Зачем и кому нужны отчеты по продажам

Любую организацию можно сравнить с механизмом часов, в котором каждый сотрудник – отдельная шестеренка. Руководитель предприятия в данном примере играет роль мастера, который следит за тем, чтобы все части системы слаженно работали и выполняли свои обязанности.

В реальности управляющим сложно оценить деятельность своих сотрудников, не видя результатов их труда. Практически на каждом предприятии от менеджеров требуют составлять отчеты о проделанной работе. Обычно их сдают с периодичностью раз в неделю, но это зависит от особенностей деятельности организации. Каким-то компаниям хватает отчета один раз в месяц, а кому-то нужно каждый день. Такие документы позволяют работодателям проследить не только за тем, чем занимался сотрудник на своем месте, но и какую пользу приносит предприятию.

Иногда сотрудники фирм чувствуют себя оскорбленными требованием руководителя предъявлять отчет о своей деятельности. «Зачем это нужно?» – думают они. Но в этих документах всегда есть смысл.

Во-первых, такой отчет нужен самому менеджеру. Если добросовестно его выполнять, можно обнаружить слабые места в работе, а значит, стоит развиваться и совершенствоваться в этом направлении. Зная о своих ошибках, можно быть внимательнее и больше их не делать.

Во-вторых, доклад необходим руководителю предприятия. С помощью этого документа можно определить, с какой скоростью и качеством выполняются поставленные задачи.

4 формы отчета для менеджеров по продажам

Отчет менеджера по продажам – важный документ контроля, на основе которого принимаются решения, влияющие на выручку. В систему ежедневной и еженедельной отчетности входит несколько форм.

1. План оплат на неделю

Рекомендуется контролировать работу именно за неделю, так как это период критичный для прогноза закрытия сделок.

Сформируйте в CRM следующую форму:

От менеджеров необходимо требовать заполнения этой формы в CRM в конце каждой недели, когда уже есть некоторые наработки и планы по клиентам.

Еженедельно, например в понедельник, можно организовать совещание, на котором прилюдно обсуждать отчет за предыдущий период. Так вы утвердите планы каждого менеджера и обяжете его их выполнить.

Важной графой в отчете является та, где указано, в какой срок поступят деньги от заказчика –«Когда оплатит». При заполнении этого пункта у менеджеров возрастает ответственность, и они стараются придерживаться указанных сроков.

Нужно понимать, что всего одна неделя без прибыли наносит ущерб компании, возникают проблемы с кредиторами, кассовые разрывы. Поэтому данная форма отчета для менеджера по продажам предоставляет возможность вовремя увидеть недочеты в работе и исправить их.

2. Отчет менеджера по продажам: факт оплат на сегодня

Этот отчет выполняет информационную функцию и показывает количество оплаты за прошедший день. Руководитель имеет возможность получать и отслеживать оперативные данные.

В столбце «Статус оплаты» можно указывать разные варианты состояния счета:

• оплачено;
• частично оплачено;
• счет на оплате.

Этот план может заполняться менеджером в течение всего дня. Руководитель назначает определенные часы сдачи отчета, например 12.00, 16.00 и 18.00 часов. В это время он мониторит обстановку, проверяет факт заполнения формы, отслеживает оплаты на настоящий день. Такой почасовой анализ поможет проконтролировать ситуацию с продажами, а также стимулирует продавцов быть исполнительными.

3. План оплат на завтра

Этот отчет представляет более детальный план на неделю, только с описанием каждого дня.

Графы из этой формы менеджер заполняет в конце рабочего дня. В следующие сутки руководитель проверяет отчет и сверяет его с задачами по оплате на неделю.

Анализ подобной отчетности дает возможность управляющему отделом вовремя заменить недочеты в работе продавца и скорректировать стратегию его работы.

4. Сводная таблица показателей по отделу

Сводный отчет по всем менеджерам по типу «доска» – базовая форма предоставления данных. В ней отображаются динамические изменения выполнения плана продаж по каждому сотруднику. Она создается для показа и сбора информации по работе всего отдела.

Для демонстрации этот отчет выводится на большой монитор или расчерчивается на обычной доске. Эта форма заполняется автоматически в CRM, где есть данные по деятельности каждого продавца.

Формула расчета значений, записываемых в графу «% выполнения плана на текущий день», выглядит так:

Факт на текущий момент : (план на месяц : общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Читайте также! Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель

Получается, если у менеджера результат меньше 100 процентов, то он не успевает выполнить план по продажам при настоящем количестве усилий и при существующей стратегии.

Сводная таблица по отделу необходима, чтобы психологически воздействовать на продавцов, побудить их быть более активными и предпринимать решительные, но разумные шаги к достижению поставленного плана.

Форма отчетности пайплайн продаж

Стоит отдельно отметить данную форму предоставления информации менеджерами. Пайплайн продаж – это документ, отчет или сводка, в которой собраны данные по движению клиентов. Здесь прописаны все статусы клиентов – от первого контакта до заключения договора, оплаты, отгрузки. Выглядит отчет как большая сводная таблица по всем покупателям. Многие называют ее «старшим братом» CRM-системы, только в формате Excel.

Можно сравнить pipeline с воронкой продаж, так как и то и другое используется для планирования и оценки эффективности компании. Но все-таки они отличаются. Потому что в воронке продаж главное – конверсия и этапы продажи, а пайплайн состоит из историй превращения заявок в сделку.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Пайплайн состоит из:

• идентификатора и наименования сделки;
• контактных данных клиента и Ф. И. О. менеджера, который проводит сделку;
• названия продукта или услуги;
• стоимости сделки;
• этапов и статуса сделки;
• вероятности закрытия договора.

В пайплайн находится большой массив информации о процессах сделок с клиентами. На основе этого отчета возможно построение воронки продаж, но не наоборот. Пайплайн из воронки продаж не получится вывести, потому что она состоит из меньшего количества данных. Воронка не предоставляет достаточно информации для прогнозов, анализа и менеджмента.

В этой форме выделяют графы «этап сделки» и «вероятность», которые зависят друг от друга. На вероятность оплаты сделки сильно влияет, на каком этапе находится клиент. Степени вероятности определяются исходя из индивидуального опыта ведения бизнеса. Также имеет значение отрасль компании и уровень лица, ведущего клиента, – менеджер среднего звена, начальник отдела или руководитель предприятия. Вот реальный пример такой шкалы.

• Отправлено коммерческое предложение – вероятность оплаты до 50 %.
• Отправлен договор – 50–70 %.
• Договор подписан – 70–90 %.
• Выставлен счет – 90 –100 %.

Управлять результатами в отчетах менеджера и пайплайном можно, если следовать следующим принципам:

Другие способы контроля менеджеров

Наконец, попробуем определиться, что делать, если менеджер не пишет отчеты. Нужно различать, чем руководствуется человек, когда не сдает доклад о работе. Либо он просто нерадивый сотрудник, какие есть в каждом коллективе, либо форма ежедневного отчета для менеджера по продажам ему в новинку. Если вы впервые вводите на предприятии подобный документооборот, то нельзя быть уверенным, что люди сразу начнут все делать как надо.

Ваши сотрудники привыкли к определенному ритму в работе, и поначалу им бывает сложно перестроиться, выделить время на заполнение отчета перед уходом с работы. Для этого нужно стимулировать своих менеджеров. Может быть, придется напоминать почаще о новых обязанностях.

Читайте также! Геймификация в бизнесе: от понимания до внедрения

При продолжающемся игнорировании просьб работодателя следует переходить к применению наказаний. Установите условие – без отчета рабочий день не будет оплачен; введите составление отчета в KPI сотрудника. Риск потерять заработную плату быстро приучит работников соблюдать дисциплину.