Лого http://academy-of-capital.ru/
Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель
Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель

Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель

16.12.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • Требования к руководителю отдела продаж
  • Планирование и декомпозиция как обязанности РОПа в продажах
  • Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению
  • Контроль и мотивация в обязанностях РОПа
  • 4 этапа подбора на позицию РОПа в продажах

Обязанности РОПа в продажах охватывают сразу несколько сфер: от планирования и оперативного руководства отделом до обучения и контроля за сотрудниками. Естественно, на эту должность необходимо принимать человека, который обладает должными навыками и опытом, чтобы выполнять все эти функции.

Нужно понимать, что между озвучиванием имеющихся талантов и их наличием иногда лежит пропасть. В нашей статье мы расскажем, какие конкретно существуют обязанности руководителя отдела продаж, какие требования предъявляются к кандидатам и как организовать процесс найма РОПа.

Требования к руководителю отдела продаж

Основные функции руководителя отдела продаж это управление подразделением, а также контроль выполнения поставленных задач как отдельными сотрудниками, так и всем коллективом. Глава отдела заинтересован в улучшении стратегии продаж и совершенствовании различных показателей, влияющих на эффективность работы команды.

На должность руководителя отдела продаж обычно назначают человека, обладающего разносторонними знаниями.

Требования к руководителю отдела продаж

Преимуществом для кандидата будет наличие опыта и следующих практических навыков:

  • использование уже имеющихся в компании готовых сценариев для переговоров с клиентами;
  • знание свойств товаров, предлагаемых фирмой;
  • способность управлять, стимулировать и быть первым;
  • умение быстро организовать людей;
  • знание технологии для успешного подхода к цели всей команды или каждого сотрудника в отдельности;
  • текущее планирование и разработка стратегии продаж для развития компании;
  • способность к проведению анализа и работа с большим объемом информации;
  • правовые вопросы в сфере продаж;
  • знание эффективных техник взаимодействия с окружающим миром и способов успешного разрешения конфликтов.

Планирование и декомпозиция как обязанности РОПа в продажах

Обязанности РОПа в продажах предполагают планирование. Руководитель не только составляет план продаж для всего отдела, но и ставит задачи сотрудникам для ежедневного исполнения.

Анализируя итоги работы сотрудников в частности, а также приняв во внимание их предложения по увеличению сбыта, начальник составляет единую стратегию продаж для отдела в целом. Затем он сопоставляет свой план с тем, что предлагает вышестоящее руководство.

Как правило, эти планы весьма отличаются друг от друга. Спущенный сверху составлен с учетом текущих расходов, планируемых показателей продаж, прибыли за предшествующие периоды.

Внутренний основан на данных по текущим договорам, работа по которым еще не завершена. Увидев расхождения, РОП решает, нужно ли менять направленность в трудовой деятельности сотрудников.

Приведем пример внутреннего плана, составленного руководителем продаж. Допустим, у нас работает специалист по продажам Петров. Он должен подготовить отчет по текущему состоянию договоров.

Планирование и декомпозиция как обязанности РОПа в продажах

К примеру, ИП Медведев просит счет на оплату, с ОАО «Иван да Марья» согласован проект договора, а ООО «Рога и копыта» просит продлить сроки исполнения обязательств по контракту еще на месяц.

Далее Петров подсчитывает суммы, которые в этом месяце поступят на счет компании, опираясь на статус клиентов. После несложных вычислений РОП может спрогнозировать реальную прибыль компании в этом месяце.

Руководитель отдела составляет четкий план действий для менеджеров, что позволит им оценивать свою работу, а РОПу успешно управлять отделом.

Для выполнения таких задач необходимы следующие шаги:

  • Составление плана с указанием четких сроков. В системе бизнес-процессов каждый менеджер видит задачу, которую должен сделать сегодня. Например, есть клиент, и с ним предстоит связаться до конца дня и решить срочные вопросы.
  • Прогнозирование менеджером получения денежных сумм за конкретный период. Система показывает итоговый результат в виде плана, складывая все суммы.
  • Ежедневное планирование работы команды внутри подразделения. В результате становится ясно, какого режима придерживаются сотрудники, когда отвечают на звонки или в какое время начинают обзвон клиентов и т. п.

Для этих целей оптимально подходит CRM-система, но можно воспользоваться программой Excel. Отчет помещается на нескольких страницах одного файла, с обязательным использованием в ячейках готовых формул.

Одна из важнейших обязанностей РОПа в продажах – составить план продаж и сделать его разбивку на составляющие как для всего отдела, так и для каждого сотрудника в частности. Далеко не каждый руководитель на практике исполняет эти функции.

Пример:

  • Если руководитель компании поставил план по ежемесячной прибыли в 10 000 000 рублей, то начальник отдела продаж сделает декомпозицию этой задачи для дальнейшей разработки стратегии продаж.
  • Ежедневно отделу нужно продавать на сумму – 454 545 рублей, учитывая, что в периоде 22 рабочих дня.
  • Если в отделе 8 специалистов по продажам, то каждому нужно совершать сделки на 56 818 рублей по итогу дня.
  • Спрогнозировав ежедневную прибыль, руководитель отдела продаж выполняет необходимые корректирующие действия.

Допустим, в среду сделок было совершено на 254 545 рублей, тогда оставшаяся сумма, равная 200 000 рублям, переходит на четверг. Таким образом, на следующий день у отдела будет задача продать на 654 545 рублей (454 545 + 200 000 = 654 545).

Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению

Проведение совещаний с сотрудниками по вопросам организации работы также входит в обязанности РОПа в продажах. Собрание проводится по следующему принципу:

  • Обязательства и слова сотрудников фиксируются.
  • Наличие протокола по итогу проведения предыдущего совещания.
  • Подытоживание результатов собрания, в том числе обещаний. Составление плана и ознакомление с ним всех участников собрания. Это необходимо для понимания ответственности перед компанией.

Руководитель отдела может проводить различные совещания в зависимости от целей.

Если цель – создать настроение и исправить недочеты в работе предыдущей пятидневки, то проводится собрание в начале недели длительностью не более одного часа. Обсуждаются следующие важные моменты:

  • Результаты работы за 5 рабочих дней.
  • Составляются кейсы для тренингов на темы, которые могут вызывать трудности в течение недели (сложности во время телефонных переговоров, техника возражения и т. п).
  • Цели на неделю по выполнению планов продаж.
  • Подведение итогов соревнований в отделе между менеджерами (если это практикуется в компании).

Чтобы мотивировать сотрудников, проводится ежедневное короткое совещание, где ставится план на день и дается определенный стимул для его выполнения.

  • Итог за прошедший день (учитываются результаты всего отдела и каждого сотрудника в отдельности).
  • Задачи на следующий день для каждого менеджера и отдела целиком.
  • Как избежать или повторить результаты прошедшего дня.
  • Предварительные результаты работы для оценки эффективности.
  • Заключительная часть утренней планерки, касающаяся обучающих курсов и мотивации.

Небольшие планерки – пятиминутки с отдельными сотрудниками проводятся ежедневно с интервалом в 3 часа, например в 12.00, 15.00 и 18.00. В зависимости от текущего положения дел уточняются следующие вопросы:

  • Успешно ли выполняется план по сделкам.
  • Поступление платежей.

Периодичность таких планерок может быть любой. Исходя из поставленных задач и фактических результатов, руководитель сам определяет время проведения пятиминуток.

Если в фирме не предусмотрена должность коуча, то обучение входит в обязанности РОПа в продажах. Он проводит типовые практические занятия для менеджеров:

  • Тренинг, направленный на формирование навыков, которые четко определены в данной сфере и решают конкретные задачи в бизнесе.
  • Разложение навыков на элементарные составляющие. Этот прием позволяет определить эффективные техники продаж для формирования и проработки нужных навыков (например, сторителлинг или техника эффективной манипуляции small talk).
  • Запись и прослушивание телефонных разговоров для составления обучающих кейсов, на которых проводят подробный разбор недочетов в поведении менеджеров и психологии клиентов.

Контроль и мотивация в обязанностях РОПа

  • Мотивация

Стремление сотрудника выполнять ту или иную задачу называют мотивацией. В зависимости от целей компании используют материальный и психологический стимул или их комбинацию.

Материальный стимул нацелен на четкое выполнение плана продаж либо получение конкретных показателей в работе и зависит напрямую от типа продаж, которые могут быть транзакционными, консультационными или стратегическими.

Система данной мотивации составляется при совместном участии представителей планово-экономического отдела и директора.

Другую систему мотивации – нематериальную – подготавливают, основываясь на личности каждого сотрудника и его внутреннем побуждении к действию.

Социально-психологические стимулы продумывают совместно с психологом, руководителем компании или специалистом из отдела развития персонала в зависимости от масштабов компании. Именно эти люди хорошо знают личные качества сотрудников и их психотип.

Через несколько месяцев начальник отдела продаж обычно узнает психологический настрой своих подчиненных независимо от должности. Далее можно менять внутренние мотивации для сотрудников своего отдела в том или ином направлении.

Мотивация – это довольно сложное понятие. Более подробно о мотивации и ее способах можно узнать из других материалов нашего сайта.

  • Контроль за деятельностью сотрудников

Не существует четких указаний, с какой периодичностью проводить наблюдение и какими приемами пользоваться для проверки. Зная особенности компании, например виды продаж или цикличность контрактов, можно успешно подобрать инструменты для осуществления контроля.

Грамотно организованный контроль в отделе не помешает менеджерам планомерно достигать своих целей, не отнимая много ресурсов для отчетности и собраний. Правильно контролируя подчиненных, руководитель сможет увидеть, какой темп работы у каждого сотрудника и верный ли у него ориентир для выполнения поставленной задачи.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Чем меньше время, прошедшее с момента переговоров до фактического оформления сделки, тем жестче должен быть контроль. Таким образом, цикл сделки и этапы продажи сильно влияют на периодичность контроля.

Методы, применяемые для контроля, напрямую зависят от вида продаж. Это может быть система CRM, запись телефонных разговоров с клиентами, наблюдение за сотрудниками с помощью web-камер и другое.

Контроль как одна из обязанностей РОПа в продажах должен быть организован так, чтобы в любой момент руководитель смог задать верное направление и скорость, если вдруг менеджеры сбились с намеченного курса или топчутся на месте при выполнении плана.

Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению

4 этапа подбора человека на позицию РОПа в продажах

Порядок выбора подходящей кандидатуры осуществляется в несколько этапов, что позволяет успешно закрыть вакансию в кротчайшие сроки.

Этап 1. Формирование профиля должности.

Для начала важно обозначить, какими профессиональными и личными качествами должен обладать будущий руководитель отдела продаж. Рассмотрим подробнее интересующие нас аспекты:

  • Навыки эффективного управления.
  • Опыт и умение продавать.
  • Характер и склад ума.
  • Владение различными техниками продаж.
  • Наличие опыта в должности РОПа.

Обязанности РОПа в продажах подразумевают выполнение требований, перечисленных выше.

Этап 2. Первый этап собеседования с претендентом.

На первой встрече с кандидатом можно увидеть манеру поведения, выяснить, легко ли он идет на контакт. Также на первом этапе мы:

  • выявляем, соответствует ли фактический опыт и навыки тому, что заявлено в резюме;
  • видим, насколько вменяем кандидат с психологической точки зрения;
  • выясняем, заинтересован ли в настоящее время человек в этой должности;
  • рассказываем о компании;
  • обсуждаем дату и время следующего этапа собеседования.

Первый этап обычно проводит специалист по персоналу или исполнительный директор.

Этап 3. Второй этап собеседования с претендентом.

На второй встрече выясняют, подходит ли человек с профессиональной точки зрения для вакансии РОПа. Беседа может проводится индивидуально или в группе, онлайн либо в офисе. Здесь мы выясняем:

  • Более подробно о предыдущем опыте в качестве руководителя отдела продаж (сколько подчиненных, достигались ли цели, какие инструменты применялись для координации сотрудников).
  • Есть ли навыки активных продаж (применяемые техники, опыт работы с возражениями, трудности в переговорах и т. п).
  • Умение создавать команду и вести за собой (проводить эффективные тренинги).
  • Качества, характеризующие кандидата как личность (способность к принятию решений, результативность действий, организационные навыки).
  • Профессионализм (знание систем мотивации, бизнес-процессов; управление продажами на различных этапах с помощью специальных техник; понимание необходимости расчета KPI).

На данном этапе собеседования говорят о зарплате РОПа. Она обычно включает три части: фиксированная часть + вознаграждение за индивидуальные сделки + премия по итогам продаж всего отдела. Здесь, конечно, необходимо присутствие генерального директора или владельца фирмы.

4 этапа подбора человека на позицию РОПа в продажах

Этап 4. Адаптация.

Если РОП – это совершенно новая в компании должность, то руководителю отдела продаж предстоит самому вникать в текущие дела, штудировать материалы и разрабатывать необходимые положения. В случае если дела все же были переданы кем то, это может несколько упростить работу. Тем не менее, чтобы успешно пройти этап адаптации, следует обладать определенным набором качеств, которые в дальнейшем помогут собрать команду и эффективно управлять ею.

В этот период новоиспеченный начальник внимательно изучает:

  • проекты и достижения своего предшественника (если такой был);
  • внутренние положения компании;
  • штатную расстановку и инструкции;
  • услуги или товары, которые предлагает фирма;
  • главных конкурентов на рынке;
  • особенности лид-менеджмента и текущих клиентов;
  • деятельность менеджеров отдела (при наличии).

Изучив подробно все данные, можно успешно приступать к выполнению основных обязанностей РОПа в продажах, что положительно скажется на работе команды и позволит повысить эффективность продаж.

Эти несложные правила помогут найти РОПа, который улучшит финансовые показатели компании и приведет их к стабильной цифре. В следующих материалах мы рассмотрим подробно, какими документами регламентируется работа отдела продаж и какими приемами должны владеть менеджеры.


Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!
*

Рекомендуемые статьи