Задачи оценки эффективности персонала

Оценка эффективности и работоспособности персонала – это процедура выявления определенных характеристик, позволяющих руководству решить, подходит ли сотрудник для своей должности, насколько он эффективен, а также выявить области, требующие улучшения для повышения его профессиональных качеств.

Компетентная оценка эффективности персонала организации служит во благо всех структур копании от высшего руководства до рядового сотрудника:

• Эта система помогает выявить уровень квалификации, профессиональные умения и навыки специалистов. Это упрощает процесс принятия решений о продвижении, дополнительной мотивации или необходимости увольнения.
• Руководители понимают, какие изменения в кадровом составе нужны и как лучше использовать усилия HR-отдела.
• Анализ результатов помогает усовершенствовать мотивационные системы и показатели эффективности (KPI).
• Работа в компании становится более комфортной и стабильной, исчезает хаотичность и неорганизованность.
• Критерии оценки, учитывающие все тонкости, позволяют руководству быть в курсе текущих дел и оценивать, оптимально или же нет используются человеческие ресурсы.

На основе всесторонней и подробной оценки эффективности деятельности персонала организации руководство сможет принимать стратегические решения, а именно:

• Разработать план развития кадров для повышения эффективности персонала, включая матрицу профессионального роста и учета профессиональных успехов.
• Выбрать или разработать самостоятельно оптимальную систему шаблонов и оценки, основанную на реальных знаниях и навыках сотрудников, а не на общих компетенциях.
• Организовать аттестацию, разработав ряд курсов для сотрудников и определив потенциальных партнеров для долгосрочного сотрудничества по повышению квалификации специалистов.
• Выявить в коллективе резервные кадры, выявив специалистов, способных занять ключевые позиции в будущем и подняться по карьерной лестнице.
• Провести оптимизацию бизнес-процессов, улучшить систему поощрений, выделить способных потенциальных лидеров и определить слабые места в стратегии организации.

Правила оценки эффективности персонала

Вся процедура может потерять свою значимость, если не учесть несколько ключевых моментов при разработке программы оценки эффективности персонала:

• Система оценки эффективности персонала должна быть зафиксирована в официальных документах компании, включая должностные инструкции.
• Сроки и условия проведения оценки необходимо объявлять заранее и придерживаться регулярного графика.
• Критерии оценки должны быть четко определены. Чем конкретнее они будут, тем более справедливой и точной окажется оценка для сотрудников.
• Следует периодически обновлять методы оценки, чтобы избежать сосредоточенности сотрудников только на контролируемых навыках и показателях.
• В процедуре аттестации должны участвовать несколько оценщиков для уменьшения предвзятости и повышения объективности, но не следует привлекать слишком много людей в комиссию, чтобы избежать излишнего давления на сотрудника.
• Включайте только те параметры, которые действительно важны для данной должности и успеха компании в целом, чтобы избежать избыточности.
• Требования должны быть одинаковыми для сотрудников на аналогичных должностях и уровнях управления.
• Не отменяйте и не пропускайте запланированные мероприятия по оценке, так как это снижает их значимость.
• Результаты аттестации необходимо сообщать как оцениваемому сотруднику, так и остальным членам команды. Прозрачность процедуры положительно влияет на результаты всей программы.
• Сотрудники должны видеть связь между уровнем эффективности персонала и своим положением. Результаты должны использоваться для принятия решений, таких как корректировка планов, обучение, поощрения или выговоры.

Критерии оценки эффективности персонала

Теперь перейдем к конкретным критериям, которые помогут определить, соответствует ли сотрудник занимаемой должности. Количественные показатели оценки эффективности персонала будут варьироваться, но для многих профессий существуют общепринятые стандарты.

• Специализированные навыки

Это hard skills — навыки, которые специалист приобрел в ходе своей специфической профессиональной деятельности. Определяется, насколько он компетентен в своей области и насколько успешно и быстро справляется с повседневными задачами. Этот показатель можно легко оценить количественно: соответствует ли сотрудник установленным стандартам и качеству. Проверка профессионализма может включать тестирование, экзамены, отраслевые нормы и экспертные оценки.

• Способности в коммуникации и soft skills

Определяется, ориентирован ли сотрудник на процесс или результат, конфликтен ли он или лоялен, общителен или предпочитает замкнутость. Важными аспектами являются умение работать в команде, достижение целей, проявление лидерских качеств и выполнение обязанностей без конфликтов. Психологические характеристики, сильные и слабые стороны сотрудника обычно выявляются через тесты и глубинные интервью. Лидер не должен тратить свои таланты в роли сотрудника низшего звена, а интроверт – мучиться на работе с клиентами.

Читайте также! Бизнес-тренинги онлайн: как выбрать наиболее подходящий вариант

• Числовая оценка результатов труда

Устанавливаем оптимальные цели: масштабные задачи компании, планы продаж, желаемые финансовые показатели на квартал или год, количество клиентов, LTV и прочее. После анализируем фактические показатели, определяем, по какой причине они отличаются от плановых. Оценка экономической эффективности деятельности персонала должна учитывать все обстоятельства, поскольку на результаты могут влиять различные факторы, включая форс-мажоры. Цели должны быть реалистичными, объективными и четко сформулированными, учитывать возможные непредвиденные ситуации.

• Лояльность компании

Продуктивность сотрудника в значительной степени зависит от его вовлеченности и лояльности к компании. Это также снижает вероятность ухода работников и уменьшает текучесть кадров. Важно учитывать, что не всегда сотрудники имеют одну мотивацию быть лояльным компании, и, соответственно, на их преданность будут в разной степени влиять разные обстоятельства.

• Специфические требования к руководителям и узким специалистам

Для высшего руководства, ведущих разработчиков, высококвалифицированных продавцов и специалистов в редких сферах применяются специализированные критерии оценки. Важно учитывать ставящиеся руководством задачи, степень затраченного времени и труда работника, чтобы показатели оценки эффективности персонала были объективны.

Методы оценки эффективности персонала

Для измерения эффективности работоспособности работников компании используются разнообразные подходы. В зависимости от направления и метода оценки они подразделяются на три основных категории – количественные, качественные и комбинированные.

Качественные

Эти методы еще именуют описательными. К ним относятся:

• Метод матрицы. Сопоставление характеристик работника с образцом эталонных характеристик для его области.
• Анализ выполнения поставленных трудовых задач. Надо ответить на вопрос: насколько успешно и качественно сотрудник выполняет поставленные задачи?
• Метод произвольных характеристик, также известный как метод крайностей. Руководитель составляет список достижений и ошибок сотрудника для оценки его профессиональной пригодности.
• Метод «360 градусов». Оценка производительности работника проводится его коллегами, прямым начальником и самим сотрудником. Информация собирается с помощью анкеты с вопросами, разделенными по темам, касающимся работы.
• Групповой брифинг. Этот метод строится на обсуждении работы сотрудника с руководством и специалистами. Он помогает оценить, как сотрудник справляется со стрессом, каковы его умения в общении и взаимодействии с коллегами и руководством. Во время обсуждения обе стороны могут задавать вопросы.

Читайте также! Тайм-менеджмент в организации: преимущества, инструменты и ошибки

Количественные

Количественные показатели выражаются в числовом формате. Они предоставляют более конкретизированное понимание вклада каждого сотрудника в коллектив. К ним относятся:

• Метод балльного оценивания эффективности. Анализ строится на результатах показателей работы по шкале из 10 или 5 баллов. Под конец расчетного периода (годового или месячного) формируются совокупные итоговые отчеты.
• Метод свободной оценки по балльной шкале. Экспертная группа с помощью специальных тестов определяет уровень профессиональной подготовки, навыков и качеств сотрудника. На основе присвоенных баллов формируется окончательная оценка работника.
• Ранговый метод оценки. Специально сформированная комиссия из руководителей отделов определяет рейтинг сотрудников, оценивая их производительность и вклад в работу. После анализа информации из различных источников сотрудники, которые оказались в списках отстающих, могут быть уволены или лишены премий или части заработной платы.

Комбинированные

Являются совокупностью в разных комбинациях предыдущих методов, предоставляют наиболее полную и объективную оценку работы сотрудников:

• Метод агрегирования оценок. Оценка эффективности персонала в данном методе необходима для масштабной статистики, затрагивающей организацию в целом. Полученные данные используются для расчета среднего показателя по каждому специалисту. И уже это значение сравнивают с эталонной моделью для соответствующей должности.
• Система ранжирования. По уровню эффективности персонала, определенной каким-либо из удобных способов, определяется позиция сотрудника при разделении всего коллектива на группы: лидеров, среднего уровня и аутсайдеров. Затем принимаются решения о том, кого стоит увольнять или переводить на более высокие позиции.

Упомянутые методы не всегда позволяют полноценно оценить работу сотрудников или их социально-психологические характеристики. Поэтому сейчас все больше внимания уделяется комплексным методикам, которые объединяют различные подходы к оценке персонала.

Проблемы оценки эффективности персонала

Руководители со своей оторванной от рядового сотрудника позиции не всегда способны эффективно внедрить систему оценки эффективности сотрудников. Это может быть связано с выбором неподходящего для данной ситуации метода или с недостаточной компетентностью руководителя. Какие проблемы могут возникнуть при оценке производительности и каковы их причины?

Основное препятствие для успешного внедрения системы оценки эффективности персонала – сопротивление коллектива. Почему это происходит? Причин несколько:

• Сомнения по поводу изменений. Работники опасаются нововведений, думая, что объем их обязанностей возрастет, а зарплата снизится.
• Запутанная структура. Оценивание в два и более этапа эффективности работоспособности персонала может сбивать с толку и снижать мотивацию. Когда сотрудники не понимают, в чем они ошиблись и почему их доход уменьшился, это негативно влияет на их работу и отношение к обязанностям.
• Непрозрачная система оплаты. Если бонусы выплачиваются на основе показателей за предыдущий или даже более ранний месяц, это вызывает путаницу у работников: при низкой производительности финансовое вознаграждение может стать неоправданно высоким и наоборот.
• Часто наблюдается расхождение в оценке выполненных задач и общей продуктивности между сотрудником и его начальником, причем такие оценки редко совпадают.
• Достижение поставленных целей может зависеть не только от усилий работника. То, что ему кажется идеальным и красивым, клиент может не оценить, и потребуется переделывать, внося изменения вновь и вновь. Оценивая работу творческих сотрудников, руководитель должен применять специализированные методики или индивидуальный подход.
• Трата времени на составление отчетных документов может быть неприятной. Немногие готовы после завершения задачи писать детальный отчет, включающий затраченное время, соблюдение сроков и анализ своих ошибок.

Основная трудность при введении системы оценки эффективности работы заключается в субъективности и непрозрачности используемых в процессе методов.

Часто задаваемые вопросы об оценке эффективности персонала

Когда следует задуматься о проведении оценки?

Для регулярного или точечного анализа эффективности персонала разрабатываются отдельные протоколы проверок:

• Плановая проверка часто встречается в крупных корпорациях или государственных организациях. Для них различные инспекции – обязательные процедуры, предусмотренные законом. О таком мероприятии работники и руководство предупреждаются заранее, она проводится обычно раз в несколько лет.
• Оценка при реорганизации часто используется в кризисных ситуациях, требующих срочной и полной оценки эффективности персонала, например необходимость оценки для юридического лица – правопреемника. Или когда руководитель принимает решение улучшить аналитику эффективности различных отделов.
• Разовая оценка проводится, когда необходимо принять конкретное управленческое решение.

Как оформить итоги оценки?

Самым удобным способом для дальнейшего анализа и обращения к собранной в процессе оценки информации будет табличный отчет. Количественные исследования по анализу персонала удобно формировать и далее хранить для статистики в таблицах со сравнительными колонками, диаграммами и краткими выводами. Качественный подход из-за описаний характеристик сотрудников может иметь более свободную форму, например в виде досье.

Читайте также! Ассессмент: определение, цели, методы, критерии оценки и этапы проведения

Можно ли привлечь для проведения оценки аутсорсинговую компанию?

Целесообразно поручить выполнение работы сторонним организациям в случаях, когда руководство считает, что своими силами фирма не сможет провести внутреннюю оценку с достаточной точностью и эффективностью.

Несмотря на возможные сомнения ваших работников в том, что оценка эффективности работы персонала может показаться репрессивной, на самом деле это диалог, способствующий соединению личных карьерных ожиданий с ключевыми показателями эффективности для компании. Зная свой балл и эталонные значения, сотрудники будут иметь ориентиры, до которых можно расти и достигать больших результатов. Таким образом, система оценки работы сотрудников помогает всем становиться успешнее и лучше понимать свой коллектив.