Факторы, влияющие на тип организации отдела продаж

Чтобы компания непрерывно развивалась, необходимо правильно организовать систему продаж. Только в этом случае количество сделок будет постоянно увеличиваться, так же как и доходы предприятия. Главная задача подразделения сбыта – находить новых покупателей, осуществлять первые и повторные продажи, чтобы сбыт продукции происходил по наибольшей стоимости, а издержки были минимальными. Для нормального функционирования бизнеса объем проданных товаров должен быстро увеличиваться.

Чтобы правильно выбрать тип организации отдела продаж, следует учитывать следующие факторы:

• размер целевой аудитории, поэтому прежде всего придется рассчитать количество покупателей реализуемого товара;
• месторасположение ваших потребителей, важно определить, на какой территории сосредоточена ЦА;
• объем документооборота при заключении сделки, какая документация потребуется, чтобы оформить продажу товара клиенту, сколько времени менеджер потратит на то, чтобы подготовить бумаги;
• требуемая квалификация сотрудников. Здесь следует учитывать бизнес-процессы продажи, например, для реализации ряда этапов во время продажи у специалиста должно быть определенное образование, опыт, навыки;
• особенности сегментов целевой аудитории – важно учитывать специфику вашего сегмента, поскольку в нем для заключения сделок продавец должен иметь узкую специализацию, только в этом случае покупатели будут относиться к компании лояльно;
• характеристика реализуемого товара, ведь в зависимости от того, какую продукцию вы продаете, потребуется тот или иной тип организации отдела продаж;
• особенности потребления товара или услуги, следует учитывать характеристики продукции, чтобы правильно организовать процесс продаж, к примеру, в некоторых случаях требуется объединить производство и потребление, также процесс потребления может быть ступенчатым, нужно учитывать его продолжительность.

3 вида структуры отдела продаж

Основные типы организации отдела продаж

Существует несколько типов организации отдела продаж:

• формальные и неформальные;
• горизонтальные и вертикальные;
• централизованные и децентрализованные;
• линейные и функциональные.

В неформальных организациях нет жесткой структуры иерархии, регламентированных коммуникационных каналов, четкой подчиненности.

Вертикальный тип организации отдела продаж встречается чаще всего, он основан на распределении полномочий. Главная его особенность – большое количество иерархических уровней.

При горизонтальной организации уровней управления мало, а сами подразделения обычно небольшие.

Читайте также! Основные ошибки отдела продаж

Децентрализованная организация означает, что в каждом подразделении есть отдел продаж.

• Линейный тип

Линейный тип организации отдела продаж является наиболее простым. Его можно встретить в малом бизнесе, в тех фирмах, которые работают в одном городе, или если продавцы реализуют небольшой ассортимент товаров.

Подобная структура распространена в организациях, где сотрудниками, работающими с покупателями, руководит менеджер продаж. В такой ситуации важно, чтобы начальник осуществлял контроль деятельности своих подчиненных, у него не остается времени на взаимодействие с менеджерами по продажам из других отделов.

Большинство компаний предпочитают именно такой тип организации отдела продаж, поскольку он наиболее простой. В этом случае каждый продавец подчиняется своему руководителю, поэтому не возникает проблемных ситуаций, связанных с контролем работы подчиненных. Регламент деятельности максимально прозрачен и понятен, что исключает появление сложностей при необходимости внесения коррективов в правила продаж.

Какие минусы есть у линейного типа организации отдела продаж? Основная проблема заключается в следующем: начальники не чувствуют поддержки от продавцов, которые обладают специфическими знаниями, у руководства отсутствует время на то, чтобы проанализировать работу подчиненных, провести планирование дальнейшей деятельности. Работа фирмы зависит от руководителя отдела, важно, чтобы он понимал, как управлять продажами, только в этом случае организация будет функционировать без перебоев.

Данная структура не подходит для крупных корпораций, так как из всех менеджеров только у некоторых получится эффективно руководить большим отделом.

• Линейно-функциональный тип организации отдела продаж

Линейно-функциональную структуру чаще всего используют в крупном и среднем бизнесе, когда в организации трудятся несколько менеджеров продаж. При этом реализуются диверсифицированные продуктовые линейки на больших территориях.

Чем отличается линейный и линейно-функциональный тип организации отдела продаж? В последнем случае менеджер высшего звена руководит командой сотрудников, которые специализируются на различных областях маркетинга и продаж. К примеру, взаимодействуют с дилерами и дистрибьюторами, анализируют и планируют продажи, занимаются стимулированием сбыта.

Начальство не просто контролирует работу фирмы и решает повседневные задачи, но и принимает стратегические решения, при этом опираясь на мнение опытных профессионалов, специализирующихся в разных областях.

Каковы плюсы линейно-функционального типа организации отдела продаж? Прежде всего, это повышение эффективности маркетинговых решений, увеличение количества заключенных сделок, и, как следствие, рост доходов фирмы. Опытные профессионалы помогают руководителю выбирать правильные решения в узкоспециализированных областях, планированием занимаются определенные работники, благодаря такому подходу принятые решения становятся более эффективными.

Минусы такого принципа работы компании: могут возникать конфликтные ситуации во время совместной деятельности, особенно если не удается прийти к консенсусу, решения принимаются медленно, приходится тратить крупные суммы на то, чтобы найти опытных специалистов.

• Функциональный тип организации отдела продаж

Организации функционального типа основываются на принципе, что у сотрудников в компании должно быть минимальное количество обязанностей, но при этом они узкоспециализированны.

Чтобы правильно распределить обязанности и делегировать полномочия, руководство должно учитывать выполняемые работником функции. В этом случае узкий специалист будет нести линейную ответственность за отдел продаж.

Подобный тип организации можно встретить в больших корпорациях, реализующих широкий ассортимент продукции либо работающих в разных сегментах рынка. Тогда задачи перед менеджерами продаж ставят сразу 2-3 руководителя, и они относятся к разным аспектам их деятельности.

Главное достоинство функционального типа организации отдела продаж заключается в повышенной производительности. Объясняется это тем, что процессом сбыта управляют опытные профессионалы, также такие организации имеют упрощенную систему администрирования.

Несмотря на весомые преимущества, у функционального типа организации отдела продаж имеются и минусы. Так как задачи перед сотрудником ставят несколько руководителей, это приводит к возникновению конфликтных ситуаций из-за частых ошибок. Поскольку команды достаточно большие, в крупных фирмах операции по сбыту превращаются в сверхцентрализованные.

• Горизонтальный тип организации отдела продаж

В данном случае в компании отсутствуют какие-либо уровни управления, границы между подразделениями также стерты. Горизонтальный тип организации отдела продаж можно встретить в тех фирмах, где практикуется партнерское взаимодействие с покупателями.

Главное достоинство горизонтального типа организации – сотрудников не нужно постоянно контролировать, исключаются нецелесообразные затраты, от неважных задач отказываются, при этом клиентские запросы обрабатываются максимально эффективно, грамотно ведется работа с жалобами покупателей.

5 правил создания эффективной структуры отдела продаж

• Первое правило: структурируйте отдел под бизнес-процесс.

Чтобы придерживаться данной рекомендации, помните о том, что важно создавать структуру отдела продаж, ориентируясь на специфику бизнес-процесса сбыта. То есть руководитель должен не подстраивать работников под структуру, но выбрать такую структуру, которая идеально подойдет под особенности торговой деятельности.

Цель создания структуры отдела продаж – сделать бизнес-процесс реализации продукции более эффективным. За счет структуры получается превратить нового покупателя в постоянного клиента, правильно совершив все этапы продажи.

Когда есть слабые места в процессе сбыта, это указывает на то, что выбранная структура не подходит для вашей компании. Тогда этапы продаж будут проходить слишком медленно, количество заключенных сделок снизится, как и доходы фирмы.

• Второе правило: структура должна быть управляемой.

Если вы хотите, чтобы ваша компания быстро развивалась, сделайте так, чтобы в подчинении у одного руководителя отдела продаж было 5-6 сотрудников. Например, это может выглядеть следующим образом: четыре продавца, один заместитель руководителя; четыре супервайзера (под ними кусты продавцов), один заместитель; шесть продавцов и один заместитель.

В реальности, на печальном опыте многих компаний, было доказано, что контролировать отдел из семи сотрудников практически невозможно. Если в отделе продаж более пяти продавцов, важно нанять супервайзера.

• Третье правило: делегируйте полномочия.

Когда цикл сделки достаточно долгий, более 10 дней, структура должна быть конвейерная. Бизнес-процесс следует разделить на несколько этапов, под каждый из которых прописываются определенные функции и обязанности.

К примеру, структура отдела может быть следующей: call-центр, «хантеры», сопровождающие сделку специалисты, закрывающие ее сотрудники («клоузеры»).

Читайте также! Инструменты для выполнения плана продаж: от отчета до скрипта

• Четвертое правило: специализируйтесь по каналам продаж.

Бизнес-процессы будут отличаться в зависимости от выбранных каналов продаж, это значит, что в отделе должны работать узкоспециализированные специалисты.

Что касается корпоративного канала продаж, сотрудник должен разбираться в сложных техниках сбыта, проводить личную работу с покупателями. Если говорить про работу дилеров, здесь менеджерам придется трудиться на территориях. Дистрибьюторский канал также нуждается в особом подходе: продажи необходимо развивать у партнера-дистрибьютора. Розничный канал требует специфического взаимодействия с сетями.

Если структура продаж многоканальная, для каждого канала должен быть выделен свой менеджер либо команда, в которую входят «клоузер» и «фермер».

• Пятое правило: будьте гибкими и готовыми постоянно меняться.

Выбранный тип организации отдела продаж необходимо периодически менять. Дело в том, что рынок и процесс сбыта постоянно видоизменяются, что оказывает влияние на структуру отдела, которая не должна оставаться жесткой.

Поэтому руководителю отдела продаж следует вносить корректировки в схему построения своего подразделения. Оптимальный вариант – отдел, где возможен как горизонтальный карьерный рост, когда сотрудник-«хантер» может стать «клоузером», а затем перейти на позицию аккаунт-менеджера. Также должны включаться и отключаться требуемые позиции, например сейчас трудятся шесть «хантеров», через неделю – всего двое.

Чтобы можно было быстро перенастраивать структуру отдела, должен быть разработан четкий и понятный порядок действий, регламент и стандарты. Кстати, они также нуждаются в постоянном обновлении.

В реальности, чтобы организация отдела продаж была эффективной, важно понимать бизнес-процессы, а не просто руководить коллективом продавцов. Только в этом случае компания сможет реализовывать свою продукцию клиентам, при этом РОП будет правильно делегировать полномочия и ответственность между подчиненными, сконцентрировав их деятельность на том, чтобы добиться организационных целей.