Понятие масштабирования бизнеса

Самый простой показатель для измерения успешности бизнеса — деньги. Считается, что чем больше прибыль и интенсивней рост, тем благополучней компания. Однако последние исследования доказали, что объемы — это не всегда ведущий фактор.

Развитие связано не только с увеличением финансового процветания предприятия, но и с усложнением текущих бизнес-процессов и появлением новых. Это, в свою очередь, ведет к увеличению затрат на производство или оказание услуг. Например, если раньше клининговый центр оказывал услуги десяти организациям, то при увеличении количества клиентов вдвое потребуется не только расширить штат, но и закупить новое оборудование.

В этом может помочь масштабирование бизнеса. Это, простыми словами, качественное и количественное изменение ключевых процессов компании, призванное расширить сферу влияния и удовлетворить новые запросы.

Упрощенный пример: у вас есть бизнес с доходом в 500 000 руб., затратами в 400 000 руб. и прибылью в 100 000 руб. Если в течение трех лет вы добьетесь стабильного роста выручки (и, соответственно, расходов) на 20 %, то общая прибыль увеличится на 73 %. Если вместо этого вы масштабируете бизнес-модель и добьетесь увеличения затрат не на 20 %, а на 5 % в годовом исчислении, через три года прирост прибыли составит уже 300 %.

Проблемы, решаемые масштабированием бизнеса

Главным признаком того, что бизнесу необходимо масштабирование, является стабильное увеличение постоянных потребителей. Если рост составляет от 5 % в неделю, то это верный знак, что пора меняться.

В противном случае можно столкнуться со следующими проблемами:

• Дефицит товаров. С ростом клиентов увеличиваются и их покупательные способности, поэтому велика вероятность, что реализация будет происходить быстрее, чем фактическое производство или доставка на склад. В такой ситуации появляется серьезный риск потери клиентов.
• Недостаток кадров. Увеличение заказов логично ведет к повышению нагрузки на все отделы. Если вовремя этого не заметить, то можно оказаться в условиях, когда старые сотрудники уже не справляются с текущим объемом, а нанять и обучить новых невозможно из-за занятости текущих.
• Проблемы с доставкой. Перестроить работу отдела логистики в короткие сроки достаточно сложно, а он попадает под огонь одним из первых. Зачастую система просто не выдерживает, из-за чего начинаются задержки, ошибки и отмены. Мало какому покупателю понравится подобное.

Перечисленные выше сложности закономерно ставят перед владельцем бизнеса вопрос: стоит ли полностью менять проект и создавать принципиально новые процессы? Не всегда нужны столь серьезные меры, порой достаточно немного оптимизировать текущую деятельность, чтобы увидеть результат. В этом помогут следующие мероприятия:

• Аудит бизнес-структуры. Это ключевая задача перед началом любых изменений, которая помогает увидеть реальное положение дел в компании: основные бизнес-процессы, распределение обязанностей внутри отделов, а также актуальные проблемы и утечки. На основании анализа можно точечно скорректировать сложные места.
• Увеличение эффективности. Это связано не только с работой сотрудников каждого из отделов компании, но и в первую очередь с топовыми позициями. Грамотный руководитель не должен выполнять все своими силами, его задача — найти таких специалистов, которые обладают достаточными знаниями и навыками, чтобы решить требуемые задачи быстро и успешно.
• Привлечение сторонних специалистов. Чем дольше человек находится внутри процесса, тем сложнее ему понять, что что-то не так. Иногда для того, чтобы сдвинуться с места, необходим взгляд со стороны.
• Оптимизация расходной части.

3 популярных модели масштабирования бизнеса

Существуют различные варианты масштабирования бизнеса. Наиболее популярными являются: запуск франшизы, открытие новых филиалов или переход в онлайн.

1. Франшиза

Создание франшизы подразумевает наличие у компании эффективной модели работы, которая продается сторонним организациям. При ее покупке партнеры-франчайзи имеют право открыть точки под вашим брендом в любом уголке мира. Использование франшизы для развития бизнеса помогает достичь новых высот.

Покупка франшизы — достаточно распространенное явление. Его популярность связана с тем, что деньги меняются на реально работающую бизнес-модель, а это значит, что снимается вопрос о том, что делать, как продвигать и когда все это окупится. Особенно данные предложения подкупают начинающих предпринимателей, у которых недостаточно опыта и знаний. Поддержка франчайзера снимает многие страхи и помогает плавно выйти на рынок. Франчайзи, в свою очередь, может быстро, избежав типичных ошибок новичков, организовать работу компании и получить стабильный заработок.

Вместе с прибылью франчайзеру обеспечивается дополнительная реклама, тем самым увеличивается узнаваемость бренда. Это позволяет приумножить количество упоминаний компании, а также укрепить ее имидж.

Франшиза — один из лучших способов масштабирования бизнеса, который имеет множество плюсов:

• Роялти

Под этим словом понимают отчисления, которые обязан выплачивать покупатель франшизы. В зависимости от формы они могут производиться раз в год, квартал или месяц. Простыми словами, это своего рода абонентская плата за использование проверенных «фишек», стратегий и имиджа компании.

• Популярность

Франшиза помогает увеличить географию бренда. Новые города вкупе с качественной работой партнеров делают его более узнаваемым. Это значит, что, оказавшись в другом городе и увидев знакомое название, человек с большей вероятностью зайдет в ваше заведение.

• Условия работы

Внутри франшизы могут быть установлены совершенно разные условия работы. Все зависит от ваших желаний и возможностей. Можно, например, взять на себя поставки товара франчайзи или производство рекламных и раздаточных материалов. Такие условия дают возможность контролировать качество предоставляемых товаров, но и позволяют франчайзеру получить более глубокий опыт в других направлениях и со временем выйти на новый рынок.

2. Сеть филиалов

Перед тем как открыть новый филиал, компания проходит процедуры, аналогичные тем, которые есть при создании бизнес-модели франшизы.

Важным является регламентация всех внутренних и внешних процессов: производства и реализации, продвижения и работы с клиентским сервисом, найма сотрудников и оплаты труда, контроля задач и подготовки отчетности. Основное же отличие между франшизой и новым филиалом в том, что в первом случае и управлять компанией, и получать основную прибыль будет другой человек, во втором — вы.

Перед тем как открывать филиал, необходимо убедиться, что есть возможность контролировать ключевые процессы и метрики удаленно. Вы должны видеть продажи в разрезе клиентской базы, иметь возможность проанализировать оборот и чистую прибыль по каждой из товарных категорий, уметь отслеживать эффективность маркетинга и представлять валидность работы каждого из каналов продаж. Без автоматизации этих процессов управление удаленным предприятием практически невозможно.

Необязательно писать сложное программное обеспечение или приобретать права на новомодные управленческие системы. Важны не инструменты, а порядок и четкость процессов. По сей день существуют компании, потребности которых с легкостью закрывают обычные Excel-таблицы.

Еще одним важным моментом грамотного руководства является управление доходами и расходами. Для этого необходима отлаженная система бюджетирования каждого из подразделений компании. В противном случае придется сливать рабочее время на постоянный анализ расходов каждого из филиалов и согласование всех даже самых незначительных трат.

Эту функцию можно передать и руководителям филиалов. Однако такой подход может сыграть злую шутку с владельцем бизнеса, так как не оберегает его от таких человеческих факторов, как излишние траты и даже воровство.

Масштабирование бизнеса за счет открытия новых филиалов подразумевает также наличие в структуре предприятия дополнительного подразделения, ответственного за функционирование сети. Задача команды такого отдела – не только производить контроль расходов бюджета и анализ доходов, но и решать незначительные управленческие вопросы. На плечи сотрудников также ложится миссия по развитию нового представительства.

Результатом работы данного отдела является своевременный итоговый отчет, в котором представлены не только основные цифры, но также утечки, слабые места и предложения по модернизации. Таким образом, владелец получает возможность контролировать работу нового представительства и своевременно решать важные управленческие вопросы.

Многие собственники бизнеса признаются, что открыть филиал ненамного проще, чем запустить новую компанию. Перед этим необходимо проделать огромное количество подготовительной работы от составления подробного пошагового плана по запуску до поиска помещения и найма сотрудников.

После открытия работа не заканчивается. Напротив, начинается один из самых сложных этапов — контроль. Выше уже говорилось о том, что заниматься этим должны специальные сотрудники, но стоит уточнить, что необходимы четкие инструкции от руководства, чтобы их работа была эффективна, а отчетная картина реальна.

В первую очередь это касается ключевых показателей. На что стоит обратить внимание? Какие цифры скажут о том, что дела в филиале идут не очень? А с чем мы сравниваем? Отметим, что у каждого филиала своя специфика, поэтому нужно быть крайне внимательным и не оценивать успех того или иного представительства в сравнении со всем бизнесом в целом.

Читайте также! Удаленное управление бизнес-процессами: правила и особенности внедрения

С какими сложностями можно столкнуться при развитии сети:

• С потерей контроля. Сложно управлять тем, у чего нет четкой структуры. Если вы заранее не оптимизировали бизнес-модель, не внедрили систему контроля и учета, то будьте готовы к тому, что филиал будет работать неэффективно. При этом с внешней стороны все может казаться идеально, но не стоит обольщаться — легко имитировать деятельность, если знаешь, что никто не проверит.
• С увеличением нагрузки на центральный офис. К сожалению, зачастую филиал не автономен, то есть не способен справляться с текущими задачами собственными силами, а значит постоянно прибегает к помощи «старшего брата». Такое положение вещей приводит к тому, что сотрудники главного предприятия вынуждены заниматься не только своими обязанностями, но и процессами сети.

Положительные стороны у новых отделений также есть. К ним относятся:

• Установление связи с конечными потребителями.
• Полный контроль процесса продаж и формирования клиентской базы.
• Возможность перевода лучших сотрудников в главный офис.
• Наибольшая маржинальность среди всех возможных способов расширения бизнеса.

Помимо этого, открытие филиалов — отличное решение для усиления кадрового состава компании. В регионах достаточно много качественных и профессиональных сотрудников, которых со временем можно перевести в центральный офис. Плюсов данного подхода множество. Во-первых, это позволяет получить мотивированного лояльного работника, для которого такое повышение — это уже награда. Во-вторых, не секрет, что в крупных городах гораздо сложнее закрыть позицию, так как соискатели тут более требовательные в отличие от своих региональных коллег.

3. Расширение через Интернет

Современный мир дал людям множество возможностей. В том числе сегодня необязательно арендовать помещение, чтобы открыть новую компанию. Порой достаточно завести простенький интернет-ресурс и начать деятельность. И лучшее в этом то, что практически любую компанию, представленную в Сети, можно масштабировать бесконечно. Для этого есть все возможности.

Серьезным минусом данного способа является его ограниченность: не все услуги можно оказать онлайн. Например, если вы предоставляете физические услуги в сфере здоровья и красоты. Перенести это в Интернет невозможно.

Для примера возьмем небольшой салон креативного окрашивания в городе Армавир. Это небольшой городок в Краснодарском крае с населением в двести тысяч человек. Соответственно, потенциальные клиента этой компании — местные жители. У салона есть страничка в популярных социальных сетях и постоянная реклама в крупных пабликах города. Все о нем знают. И, с одной стороны, клиентов достаточно, но с другой — хочется больше. Если следовать модным тенденциям, то следующий шаг — это создать интернет-страничку. Все здорово и замечательно, только вряд ли сработает так, как планировалось, потому что в городе о салоне и так известно, а из другого конца страны вряд ли кто поедет за такой услугой.

Иными словами, смысла от этого сайта нет никакого, пустая трата времени. То есть данный вид масштабирования бизнеса не подходит, и стоит рассмотреть варианты с франшизой или сетью. По-другому этот вариант способен сработать, например, для графического дизайнера. При наличии сайта он может заявить о себе большему количеству людей не только в России, но и за рубежом. Это позволит отказаться от работы на биржах и найти новых постоянных клиентов с лучшими условиями и ценником.

В этом примере данный вид масштабирования работает идеально. И это не один вариант. Можно, например, перейти от исполнительской роли к руководящей, наняв для работы другого дизайнера и организовав агентство. Плюс такого решения в том, что для такой деятельности нет необходимости физического присутствия, достаточно высокоскоростного интернета и хорошей техники.

9 этапов масштабирования бизнеса

1. Планирование

Масштабирование — это глобальный процесс, который затронет все отделы компании. Не потонуть под объемом изменений помогает грамотный бизнес-план. Практика показывает, что большинство организаций появляются достаточно спонтанно и хаотично, без структуры и осознанной организации. К сожалению, при масштабировании бизнес-процессов такая система не сработает. Придется анализировать и считать. На что обращаем внимание:

• На рынок, клиентов, конкурентов и ваше место во всей этой системе. Вы должны понимать, в чем ваша особенность и за счет чего можно заявить о себе и увеличить сферу влияния.
• На время и другие ресурсы. Это не вопрос одного дня и даже одного месяца. Лучше учесть все и максимально адекватно.
• На последовательность действий и работу с командой. Каждый должен понимать, какова его роль в этом непростом мероприятии. Должна быть четкая структура чек-поинтов, по которым вы сможете сверять, тем ли курсом движется компания.

Важно отметить, что при этом горизонт планирования должен быть смещен на пару лет вперед.

2. Построение команды

В HR-среде бытует мнение, что для того, чтобы найти хорошего сотрудника, нужно две вещи: настойчивость и удача. Без этого можно столкнуться со сложностями в найме квалифицированных кадров. И для многих бизнесов это реальная проблема.

А ведь команда — это большая часть успеха всего предприятия. Важно отметить, что привлекать к процессам масштабирования можно и старых сотрудников, но, как показывает практика, только новые обладают достаточной энергией и свежестью взгляда, чтобы помочь компании вырасти.

Плюс привлечения свежих кадров для решения этой непростой задачи еще и в том, что отпадает необходимость в адаптации к старым устоям. Напротив, сотрудника необходимо мотивировать на то, чтобы совместными усилиями построить что-то новое. Вы удивитесь, но при грамотном подходе работник сам будет заинтересован в том, чтобы создать новый, более эффективный, формат работы.

Читайте также! Ошибки предпринимателей на старте бизнеса

3. Внедрение нового ПО для управления и контроля

С ростом бизнеса увеличивается нагрузка как на руководителя, так и на текущих сотрудников. Появляются новые процессы и задачи, требующие решений, отличных от старых, поэтому зачастую инструменты, которые работали в компании на 20 человек, уже не могут закрыть те же потребности, когда сотрудников становится больше. Это касается не только управления финансами и ресурсами, но и процессов координации команды, постановки и контроля задач, сдачи отчетности и т. д.

Масштабирование бизнеса — это сложный процесс, в ходе которого всем участникам необходимо постоянно находиться на связи и своевременно реагировать на все изменения. Минимальным набором для организации работы будет внедрение какого-нибудь корпоративного мессенджера (Telegram или WhatsApp), программы для интернет-конференций (Zoom, Skype или Google Meetings) и ПО для постановки задач (Trello или Azure).

4. Оптимизация службы поддержки

В рамках масштабирования бизнеса работа с клиентской базой стоит отдельным пунктом. Она включает не только поддержание старых контактов, но и расширение зон влияния, и привлечение новых покупателей. При перестройке бизнеса становится очевидным тот факт, что бессистемные акции и маркетинговые приемы, которые работали раньше, в новых условиях становятся неактуальными. Потому требуется актуальная и полноценная рекламная кампания.

Не стоит забывать и о старых клиентах, так как нет смысла расширяться, если нет возможности удовлетворить те потребности, которые есть. Не следует гнать трафик, если клиент не удовлетворен. Занимайтесь качеством, а не количеством.

Часто это бывает сложно, так как служба поддержки не справляется. Особенно это становится очевидно с увеличением входящего потока. В таком случае важным является заранее озаботиться отладкой системы в отделе и, при необходимости, реструктуризацией подразделения.

Рабочим решением является создание чат-бота для ответа на повторяющиеся вопросы. Как правило, большая часть запросов в службу поддержки стандартные, и ответы на них можно запрограммировать за несколько часов. Это, с одной стороны, обеспечит своевременный ответ покупателям, а с другой – снизит расходы на обслуживание и содержание отдела. Как бонус можно получить отличную статистику по аудитории.

5. Изучение законодательства

В процессе масштабирования придется встретиться с новыми юридическими правилами и ограничениями, поэтому стоит заранее озаботиться поиском квалифицированного юриста, который будет сопровождать компанию на всех этапах.

6. Организация дополнительного финансирования

Какой бы из видов масштабирования бизнеса вы ни выбрали, будьте готовы к тому, что в него придется вкладываться не только энергетически, но и финансово. Это и новые статьи расходов, и покупка нового ПО, и затраты на наем и обучение персонала.

Бизнес — это риск, однако правильная стратегия поможет избежать ситуации, когда деньги уходят, а прибыли никакой. Учитесь работать с данными, анализировать выручку и заниматься финансовым планированием не только расходов, но и доходов, заранее оформляйте кредитную линию и создавайте резервный фонд на случай непредвиденных ситуаций.

7. Выбор времени

Решиться на кардинальные изменения в компании подчас непросто, но если вы не хотите стоять на одном месте, то это придется сделать.

Идеального времени не существует, но вот три критерия, которые помогут реально оценить возможности и не упустить удачный момент:

• Попробуйте посмотреть на будущее рынка, на котором вы работаете. Возможно, уже сейчас есть какие-то направления и особенности, которые вы сможете обернуть в свою пользу.
• Проанализируйте текущее положение дел в компании. Можете ли вы удовлетворить текущие запросы клиентов качественно и вовремя?
• Реально оцените преграды на пути к масштабированию. Дело не только в финансовых возможностях, но и в общей картине. Все ли ресурсы (человеческие, временные и т. д.) у вас есть?

8. Отсечение лишнего

Одним из самых сложных этапов в масштабировании является увольнение сотрудников, которые не соответствуют новой реальностью. К сожалению, хоть это и психологически не самый комфортный процесс, решиться на него необходимо. Сложно идти к новому с грузом старого.

С ростом компании повышаются и требования к подбору кадров: разные масштабы — разные навыки и зоны ответственности. И если ваши старые сотрудники не успевают за нововведениями, то их необходимо заменить на более качественных специалистов с опытом работы в крупных компаниях.

Расстаться с теми, с кем начинал, бывает очень сложно: столько всего пройдено вместе, столько всего сделано. Но бизнес не терпит эмоций, порой их стоит отключить и реально оценить ситуацию. Да, Петр Петрович хороший мужик, с основания в компании. Но сможет ли этот «свой» эффективно управлять коллективом в сто человек, если и при двадцати у него разброд и шатание? Оценивайте по навыкам, а не сроку службы. Расставаться нелегко, но будьте уверены, это пойдет на пользу всем.

Секреты продаж от Сергея Азимова и Бориса Жалило

9. Оцените перспективы

Одна из самых распространенных ошибок предпринимателей — инвестиции в области, не имеющие делового и экономического смысла. Особенно часто эту ошибку совершают компании с избыточной капитализацией — они перерасходуют средства.

Перед тем как инвестировать в масштабирование, крайне важно замедлить темп, убедиться в правильном соответствии продукта и рынка и проверить систему для привлечения клиентов.

5 лучших книг про масштабирование бизнеса

Бизнес — это выбор людей, которые не привыкли стоять на одном месте. Процесс создания чего-то своего дает огромное количество самых разных эмоций. Если вы решили идти по этому пути, то будьте готовы как к взлетам, так и к падениям. 

Облегчить прохождение каждого этапа и помочь справиться с появившимися трудностями призвана специализированная литература. Мы отобрали книги опытных бизнесменов и маркетологов, которые помогут справиться с одной из самых непростых задач на предпринимательском пути — масштабированием бизнеса.

При первом касании с темой масштабирования бизнеса может показаться, что это достаточно простой и приятный процесс, который быстро и со стопроцентной гарантией приведет компанию к небывалому росту и космической прибыли. Однако практика убеждает, что это не совсем так. Расширение – крайне сложное мероприятие, которое потребует от глав компаний грамотных и решительных действий.