Необходимость долгого хранения документов

Все документы, связанные с деятельностью предприятия и налогами, контракты и личные данные сотрудников, руководитель должен хранить в организации определенное время. Необходимо знать, как правильно хранить документы и какие причины есть для этого.

• Бумаги необходимо предъявить в налоговую, чтобы избежать штрафных санкций. Например, если магазин делает закупки с оптовой базы, у него должен быть контракт с поставщиком. При отсутствии документации, могут выставить штраф от 200 рублей за каждый договор. От индивидуальных предпринимателей требуют иметь книгу учета расходов и доходов. При отсутствии такого документа действует штраф от 10 000 рублей.
• Документы могут подтвердить истинность ваших слов для налоговой. Инспекция делает проверки среди предпринимателей, чтобы удостовериться в том, что они платят налоги в соответствие с доходами. Надзорные органы могут запросить договоры и накладные, чтобы убедиться, что поставщик получает деньги по-честному.
• Бумаги нужны для ответов на запросы трудовой инспекции. Этот проверяющий орган предоставляет работодателям чек-листы с вопросами. Каждый ответ является документом. Если в ответах есть расхождение, тогда трудовая инспекция вправе потребовать трудовые договоры у предпринимателя. При обнаружении сотрудников без оформленных контрактов штраф составляет до 50 000 рублей. Деньги начисляются за каждое нарушение.
• Документация помогает подтвердить стаж, социальные льготы или предоставить другие бумаги сотрудникам. Например, при утрате работником трудовой книжки он может обратиться к своим бывшим директорам и получить справки о сроке своей службы, а также должности.

Виды и сроки хранения документов

Бумаги на предприятии хранятся разные периоды в зависимости от важности. Список документов и срок их нахождения в компании содержится в приказе № 236 Росархива, принятом 20 декабря 2019 года. Руководитель организации заботится о том, чтобы правильно хранить документы на предприятии.

Существуют документы временного и постоянного хранения.

Информация может храниться 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Особо ценные бумаги находятся первые десять лет в компании, потом отправляются в архив.

Если компании необходимо перенести убытки с прошлых периодов на текущий, потребуется хранение первичных документов, в которых зафиксированы доходы и расходы за убыточный период. Переносить убытки фирма может долгое время – 5 или 15 лет. Когда весь убыток будет перенесен, документацию можно отправить в архив.

Читайте также! Как ДМС повышает лояльность сотрудников: правила выбора правильного страхового пакета

В таблице ниже размещены типы документов и сроки их хранения.

Налоговый учет и бухгалтерия

Кадровые документы

Способы правильного хранения документов

Обеспечение невредимости и сохранности документации до истечения срока их хранения входит в обязанности работодателя. Его зоной ответственности является разработка актов о том, как правильно хранить документы. Бумаги первичного учета должны быть защищены от изменений. Необходимости в особо выделенных помещениях для сберегания бумаг, не отправленных в архив, в приказах не оговаривается, хотя есть исключительные случаи.

Документы временного хранения находятся в пользовании сотрудников структурных подразделений организации. Когда истечет срок их хранения, проводят проверку на ценность и потом утилизируют.

Текущую документацию можно хранить в отделах и кабинетах сотрудников, а также в специальном помещении – архиве. В нем устанавливают стандартные стеллажи и металлические шкафы. Мебель предназначена для размещения бумаг, которые имеют неограниченный срок хранения, и важных документов с личными данными. Шкафы имеют защиту в виде замка. За сохранность документов отвечают специально назначенные руководителем люди.

Все бумаги подшивают в папки – дела. В таком виде их сдают на архивное хранение. Папки содержат данные одного типа, каждой присваивается регистрационный номер, который состоит из цифр и букв. Обозначения проставляются в соответствие с внутренней номенклатурой.

Руководитель вправе сам выпустить внутренние регламентирующие документы для хранения важных бумаг. В этом регламенте могут содержаться список мест для хранения, нормы организации документооборота на предприятии, закрепленные в учетной политике фирмы. Во внутреннем нормативном акте, который носит название Положение или Инструкция о документообороте, содержатся сроки хранения всех бумаг, вышедших из текущей деятельности.

Нюансы хранения электронных документов

Для электронных документов предусмотрены свои варианты хранения.

• Внешние носители. В этом случае документы хранятся на флешках, дисках. Способ является ненадежным от потери данных. Носители легко повредить, утратить. С годами они портятся и перестают читаться. Информацию с носителей могут получить недоброжелатели, так как диск или флешку легко взломать.
• Облачный электронный архив. Доступен без установки специального программного обеспечения, не требует денежных затрат. В нем документы надежно защищены от утечки, кроме того, этот способ соответствует требованию закона. Облачное хранилище можно отрегулировать по своему усмотрению, назначить сотрудников для управления. Единственное условие пользования хранилищем – постоянный интернет.
• Личный электронный архив. Представляет собой папку на компьютере бухгалтера или руководителя, доступ к которой есть не у всех. Способ хранения простой, но небезопасный. Компьютер может сломаться, и все документы исчезнут. Получить несанкционированный доступ к данным тоже легко, простая защита здесь не поможет. Модератор также не сможет защитить от потери документов. Организацию собственного архива и возможность работать с ним тоже не так просто реализовать на компьютере.
• Программы электронного архива. К ним относятся хранилища в системе электронного документооборота (СЭД) и самостоятельное программное обеспечение. Эти устройства помогают создать нужную защиту, быстрый доступ, понятное расположение и правила хранения. Не все компании берут на вооружение этот способ, потому что программное обеспечение, его настройки требуют финансовых вложений. Самый частый вариант для хранилища – облачный электронный архив.

Все изложенные методы должны выполнять требования закона. Процессы документооборота и нормы о том, как правильно хранить документы на предприятии, рассмотрим на примере облачных электронных архивов.

Для сохранения актуальности и достоверности информации электронные документы должны соответствовать правилам ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

• Читаемость и интерпретируемость. Необходимо учитывать формат, в котором хранится документ, и возможность его отображения впоследствии, то есть папка должна открываться и легко читаться спустя годы.
• Группировка и описание. Нужно расположить документы в хранилище так, чтобы их можно было легко найти и идентифицировать. Все документы должны быть пронумерованы, либо иметь другие отличительные признаки.
• Понятность и соотносимость. Требуется, чтобы присутствовала простая структура в расположении файлов и в электронном адресе. Необходимо, чтобы документ можно было легко найти и разобраться, к какой группе (сделке) он относится.
• Аутентичность. От электронного хранилища требуется надежность и безопасность, простое управление, защита от взлома, постоянная среда содержания данных.

В правила ГОСТа входит также грамотная подготовка к хранению. Сначала всю документацию описывают по регламенту, сверяют оформление, а затем кладут в архив в двух и более копиях. Рассмотрим каждый этап более детально.

Читайте также! Ретаргетинг брошенных корзин: как настроить правильно

Регламент условий архивирования электронных документов закреплен в приказе Министерства культуры РФ № 526:

• Документ должен содержаться в архиве в двух и более экземплярах на разных компьютерах или в программах, в формате PDF/A-1.
• Владелец архива должен иметь средства для чтения, копирования, проверки качества документов впоследствии.
• Владелец электронных документов несет ответственность за потерю, повреждения, незаконное копирование и искажение файлов.
• Необходимо делать проверку архива каждые 5 лет, перезаписывать файлы на другие носители, содержать данные в действующем формате для легкого доступа по нормам ГОСТ.

Ошибки в хранении документов

Руководители часто совершают ошибки, если не знают, как правильно хранить документы. Одной из ошибок является открытый доступ к файлам для всех сотрудников. Обязательно нужно обеспечить сохранность и отсутствие доступа посторонних к личным данным или коммерческой информации. Необходима полная защита от несанкционированного проникновения в архив.

Иногда документы могут уничтожить по ошибке раньше окончания срока хранения. В этом случае необходимо побыстрее восстановить файлы и обеспечить их читаемость. Копии контрактов запрашивают у партнеров, отчеты – у контролирующих органов.

Документы, которые были утрачены, могут потребоваться в налоговую инспекцию. При их отсутствии санкции за каждый контракт могут составить от 200 рублей и более.

При утере бумаг при пожаре, наводнении или краже, налоговая потребует документального подтверждения этого. Если случился пожар – обращайтесь в МЧС, произошла кража – в полицию, наводнение – в управляющую компанию.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Проверяющие контролеры всегда могут создать лишние проблемы и заподозрить руководителя в мошенничестве. Постарайтесь держать все необходимые документы под рукой.

Когда срок хранения пройдет, уничтожить бумаги можно по регламенту. Наложить штраф в этом случае налоговая не имеет права.

Ответственность за неправильное хранение документов

Хранение всех документов организации необходимо обеспечить самому руководителю. Отсутствие договоров и других бумаг может значительно осложнить отношения с проверяющими органами, а также ведение предпринимательской деятельности.

Например, если у организации нет первичных документов, то на ответственных лиц могут наложить штраф до 10 000 рублей. Если при этом было снижение налоговой базы, штраф составит более 40 000 рублей.

Когда потеряны учетные или кадровые бумаги организации или предпринимателя, необходимо создать комиссию для установления причин происшествия. При краже документов берут справку из полиции, если случилось природное бедствие – из МЧС, затопление – справку из ЖЭК.

Все утраченные документы, находившиеся на хранении, следует восстановить. Если речь идет об учетных или налоговых бумагах, обращаются в инспекцию, если о взносах – в соответствующие фонды. Финансовые организации предоставляют копии выписок по счетам и других платежных документов. Для восстановления утраченных договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур обращаются к партнерам.

Соблюдая правила хранения и размещения документов внутри организации, можно избежать их утраты или повреждения. Руководитель самостоятельно вправе установить порядок текущего использования и архивного складирования документации, учитывая особенности предприятия, и выпустить утверждающий нормативный акт.