Лого http://academy-of-capital.ru/
Руководитель департамента продаж: функции и обязанности
Руководитель департамента продаж: функции и обязанности

Руководитель департамента продаж: функции и обязанности

29.10.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Нет голосов)

Из этого материала вы узнаете:

  • Основные обязанности и функции руководителя департамента продаж
  • Обязательные навыки хорошего руководителя департамента продаж
  • Должностная инструкция руководителя отдела продаж: разработка

Руководитель департамента продаж – царь и бог на вверенной ему территории управления маркетингом и сбытом продукции. Именно он принимает ключевые решения, которые либо обогатят компанию, либо разорят ее. Случайный человек такую должность не может занимать априори.

Но какая ежедневная рутина возлагается на плечи главного по продажам? И что он должен уметь, чтобы изо дня в день без устали разгребать эти авгиевы конюшни и превратить департамент в курицу, несущую золотые яйца? Об этом и многом другом читайте в нашем материале.

Основные обязанности и функции руководителя департамента продаж

Основные обязанности и функции руководителя департамента продаж

Все должностные инструкции составляются по типовой форме и похожи для всех руководителей. Несмотря на это каждая организация адаптирует регламент работы под себя или под конкретного сотрудника, поэтому необходимо дать пояснения к каждому пункту. Ниже рассмотрим функции и обязанности руководителя департамента продаж.

1. Планирование

Руководитель отдела продаж (РОП) выполняет большой перечень задач. Одной из них является планирование. Нужно планировать: продажи, работу отдела, активность сотрудников, распорядок дня.

Управленец получает от руководства компании план продаж и сравнивает его со своим планом, составленным на основании прогнозов сотрудников.

Нисходящий документ от главного начальства составляется на основании фактических затрат, планируемой прибыли, итогов ежемесячной работы и прибавки. План, разработанный самим отделом, называют внутренним. Он акцентирует внимание на клиентах и их статусе. Если руководитель департамента продаж знает различия между планами, то он с легкостью скорректирует активность своего отдела.

Пример внутреннего плана: менеджер Петров анализирует базу клиентов и присваивает им статусы. Например, ООО «Сельпо» запросило счет на оплату услуг, а ПАО «Суперплюс» взяло время подумать. Таким образом, Петров по каждому клиенту проставляет действующий статус и составляет прогноз продаж. Нужно примерно прикинуть, кто готов заключить договор в этом месяце или совершить покупку, и исходя из полученных данных рассчитать предполагаемую прибыль.

Чтобы РОПу было проще осуществлять контроль за работой сотрудников, нужно создать и внедрить понятную систему планирования. Эта мера поможет и самим менеджерам. Им будет проще планировать свою деятельность и осуществлять самоконтроль.

Система планирования должна содержать такие разделы:

  • План на день. Функционал сотрудников отдела следует четко разграничить. Каждый менеджер должен знать свои обязанности и понимать, когда ему общаться с клиентами, а когда уделить время работе с документацией.
  • Определение задач на конкретную дату. В системе CRM все четко планируется. На рабочей странице программы отображаются встречи и звонки на сегодня. Таким образом, менеджер сумеет открыть любой день и проанализировать нагрузку.
  • Составление прогнозов для руководителя. У каждого менеджера в карточке клиента проставляется предполагаемая прибыль от взаимодействия. Руководитель, открыв сводный отчет у себя на компьютере, увидит предполагаемый план продаж и вероятную прибыль за период.

Идеальным вариантом работы является CRM-система. Но если эта программа еще не установлена на рабочих местах, ведите учет в таблицах Excel. Желательно заранее зашить формулы в шаблон.

2. Декомпозиция

Декомпозиция

Для руководителя отдела продаж декомпозиция по отделу в целом и по каждому сотруднику отдельно является важной работой. К сожалению, не все управленцы делят одну большую задачу на несколько мелких подзадач.

Например, руководство компании установило план прибыли в 1 210 000 рублей в месяц. РОП должен разделить этот план и вычислить ежедневный доход так:

  • Если в месяце 22 рабочих дня, то 1 210 000 / 22 = 55 000 рублей в день.
  • Если задачу выполняют 5 менеджеров отдела, соответственно, каждый из них должен приносить в копилку компании ежедневно 11 000 рублей (55 000 / 5).

Такой подход позволяет эффективно планировать деятельность сотрудников. Так, если в какой-то из дней вместо положенных 55 000 рублей менеджеры продали товаров и услуг всего на 45 000, то на следующий день план увеличится и составит 55 000 + (55 000 - 45 000) = 65 000 рублей.

3. Организация работы департамента

Для слаженной работы отдела руководителю департамента продаж следует грамотно управлять деятельностью своих подчиненных. Главные направления работы РОПа:

  • Определение регламентов

Наряду с должностной инструкцией, каждый сотрудник должен изучать и соблюдать регламент работы. Этот документ определяет временные рамки деятельности, четкую последовательность действий и другие моменты.

  • Разработка инструментов

Разнообразные способы достижения цели способствуют качественной и эффективной работе сотрудников.

  • Наличие организационной структуры

Схема помогает определить порядок взаимодействия отделов и сотрудников между собой. Четкое понимание подчиненности упрощает работу.

Руководителю отдела продаж необходимо обеспечить своих сотрудников подробными инструкциями, чтобы менеджеры знали порядок своих действий и обладали навыками эффективного использования предоставленных инструментов. Также специалисты должны понимать, что им можно, а что нельзя.

4. Мотивация

Мотивация

Мотивация отдела продаж

В данном случае мотивации подвергается весь отдел сразу. В продажах учитывается не только работа отдельно взятого сотрудника, но и деятельность отдела продаж в совокупности. Задача – выполнить доведенный план. Если в команде есть отстающие, то более опытным работникам придется перевыполнить свой личный план, чтобы общий объем был достигнут.

В награду за это менеджеры могут получить:

  • материальное вознаграждение в виде премии, размер которой организация определяет индивидуально;
  • нематериальное вознаграждение в виде объявления благодарности, похвалы или выезда на корпоративное мероприятие.

Руководитель департамента продаж может использовать и другие способы поощрения сотрудников, например разного рода подарки, начиная от ручки с фирменной символикой и заканчивая поездкой на базу отдыха. Иногда сумма превышения предполагаемой прибыли направляется на покупку корпоративных полисов добровольного медицинского страхования.

Личная мотивация

Необходимо разработать мотивационную программу сотрудников. Борьба за первое место или за звание «Менеджер года» неплохо увеличивает объемы продаж компании. Сотрудники стремятся быть лучше, соблюдая все требования и работая по регламентам. Просто так никто не будет отсиживаться на рабочем месте, так как на кону значимый приз.

Если кто-то из отдела уже получил награду в предыдущих периодах, то это еще больше мотивирует сотрудников, дающих себе установки: «Почему не я?», «Я тоже так могу», «Я этого добьюсь».

Поэтому руководитель мотивирует подчиненных по отдельности и раздает вознаграждения за лучшие результаты труда. Возможные поощрения:

  • премия;
  • бонусы по KPI;
  • увеличение процента за перевыполнение плана.

Наряду с материальным стимулированием ценится и нематериальное. Например, получение звания, переход на другую должность (лучше текущей, престижней), грамоты и благодарности, кубки и медали, встречи со значимыми людьми компании.

5. Контроль над выполнением поставленных задач

Контроль над выполнением поставленных задач

Этапом любого планирования является контроль. Для того и составлялся план, чтобы подвести в конце периода итоги, сформулировать выводы и учесть замечания при составлении плана на следующий временной интервал.

Основные элементы системы контроля:

  • Летучка (планерка). Как правило, по утрам происходит сбор отдела для обсуждения планов на день. На летучке озвучиваются текущие проблемы и определяются пути решений, а также анализируется выполнение плановых показателей по состоянию на конкретный день.
  • Контроль в CRM. Все данные по клиентам и по сделкам должны вноситься в систему. Любое изменение или смену состояния лида необходимо фиксировать в карточке клиента. На основании полученных сведений руководитель департамента продаж всегда может сделать определенный вывод.
  • Личная отчетность. Менеджеры по продажам должны каждый день отчитываться по основным показателям своей работы. Утром обсуждается, сколько сделок предстоит провести, сколько встреч или звонков запланировано. А в конце дня заполняется свод данных о фактическом состоянии дел: сколько и чего продано.
  • Запись звонков. Руководителю требуется определить, насколько качественно сотрудник проводит телефонные консультации и отрабатывает базу. Для этого ведется запись разговоров с рабочей IP-телефонии. В некоторых компаниях звонки выборочно оцениваются по определенным критериям. Премия зависит от итоговой оценки.
  • Визуализация. Удобным инструментом контроля является дашборд. Наглядное отражение фактических и планируемых результатов позволяет быстро провести анализ работы.
  • План на день. Пусть менеджеры составляют карту дня с оптимизацией, чтобы можно было легко выявить посторонние и непрофильные дела.

Часто в компаниях доводятся до сотрудников планы и ставятся задачи, но не проводится должным образом контроль. А если деятельность отдела не проверяют, значит, он будет работать не на полную мощь. Зачем утруждать себя, если никто контролировать не станет?

6. Обучение

План на день

Важной функцией руководителя департамента продаж является обучение сотрудников. Хорошо, если компания может себе позволить содержать учебный центр, коучей. Не у всех есть такая возможность, и тогда обязанность возлагается на РОПа, который проводит обучение нескольких типов:

  • Вступительное. Это основы работы, базовые показатели и различные инструменты для продаж.
  • По пробелам. Если какие-то показатели завалены и есть отклонение, то необходимо их проработать.
  • Ситуационное. Помощь в какой-то конкретной ситуации.
  • Стратегическое. Обучение проводится для ознакомления с новым продуктом, методикой.
  • Квалификационное. РОП изучает новые инструменты продаж и обучает этому своих работников.

Как правило, никто не любит учиться, и часто руководители сталкиваются с проблемами в образовательном процессе. Но, даже если в отделе все хорошо и сотрудники все знают, умеют и внедряют в работу, необходимо проводить плановые обучения для поддержания текущего уровня или для получения еще больших результатов.

Обязательные навыки хорошего руководителя департамента продаж

Обязательные навыки хорошего руководителя департамента продаж

  1. Целеустремленность и ориентация на результат

    Главной компетенцией руководителя отдела продаж является ориентация на результат. Это очень важное качество, которое должно быть в наличии у любого руководителя. Прочем приветствуется, если его степень граничит с позицией «результат любой ценой».

    Руководителю следует уметь: ставить конкретные цели для себя и своих подчиненных, выполнять план продаж, придумывать пути решения проблем, разрабатывать идеи для выполнения плана.

  2. Ответственность

    Безответственным сотрудникам не место на посту руководителя отдела. Управленец берет ответственность на себя за личный результат и за результат всего подразделения, а также за каждого сотрудника по отдельности. Этим навыком могут похвастаться не все, поэтому на собеседовании следует обратить внимание на подозрительные высказывания и действия кандидата, чтобы распознать действительно очень ответственного человека.

  3. Умение мотивировать

    Отличным качеством руководителя является умение замотивировать сотрудника на результат. Менеджер по продажам изо дня в день должен выполнять поставленный перед ним план продаж. Не всегда все получается сразу. В начале месяца сотрудник раскачивается и только начинает набирать обороты. Получается так, что к концу периода не всегда удается достичь необходимой планки. А если сотрудника хорошо замотивировать, то план будет выполнен уже к середине месяца.

  4. Системность мышления

    Для выполнения планов и достижения определенных показателей нужно уметь проводить разбивку основной задачи на несколько маленьких подзадач. Так гораздо легче дойти до цели.

    Руководитель отдела продаж должен уметь связывать любое ежедневное действие подчиненных с предполагаемым результатом. Следует видеть причинно-следственные связи деятельности отдела.

  5. Профессиональные компетенции Профессиональные компетенции

    Чтобы выполнять значимые функции в компании, руководитель должен знать принцип работы своего отдела. Нужно быть компетентным и уметь составлять любые инструкции, памятки, скрипты и придумывать другие инструменты продаж для своих менеджеров.

  6. Управление персоналом

    Руководитель департамента продаж осуществляет управление персоналом на своей территории. Управленцу следует обладать навыками подбора специалистов в штат. Необходимо научиться проводить собеседования с кандидатами или мотивационные беседы с действующими сотрудниками.

    Важно, чтобы РОП умел грамотно проводить личное управление продажами, это называется операционным руководством.

  7. Коммуникативные навыки

    Руководителю предстоит общаться не только с подчиненными, но и с клиентами. На него возлагаются самые разные вопросы, начиная от простых консультаций и заканчивая претензиями и жалобами. Нужно уметь убеждать собеседника и побеждать его в переговорах.

    Все описанные компетенции очень важны для будущего РОПа, но они не являются основными. Можно добавлять свои требования к навыкам или убрать часть представленных выше. Главное – для себя определить на этапе подготовки к собеседованию, что должен знать и уметь руководитель департамента продаж.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж: разработка

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Должностная инструкция составляется для любого сотрудника организации, и руководители не исключение. В этом важном документе содержатся сведения о правах и обязанностях сторон, навыках специалиста, порядке работы и организации рабочего процесса. Должностная инструкция состоит из 5 базовых частей:

1. Основные положения компании

Это основной вступительный раздел инструкции. Тут содержится ознакомительная информация о компании. Продумайте эту часть документа и создайте ее конкретно под вашу организацию.

Примерные пункты раздела:

  • Деятельность соответствует законодательным актам РФ, Трудовому кодексу России, Уставу компании и внутренним распоряжениям.
  • Порядок делегирования полномочий руководителя при его отсутствии другому должностному лицу.
  • Определение принадлежности руководителя к тому или иному отделу. Описание круга лиц, подчиняющихся РОПу.
  • Другие положения.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

2. Функции руководителя департамента

Должностные обязанности руководителя департамента продаж заключаются в следующем:

  • Составление основного документа деятельности отдела – плана продаж. При необходимости нужно вносить коррективы.
  • Доведение до сотрудников задач и постоянный контроль достижения целей.
  • Обучение менеджеров и создание мотивационной программы отдела.
  • Индивидуальная помощь сотрудникам. Больше внимания новичкам и больше доверия опытным бойцам.
  • Контроль поступления средств от клиентов. Осуществляется совместно с бухгалтером, так как требуются для анализа расчетно-платежные документы и различные ведомости.

3. Ответственность

В разделе перечисляются виды ответственности и содержатся пункты о том, что руководитель отдела должен нести полную ответственность за такие действия:

  • достижение результата по выполнению плана продаж;
  • неразглашение конфиденциальной информации о клиентах, контрагентах и своем работодателе;
  • организация работы отдела в соответствии с внутренними документами и постановлениями;
  • сохранение имущества компании и материальных ценностей;
  • соблюдение пунктов должностной инструкции и других регламентов компании.

4. Права

В должностную инструкцию руководителя отдела продаж надо включить следующие права:

  • осуществлять подбор сотрудников своего отдела, проводить собеседования и обучать текущий кадровый состав;
  • устанавливать для подчиненных задачи и ориентиры и проводить контроль исполнения;
  • совершенствовать технологии продаж, вносить идеи и предложения;
  • требовать соблюдения условий труда.

5. Полномочия по служебным связям

Часто в компаниях происходит взаимодействие между службами. Отдел продаж сотрудничает с бухгалтерией, отделом маркетинга. В инструкции нужно прописать, с какими подразделениями может взаимодействовать РОП, каким способом он имеет право запрашивать необходимую информацию.

Не пренебрегайте таким важным документом, как должностная инструкция. Новые специалисты очень ответственно анализируют основной рабочий документ и ориентируются на него в своей деятельности.

Руководителю департамента продаж требуется выполнять многочисленные функции и обязанности. Нужно тщательно осуществлять подбор специалиста, так как требуется человек с определенным складом ума и конкретным набором навыков.

Не следует на РОПа скидывать всевозможные дела компании. Если попался ответственный и целеустремленный человек, это не значит, что он сможет руководить разными отделами. Начальник отдела продаж должен заботиться об обеспечении компании прибылью и о выполнении плана продаж. А для этого руководителю надо поднять активность своего отдела.


Попап:  Корп