Звоните, мы сейчас работаем

Заказать звонок

Лого http://academy-of-capital.ru/
Что такое процесс управления проектом
Что такое процесс управления проектом

Что такое процесс управления проектом

15.10.2021
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • Отличия управления проектами от традиционного менеджмента
  • Плюсы и минусы проектного метода управления
  • Распределение ролей в проектах
  • Список необходимых компетенций для стратегического управления проектом
  • Процесс управления проектом по стадиям
  • Инструменты для управления проектом

Процесс управления проектом невозможно представить без отрыва от других направлений развития компании. Разумеется, проектный менеджмент занимает не последнее место в ее стратегии. Фактически, он позволяет эффективно организовать внутрифирменную работу.

Основная задача управления проектами – найти баланс между проектными нуждами, чтобы улучшение одного дела не строилось на снижении показателей другого. О том, как грамотно организовать этот процесс, расскажем далее.

Отличия управления проектами от традиционного менеджмента

Отличия управления проектами от традиционного менеджмента

Для того чтобы лучше понять данную тему, необходимо усвоить основные определения.

  • Проект – это совокупность действий, направленных на достижение определенной цели в обозначенный срок. Чаще всего под конечным результатом проекта подразумевается создание нового товара или услуги.
  • Управление проектами – координирование, планирование действий в рамках проекта на каждом его этапе. Это необходимо для того, чтобы исполнители завершили реализацию идеи в срок с соблюдением требований, добившись хорошего результата. Итоги проекта во многом зависят от профессионализма, личных качеств и таланта менеджера.

На первый взгляд кажется, что понятия «традиционный менеджмент» и «управление проектами» тождественны, однако это не так. В таблице приведены отличия названных систем управления.

Традиционный менеджмент

Управление проектами

  • Обращается внимание на ход событий.
  • Важен процесс работы.
  • Нет временных границ.
  • Распределяются позиции.
  • На постоянной основе происходит монотонная деятельность.
  • Неизменный штат сотрудников. Роли четко распределены.
  • Делается акцент на достижении цели.
  • Важен результат.
  • Установлены сроки, в которые необходимо выполнить задачи.
  • Распределяются человеческие, финансовые и другие ресурсы.
  • Различные задачи.
  • Могут формироваться временные рабочие коллективы.

Проектный менеджмент – деятельность, в ходе которой необходимо найти наиболее подходящие методы достижения целей. С помощью данного инструмента администрирования можно определить проблемы, возникающие в процессе воплощения идеи, и найти способы их решения.

Благодаря управлению проектами учитываются и контролируются нюансы каждого этапа работы (сроки, бюджет и т. д.), поэтому, когда проект будет завершен, исполнители сумеют оценить промежуточные итоги и в целом конечный результат.

Проектный менеджмент

Плюсы и минусы проектного метода управления

Преимущества проектного управления заключаются в том, что:

  • оно позволяет контролировать рабочий процесс на каждом этапе;
  • можно заранее выявить главные и промежуточные цели;
  • есть возможность оперативно найти проблемы или предотвратить их;
  • предполагается подготовка ключевых параметров, позволяющих оценить работу исполнителей;
  • осуществляется перераспределение ресурсов и сокращение расходов;
  • используется справедливая система поощрений, наказаний и оплаты труда;
  • руководители и исполнители действуют оперативно.

Существуют и недостатки:

  • Нехватка ресурсов (из-за того что компании ведут одновременно несколько проектов, возникает недостаток различных средств).
  • Требуются высококлассные специалисты в составе администрации (профессия проект-менеджер набирает популярность в последнее время, но на рынке не так легко найти человека, обладающего всеми нужными для успешного ведения проекта навыками, знаниями и опытом).
  • Сложности в изменении старого уклада (осуществляется переход от традиционной системы управления к проектной).

Распределение ролей в проектах

Распределение ролей в проектах

В процессе управления проектом и в ходе реализации идеи выделяют три группы ролей:

1. Участники проекта

  • Заказчик — человек, формулирующий требования к результатам проекта.
  • Исполнитель — сотрудник, осуществляющий замысел.

Часто микробизнесу не хватает денег, сотрудников и других ресурсов для реализации крупного проекта. И тогда руководитель исполняет несколько ролей (заказчика, исполнителя, консультанта и т. д.). Есть риск, что при такой нагрузке управляющий не сможет качественно выполнять все функции. Для успешного ведения проекта в условиях нехватки персонала необходимо четко разделять роли, иными словами, руководитель сначала устраивает переговоры с клиентом как администратор, потом планирует и ищет методы реализации идеи как сейл-менеджер и т. д. В противном случае компания может заработать плохую репутацию.

2. Группа управления проектом

  • Руководитель проекта.
  • Администратор проекта.

Руководитель и администратор в процессе управления проектом могут выполнять одни и те же функции. Администратор следит за взаимоотношениями исполнителей в команде, документооборотом и технической поддержкой. В зону его ответственности входит помощь в организации совещаний, составление графиков, рассылка документов и прочее. Чаще всего данные обязанности руководитель делегирует одному специалисту (иногда знакомому или родственнику, если речь идет о стартапе).

Группа управления проектом

3. Группа реализации проекта

  • Бизнес-консультант (выявляет проблему и предлагает способы ее решения. Обязанности бизнес-консультанта может выполнять руководитель, администратор проекта или приглашенный профессионал).
  • Проектировщик, аналитик (специалист, формулирующий систему требований к результату проекта на основе исходных данных всех уровней и пожеланий заказчика).
  • Эксперт. В отличие от проектировщика этот специалист не требуется на ранних стадиях проекта. Задача эксперта заключается в исследовании проблем конкретного узкого профиля.
  • Команда разработки (дизайнеры, тестировщики, программисты. В их обязанности входит написание кода, испытание программного продукта и т. д.).
  • Технический писатель (расшифровывает пользователям характеристики продукта, инструкцию по применению).
  • Sale-менеджер (обязанности — поиск и привлечение клиентов, реклама продукта).
  • Специалист по вводу в действие (этот человек внедряет продукт в жизнь клиента).

Избежать неопределенности в условиях, когда проект реализует небольшая команда, поможет ролевая матрица — способ распределения обязанностей. Для хорошего итога нужно четкое понимание всех специалистов, какую роль они выполняют и что требуется от исполнителей на каждом этапе.

Список необходимых компетенций для стратегического управления проектом

  • Организационно-управленческие навыки

Процесс управления проектом предполагает комплексный подход. Руководители должны обладать определенными навыками, чтобы привести деятельность исполнителей к намеченным результатам. Организационные навыки — это способность управлять людьми, ходом работы.

Управленческие навыки — умение эффективно выполнять функции руководителя, контролировать производственные процессы, прогнозировать, анализировать ситуацию и оперативно находить решение проблемы.

Например, аналитик должен за 5 дней прописать требования в рамках проекта для дизайнеров. Специалист в первый день проанализировал деятельность этих исполнителей, составил примерный план требований и понял, что перечень займет 30 страниц печатного текста. В течение второго дня аналитик написал 5 страниц. 

Если он продолжит и дальше работать в этом темпе, то к сроку успеет сделать только 20 страниц. Чтобы вовремя сдать полный перечень требований, необходимо заранее понять, сколько потребуется времени, реально ли уложиться в обозначенные сроки, можно ли в случае необходимости делегировать часть обязанностей и т. д.

Список необходимых компетенций для стратегического управления проектом

  • Юридические знания

Для достижения успеха руководителю проекта необходимо знать основы делопроизводства и документооборота. Компания может обанкротиться или заработать штрафы от налоговой инспекции, если бухгалтерская отчетность, к примеру, будет составлена неправильно.

Процесс управления проектом по стадиям

Процесс управления проектом включает в себя 6 стадий.

1. Стадия инициации

На этом этапе происходит подготовка к началу работ. Пока еще нет пошагового плана, не набрана команда специалистов, не распределена ответственность.

2. Стадия планирования

Процесс управления проектом по стадиям

Планирование — неотъемлемая часть управления проектом, потому что содержит руководство к действию в новой для исполнителей ситуации. Данный этап предполагает совокупность различных процессов: составление дерева целей, анализ проблем, поиск их решения и т. д. Для достижения хорошего результата важно, чтобы силы, потраченные на планирование, соответствовали целям проекта, а выявленные сведения были полезны.

Нельзя сказать, что во всех проектах в разной последовательности выполняются процессы планирования. Для реализации некоторых идей нужно четко соблюдать одну и ту же закономерность действий. Например, нельзя рассчитать бюджет и сроки деятельности, не разобравшись предварительно, в чем заключается ее содержание и назначение. Расчет временных ограничений и издержек происходит несколько раз на каждой стадии проекта.

3. Стадия исполнения и контроля

На этой стадии исполнители воплощают идею в соответствии с планом. Чтобы прийти к желаемому итоговому результату, необходимо постоянно анализировать исполнение проекта. Иначе даже мелкие незамеченные проблемы могут привести к провалу. Контроль исполнения — это выявление недочетов, возникающих в работе исполнителей, и проверка реальных характеристик проекта. Все параметры проекта, отображенные в плане, должны быть соблюдены.

4. Стадия анализа

Стадия анализа

Этот этап предполагает анализ плана и реализации идеи.

При анализе плана нужно проверить, соответствует ли план проекта требованиям заказчика и надеждам исполнителей; учесть то, как команда и другие вовлеченные в реализацию идеи люди оценивают показатели плана. В ходе этой работы руководители могут решить, что необходимо подкорректировать условия либо полностью переписать намеченную систему действий. 

Есть вариант, что администрация утвердит изначальный план. Анализ плана входит в совокупность процессов планирования. Эту оценочную деятельность, как и контроль, необходимо совершать регулярно.

Секреты продаж от Сергея Азимова и Бориса Жалило

5. Стадия управления

Управление исполнением проекта — это разработка и применение административных решений для достижения планируемого результата проекта. В случае, когда работа команды полностью соответствует плану, руководству необходимо только разъяснить другим участникам задания и следить за выполнением целей на каждом этапе. Дополнительные меры не потребуются.

Но может быть и так, что реализация идеи не соответствует нормам. Тогда стандартные методы управления не подойдут, а администрации необходимо скорректировать план, объяснить команде новые задачи. Таким образом, процессы управления предполагают изменение, согласование плана проекта. Их можно отнести к категории «управление изменениями».

6. Стадия завершения

Процесс управления проектом на стадии завершения представляет собой следующие действия:

  • закрытие контрактов — прекращение договорных отношений и споров;
  • административное завершение. Происходит документальное подтверждение выполненных работ, заказчик принимает результаты.

Итак, процесс управления проектом — это способы осуществления рассмотренных выше процедур и их объединение. Стоит сказать, что структура и набор необходимых действий у разных проектов (информационных, строительных и т. д.) могут быть одинаковыми. Но управление должно подстраиваться под тип проекта. В настоящее время проектное управление распространяется среди компаний благодаря инновационному техническому оснащению и изменению тенденций. В следующих статьях читатели познакомятся с технологиями ведения проектов, проблемами их внедрения и другими вопросами.

Инструменты для управления проектами

Для успешной коммуникации с заказчиком и реализации поставленных задач пользоваться можно многими эффективными методами.

Инструменты для управления проектами

Они предлагают систему четких действий, чего нельзя сказать о стандартах, содержащих рекомендации. Чаще всего в процессе управления проектом используются такие модели:

  • Waterfall

Другой вариант названия — каскадная (водопадная) модель. Основой данного метода является принцип упорядоченных и точных действий в соответствии с предварительно разработанным планом. В качестве примера можно привести разработку IT-продукта по требованиям модели Waterfall, включающую 5 стадий:

  • анализ данных, выбор альтернатив;
  • проектирование;
  • конструирование;
  • испытание;
  • использование и поддержка.

Компания, выбирая такую методику управления проектом, минимизирует риски, потому что руководители тщательно продумывают каждое действие. Waterfall можно применять тогда, когда исполнители знают заранее все требования заказчика, а руководителям не нужно менять план.

  • Agile

Agile является совокупностью методов. Здесь внимание сконцентрировано на качестве продукта, в связи с чем возникает необходимость в ходе работ постоянно быть на связи с заказчиком и ожидать изменения. Чаще всего Agile применяют в IT-сфере, когда реализацией проекта занимаются немногочисленные команды специалистов.

  • Scrum

Scrum можно назвать составляющей методологии agile. Применяя данный способ управления, руководители должны быть нацелены на результат, который ожидает заказчик, постоянно находящийся на связи. Деятельность делится на несколько частей, называемых спринтами. В спринте исполнители производят часть продукта, по сути, пилотную версию, а затем испытывают ее и показывают клиенту. Если заказчика что-то не устраивает, команда вносит изменения.

Scrum

  • Kanban

«Kanban» в переводе с японского языка означает «доска объявлений». Данная модель является также элементом agile-философии. Kanban содержит основные требования agile. Эту методологию применяют руководители проекта, чтобы грамотно распределить обязанности между работниками. Kanban минимизирует риск того, что исполнители перетрудятся и запутаются в своих ролях.

Основу составляет визуализация задач. В ходе работ исполнители будут прописывать задачи на доске или с помощью современных онлайн-платформ типа Trello. Необходимо разделить деятельность на несколько частей. На доске создаются столбцы с названиями «сделано», «в работе» и «готово». Туда участники проекта записывают задачи. У каждого исполнителя есть возможность отследить процессы, предложить изменения.

Онлайн-сервисы позволяют не упустить важные моменты. Подойдет «Google Диск» или «Яндекс.Диск», если нужно переслать кому-то документацию.

В настоящее время проектный менеджмент входит в список передовых методов управления организацией. Эту систему используют не только в бизнесе, но и в государственном управлении. Преимущества проектного подхода заключаются в том, что руководители могут сразу выявить цели и получить результат с минимальными потерями. Но итоги зависят не только от метода управления. Одну из главных ролей играет руководитель.


Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!
*

Email для получения книг

Телефон для подтверждения доступа

Рекомендуемые статьи