Негативное влияние операционного управления

Когда предприниматель посвящает большую часть времени решению задач оперативного управления, то у него не остается сил на разработку новых проектов и реализацию интересных идей. Рутинная повседневная деятельность лишает возможности отдыха, но отказаться от нее он не в состоянии, так как страх потери полного контроля сильнее усталости.

Такая позиция владельцев предприятий неизбежно рождает ряд проблем:

• Бизнес не развивается, так как у его собственника нет времени на разработку стратегии.
• Любые решения принимаются медленно из-за необходимости согласования любых задач с руководителем.
• Руководитель компании работает в формате 24/7, но из-за дефицита времени растет число нерешенных вопросов.
• За горой задач можно пропустить благоприятные моменты для роста, недополучить доходы, не увидеть кризисные ситуации и даже потерять бизнес.

Факторы, тормозящие отказ от операционного управления

Отказ от оперативного управления необходим, но, прежде чем решить, как выйти из операционного управления и отпустить ситуацию, руководителю придется ответить на ряд важных вопросов.

• Как сохранить достаточный уровень контроля над бизнесом и при этом исключить личное участие в рабочих процессах?
• Как сохранить авторитет и рычаги управления, если ежедневные встречи с сотрудниками больше не будут обязательным условием деятельности?
• Как подобрать кандидатуру управляющего, который будет соответствовать требованиям и сможет получить кредит вашего доверия?

Список вопросов можно продолжить, поэтому советуем вам предварительно проработать все возможные задачи, возникающие в процессе ухода от операционного управления.

3 варианта делегирования полномочий для выхода из операционки

Пошаговая инструкция выхода из операционного управления

Если вы поставили перед собой цель вывести свою компанию на очередной уровень, то задуматься о том, как выйти из оперативного управления, все же придется. Только в этом случае предприятие продолжит стабильно функционировать даже в условиях вашего отсутствия. Кроме того, вы успешно сможете заниматься решением интересных задач, которые будут способствовать развитию бизнеса.

Для реализации такого подхода вам потребуется совершить ряд последовательных действий.

Шаг 1. Составьте подробное описание всех процессов, которые находятся под вашим управлением, и расскажите об этом своим сотрудникам.

Если ваша компания небольшая, то с распределением обязанностей проблем возникнуть не должно, так как вы хорошо знаете, кто и какие функции выполняет. При большей численности за работу подразделений отвечают руководители среднего и низшего звена. Все, в том числе и руководитель, должны четко понимать зону своей ответственности и работать на результат. В противном случае об оптимизации не может быть и речи.

Попробуем наглядно продемонстрировать, как выйти из оперативного управления и при этом организовать эффективную деятельность компании. В качестве примера рассмотрим фирму по изготовлению мебели.

• Основные сотрудники — непосредственно оказывают услугу: принимают заявки, разрабатывают техническую документацию, занимаются изготовлением изделий.
• Вспомогательный персонал — поддерживает процесс работы фирмы: занимается закупкой инструментов, спецодежды, расходных материалов, организует отгрузку и доставку, следит за чистотой в помещении.
• Сотрудники, отвечающие за процессы управления и развития, — работают над созданием положительного имиджа компании, изучают отзывы потребителей, осуществляют контроль качества готовой мебели, внедряют новые технологии ее изготовления, занимаются продвижением бренда или торговой марки.

Шаг 2. Определите показатели деятельности.

Все показатели процессов должны быть четко определены заданными параметрами:

• Границы — начало и конечная точка процесса. Какой результат должен быть на выходе.
• Участник — что уполномочен делать каждый сотрудник.
• Ответственность за результат — кто в конечном итоге отвечает за итог работы и при необходимости вносит в процесс необходимые коррективы.

Вся информация может сводиться в единую карту бизнес-процессов, доступ к которой есть у всех сотрудников. С ее помощью можно будет увидеть существующие взаимосвязи, определить, в каких ситуациях сбой одного процесса может стать причиной неэффективности всей системы, когда отрегулировать процесс и принять окончательное решение может только владелец бизнеса.

Шаг 3. Найдите инструменты для управления бизнесом.

Самым простым способом будет использование таблицы Excel, но ее функциональные возможности не так велики. Если компания довольно большая, лучше воспользоваться специальным программным обеспечением — ERP-система способна грамотно организовать процесс планирования и работу вашей фирмы.

Дублировать информацию в нескольких документах нецелесообразно. Необходимо подобрать из существующих вариантов тот, который будет отвечать вашим запросам.

Шаг 4. Составьте план развития бизнеса.

Начните процесс планирования с составления бюджета. Эта задача однозначно входит в полномочия собственника бизнеса, ведь вся информация о доходах, расходах, дебиторских задолженностях и существующих кредитных обязательствах, а также других важных финансовых показателях ему хорошо известна. Составьте план по каждому показателю и обсудите получившийся вариант со своими сотрудниками.

До того как полностью выйти из оперативного управления, внимательно изучите характер движения процессов в течение года. Наличие отрицательных показателей является сигналом к тому, что решение принято преждевременно. Цифры должны соответствовать запланированным или быть максимально к ним приближены.

Читайте также! Стадии жизненного цикла организации и их особенности

Шаг 5. Обеспечьте себе полный доступ к информации о деятельности компании.

Вы должны сохранить возможность в любой момент открыть отчеты и изучить ситуацию с движением денежных средств, увидеть цифры доходов и расходов фирмы. Также ваш интерес могут вызвать отчеты руководителей подразделений и отдельных сотрудников, данные о клиентах. Для повышения эффективности работы команды можно воспользоваться возможностями автоматизированных CRM-систем.

Шаг 6. Разработайте систему найма и обучения вновь принятых сотрудников.

Оставьте за собой полномочия подбора ключевых кадров. Руководители крупных цехов, главный бухгалтер или коммерческий директор, конечно, должны соответствовать вашим требованиям. За наем остальных сотрудников вполне может отвечать их будущий руководитель — он лучше понимает, какими именно профессиональными качествами должен обладать человек и есть ли в данный момент вакансия, для того чтобы принять нового работника.

Шаг 7. Определите ценности компании и введите нормы корпоративной культуры.

У каждой организации должна быть осмысленная миссия. Сотрудники обязаны понимать, какая система ценностей существует в компании и как расставлены приоритеты. Это снижает уровень конфликтности в коллективе, объединяет людей не только в процессе работы, но и в жизни. Основные корпоративные принципы должны быть задокументированы.

Шаг 8. Найдите того, кто сможет стать новым руководителем.

Приглашенного руководителя сотрудники должны воспринимать как несомненного лидера. Проще всего, если этот человек уже продемонстрировал свои деловые качества, являясь работником вашей компании. Ему не требуется время на адаптацию, а сотрудники быстро привыкают к новой ситуации.

Менеджер, пришедший со стороны, обязательно должен поддерживать существующие ценности компании. Стиль руководства тоже желательно сохранить прежним, иначе взаимопонимания с коллективом просто не будет, люди начнут протестовать, и команда распадется.

Подходы к выбору и контролю за директором

Опасность отказа от операционного управления, конечно, существует — приглашенный специалист может выдать в итоге совсем не тот результат, на который вы рассчитывали. Приступая к выполнению обязанностей руководителя и получая всю полноту власти, он постепенно способен перейти в статус вашего конкурента и постараться присвоить компанию. Либо действия его могут быть настолько прямолинейными, что в результате ваш бизнес попросту разрушится.

Дело в том, что у него совершенно другие цели. Его задача – обеспечить максимальную прибыль, ведь от этого напрямую зависит его личный доход. Он не пойдет на компромиссы и не станет терпеть убытки ради долгосрочных целей. Финансовые результаты нужны ему здесь и сейчас. В случае неудачи он просто поменяет место работы.

Также стоит подробно прописать все ожидаемые результаты деятельности наемного директора и сроки, в которые он должен предоставлять информацию об их достижении.

Повысить уровень личной ответственности приглашенного топ-менеджера можно с помощью системы стимулирования, вплоть до выделения доли в бизнесе и сотрудничества на правах партнерства.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Если вы поймете, как обезопасить себя и свой бизнес, то выйти из операционного управления вам удастся довольно легко. Любые проблемы вы сможете воспринимать как временные, зная, что выход будет найден.

Ваши новые задачи будут носить исключительно стратегический характер. Возможно, увидев свою компанию со стороны, вы сможете найти новые точки роста и выйти на очередную ступень своего развития.

Риски выхода из операционного контроля

Для того чтобы понять, как сохранить и развить свою компанию, но при этом выйти из операционного управления, требуется время. Но это единственный путь, ведущий к новым высотам, которые обязательно нужно взять.