Суть хронометража рабочего времени менеджера

Хронометраж представляет собой способ изучения и оценки временных затрат, необходимых сотруднику для выполнения трудовых функций. В процессе анализа происходит фиксация периодичности циклических процессов. Метод используется для замеров длительности технологических операций, которые выполняются ручным (или частично механическим) способом с помощью специальных инструментов и приспособлений. Рабочая функция дробится на элементы или трудовые приемы.

Цель проведения хронометража – повышение эффективности рабочего процесса. Прежде всего нужно определить количество минут или часов, которое работник тратит на выполнение обычных действий. После этого необходимо отыскать пути сокращения временных затрат и выработать нормы времени.

Хронометраж актуален не только для производственных рабочих, но и для офисных. Если в первом случае замерам подвергаются ручные технологические процессы, то во втором происходит оценка длительности выполнения конкретных задач. Исследование не поможет установить нормативы для менеджеров, но позволит вывить нерадивых сотрудников.

5 задач хронометража рабочего времени менеджера

Хронометраж рабочего времени менеджера способствует:

• выявлению потерь времени (перекуры, разговоры, перекусы). Руководитель подразделения может изучить хронофаги, отвлекающие специалистов от работы;
• установлению отклонений существующих результатов от норм, предусмотренных политикой компании;
• формированию эффективных способов и алгоритмов оперативного исполнения трудовых функций;
• составлению положений и инструкций, способствующих достижению плановых показателей и росту объемов продаж;
• повышению результативности работы отдела (увеличивает конверсию воронки продаж, количество закрытых сделок).

Обратите внимание на тот факт, что государственные органы не обязуют работодателей проводить хронометраж. Это целиком и полностью инициатива руководителей и собственников компаний. Другими словами, если руководящий состав фирмы приходит к выводу о необходимости осуществления анализа рабочего времени, оно инициирует проведение данной процедуры.

Для начала создается соответствующий приказ. Законодательство не регламентирует форму этого документа, поэтому она может быть произвольной. Далее начальник отдела должен проинформировать сотрудника, чья деятельность будет замеряться, о времени и способе проведения хронометража.

В ходе исследования анализируются такие факторы, как моральное состояние менеджера, организация рабочего места и другие аспекты, способные объяснить, почему затрачиваемое работником время не соответствует установленным нормам.

В зависимости от цели измерений оценке подвергается либо весь рабочий процесс, либо отдельные его операции.

Финальный этап – разработка нормативов на конкретные операции.

Типы хронометража рабочего времени менеджера

Хронометраж может быть:

• непрерывный – последовательное изучение рабочего дня, даже в тех случаях, когда функции сотрудника постоянно повторяются;
• цикловый – измерение только непродолжительных операций, повторяющихся несколько раз. В качестве примера можно привести длительность ведения телефонных переговоров;
• выборочный – оценке подвергаются одна или несколько операций. При цикличности функции замеряется только один цикл;
• фотохронометраж предполагает оценку рабочего дня с помощью фотографий.

Учет рабочего времени проводится с помощью различных форм хронометража. Классический способ предполагает использование секундомера для выполнения временных измерений. Но этот метод не всегда удобен. Его можно применять в тех ситуациях, когда нужно замерить длительность автоматизированных операций, таких как отправка коммерческих предложений, составление типового договора и т. д. В этих случаях хронометраж служит индикатором слабых мест рабочих процессов (отсутствие навыков работы с техникой, устаревшее ПО и т. д.).

Читайте также! Правила работы менеджера по продажам: требования к сотруднику и к организации

Если необходимо проанализировать деятельность сотрудника в течение всего дня, целесообразно использовать фотографии. Они помогают выявить затраты времени, требующиеся для выполнения конкретной задачи. Например, установить количество времени, которое менеджер тратит на совершение холодного обзвона, на перемещение к месту переговоров и т. д.

Фотосъемка может осуществляться как самим менеджером по продажам, так и сотрудником-контролером. В первом случае возможны погрешности измерений, поскольку:

• Не всегда можно совмещать выполнение должностных обязанностей и создание снимков. Следовательно, хронометраж может быть неполным.
• Менеджер может подгонять измерения с целью приближения их к установленным нормативам.

Алгоритм составления хронометража рабочего времени менеджера по продажам

1. На какие показатели ориентироваться при составлении карты рабочего дня.

Целесообразно сфокусироваться на таких факторах:

• активность работника;
• моменты начала и окончания процедуры;
• длительность процесса;
• сопоставление активности и этапа продажи;
• количество времени, затраченное на профильную деятельность;
• количество времени, затраченное на непрофильную деятельность;
• количество времени, затраченное на личные нужды.

Приведем пример. Если менеджер, специализирующийся на закрытии сделок, отвечает на входящие звонки, он осуществляет непрофильную деятельность. Если он ведет переговоры с постоянным клиентом, он также выполняет непрофильную функцию. Это значит, что на свои активности он тратит недостаточно времени, что приводит к сокращению объемов продаж.

Руководитель должен отслеживать действия «хантера» и эккаунт-менеджера («фермера»).

2. Алгоритм внедрения хронометража рабочего времени менеджера.

• Заполнение карты рабочего времени

Выполнение этого этапа можно доверить самим менеджерам (достаточно двух-трех сотрудников). За качественное выполнение дополнительной работы их можно премировать.

Такой подход положительно скажется на лояльности специалистов, нивелирует их реакцию на ужесточение дисциплины, поможет создать команду реформаторов и облегчит внедрение изменений в будущем.

• Контроль

Осуществляйте проверку правильности заполнения документа в течение рабочего дня. Раз в два часа оповещайте сотрудников о результатах.

• Подведение итогов

Проанализируйте, сколько времени уходит у менеджера на выполнение активности, и соотнесите ее с этапом продаж. В ситуациях, когда сотрудник тратит больше 20 % времени на непрофильные функции и меньше 20 % на профильную деятельность, можно говорить о неэффективной работе. Такие активности требуют корректировки.

3. Как внедрить результаты контроля хронометража рабочего времени.

Подведя итоги, выполните следующие действия:

• Измените функционал менеджера.

Если сотрудник уделяет много времени осуществлению административных функций, целесообразно часть из них делегировать другому работнику или аутсорсинговой компании.

Экономия может показаться незначительной, но, если суммировать показатели всего отдела, она составит около 15 часов.

• Установите режим дня.

Определите, какие действия совершает менеджер не по плану.

Может быть, он хаотично проверяет электронную почту, незамедлительно отвечает на пришедшее письмо. Может быть, получив запрос от клиента, он стремится выполнить его сразу, забыв о необходимости созвониться с другими покупателями.

В этом случае целесообразно ввести режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, регламентированными перерывами, установленными периодами для совещаний и обсуждений.

Читайте также! Распорядок дня менеджера по продажам: основные рекомендации

• Внесите изменения в структуру подразделения.

Если действующая структура не способствует достижению плановых показателей, ее стоит скорректировать.

• Автоматизируйте бизнес-процесс продажи.

Составьте описание идеального процесса реализации, учтя все выявленные с помощью карты рабочего дня узкие места. Определите число и состав этапов для каждой стадии процесса, входные и выходные точки каждой фазы, ответственных лиц и KPI, способствующих достижению стратегической цели.

Пропишите алгоритм оптимизации CRM-системы и приступайте к его выполнению.

• Внедрите методы нестандартного мышления.

Если в непонятной ситуации ваши сотрудники собирают летучку и тратят несколько часов на обсуждение проблемы, значит, они привыкли мыслить шаблонно и не умеют быстро принимать решения.

Научите сотрудников оперативно реагировать на любые условия, выбивающиеся из привычного ритма. Чем быстрее будет решен вопрос, тем скорее менеджер сможет вернуться к своим прямым обязанностям.

• Избавьтесь от многозадачности.

Если менеджер занимается несколькими делами одновременно (рассылает коммерческие предложения и ведет телефонные переговоры), стоит указать ему на недопустимость такого подхода.

Обоснованием служит снижение качества деятельности на 30–50 %.

Как понять, что клиент готов купить?

Внедрение карты рабочего дня помогает получить информацию, необходимую для увеличения объемов продаж.

Примеры хронометража рабочего времени менеджера по продажам

Рассмотрим первый пример. В нем представлен наблюдательный лист индивидуальной фотографии среды.

Должность: менеджер по продажам. Длительность рабочей недели: 5 дней. Длительность рабочего дня: 9 часов. Начало смены: 9 часов 00 минут. Окончание смены: 18 часов 00 минут. Длительность обеденного перерыва: 1 час. Начало обеда: 14 часов 00 минут. Окончание обеда: 15 часов 00 минут.

Таблица: Наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени менеджера по продажам (среда)

Второй пример. Он также описывает рабочий день менеджера.

Хронометраж рабочего времени менеджера по персоналу мало чем отличается от хронометража менеджера по продажам. Цель и того и другого заключается в оптимизации бизнес-процессов организации. Для этого замеры должны быть сделаны правильно. Не стоит злоупотреблять частым проведением измерений. Это может спровоцировать недовольство персонала или даже протест.