точно спрогнозировать потребительский спрос.

Читайте также! Лестница Бена Ханта: суть и правила применения методики

Эти две кардинально отличающиеся модели могут успешно сочетаться. В результате появляется оптимальный подход, охарактеризовать который можно следующим образом:

• Товары категории X должны поставляться точно в срок в количестве, строго необходимом для компенсации разницы между объемом продаж и заказом новой партии.
• Товары категории Y, несмотря на сложности прогнозирования спроса, необходимо иметь в запасе. При этом данный процесс должен строиться с учетом минимизации затрат на его осуществление.
• Товары категории Z имеют особый статус: спрос на них нестабилен, но он может быть как очень высоким, так и абсолютно низким. Поэтому иногда количество товаров Z лучше сократить до минимума или свести к нулю. Но в некоторых случаях имеет смысл выделить значительную часть бюджета на их приобретение.

На основе проведенного XYZ -анализа становится понятно, что такое явление, как нестабильность спроса в рознице и опте, предполагает наличие различных подходов к стратегии управления. Компания может определиться с тем, что для нее имеет первостепенное значение: надежные связи, гарантирующие своевременные поставки ассортимента, или обеспеченность запасами товаров в резерве.

Соответственно, товары категории A и X должны всегда быть в наличии, а товары Z целесообразнее закупать по мере необходимости.