Когда в компании нужен управляющий директор

Вообразите, что вы владелец бизнеса, который ежедневно устраняет форс-мажоры и разгребает срочные проблемы. Вы понимаете, что вся эта рутина бесконечна и вам придется заниматься ею постоянно вместо продвижения своей компании и воплощения новых идей. Безрадостная перспектива.

Вот как примерно это происходит в жизни. Собственник компании надеется, что завтра наконец погасит все «пожары» и возьмется за стратегию развития, подкорректирует систему сбыта, «приведет в чувство» расслабленных подчиненных, введя в работу регулярный менеджмент. Затем все радужные планы переносятся по нескольким причинам:

• Пока хозяин гасит «пламя» в одном месте, рядом разгорается другое. Потому что ранее не принимались меры профилактики. Просто не хватило времени на это.
• Подчиненные привыкли все свои проблемы выгружать начальству. Им нравится, когда за них решает руководство. Так проще. Казалось бы, здесь нужно разобраться и научить людей работать автономно. Но собственник не хочет заниматься обучением, он слишком занят «на пожарах».

 

Как разорвать порочный круг проблем? Достаточно сделать два шага: 1) ввести в штат должность «исполнительный директор»; 2) найти работника, который будет разгребать «оперативку».

Однако это просто только на словах. А в мыслях у руководителя всегда есть пара пунктиков.

Этот список можно бесконечно продолжать. Если у вас есть что-либо похожее, подумайте над этим. Возможно, вы самостоятельно придете к правильному выводу, что фирме срочно нужен главный исполнительный директор, а вы займетесь исключительно ее развитием.

Кто такой управляющий директор

Речь идет о человеке, который контролирует оперативные задачи, выполняет распоряжения руководства, следит за трудовой дисциплиной, решает сложные вопросы на более высоком уровне, недоступном сослуживцам. Иначе говоря, исполнительный директор выполняет функции администрирования. И не пытайтесь загрузить его стратегией развития, усовершенствованием продаж и улучшением клиентской базы. Поскольку этот управленец прекрасно выполняет функции администратора и producer (производителя результатов), то именно такого человека нужно отыскать.

Совсем не важно, как вы назовете должность – генеральный исполнительный директор или просто управляющий, ведь главное наладить все бизнес-процессы.

Цель этого руководителя – контроль административных функций, оперативная организация сотрудников, их мотивация к труду. Если вы собрались передать бразды правления своим помощникам, то первым в этом списке должен стоять управляющий. Потому что менеджмент в предпринимательской среде довольно слаб.

Потом можно переходить к топ-менеджеру по развитию и передать ему часть полномочий. А после делегировать обязанности гендиректора и перейти на роль акционера. В каждой компании обязанности управляющих различны.

Место исполнительного директора в управлении бизнесом

Управленческая иерархия организации отражается в ее уставе или вводится приказом руководства. Там обозначены ответственность и компетенции штатных сотрудников и, прежде всего, замов гендиректора. Сферы влияния последних могут граничить, но не пересекаться.

Иногда в табель о рангах попадает исполнительный директор, там прописаны его должностные обязанности, вернее, круг таковых. Но по большому счету это лишнее, поскольку управляющий может заниматься всем тем, что не поручено замам по главным направлениям.

Исполнительный директор подчиняется руководителю компании и считается его первым заместителем. Он не вправе издавать приказы и решает оперативные вопросы с помощью распоряжений, исполняемых персоналом. Причем распоряжения, идущие вразрез с приказами, правовой силы не имеют. Аналогично и с распорядительными актами, которые касаются зоны влияния заместителей.

Исполнительный директор часто приглашается на совещание совета директоров или собрания владельцев. Однако его цель – не разрабатывать стратегию, а искать (анализировать) пути внедрения предлагаемых решений с оценкой всех потребностей в ресурсах. Проще говоря, исполнительный директор решает технические задачи и не участвует в голосовании.

Обязанности исполнительного директора

Что должен делать исполнительный директор АО:

• руководить организацией;
• следовать стратегии развития компании;
• составлять бизнес-планы и добиваться их реализации;
• обеспечивать эффективную экономическую деятельность предприятия;
• контролировать работу фирмы, ее подразделений, филиалов;
• следить за платежами контрагентов;
• контролировать расходы;
• готовить производственные совещания;
• вести переговоры или деловые встречи с клиентами;
• организовывать собрания акционеров;
• сотрудничать с аудиторами для проведения проверок филиалов и подразделений;
• добиваться повышения качества продукции, работ или услуг;
• контролировать работу персонала;
• отбирать и одобрять кандидатов на вакансии;
• заниматься обучением сотрудников;
• формировать систему мотивации и проводить мотивационный менеджмент;
• повышать корпоративную культуру служащих.

Помимо прочего, исполнительный директор несет ответственность за деятельность управляемой компании перед прокуратурой, ФНС и органами правосудия. Как представитель предприятия он должен выступать на заседаниях, конференциях и семинарах, обеспечивать его судебную защиту (по доверенности), взаимодействовать с властями местного значения, отраслевыми профсоюзами.

Требования к исполнительному директору

Если HR-стратегия компании предполагает наличие у высшего руководящего состава дипломов MBA, это относится и к управляющему. Но в реальности важнее опыт управления организацией, добившейся успехов в своей сфере.

Большую роль играют личные качества первого заместителя гендиректора, а именно:

• умение ладить с коллективом и гасить конфликты;
• лидерские черты характера, которые внушают уважение сослуживцам;
• талант консолидировать людей;
• способность воодушевить сотрудников на достижения;
• мастерство компромиссов;
• высокая трудоспособность и результативность;
• стрессоустойчивость;
• миролюбивый, доброжелательный характер.

Причем сверхкреативность и чрезмерная активность считаются изъянами, так как работа, которую выполняет исполнительный директор, предполагает претворение в жизнь решений руководства.

Управляющего могут принять на должность с испытательным сроком до полугода, но, как правило, этот период сокращается до месяца или 14 дней. Мотив такой – если руководитель не взял власть в руки сразу, то перемен не стоит ждать.

При этом нужно понимать, что проверка на профпригодность касается не только управляющего. Договор, который заключает исполнительный директор, предусматривает испытание для двух сторон – работника и работодателя. Если растянуть этот период на полгода, то человек может уволиться в любое время на протяжении трех дней. Когда исполнительный директор находится в командировке, то в этой ситуации компания лишается администратора.

Где найти исполнительного директора

Обычно управляющие пользуются спросом в большом и среднем бизнесе. Эта работа хорошо оплачивается и дает специалисту высокий статус. Поэтому, чтобы попасть на престижную должность, многие кандидаты дают ложные сведения об образовании и опыте работы.

Кадровые службы предприятий, где есть незанятая должность «заместитель директора» или «исполнительный директор», используют для рекрутинга три приема:

Но эти методы, увы, не очень эффективны для заполнения вакансии в сжатые сроки. Это произойдет быстрее, если заказывать услуги кадровых агентств.

Назначение исполнительного директора

Процесс приема на работу управленца такого уровня довольно специфичен. В период испытательного срока он получает большие полномочия, и при неудачном выборе кандидата потребуется много времени и сил, чтобы найти другого. Поэтому на должность «исполнительный директор» и его назначение лучше выбрать несколько кандидатур.

Зачисление управляющего в штат компании проходит в несколько шагов:

• Рассмотрение резюме и обсуждение кандидата.
• Встреча-знакомство с HR-менеджером рекрутера для сверки документов соискателя и его анкетных данных с информацией из резюме.
• Глубокая проверка подноготной кандидата службой безопасности компании.
• Основное собеседование.
• Встреча с первым руководителем.
• Дополняющие консультации для сравнения с остальными соискателями.
• Утверждение кандидатуры руководством.
• Прохождение медицинского осмотра кандидатом.
• Его ознакомление под подпись с документами:
  • структура предприятия;
  • должностная инструкция;
  • внутренний трудовой распорядок;
  • список конфиденциальной информации, внесенной в коммерческую тайну;
  • техника безопасности на рабочем месте;
  • правила пожарной безопасности.
• Осмотр офиса, производственных помещений и складов.
• Знакомство с командным составом предприятия.
• Обсуждение кандидатуры советом директоров либо учредителями на собрании.
• Трудовой договор (подписывают генеральный и исполнительный директор),
• Приказ о назначении на должность.
• Запись в трудовой книжке управляющего.

Должностная инструкция исполнительного директора

Это главный документ, прописывающий обязанности, права и полномочия сотрудника такого ранга. В нем собрана такая информация:

• требования к должности «исполнительный директор» (образование, профподготовка, опыт работы);
• процедура назначения на место управляющего;
• требования к навыкам и знаниям в определенных сферах экономики, законодательства и бизнеса;
• права работника на должности исполнительного директора;
• обязанности управляющего;
• ответственность сотрудника.

При назначении на должность «исполнительный директор» специалисту под подпись выдается должностная инструкция для ознакомления и выполнения. Ее отдельный экземпляр всегда хранится у него, что позволяет сверить содержимое документа в принятии важных решений во избежание спорных ситуаций.

Как правильно ввести в должность управляющего

Желательно, чтобы первый заместитель гендиректора вначале поруководил одним из ключевых процессов своей фирмы и испытал все на себе.

Так, в компании по реализации частных домов можно поработать менеджером, контролирующим стройку от начала (поступление денег от заказчика) до конца (сдача объекта с выдачей ключей). Короче говоря, дать возможность пройти бизнес-процессы с самого низа, чтобы изучить все тонкости.

В испытательном периоде исполнительный директор общества (допустим, ООО) может совмещать обязанности. Сколько времени он будет выделять на каждую работу, зависит от профессионализма, опыта и сложившегося положения дел в организации.

Первая функция нового работника – исполняющего обязанности исполнительного директора – потребует примерно 60-80 % рабочего времени. А вторая – руководитель клиентского сервиса (на примере строительства домов) – остальные 20-40 %. Это поможет управленцу глубже погрузиться в производственный процесс на практике, чтобы найти там нестыковки и ошибки.

Если позволяют обстоятельства, то можно все три месяца пропадать на стройке, а дальше поэтапно вводить обязанности исполнительного директора. После того как управляющий приступит к выполнению своей работы, ему потребуется совершенствовать свою квалификацию руководителя.

Схема взаимодействия исполнительного директора с командой

Первый заместитель гендиректора — это крайнее звено в урегулировании всех оперативных дел. Он избавляет собственника от рутины, чтобы тот посвятил себя развитию своей компании. Это очень важно, когда в организации есть филиалы, руководить которыми должен исключительно директор. А его зам будет всегда на месте, чтобы контролировать работу в главном офисе.

Если владелец все же делегирует полномочия линейным управленцам, у них всегда будут возникать вопросы, которые они захотят решать на высшем уровне. И гендиректору придется снова окунаться в оперативные проблемы, из которых он полностью не выйдет никогда. В этом случае новый исполнительный директор будет служить барьером, отделяющим шефа от производственных задач. Он станет заниматься их решением, а собственник получит обработанный, готовый результат.

Сотрудничество управляющего с подчиненными проходит поэтапно:

• очерчивание проблемы;
• постановка задач начальникам подразделений;
• выбор подходящих способов решения;
• контроль над выполнением;
• доклад о результатах первому руководителю.

Зарплата исполнительного директора

Сумма заработной платы управляющего играет двойственную роль. Во-первых, мотивирует работника выкладываться на все 100 % для эффективного развития бизнеса. А во-вторых, достойная зарплата укрепляет его авторитет. Вряд ли сослуживцы станут доверять малооплачиваемому руководителю и уважать его как состоявшуюся личность.

Практика показывает, что должностной оклад, который получает исполнительный директор завода, составляет 75-80 % суммы его заработка. Все остальное – мотивационные выплаты (премия, включая дополнительную ежегодную за достижения и показатели, 13-я зарплата в декабре, др.). Решение о премировании обычно принимает совет директоров, а размер выплаты порой доходит до 50 % среднегодового оклада.

Отлично стимулирует к труду и полный соцпакет, в который входит медицинская страховка управленца и его семьи. В некоторых случаях довольно компетентного и продуктивного руководителя специально поощряют личной долей в уставном фонде предприятия, чтобы задержать его в своем бизнесе.

Однако лучшими партнерами считают тех, кто личным вкладом добивается сотрудничества, пытается из управленца вырасти до совладельца, чтобы выстроить свое партнерство с предприятием на самом высшем уровне. Тех, кто собственными деньгами обеспечил себе право стать участником бизнеса.

Приглашенный в совладельцы исполнительный директор фонда, который и не помышлял об этом, однако быстро согласился, пользы для организации не принесет. Не стоит ждать от него роста показателей, на что надеялись остальные собственники. Единственное, что он может дать, так это лишние проблемы в отношениях, вызванные свалившимися на него бесплатными правами.

Бывали случаи, когда исполнительный директор постепенно охладевал к работе, за что его и увольняли, или складывал свои полномочия самостоятельно. А после приходилось выкупать подаренную ему раньше долю уставного капитала, к тому же по цене, которую он сам установил. И в основном она в разы превосходила действительную стоимость подарка.

Это происходит потому, что не вложивший в бизнес ни рубля и ушедший из компании сотрудник впоследствии становится нахлебником, который пользуется прошлыми заслугами и получает дивиденды неоправданно. По сравнению с другими акционерами он не рискует деньгами, которых не вложил. Поэтому на собраниях и голосует за «космические» проценты с прибыли в ущерб развитию организации. Понимая, что его хотят спровадить, этот человек запрашивает непомерную цену на дарованные акции (часть уставного капитала ООО).

Как контролировать работу исполнительного директора

Чаще всего владельцы предприятий опасаются, что управляющий положит глаз на их бизнес или запустит аналогичный и потихоньку переманит всех клиентов. В отличие от производства, которое довольно сложно «увести» (например, завод по выпуску железобетонной арматуры), торговые компании-посредники или поставщики каких-либо услуг эту проблему ощущают очень остро.

Классическая схема такова: в определенный момент исполнительный директор, на которого издан приказ об увольнении, начинает перетаскивать заказчиков в свою организацию. Либо после своего ухода ворует базу клиентов и технологии, чтобы продавать ту же продукцию, но гораздо дешевле.

Разумеется, это не повод подозревать в обмане всех управляющих подряд. Но все же правило «доверяй, но проверяй» не стоит сбрасывать со счетов. А лучше вспомнить, что «продление картины мира в будущее позволяет указать на пустые места в картине настоящего», и дать понять: в вашем случае это не сработает.

Ниже перечислены способы, которые помогут избежать плохих сценариев. Они отлично подойдут для всех, кто контактирует с клиентами.

• Тайный покупатель. Идеальный путь проверить уровень обработки поступающих заявок и выяснить, уходят ли они налево.
• Проверка критических точек(это, как правило, поступление средств и их учет).
• Официальный договор о неразглашении коммерческой тайны, который заключает исполнительный директор и все причастные сотрудники. В нем нужно подчеркнуть, что база клиентов и подрядчиков принадлежит компании.
• Внешние исполнители и свободные аудиторы по главным направлениям (общение на уровне владельцев бизнеса). При малейшей нестыковке они сразу же предупредят.
• Персональное знакомство с важными клиентами, желательно хозяевами бизнеса. Связываться с ними нужно хотя бы каждые полгода. Это отличная возможность узнать их мнение о работе предприятия.
• Организация процессов, ориентированных на прокачку бренда, а не личности управляющего директора (он не обещает полный порядок, поскольку гениален, зато представляет собственные достижения сослуживцам как заслугу управленческой системы).
• Финансовое поощрение за честность персонала (подрядчиков) и клиентов. Принцип такой: то, что предложено в обход кассы, дадут бесплатно как поощрение за порядочность. Став свидетелем попрания интересов бизнеса (определение «факт нарушения интересов» нужно пояснить в регламенте) кем угодно, необходимо тут же проинформировать владельцев за вознаграждение 10 000 ₽.
• Получение «волчьего билета» с утратой репутации в своей нише (это требует общения с коллегами по рынку). В итоге даже с чужой базой успех бизнеса не гарантирован. Что делать дальше с негативной «славой», непонятно.
• Максимальная прозрачность всех бизнес-процессов (по возможности) – финансового учета, отгрузки продукции, оказания услуг, обслуживания клиентов и др.

Читайте также! Независимый директор: кто это, и как его найти

Главное придерживаться четкой позиции и до победного конца бороться с кражей бизнеса и базы покупателей. Готовность вести юридическое преследование злоумышленников (правозащитники должны быть начеку) и применять другие способы дискредитации (тот же «волчий билет»).

Необходимо действовать по формуле «Удерживай вредом, а двигай выгодой». Вознаграждайте управляющего за достижения и заслуги, чтобы заинтересовать его работать с вами.

Ответственность исполнительного директора

Итак, из вышесказанного понятно, что собой представляет исполнительный директор – это кто и чем данный сотрудник занимается. Теперь следует уделить внимание такому важному обстоятельству, как персональная ответственность управленца.

Данная должность входит в категорию топ-менеджмента и предусматривает особую ответственность плюс санкции за нарушение полномочий. В основном ответственность управляющего включает три понятия:

За что исполнительный директор отвечает в первом случае:

• хищения (мошенничество) без использования служебных полномочий;
• причинение ущерба предприятию личными действиями (например, вывод из строя офисной техники).

Ответственность оперативного директора во втором случае наступает за невыполнение:

• распоряжений руководства;
• должностных обязанностей;
• требований трудового законодательства;
• правил пожарной безопасности и техники безопасности;
• законодательства в части охраны труда и окружающей среды;

Взыскания, которые могут применяться к управляющему:

• устное замечание;
• выговор (объявляется приказом, но чаще всего делается на словах для сохранения авторитета управленца);
• увольнение (в том числе в связи с утратой доверия).

За что отвечает исполнительный директор в третьем случае:

• правонарушения, прикрытые служебным положением;
• умышленное причинение убытков предприятию неправильными действиями либо бездействием.

Причем исполнительный директор несет ответственность только за то, на что имеет полномочия, внесенные в трудовой договор, должностную инструкцию или официальную доверенность. Причем наличие определенных прав в последней не будет основанием для наложения ответственности, поскольку этот документ прописывает дополнительные компетенции, но не обязывает что-то совершать.

На протяжении месяца первый руководитель может в приказном порядке полностью взыскать средства за ущерб, причиненный бизнесу, но не более суммы среднемесячной зарплаты управляющего. Если размер взыскания больше или исполнительный директор возражает против этой меры, вопрос решается в суде. Но управляющий всегда имеет право добровольно возместить убытки, нанесенные работодателю.

Читайте также! Кто такой директор по маркетингу, и что он делает

Часто задаваемые вопросы об исполнительном директоре

Нужен управляющему опыт работы в той сфере, где работает компания?

Если фирма предоставляет корпоративные услуги на рынке B2B, то навык управления клиентскими процессами – огромный плюс для соискателя на должность исполнительного директора. Это облегчает освоение профильных нюансов и помогает четко понимать, как контролировать работу персонала.

Но если управляющий пришел из смежной отрасли и не работал с клиентскими процессами, тогда при назначении на должность ему нужно практиковаться в этом деле посредством погружения в работу с клиентурой.

Как избежать зависимости от управленца? Как предотвратить его спесивость и чувство собственного величия?

Ощущение незаменимости (так называемая звездная болезнь) в итоге вызывает у сотрудника ощущение вседозволенности. Это отрицательно влияет на компанию, работников и самого носителя «короны». Испытывая манию величия, он прекращает развивать себя в профессиональном плане.

Дополните регламентом локальные документы (вплоть до устава), описывающие функции исполнительного директора, где поясняется весь механизм его деятельности. Если он занимается зарплатой персонала, то в документе нужно расписать, как провести ее расчет, порядок выдачи сотрудникам, какие формы нужно заполнять. Обяжите управляющего самостоятельно работать над пересмотром и обновлением регламента.

Возможна ли передача операционному директору финансовых вопросов, бухгалтерской отчетности, работы с договорами и др.?

В принципе, да. С условием формализации этих процессов в инструкции. И разумеется, с установлением контрольных точек.

Можно, допустим, дать управляющему право подписи бухгалтерских и юридических бумаг, договоров с сотрудниками и др.

А можно разрешить ему взаимодействовать с налоговой инспекцией (УФНС) и государственными фондами, проводить операции с расчетными счетами. Причем в доверенности нужно ограничить право оформлять кредиты.

Читайте также! Директор по развитию: требования, обязанности, обучение

Все перечисленные компетенции можно доверить управляющему не только в рамках ООО, но и в случае индивидуального предпринимательства. В последнем право подписи и прочие обязанности обычно делегируют через доверенность, оформленную у нотариуса.

Теперь вы знаете, чем отличается исполнительный директор от генерального директора. Первый (управляющий) занимается реализацией стратегии, которую планирует второй (владелец бизнеса). Исполнительный директор является своего рода буфером, который ограждает самого предпринимателя от накопившейся рутины. Он решает все оперативные вопросы, предоставляя собственнику чистый результат.

Управленец, занимающий должность первого зама гендиректора, отвечает за стабильность и порядок в бизнесе. Он – лидер, который сплачивает и воодушевляет коллектив. При беседе с кандидатом на должность необходимо выяснить его заслуги у предыдущего работодателя и то, как он всего достиг.