Функции и обязанности начальника отдела снабжения

В любой крупной организации существует подразделение, занимающееся снабжением. Согласно должностным инструкциям, к основным обязанностям начальника отдела материально-технического снабжения относятся:

• Формирование списка материальных ресурсов, необходимых для нормального функционирования компании.
• Определение порядка хранения и распределения полученных товаров.
• Контроль их расходования, постоянный контакт с должностными лицами, несущими материальную ответственность.
• Оптимизация бизнес-процессов и затрат, связанных со снабжением.

Конкретный функционал, объем полномочий и число сотрудников в подчинении зависят от направления деятельности и размера предприятия. В небольших фирмах это может быть отдельный работник, сам осуществляющий закупки, а в крупных корпорациях целая структура, включающая в свой состав несколько подразделений – в этом случае топ-снабженец занимается только вопросами стратегического менеджмента.

Факторы, имеющие ключевое значение для организации снабжения в компании:

• Тип деятельности.
• Сфера производства.
• Ресурсы, задействованные в обороте предприятия.
• Число работников.
• Характер размещения подразделений компании.
• Ассортимент продукции.
• География поставок и пр.

К примеру, если компания имеет разветвленные логистические цепочки и связана даже с иностранными партнерами, то на плечи начальника отдела материально-технического снабжения может быть возложено управление складскими мощностями, расположенными в разных частях страны, иностранные закупки, организация таможенного оформления при доставке данных грузов и т. п.

Вот как может выглядеть сегмент снабжения в компании:

• Отдел закупок — его костяк составляют менеджеры, в чьи обязанности входит анализ рынка, участие в тендерах, поиск лучших вариантов, заключение соглашений.
• Транспортный отдел — по крайней мере, те элементы логистики, которые требуются для обеспечения работы предприятия.
• Административный отдел, который выполняет диспетчерские функции и занимается микро-менеджментом по части снабжения.
• Таможенный отдел — создается, если для деятельности компании необходимы поставки из-за рубежа. Правда, подчинение данного подразделения бывает различным – он может как находиться в ведении начальника отдела снабжения, так и быть частью отдела сбыта, если параллельно ведутся экспортные операции.
• Складской отдел, на который ложатся функции по управлению запасами материальных средств, учету ресурсов, контролю за сохранением неснижаемого уровня остатков.

Должностные инструкции начальника отдела снабжения должны быть определены условиями трудового договора, и к наиболее распространенным пунктам относится:

• Разработка системы мотивации – например, в виде ключевых показателей эффективности (KPI) для сотрудников отдела. Данное направление деятельности присутствует в работе любого руководителя.
• Анализ потребностей структурных подразделений компании и связанных с этим расходов, а также утверждение соответствующих планов.
• Участие в разработке стратегии развития компании – то, что касается материального обеспечения проектов.
• Отслеживание остатков запасов, определение правил пользования ими – к примеру, установление предельных сроков хранения, порядка списания и пр.
• Создание страхового запаса, мониторинг его состояния, пополнение.
• Построение бизнес-процессов в рамках процедур закупок и снабжения.
• Оптимизация порядка и времени исполнения заказов, использование современных информационных технологий в своей области.

Особое внимание в современных условиях нужно обращать на выстраивание эффективной системы внутреннего взаимодействия подразделений компании по вопросам снабжения.

Компетенции и навыки начальника отдела снабжения

Требуемые знания и умения для претендента на должность начальника отдела снабжения:

• знание нормативно-правовой базы по профилю деятельности;
• понимание основ современного менеджмента и маркетинга;
• способность принять участие в разработке стратегии развития компании;
• знание методологии различных видов планирования материально-технического обеспечения – перспективного и оперативного;
• умение вести документацию по МТО;
• знание процедур хранения;
• умение вести переговоры с поставщиками по вопросам снабжения, навыки оформления необходимой документации;
• знание требований ГОСТов и ТУ по материально-техническому обеспечению;
• умение анализировать рынки и ассортимент закупаемых материальных ценностей;
• знание основ технологических процессов по направлению деятельности компании;
• умение организовать учет движения материальных ценностей в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ российского трудового законодательства;
• умение применять в своей работе современные информационно-коммуникационные технологии;
• знание основ охраны труда, техники безопасности.

Для занятия руководящей должности подобного уровня обычно требуется наличие производственного опыта по специальности не менее пяти лет, в том числе опыт руководящей работы как минимум три года.

Помимо профессиональных навыков, можно отметить и общие компетенции, необходимые начальнику отдела снабжения для выполнения его должностных обязанностей. Среди личностных качеств следует выделить целеустремленность, пунктуальность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность.

Работа в сфере снабжения отличается динамичностью и разнообразием задач, так что данный специалист должен разбираться в вопросах организации логистики и складского хранения, а также владеть навыками бухгалтерского учета и ведения делопроизводства.

План действий начальника отдела снабжения по повышению эффективности работы сотрудников

От эффективности работы руководителя отдела снабжения зависит стабильность внутренних бизнес-процессов предприятия. Выделим наиболее важные принципы по направлениям деятельности.

Планирование

По мнению экспертов, не менее двух третей задач отдела снабжения требуют предварительного планирования, хотя бы в краткосрочной перспективе. Для нормального функционирования любой компании необходимо наличие определенного количества ресурсов, причем их объем следует поддерживать на должном уровне.

Прежде всего планирование необходимо в отношении организации закупок. Определение того, что именно приобретать, в каком количестве и у кого, где и каким образом хранить – все это является частью работы начальника отдела снабжения. Как правило, формируется план закупок в кратко- и среднесрочном разрезе, и снабженцы обеспечивают его точное выполнение.

Работа с поставщиками

Подавляющее большинство компаний связано с поставщиками, и от стабильности поставок зависит производственный цикл. Условия соглашений о партнерстве должны быть взаимовыгодными: соответственно, если на рынке появляются новые предприятия, готовые обеспечить поставки по более низкой стоимости при сохранении качества и надежности, то имеет смысл обратить внимание на подобные предложения.

В функции начальника отдела снабжения входит мониторинг рынка, оценка поставщиков и подготовка договоров.

В этом вопросе необходимо учитывать не только ценовой фактор, но и добросовестность партнера в отношении выполнения своих обязательств. К тому же долгосрочное сотрудничество обычно становится основой для того, чтобы идти на взаимные компромиссы.

Контроль остатков

Излишние запасы, если их хранение не требует серьезных расходов, и сами материалы имеют длительный срок эксплуатации, можно оставлять, но в остальных случаях рекомендуется рассмотреть альтернативные варианты – перепродажа, использование в другом качестве и т.п.

У крупных предприятий могут быть обширные складские площади, тем более что различные материальные ценности требуют разных условий хранения, за соблюдением которых тоже нужно следить.

Работу складов координирует отдел снабжения: прежде всего это касается учета остатков. Для сокращения непроизводственных потерь и более эффективного использования ресурсов должен осуществляться постоянный мониторинг, например в виде инвентаризации. Современные технические и программные средства облегчают ведение учета и контроля.

Работа с персоналом

Как и любой другой руководитель, начальник отдела снабжения должен контролировать, что делают его подчиненные, обеспечивать эффективное выполнение ими своих должностных обязанностей. Это особенно актуально с учетом того, что работники данного подразделения имеют дело с материальными ценностями, так что злоупотребление ими служебным положением и иные нарушения могут причинить серьезный урон компании.

Чтобы этого не допустить, необходимо выработать максимально прозрачную систему организации закупок и распределения приобретенных ресурсов.

Также руководитель решает вопросы, связанные с мотивацией сотрудников. В современных условиях во многих компаниях применяются критерии эффективности, выполнение которых влияет на размер заработной платы.

Часто задаваемые вопросы о начальнике отдела снабжения

Отличается ли снабжение от закупок?

Между данными понятиями есть связь, однако это не одно и то же. Более того, существуют организации, где закупки и снабжение разведены: скажем, начальник отдела закупок подчиняется руководителю департамента снабжения. Говоря простыми словами:

• закупки — это единичные процессы приобретения товаров, которые затем используются в хозяйственном цикле организации;
• снабжение же представляет собой обеспечение необходимыми ресурсами предприятия в комплексе.

Кроме закупок, снабжение может включать в себя транспортировку, хранение, складскую переработку и пр. Получается, что снабжение гораздо шире по своему содержанию – это более объемное понятие.

Насколько начальнику отдела снабжения необходимы навыки ведения переговоров?

Такие навыки будут весьма полезны для руководителя отдела снабжения, поскольку эта должность предполагает не только чисто административные функции, но взаимодействие с другими людьми, в том числе с поставщиками. Топ-менеджер по снабжению должен стремиться к оптимизации расходов, и один из способов добиться этого – получить более выгодные условия сотрудничества с партнерами.

В современном бизнесе востребовано умение мастерски вести переговоры, так как характер и сама возможность соглашения определяется субъективной волей их участников. Развитые коммуникативные навыки помогут общаться с разными людьми, с использованием различных приемов. Скажем, в одних ситуациях следует сделать ставку на рациональные доводы, а на других людей можно повлиять и эмоционально.

Читайте также! Необходимые навыки для ведения переговоров

Для достижения успеха требуется подготовка к переговорам — прежде всего необходимо получить информацию о собеседнике, выяснить его сильные и слабые стороны, исходя из чего и выстраивать сценарий беседы. Соответственно, опытный переговорщик сумеет обеспечить для своей компании более выгодные условия поставок.

Какова средняя зарплата начальника отдела снабжения?

Конечно, диапазон достаточно широк – это зависит от величины и финансового положения компании, региона и других факторов. Ориентировочно начальник отдела снабжения может рассчитывать на зарплату от 60 000 до 80 000 рублей, а в крупных городах от 80 000 до 150 000 рублей. Для сравнения: рядовые сотрудники этого подразделения обычно получают в 1,5-2 раза меньше.

В целом снабжение играет значимую роль в функционировании любой коммерческой организации, и от руководителя этого подразделения требуется отладить все внутренние бизнес-процессы, чтобы компания была обеспечена необходимыми ресурсами. Чтобы стать профессионалом в этой сфере, нужны разнообразные знания и умения, но зато опытные специалисты данного профиля весьма востребованы на современном рынке труда.