Суть управления проектами

Каждая компания имеет задачи текущего характера, повторяющиеся циклично и с не установленным определенным сроком окончания.

Пример 1. Серийное производство автомобилей, которое осуществляется до тех пор, пока данная модель не будет снята с производства. Выполнение подобных задач – это оперативная деятельность.

Однако существует также деятельность, в которой четко установлены сроки начала проведения работ, их окончания, желаемый результат.

Пример 2. Для разработки модели автомобиля, существенно отличающейся от аналогов, требуется собрать команду профессионалов, которые и будут заниматься этим вопросом. Такую деятельность называют проектной, а работа по управлению подобной деятельностью – это проектное управление.

Управление проектами (project management) – это деятельность, направленная на управление задачей, имеющей большое значение для компании, при наличии финансовых, временных, качественных ограничений.

До недавнего времени к проектному методу прибегали только в некоторых отраслях: капитальном строительстве, энергетике, оборонной и аэрокосмической отраслях. Однако сейчас он стал гораздо востребованнее и применяется также в прочих сферах деятельности: информационной, коммуникационной, банковской, инвестиционной, в торговле и услугах, в сфере инжиниринга, консалтинга, НИОКР и многих других. Примерами внедрения управления проектами в России, дающими положительные результаты, могут служить компании РИА, Integrated Business Systems (IBS), «ЮКОС», холдинг «Ланит».

При этом, независимо от сферы применения проектного управления, основными его задачами остаются разработка и тестирование новых продуктов или услуг. Если для дальнейшего успешного существования компании или для ее роста производится внедрение новых технологий или продуктов, то такой подход к развитию можно назвать проектно-ориентированным. Благодаря использованию проектного метода компания может достичь установленных целей и покорить новые горизонты.

Существуют стандарты управления проектами, в которых изложены базовые правила и определения:

• американский стандарт PMBOK (Project Management Body of Knowledge), который разработан специалистамиинститута PMI (Project Manager Institute);
• японский стандарт P2M (Project and Program Management for Enterprise Innovation);
• ICB (IPMA CompetenceBaseline);
• ISO 21500 Guidance on project management и отечественный аналогГОСТРИСО 21500-2014.

Цели организации управления проектами в российских компаниях

В странах Европы и Америки все целенаправленные и проектно-ориентированные области деятельности для повышения эффективности используют цели, задачи и методы управления проектами.

Данные Японской ассоциации управления проектами свидетельствуют о том, что во всех инвестиционно-строительных проектах применяются специальные технологии управления ими. Исследования Международной ассоциации управления проектами (IPMA) показывают, что при реализации проектов и программ благодаря современным методам и инструментам менеджмента достигается экономия ресурсов: 20-30 % временных и до 15-20 % финансовых.

Россия пока не вышла на подобный уровень, и данный показатель составляет не более 1,5-2 % от общего количества. Однако, принимая во внимание слабый уровень развития в стране организационной системы и методов управления, можно предположить рост эффекта от введения управления проектами гораздо больший, чем на Западе.

К этому мнению пришли ведущие международные и российские эксперты, прогнозируя повышение эффективности экономики страны не менее чем на 15-20 % при условии эффективного использования современных технологий управления проектами.

Профессиональный менеджмент, соблюдение поставленной цели управления содержанием и сроками выполнения проекта может дать весомое преимущество каждому участнику проектно-ориентированной деятельности.

Инвесторы смогут получить:

• большую прозрачность при реализации государственных и коммерческих программ;
• уменьшение рисков и усиление контроля над ними;
• увеличение количества инвесторов и инвестиционных возможностей;
• экономию средств, вкладываемых в инвестиционный проект, в связи с более эффективным их использованием;
• рост окупаемости инвестиций.

Читайте также! Структура управления проектом: понятие, возможности, типы

Менеджерам и собственникам удастся получить дополнительную прибыль, увеличение таких показателей, как конкурентоспособность, управляемость, окупаемость.

Преимуществами для государства могут служить повышение обоснованности и четкости планирования и реализации программ и проектов, усиление контроля над использованием финансовых ресурсов и сроками выполнения, уменьшение рисков, временных и ресурсных затрат, понижение расходов бюджетов всех уровней, рост эффективности государственного управления и т. д.

Рассматривая российский опыт, уже можно перечислить множество примеров успешного применения управления проектами как в чисто коммерческих компаниях, так и в организациях, значительную долю которых составляет государственная собственность. К ним можно отнести: РИА, «РосБизнесКонсалтинг» и IntegratedBusiness Systems (IBS), НК «ЮКОС», холдинг «Ланит» и другие. В каждой из этих компаний после применения УП затраты на реализацию проектов стали на 25-30 % ниже, чем были до того в подобных ситуациях.

Основные цели и задачи управления проектами

Основная концепция управления проектами заключается в деятельности, направленной на достижение поставленной цели проекта с помощью различных методов и необходимых инструментов, при соблюдении требований, установленных для его реализации. Важной составляющей УП служит также сбалансированность таких показателей, как эффективность затраченного времени, рациональное использование финансовых ресурсов, соблюдение критериев качества.

Рассматривая деятельность компании, можно определить, что к понятию «проект» относятся действия, выделенные руководством среди других процессов. То есть любой процесс, требующий отдельного контроля среди других задач, выполняемых в компании, можно назвать проектной деятельностью.

Существуют факторы, способствующие проведению мониторинга задач, которые помогают в достижении цели, отдельно от других процессов.

Итак, проект – это комплекс заданий, выполнение которых приводит к достижению целей и контролируется отдельно от остальных процессов в организации. Особое внимание к проектной деятельности необходимо в связи с большой значимостью утвержденной цели системы управления проектами для функционирования всего предприятия. При этом должно выполняться правильное соотношение между пользой от введения повышенных мер со стороны менеджмента предприятия и финансовой составляющей этого контроля.

Для эффективного построения команды специалистов и планирования проекта надо осознавать, какой результат вам необходим. То есть требуется поставить правильную цель, чтобы понимать, как ее достичь.

Цели управления проектами – решение конкретных задач в кратчайшие сроки и с наименьшими финансовыми вложениями.

Изначально надо определиться, зачем нам нужно выполнять проект. В случае, когда заказчик служит инициатором проекта, надо изучить, какие у его бизнеса цели и каким образом можно их достичь.

Задачами управления проектами являются:

• налаживание рабочего процесса и эффективное управление им;
• контроль над рациональным использованием и экономией ресурсов;
• анализ издержек и приведение их к минимуму;
• эффективное распределение временных нагрузок, содействие выполнению задачи в заданные сроки.

Результат планирования в управлении проектом

Этап должен отвечать на следующие вопросы:

• Что запланировано сделать?
• Как запланировано сделать?
• Как определить, что проект завершен?

При планировании проекта всегда следует помнить, что реальность может кардинально отличаться от плана сроками выполнения или решаемыми задачами. Реальность способна заставить скорректировать любой план. Это утверждение вытекает из многолетней практики осуществления управления проектами, исключений нет. 

Следовательно, главная роль в планировании проекта отводится возможности уменьшить неопределенность, жестко ограничив ресурсы. На выходе из данного этапа должен быть разработан документ, названный «Планом проекта» и включающий в себя:

• Резюме.
• Требования и допущения.
• План мероприятий.
• Организационную и юридическую структуры проекта.
• Особенные требования.
• Финансовую модель и бюджет.
• Команду проекта.

Раздел плана, описывающий требования и допущения, предназначен для уточнения ожиданий заказчика и соотнесения их с возможностями исполнителей. Самый действенный способ выполнения данной задачи в жизни – совместное обсуждение плана командой проекта и заказчиком. Именно такой своеобразный мозговой штурм поможет устранить значительную часть разногласий и приблизительно оценить предстоящие расходы. Даже если совместные очные совещания вам не по душе, без них невозможно провести обсуждение требований плана.

Также стоит рассмотреть подробно еще несколько пунктов плана проекта. К ним относятся: план мероприятий и финансовая модель. При формировании данных разделов плана следует учесть:

• Строгое соответствие финансового плана и плана мероприятий.
• В финансовом плане должен быть четко прописан объем требуемых инвестиций, а также бюджеты проекта. Зачастую может быть несколько бюджетов, разбитых по срокам выполнения плана и подразделениям. Однако сумма бюджетов не должна превышать объем запрашиваемых инвестиций.
• Финансовый план должен основываться на ресурсах, составляющих реальную основу для реализации плана. То есть необходимо разделять расходы на персонал, на деятельность операционного характера и на реализацию самого проекта.
• Финансовый план, как и план мероприятий, может корректироваться в рамках согласованных ранее процессов.
• Обязательной составляющей является синхронизация финансового плана и бюджета проекта с утвержденной учетной политикой фирмы. Нецелесообразно выстраивать план расходов и доходов, не предусмотрев последующий сбор необходимых фактических данных.

Осуществление процесса планирования проекта – это сложно и порой дорого. Главное на начальном этапе иметь понимание двух основополагающих моментов:

• Насколько обоснованы предполагаемые доходы от проекта (в случае проектов с запланированной окупаемостью). Неверные расчеты данного фактора являются главной причиной неэффективности проекта.
• Какими способами планируется управлять рисками проекта. От продуктивности таких способов зависит величина потенциальных убытков компании.

4 основных метода управления проектами

Осуществление задач проектного менеджмента производится с помощью различных методов достижения цели управления проектами. Методологии присуще наличие конкретного плана действий, который задает общее направление движения. Стандарты же, в отличие от совокупности методов, характеризуются просто набором терминов и рекомендаций. Основными методами управления проектами можно назвать следующие:

1. Waterfall

Основным принципом этого каскадного или водопадного метода служит выполнение всех этапов проекта в строгой последовательности и при четком соблюдении утвержденного плана. В качестве примера можно привести этапы разработки IT-продукта по методу waterfall:

• проведение анализа;
• составление проекта;
• осуществление разработки;
• проведение тестирования;
• эксплуатация и поддержка.

Читайте также! Управление командой проекта: ключевые принципы и методы

При таком методе минимизируются риски от воздействия непредвиденных обстоятельств, поскольку каждый шаг продумывается и фиксируется предварительно. Данная методология применима к проектам, в которых заранее известны все требования, нет необходимости во внесении изменений и отсутствует риск совершения ошибки.

2. Scrum

Scrum – это составляющая методологии agile. Данный метод также характеризуется ориентированием на результат и выполнение пожеланий заказчика. В связи с этим заказчик максимально вовлекается в рабочий процесс, состоящий из коротких периодов – спринтов. Каждому спринту соответствует часть конечного продукта, которая тестируется и демонстрируется клиенту. В результате полученной реакции от заказчика исполнители, принимая в расчет услышанные пожелания, повышают эффективность продукта.

Секреты продаж от Сергея Азимова и Бориса Жалило

3. Agile

При сравнении agile с waterfall видно, что здесь присутствует целая совокупность гибких методик. Главной ценностью agile является упор на качество продукта, вот почему agile-команды на постоянной основе держат связь с заказчиком и оперативно выполняют любые изменения и доработки. Чаще всего данная методика применяется в IT-сфере, где творческая работа ведется небольшими группами сотрудников.

4. Kanban

Kanban можно перевести, как «доска объявлений». Данная методика также является частью agile-философии и содержит в себе основные ее принципы. Kanban используется для распределения одинаковой нагрузки между работниками, чтобы те не ощутили перегрузки.

В целом метод построен на принципе визуализации. Сотрудники отмечают задания на доске, а также могут использовать онлайн-сервисы, такие как Trello. Общую задачу делят на несколько этапов, которые записывают на доску. По мере выполнения на доске появляется три столбца: «сделано», «в работе» и «готово», которые редактируются в процессе. Любой из сотрудников имеет возможность следить за выполнением, находить участника команды, ответственного за ту или иную задачу, и корректировать процесс работы.

Но система не может функционировать самостоятельно. Для успешного решения проблем, работы в строгом соответствии с особенностями и целями каждой конкретной компании требуется профессионал – квалифицированный и компетентный менеджер.