Лого http://academy-of-capital.ru/
Форма отчета для менеджера по продажам: какой она должна быть?
Форма отчета для менеджера по продажам: какой она должна быть?

Форма отчета для менеджера по продажам: какой она должна быть?

18.12.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • Зачем и кому нужны отчеты по продажам
  • 4 формы отчета для менеджеров по продажам
  • Форма отчетности пайплайн продаж
  • Другие способы контроля менеджеров

Форма отчета для менеджеров по продажам существует не в единственном виде, на самом деле их несколько. Зачем такие документы вообще нужны, знает далеко не каждый. Тут все просто. Как пелось в одной старой песне – денежки любят счет. Каждый грамотный предприниматель это прекрасно понимает.

Если менеджеры не будут отчитываться, как контролировать их работу? Да, сегодня на помощь приходит CRM. Но и в этой системе тоже нужны отчеты. Расскажем об основных, без которых бизнес начнет буксовать.

Зачем и кому нужны отчеты по продажам

Любую организацию можно сравнить с механизмом часов, в котором каждый сотрудник – отдельная шестеренка. Руководитель предприятия в данном примере играет роль мастера, который следит за тем, чтобы все части системы слаженно работали и выполняли свои обязанности.

В реальности управляющим сложно оценить деятельность своих сотрудников, не видя результатов их труда. Практически на каждом предприятии от менеджеров требуют составлять отчеты о проделанной работе. Обычно их сдают с периодичностью раз в неделю, но это зависит от особенностей деятельности организации. Каким-то компаниям хватает отчета один раз в месяц, а кому-то нужно каждый день. Такие документы позволяют работодателям проследить не только за тем, чем занимался сотрудник на своем месте, но и какую пользу приносит предприятию.

Зачем и кому нужны отчеты по продажам

Иногда сотрудники фирм чувствуют себя оскорбленными требованием руководителя предъявлять отчет о своей деятельности. «Зачем это нужно?» – думают они. Но в этих документах всегда есть смысл.

Во-первых, такой отчет нужен самому менеджеру. Если добросовестно его выполнять, можно обнаружить слабые места в работе, а значит, стоит развиваться и совершенствоваться в этом направлении. Зная о своих ошибках, можно быть внимательнее и больше их не делать.

Во-вторых, доклад необходим руководителю предприятия. С помощью этого документа можно определить, с какой скоростью и качеством выполняются поставленные задачи.

Также он может ответить на множество возникающих вопросов руководителя, которому не нужно будет объяснять, чем сотрудник занимался в течение дня или почему нужно заменить офисную технику на более современную. Потому что в отчете будет указано, что для более быстрого выполнения операций требуется мощный компьютер. От исполнителя в данном случае ничего не зависит, ускорить работу устаревшей техники невозможно, именно поэтому и случаются частые паузы в работе, что так нервирует начальство.

4 формы отчета для менеджеров по продажам

Отчет менеджера по продажам – важный документ контроля, на основе которого принимаются решения, влияющие на выручку. В систему ежедневной и еженедельной отчетности входит несколько форм.

1. План оплат на неделю

Рекомендуется контролировать работу именно за неделю, так как это период критичный для прогноза закрытия сделок.

Сформируйте в CRM следующую форму:

План оплат на неделю

От менеджеров необходимо требовать заполнения этой формы в CRM в конце каждой недели, когда уже есть некоторые наработки и планы по клиентам.

Еженедельно, например в понедельник, можно организовать совещание, на котором прилюдно обсуждать отчет за предыдущий период. Так вы утвердите планы каждого менеджера и обяжете его их выполнить.

Важной графой в отчете является та, где указано, в какой срок поступят деньги от заказчика –«Когда оплатит». При заполнении этого пункта у менеджеров возрастает ответственность, и они стараются придерживаться указанных сроков.

Нужно понимать, что всего одна неделя без прибыли наносит ущерб компании, возникают проблемы с кредиторами, кассовые разрывы. Поэтому данная форма отчета для менеджера по продажам предоставляет возможность вовремя увидеть недочеты в работе и исправить их.

2. Отчет менеджера по продажам: факт оплат на сегодня

Этот отчет выполняет информационную функцию и показывает количество оплаты за прошедший день. Руководитель имеет возможность получать и отслеживать оперативные данные.

Отчет менеджера по продажам

В столбце «Статус оплаты» можно указывать разные варианты состояния счета:

  • оплачено;
  • частично оплачено;
  • счет на оплате.

Этот план может заполняться менеджером в течение всего дня. Руководитель назначает определенные часы сдачи отчета, например 12.00, 16.00 и 18.00 часов. В это время он мониторит обстановку, проверяет факт заполнения формы, отслеживает оплаты на настоящий день. Такой почасовой анализ поможет проконтролировать ситуацию с продажами, а также стимулирует продавцов быть исполнительными.

3. План оплат на завтра

Этот отчет представляет более детальный план на неделю, только с описанием каждого дня.

План оплат на завтра

Графы из этой формы менеджер заполняет в конце рабочего дня. В следующие сутки руководитель проверяет отчет и сверяет его с задачами по оплате на неделю.

Анализ подобной отчетности дает возможность управляющему отделом вовремя заменить недочеты в работе продавца и скорректировать стратегию его работы.

4. Сводная таблица показателей по отделу

Сводный отчет по всем менеджерам по типу «доска» – базовая форма предоставления данных. В ней отображаются динамические изменения выполнения плана продаж по каждому сотруднику. Она создается для показа и сбора информации по работе всего отдела.

Для демонстрации этот отчет выводится на большой монитор или расчерчивается на обычной доске. Эта форма заполняется автоматически в CRM, где есть данные по деятельности каждого продавца.

Стоит обратить внимание на столбец с названием «% выполнения плана на текущий день». Его нужно поподробнее разобрать. Этот пункт показывает не фактический процент выполнения плана продаж на месяц. Он отражает скорость исполнения задач, с помощью него можно составить прогноз, насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если тот продолжит работать в таком же темпе, что и сейчас.

Формула расчета значений, записываемых в графу «% выполнения плана на текущий день», выглядит так:

Факт на текущий момент : (план на месяц : общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Получается, если у менеджера результат меньше 100 процентов, то он не успевает выполнить план по продажам при настоящем количестве усилий и при существующей стратегии.

Сводная таблица по отделу необходима, чтобы психологически воздействовать на продавцов, побудить их быть более активными и предпринимать решительные, но разумные шаги к достижению поставленного плана.

Форма отчетности пайплайн продаж

Стоит отдельно отметить данную форму предоставления информации менеджерами. Пайплайн продаж – это документ, отчет или сводка, в которой собраны данные по движению клиентов. Здесь прописаны все статусы клиентов – от первого контакта до заключения договора, оплаты, отгрузки. Выглядит отчет как большая сводная таблица по всем покупателям. Многие называют ее «старшим братом» CRM-системы, только в формате Excel.

Форма отчетности пайплайн продаж

Можно сравнить pipeline с воронкой продаж, так как и то и другое используется для планирования и оценки эффективности компании. Но все-таки они отличаются. Потому что в воронке продаж главное – конверсия и этапы продажи, а пайплайн состоит из историй превращения заявок в сделку.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Пайплайн состоит из:

  • идентификатора и наименования сделки;
  • контактных данных клиента и Ф. И. О. менеджера, который проводит сделку;
  • названия продукта или услуги;
  • стоимости сделки;
  • этапов и статуса сделки;
  • вероятности закрытия договора.

В пайплайн находится большой массив информации о процессах сделок с клиентами. На основе этого отчета возможно построение воронки продаж, но не наоборот. Пайплайн из воронки продаж не получится вывести, потому что она состоит из меньшего количества данных. Воронка не предоставляет достаточно информации для прогнозов, анализа и менеджмента.

Работая с пайплайн, руководитель постоянно взаимодействует с сотрудником по вопросам принятия решений, которые приведут к заключению договора с клиентом. Чтобы взаимодействие управляющего и работника было эффективным необходимы следующие условия:

  • Работа и отчеты менеджеров должны отображаться в CRM.
  • Руководитель отбирает сделки с помощью фильтров в CRM и выгружает отдельную форму.

В этой форме выделяют графы «этап сделки» и «вероятность», которые зависят друг от друга. На вероятность оплаты сделки сильно влияет, на каком этапе находится клиент. Степени вероятности определяются исходя из индивидуального опыта ведения бизнеса. Также имеет значение отрасль компании и уровень лица, ведущего клиента, – менеджер среднего звена, начальник отдела или руководитель предприятия. Вот реальный пример такой шкалы.

  • Отправлено коммерческое предложение – вероятность оплаты до 50 %.
  • Отправлен договор – 50–70 %.
  • Договор подписан – 70–90 %.
  • Выставлен счет – 90 –100 %.

Форма отчетности пайплайн продаж

Управлять результатами в отчетах менеджера и пайплайном можно, если следовать следующим принципам:

  1. Общее состояние работы сотрудника анализируется ежедневно. Особенно это актуально для новых менеджеров, испытывающих эмоциональное выгорание. Если контролировать каждого продавца по опорным точкам (отчеты по часам) ежедневно, то можно отследить изменения пайплайн менеджера.
  2. Нельзя допускать переполнения или пустоты пайплайн. Отслеживайте по предоставляемым ежедневным отчетам закрытие сделок у менеджеров и добавляйте им новые актуальные задачи. Лучше всего, когда добавление происходит автоматически после отработки старых сделок с учетом длины этапов выполнения работ. Это поможет достичь баланса в деятельности продавцов.
  3. В работе с пайплайн необходимо настроить контроль среднего чека. Достижение определенного уровня по стоимости продаваемой продукции необходимо для успешной деятельности компании. Если это не происходит по каким-то причинам, есть повод провести совещание с сотрудниками и организовать тренинги по проблемным этапам.
  4. Все усилия продавцов должны опираться на маркетинговые стратегии. Каждый этап сделки может подкрепляться чем-то, что будет подталкивать клиента к сделке. Например, к письму с коммерческим предложением можно прикрепить обучающую электронную книгу, которая будет полезна клиенту. Для того чтобы оплату произвели быстрее, рекомендуется предоставить дополнительные бонусы, действующие ограниченное время.

Другие способы контроля менеджеров

Наконец, попробуем определиться, что делать, если менеджер не пишет отчеты. Нужно различать, чем руководствуется человек, когда не сдает доклад о работе. Либо он просто нерадивый сотрудник, какие есть в каждом коллективе, либо форма ежедневного отчета для менеджера по продажам ему в новинку. Если вы впервые вводите на предприятии подобный документооборот, то нельзя быть уверенным, что люди сразу начнут все делать как надо.

Способы контроля менеджеров

Ваши сотрудники привыкли к определенному ритму в работе, и поначалу им бывает сложно перестроиться, выделить время на заполнение отчета перед уходом с работы. Для этого нужно стимулировать своих менеджеров. Может быть, придется напоминать почаще о новых обязанностях.

При продолжающемся игнорировании просьб работодателя следует переходить к применению наказаний. Установите условие – без отчета рабочий день не будет оплачен; введите составление отчета в KPI сотрудника. Риск потерять заработную плату быстро приучит работников соблюдать дисциплину.


Попап:  Корп