СОДЕРЖАНИЕ

Обязанности первого заместителя генерального директора

Означенную должность довольно часто предусматривают в штате предприятия, независимо от его размеров и сферы деятельности. Название штатной единицы может быть любым – заместитель, гендиректора, вице-президент, исполнительный директор и др. Законом это не запрещено.

Источник: shutterstock.com

Если в структуре фирмы есть первый заместитель генерального директора, то должностная инструкция этого сотрудника должна учитывать потребности самого бизнеса и возлагать на управленца руководство всей организацией (возможно, ее частью). Заместитель может возглавлять отдельные направления работы, например развитие организации, финансы, безопасность и др.

Если каждое из них будет контролировать отдельный управленец, он получит свой функционал, свои обязанности и права. Когда работу заместителя гендиректора ведет один сотрудник, должны быть установлены критерии отбора кандидата:

• Какими качествами ему нужно обладать?
• Чем именно он будет заниматься?
• За что конкретно отвечать?
• Какие полномочия или права получит?

Читайте также! Как проводить собеседования: правила подготовки и этапы

Структуру должностных обязанностей и совокупность выполняемых задач первого заместителя определяет масса факторов. Его функционал зависит от намерения первого руководителя:

• Поручить своему заместителю организационные вопросы, а самому работать над стратегией.
• Воспитать готового преемника, чтобы в дальнейшем передать ему ведение дел.

Каким бы направлением ни занимался заместитель гендиректора, в его обязанности входят:

• общий контроль работы предприятия по всем вопросам (или в зоне своей ответственности);
• организация разумного использования финансово-материальных и человеческих ресурсов;
• обеспечение эффективности компании, должного качества ее продукции;
• совершенствование стандартов по экономии и сохранению ресурсов, по комплексному использованию сырья, по улучшению нормирования труда;
• контроль за оптимальным потреблением материалов, недопущение порчи производственного оборудования.

В должностной инструкции нужно отобразить, что первый заместитель генерального директора является связующим звеном между руководителем компании и подчиненными. Он информирует сотрудников о новых нормативных документах, договорах, приказах, правилах, порядках и т. д. А после контролирует выполнение. Заместитель должен доводить до ведома своего шефа оперативные данные о неполадках, сбоях и ЧП в работе предприятия.

Требования к первому заместителю генерального директора

Искусство сохранять стабильность бизнеса и продвигать компанию вперед – реальные таланты, которыми не часто блещет каждый управленец. И это объяснимо: данные качества присущи разным образам мышления. А значит, занимаясь стратегическим развитием, рациональный гендиректор поручает управление текущими делами своему заместителю, как человеку с несколько иным менталитетом.

Этот сотрудник будет контролировать реализацию задач, спланированных шефом, акционерами или топ-менеджментом (определяется структурой управления). Для успешного осуществления стратегии первый заместитель генерального директора ООО, АО или других организаций должен иметь авторитет не ниже, чем у первого руководителя, а также соответствующие права.

На эту должность выбирают управленцев с безукоризненными навыками исполнителя. Они умеют настраивать рабочие процессы и составлять подробные должностные инструкции для подчиненных. Обычно этим занимаются финансовые и коммерческие директора.

Источник: shutterstock.com

Не так давно работник, не имеющий и половины нужных качеств, мог устроиться на руководящую должность, что сегодня сделать невозможно. Ситуация довольно круто изменилась. Чтобы попасть в топ-менеджмент, нужно иметь и опыт управления бизнесом, и подходящие черты характера. Допустим, первый заместитель генерального директора должен удовлетворять критериям руководителя высшего звена, а именно:

• быть эрудированным человеком;
• иметь значительный жизненный опыт;
• легко налаживать коммуникации с людьми;
• благоразумно подходить к трудным вопросам;
• мыслить нестандартно и принимать нетривиальные решения;
• прекрасно мотивировать команду.

Читайте также! Прогрессивная система мотивации: отличия и правила внедрения

В обязанности первого заместителя входит привлечение партнеров в лице солидных корпораций. Впоследствии эти компании, с которыми уже налажено взаимодействие, будут находиться в центре внимания не только заместителя, но и генерального директора. Вдобавок зам. ведет региональную политику организации и развивает стратегическое партнерство.

Он отвечает за направления, которые его интересуют, где он может максимально эффективно проявить свои таланты. Объем важнейших для работы бизнеса задач все время неуклонно возрастает. Поэтому и требования к первому заместителю гораздо жестче тех, что предъявляют к претендентам на другие должности. Он должен обладать набором важных качеств, необходимых для работы в данном статусе, а именно:

• Вникать в суть внутренних процессов, иметь хотя бы общие познания во всех курируемых направлениях развития компании.
• Быть коммуникабельным, ладить с людьми, иметь харизму и аналитический ум, оперативно принимать решения.
• Ответственно и рассудительно подходить ко всем задачам, прислушиваться к мнению других. Однако при определенных обстоятельствах упорно продвигать свои соображения и идеи.
• Иметь организаторскую жилку и не идти на поводу у окружающих. Первый заместитель генерального директора должен лидировать в коллективе – это залог его успеха как организатора.

Поскольку подчиненные и партнеры воспринимают заместителя как второго руководителя компании, он должен демонстрировать умение работать с коллективом и полностью ассоциировать себя с командой. Только так можно поддерживать преемственные принципы труда, коммуникации с клиентами и отношения с персоналом, а также повышать корпоративную культуру, дисциплинировать сотрудников.

Правила составления должностной инструкции первого зама

Определение должностных обязанностей заместителя проводится с учетом функций управления, которые ему доверил гендиректор. Структура документа состоит из типовых разделов, но каждый обладает индивидуальными нюансами. Поговорим о них подробнее.

Общие положения h3

Здесь обычно отражается такая информация:

• цели работы первого заместителя, которые ему нужно достигнуть;
• критерии для соискателя на место управленца высшего звена;
• положение должности в общей оргструктуре предприятия.

Источник: shutterstock.com

Должностные обязанности

Этот вопрос мы рассмотрели в предыдущем разделе, где привели примерный список функций зам. генерального директора, который занят общим руководством. Сюда можно добавить положение о составлении им отчетности по следующим вопросам:

• Планирование работы на предстоящий временной период (год, квартал, месяц, полугодие).
• Финансовые отчеты (месячные, квартальные, годовые и т. д.).
• Доклад по результатам работы предприятия за выбранный отрезок времени (месяц, год и др.).

Стоит отметить, что сроки подготовки и подачи этих документов удобнее оформить как таблицу.

• Ответственность первого зам. генерального директора по общему руководству.
• Права заместителя гендиректора по общей деятельности компании.

В этом разделе прописано, за что отвечает управленец как второе лицо фирмы.

Условия труда

Здесь дается информация о том, в каком режиме должен работать первый заместитель генерального директора. Довольно часто можно встретить общепринятую фразу: «режим работы устанавливается согласно правилам ВТВ (внутреннего трудового распорядка)». При этом управленца знакомят с внутренним регламентом под подпись.

Далее должностную инструкцию утверждает первое лицо компании и знакомит с документом заместителя, который должен подписать его с указанием даты.

Ответственность первого заместителя директора

Материальная (возмещение ущерба) и дисциплинарная

Согласно Трудовому кодексу РФ первый зам. руководителя – такой же сотрудник, как и остальные. Поэтому его можно привлечь к ответственности (и, в частности, к дисциплинарной) за невыполнение функциональных обязанностей. Что имеется в виду:

• грубое нарушение трудовой дисциплины (однократное);
• несостоятельное решение, причинившее ущерб компании.

Нужно отметить, что последний случай предусматривает не только увольнение с должности. Виновник должен будет возместить сумму материального урона предприятию. Как бы то ни было, размер подобного взыскания не может превышать среднемесячный доход руководящего сотрудника.

Во избежание спорных ситуаций придется четко расписать функционал первого заместителя в должностной инструкции.

Источник: shutterstock.com

Субсидиарная и гражданско-правовая

Первый заместитель генерального директора ООО попадает под это положение только в отдельных случаях, когда он:

• является совладельцем фирмы;
• входит в состав коллегиального органа управления и отдает свой голос за незаконное решение.

Должностные лица, которые влияют на работу бизнеса, могут быть привлечены к субсидиарной ответственности и возмещать долги своей организации. Обычно эту меру применяют в случае банкротства предприятия. Перед кредиторами отвечают лица, которых суд признал как контролирующих должника (КДЛ). Они дают последнему указания, которые тот должен выполнять, или влияют на него другими способами.

Административная и уголовная

Данные виды ответственности налагаются на тех, кто преступил закон. При этом за одно и то же правонарушение могут применяться разные санкции, определяемые масштабом совершенного.

Читайте также! Эффективный руководитель отдела продаж: ключевые качества и стратегии работы

Пример.

За неуплату обязательных налогов на сумму до 5 000 000 рублей в течение 3 лет виновные обычно получают штраф до 20 000 рублей (статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Вдобавок могут дисквалифицировать работника на срок, не превышающий 2 лет.

При недоимке более 5 000 000 рублей уже работают статьи Уголовного кодекса РФ (199, 199.1, 199.4). В особо тяжких случаях (крупные суммы долга, участие группы лиц) штрафные санкции могут составить 500 000 рублей, а дисквалификация продлевается на 4 года. Что важно знать – налоговые преступления караются лишением свободы (максимальный срок заключения достигает 6 лет).

Как правило, в подобных ситуациях ответственность ложится на директора. Однако уголовное и административное право предполагает более широкий круг виновных лиц. Например, Кодекс об административных правонарушениях РФ (ст. 2.4), помимо руководства, относит к должностным лицам тех, кто выполняет распорядительные функции. Уголовный кодекс РФ также причисляет к ответственным управленцам не только первого руководителя.

Поэтому бывают случаи, когда фигурантом по уголовному и административному делу становится первый заместитель генерального директора ООО. Если, конечно, он отвечал за этот фронт работ, точнее, контролировал перечисление налогов и подачу соответствующих деклараций.

Часто задаваемые вопросы о первом заместителе генерального директора

Как правильно сокращать название должности первого зам. гендиректора?

При сокращении можно использовать акроним «1-й зам. ГД». Годится также вариант аббревиации «1-й заместитель ГД». Лучше всего в официальных документах обозначать название полностью.

Какие еще должности могут исполнять функции первого заместителя?

Это могут быть сотрудники, которые курируют отдельные направления работы. Например, финансовый директор, операционный менеджер или CMO – chief marketing officer. Тогда такие управленцы подчиняются первому руководителю и занимаются своим кругом вопросов без смены должности на «первый заместитель генерального директора».

Какой образовательный уровень должен иметь зам. гендиректора?

Степень образованности определяют требования самой организации. Чаще всего работодатель ищет первого заместителя с дипломом вуза в сфере бизнеса, финансов или управления. Они рассматривают специалистов и магистров подходящей квалификации.

Качество работы зама генерального директора определяется его умением наладить деловые отношения с шефом. В первую очередь это относится к созданию баланса между харизмой лидера в команде и абсолютным подчинением руководителю. Для того чтобы гендиректор доверял своему заместителю, тот должен уважать его и соглашаться с мнением вышестоящего. Но в то же время сохранять самостоятельность и отвечать за принятые им оперативные решения.

Что касается главы компании, ему необходимо прямо обговаривать свои идеи с заместителем и больше полагаться на него в делах. Поскольку первый заместитель реализует все стратегические начинания, планируемые на перспективу.