Функции руководителя отдела продаж: от планирования до разработки должностной инструкции
(Голосов: 12, Рейтинг: 5) |
Из этого материала вы узнаете:
- Главное о функциях руководителя отдела продаж
- Основная функция руководителя отдела продаж – планирование продаж
- 5 важных обязанностей РОПа
- 4 ежедневные функции руководителя отдела продаж
- Обучение персонала как функция руководителя отдела продаж
- Разработка должностной инструкции руководителя отдела продаж
-
Шаблон KPI для менеджера по продажам
Скачать бесплатно
Функции руководителя отдела продаж, который нанят не в качестве пугала для сотрудников, не могут ограничиваться сидением в удобном кресле и зырканьем на подчиненных. РОП – это тот человек, от которого напрямую зависит эффективность продажников и, соответственно, прибыль компании.
Отсюда можно сделать вывод, что в функции руководителя отдела продаж входит полный управленческий пакет: от планирования (куда же без него) до мотивации и обучения сотрудников. О том, как это все должно работать, читайте в нашем материале.
Главное о функциях руководителя отдела продаж
Наряду с планированием, определением показателей активности, мотивацией, контролем, организацией и обучением одной из ключевых задач руководителя отдела продаж является управление вверенным департаментом. Планирование предполагает декомпозицию целей с ведением единой документации. Должен быть составлен пошаговый план действий для каждого менеджера с указанием точных сроков. Ежедневно для оценки эффективности каждого сотрудника применяют особые показатели – «счетчики». Они определяются количеством звонков, встреч и закрытых сделок
Для стимулирования сотрудников следует использовать материальные и нематериальные способы. Менеджеров контролируют с помощью автоматизированной CRM-системы, а также используют продвинутые методы – геолокацию и мессенджеры. Таким образом можно отследить местоположение сотрудника, обсудить важные вопросы с клиентами и проверить уже закрытые сделки.
Организация работы подчиненных подразумевает проведение ежемесячных и еженедельных собраний, а также ежедневных планерок и пятиминуток.
Если в компании отсутствует тренер, то за внутреннее обучение отвечает РОП. Тренинг должен состоять из кейсов, направленных на развитие, а также закрепление различных навыков и поведенческих техник.
Основная функция руководителя отдела продаж – планирование продаж
Любая поисковая система сети Интернет на запрос «функции руководителя отдела продаж» выдаст вам самый популярный ответ – планирование продаж.
Как же обстоят дела в действительности? Составление плана продаж практикует большинство компаний. В конце периода оказывается, что план реализован всего на половину. Выполнить его на 70 % — это уже отличный показатель и большое достижение для многих, не говоря уже о стопроцентной его реализации.
Лишь немногие способны грамотно планировать, а не просто указать фантастическую итоговую цифру, вдохновляясь новыми идеями.
Планировать – это значит видеть финальную цель и пути к ее достижению. Спланировать путь –значит поставить задачи и найти ресурсы, помогающие прийти к конечному результату в виде выполненного плана продаж.
При планировании важно учесть следующее:
- Какое количество менеджеров необходимо для реализации плана?
В вашем отделе три менеджера, итоговый показатель по каждому из них за месяц – 1 000 000 рублей. Вы планируете к концу месяца заработать 10 000 000 рублей.
Чтобы прийти к данной цифре, нужно повысить показатели каждого не меньше чем в три раза. Значит, сотрудники вынуждены будут работать не 8, а 24 часа, без перерывов и выходных, без сна и отдыха. Клиентов тоже придется поторопить с решением.
Вряд ли такое случится. Поэтому в первую очередь необходимо поставить личный план для каждого из продавцов, а затем исходя из полученной цифры выйти на нужное количество менеджеров. Поиском новых сотрудников и вводом их в должность, согласно установленным срокам, займется отдел по подбору персонала.
- Какое количество клиентов нужно привлечь, чтобы выполнить план?
Иными словами, для нормального функционирования отдела продаж важно обеспечить его достаточным количеством предложений от маркетинговой службы, посетителей торговых точек или клиентской базой для холодных звонков. Иначе план будет сложно выполнить.
Для начала следует определить показатели конверсии и сумму на одного покупателя, затем посчитать количество потенциальных клиентов, которые нужны для реализации плана.
К примеру, из десяти посетителей покупку совершает один на сумму 10 000 рублей. Если вам требуется 1 000 000 рублей, то маркетинговая служба должна привлечь не меньше 1 000 клиентов, а лучше, если эта цифра составит 1 500.
- Необходим подробный план на каждого менеджера (дневной, недельный и месячный).
Индивидуальный план менеджера включает показатели по промежуточным результатам, которые важно учесть для достижения итоговой цели: сколько сделано коммерческих предложений, проведено телефонных переговоров, выставлено счетов и т. д.
Общие цели компании достигаются именно за счет такого планирования. Придерживаясь этих трех пунктов, вы существенно увеличиваете свои шансы на успех в выполнении плана.
Кроме того, следует грамотно распределять планы продаж между сотрудниками.
Например, для кого-то из сотрудников увеличение плана в два раза приведет к полной демотивации. Нужно планировать, учитывая индивидуальные способности менеджеров. При распределении планов есть смысл объединить людей в группы.
Задача РОПа – продумать стратегию, которая поможет достичь продавцам конечной цели. Затем подробно обсудить ее с каждым сотрудником, наметить дальнейшие действия и получить от продавца утвердительный ответ касательно итоговой цифры в плане. Если продавец, соглашаясь на поставленный план, думает про себя о том, что данную программу невозможно реализовать, то маловероятно, что цели будут достигнуты.
5 важных обязанностей РОПа
1. Декомпозиция
Декомпозиция представляет собой деление целого на части, то есть крупная цель разбивается на более мелкие составляющие и бизнес-процессы. Эта функция возложена на руководителя отдела продаж. Для достижения главной цели он должен составить пошаговый план действий для менеджеров. Допустим, ваша цель – 500 000 рублей чистой прибыли. Доход от вашего бизнеса составляет 15 %, средний чек 2 000 рублей, конверсия составляет – 35 %. Как сделать декомпозицию цели?
- Сумма желаемой выручки: 500 000 * 100 / 15 = 3 333 333 рубля.
- Количество сделок, которые нужно закрыть: 3 333 333 / 2 000 = 1 666 сделок.
- Теперь считается количество необходимых лидов: 1 666 * 100 / 35 = 4 760 лидов.
- Затем рассчитайте, сколько холодных звонков необходимо совершить. Если конверсия 50 %, то нужно сделать не менее 9 520 звонков для получения 4 760 лидов.
- Если менеджер совершает 60 звонков в течение дня, ему потребуется для реализации плана 9 520 / 60 = 158 дней.
2. Мотивация
Складывается из материальной и нематериальной составляющих. В целях поднятия мотивации вознаграждение менеджеров состоит из нескольких частей: твердого и мягкого оклада (30 % и 10 % соответственно) и бонусов (60 %). Мягкая часть положена в случае выполнения KPI на 100 %. Бонусную часть выплачивают исходя из того, в каком объеме был выполнен план. Пример: план выполнили на 80–100 % – получили бонус в размере 2 % от прибыли, если выполнили сверх плана (за 100 %), то бонус – 3 %.
Нематериальная система мотивации может быть представлена в виде похвалы, индивидуального графика работы и т. д.
3. Организация
РОПу необходимо распределять обязанности среди сотрудников и отвечать за их взаимодействие внутри отдела. Он также должен проводить ежемесячные, еженедельные и короткие ежедневные совещания. Это дает возможность внести корректировки в действия конкретных работников и грамотно определить цели на будущее.
5. Контроль
Один из важнейших этапов работы, который включает еженедельную отчетность, повышение эффективности воронки продаж, анализ ключевых показателей по итогам сделок, контроль работы менеджеров.
6. Обучение
Обучение продавцов должно проводиться на каждом этапе договора. За организацию и проведение обучения для менеджеров отвечает РОП, если у компании нет своего тренера. Методика обучения должна подбираться исходя из направленности вашего бизнеса. Техники, наиболее востребованные сегодня: small talk, сторителлинг, «характеристика — преимущество — выгода», «как выйти на лицо, принимающее решение», холодные звонки, нетворкинг, СПИН.
4 ежедневных функции руководителя отдела продаж
И все же у РОПа есть обязанности, являющиеся основными в его деятельности по руководству отделом.
- Проведение собраний каждый день. На них озвучивают план отгрузки, график оплаты по выставленным счетам, а также узнают и обсуждают промежуточные итоги прошедшего дня, например количество звонков. Кроме того, РОП рассылает сотрудникам промежуточный отчет по выполнению плана в процентах на текущую дату.
- Проведение встреч с менеджерами по pipeline. Согласно отчету, руководитель обсуждает с менеджером каждую сделку, этапы ее проведения и завершения. РОП слушает телефонные звонки и заполняет таблицу (pipeline).
- Проведение собраний с сотрудниками для поднятия их мотивации. Подобные мероприятия следует проводить ежемесячно, оптимально 2 раза в месяц. Это необходимо для постановки целей и задач по SMART, соотнося планы самих сотрудников с целями компании.
- Прослушивание телефонных разговоров с клиентами. Ежедневно РОП должен прослушать не менее двух звонков по каждому из менеджеров. Цели переговоров выбираются разные, например договориться о стоимости или сроках.
Сергей Азимов убойные фишки в продажах!
Помимо вышеперечисленного, руководитель занимается развитием своих подчиненных, оформляя чек-листы и т. п.
Обучение персонала как функция руководителя отдела продаж
Получение новой должности после успешного прохождения конкурса – далеко не конец пути. Истинные профессионалы всегда стремятся познать что-то новое, постоянно совершенствуясь в своем деле. РОП организует обучение сотрудников. Контролирует их работу, дает полезные советы, грамотно и деликатно указывает на промахи. Не стоит забывать и о стимулировании. Зачастую успешные продажи зависят от умения применять различные инструменты и от взаимоотношений с клиентами.
Обучение не ограничивается несколькими полезными рекомендациями. Должны быть организованы специальные тренинги. Внутри компании подобные мероприятия следует проводить на ежедневной основе. Посещая тренинги, менеджеры получают ценные знания и обучаются принципам эффективных продаж. Цель тренингов – коснуться некоторых аспектов успешной деятельности, а также затронуть спорные моменты, вызывающие трудности у специалистов. Для проведения тренингов приглашают экспертов или организуют занятия своими силами.
Немногие РОПы понимают важность общения с подчиненными. Успехов можно добиться в кротчайшие сроки, став для них не только начальником, но и наставником. Для этого нужно установить контакт с подчиненными. Направляя сотрудников и давая им ценные рекомендации, руководитель обеспечивает эффективную работу отдела и становится гуру для своих подчиненных.
Преуменьшать значимость этого пункта не следует. Среди обязанностей РОПа наставническая деятельность должна занимать одну из главных позиций. По-другому наладить доброжелательные отношения с коллективом вряд ли получится.
Разработка должностной инструкции руководителя отдела продаж
Организация трудового процесса, взаимодействие с вышестоящим руководством и подчиненными – все это должно быть отражено в должностной инструкции. Перечень должностных обязанностей состоит как минимум из пяти частей:
1. Основные положения компании
Данный раздел присутствует в любой должностной инструкции, его содержание, как правило, стандартное. Взяв за основу образец из открытых источников, подумайте, что должен включать этот раздел, обращая внимание на область деятельности компании.
Основные положения (примерный список):
- Описание подразделения, к которому относится должность руководителя, а также перечня лиц, у которых он находится в непосредственном подчинении и тех, кто подчиняется ему.
- Соответствие трудовой деятельности Трудовому кодексу РФ и иным законодательным актам, включая внутренние регламенты компании.
- Кто исполняет функции руководителя отдела продаж в его отсутствие на рабочем месте (служебные поездки, очередной отпуск и т. п.).
- Другие положения, добавленные на усмотрение компании.
2. Функции руководителя департамента
Должностная инструкция РОПа может включать следующие функции:
- планирование продаж с определением целей и методов, а также своевременное внесение поправок;
- постановка задач подчиненным с ежедневным осуществлением контроля их выполнения;
- оказание поддержки и помощи своим подчиненным в случае трудностей в процессе их деятельности, например совместная работа с возражениями от заказчиков;
- организация тренингов и различных обучающих семинаров, а также мероприятий, направленных на стимулирование сотрудников;
- отслеживание оплаты от клиентов и принятие соответствующих мер в случае несоблюдения сроков (к решению подобных вопросов обычно привлекают бухгалтерию).
3. Ответственность
Начальник отдела от и до отвечает за такие процессы:
- выполнение плана продаж менеджерами;
- координацию и управление отделом, опираясь на внутренние локальные акты и положения;
- конфиденциальность сведений о компании-работодателе и клиентах;
- сохранность доверенных ему материальных ценностей;
- следование должностной инструкции и иным локальным документам.
4. Права
На должность руководителя отдела не назначают случайных людей, иначе такая деятельность окажется малоэффективна.
Согласно должностной инструкции РОП имеет право:
- вносить предложения и работать над улучшением процесса продаж в организации;
- находить новых специалистов с целью создать сильную команду и научить их эффективно продавать;
- самостоятельно разрабатывать план для сотрудников отдела и требовать от них его исполнения.
5. Полномочия по служебным связям
В ходе работы, выполняя свои непосредственные обязанности, РОП может обратиться за информацией в другие подразделения компании, такие как бухгалтерский отдел или маркетинговая служба. Порядок оформления официальных писем с подобными просьбами или образец должен быть приведен в должностной инструкции.
Лидер по характеру, яркий и успешный в сфере прямых продаж, а также человек, имеющий приличный багаж знаний и опыт в качестве начальника отдела продаж, станет идеальным руководителем, который легко справится со своими обязанностями.
Обладая всеми необходимыми знаниями и полномочиями, он способен нести ответственность за свои действия.
Такие люди обычно претендуют на высокий заработок. Практический опыт показывает, что хороший руководитель сможет максимально использовать потенциал сотрудников, и результат их совместной работы будет заметен уже в ближайшее время, а значит, прибыль компании станет расти.
Поэтому не стоит думать так: «Как только появятся деньги, сразу найму РОПа». Нужно мыслить иначе, по-новому: «Пока в компании нет РОПа, не будет и большой прибыли».
10 модулей обучения по ключевым этапам продаж
29-30 ноября
19:00 по МСК
