Задачи эффективной презентации

Данный способ представления информации обычно применяется в рекламе и публичных выступлениях. С его помощью фрилансеры, создатели стартапов и дистанционные работники демонстрируют личные кейсы или наборы скиллов (компетенций). Если грамотно подать свои возможности, можно опередить соперников и претендентов. Методы эффективной презентации решают важные задачи в разных сферах.

Продажи

Коммерческие предложения в торговле создают в формате представления продукта. Для начала можно сделать пару общих презентаций – для бизнеса (B2B) и потребителей (B2C), а после составлять под каждого конкретного клиента. Иногда их создают для основных сегментов ЦА, чтобы покрывать запросы разных категорий покупателей и получать широкий отклик.

Обучение

Часто презентации проводят для учащихся и слушателей семинаров. Излагая сложные для восприятия материалы, придерживайтесь правил оформления документа: текст подгоняется под левый край, каждый слайд имеет лишь один акцент, есть схематичные изображения и графики. Фон выбирают ненавязчивым, а шрифт неброским.

Публичные выступления

В таких мероприятиях презентативная подача информации позволит спикеру удерживать внимание слушателей. В слайдах показывайте основные данные, которые нужны для освоения темы. Не стоит нагружать их лишним текстом. Оптимальный шрифт должен быть среднего размера, а задний фон – не раздражающим для глаз.

Продвижение бренда или сайта

Презентации обычно загружаются на свой ресурс либо бесплатный хостинг-сервис типа Slideshare.net. Сотрудники и покупатели могут скачать оттуда все, что их интересует. Поисковые машины индексируют такую информацию, что повышает посещаемость онлайн-площадки.

Виды презентаций

Информационные

Эффективная веб-презентация такого плана практикуется в образовании и может быть трех типов:

Корпоративные

Многие предприятия описывают механизмы внутренних коммуникаций для персонала, соискателей и компаньонов посредством презентаций. Какими они могут быть?

Инвестиционные

Как видно из названия, такие презентации используют для привлечения спонсорских средств. Они бывают следующих типов:

Маркетинговые

Самая эффективная презентация, которая лидирует по популярности. Главная цель ее – поднять продажи.

Правила составления эффективной презентации

Мощное представление продукта, проекта или бренда включает важную для ЦА информацию, что мотивирует людей к покупкам, плюс стильный, узнаваемый дизайн. Шрифты, структура текста, оформление слайдов – все это вносит свою лепту в результат. Рассмотрим типовые правила эффективных презентаций и то, что может «зацепить» аудиторию.

Строение текста, выбор шрифта:

• Под одну идею создается 1 слайд. Главную мысль нужно озвучить во вводной фразе текста.
• Формат страницы. Сплошные текстовые «простыни» без отступов или абзацев обычно не читают. Пишите тезисно и применяйте списки.
• Шрифты. Их должно быть не более 2 видов. Лучше выбрать что-то типа Roboto или Monserrat с кириллицей и латиницей. Для публичных выступлений подойдет размер шрифта, который виден находящимся на последних рядах.

Читайте также! Брендинг: виды и особенности

Визуальные компоненты:

• Инфографика. Мотивирующие цитаты, графики и диаграммы вызывают интерес аудитории, предметно подают сложную информацию, показывают смысловое наполнение текста.
• Общий стиль визуального контента. Картинки и иконки выбирают в одном духе с идентичными параметрами.
• Монохромность. Если текстовое поле сделать однотонным, написанное воспринимается легко. Рисунки и орнаменты мешают чтению и засоряют общий фон.
• Расположение картинок. Изображение, растянутое на весь слайд, должно быть с разрешением, как на экране монитора или выше (к примеру, 1024 х 768, 1920 х 1080). Иначе оно выглядит размытым. Для мелких иллюстраций можно определить размер примерно, учитывая часть экрана, где они будут находиться.
• Минимальный колорит. Приемы эффективной презентации предполагают применение не больше 4-5 цветов.
• Анимация. Сегодня в тренде слайды с аниме: динамические текстовые блоки и движущиеся графические объекты оживляют сайты, привлекая посетителей.
• Гифы и смешные мемы. Добавляют в выступление долю юмора, что придает ему оригинальность. Такие презентации запоминаются надолго.
• Трехмерные иллюстрации. Это новая тенденция в маркетинге. На стоковых площадках 3D-графика обходится дороже, зато изображения тоньше прорисованы и создают эффект объема.
• Финальный Call to Action. Вместо привычной фразы «Спасибо за внимание!» опубликуйте на последнем слайде призыв к действию или что-нибудь полезное для посетителя. Например, корпоративные контакты, вопрос участникам или QR-код для перехода на сайт.

Сервисы и инструменты для создания презентации

Все имеющиеся программы такого плана группируются по направлениям. Рассмотрим их подробнее.

Палитры для правильного сочетания цветов:

• Color Palette. На этом сервисе есть профессиональные снимки в легко воспринимаемой цветовой гамме. Под каждым расположены наборы основных пронумерованных тонов (не более 5). При создании слайдов необходимо выбирать оттенки из одной подборки.
• Adobe Color. В программе можно подбирать созвучные оттенки посредством цветового круга.

Фотографии и интересные идеи для создания презентаций.

• Pinterest. Социальная площадка, где есть множество примеров, которые можно использовать для своих слайдов.
• Фотобанки. Огромный выбор шаблонных вариантов презентаций различного дизайна.
• Envato elements. Самый популярный интернет-магазин веб-сайтов в мире.
• Freepik (фотосток).
• Pexels. Здесь можно бесплатно выбрать и скомпоновать готовые изображения.
• Behance. Популярная медиа-платформа от Adobe, где можно посмотреть дизайнерские предложения и отыскать источник вдохновения.
• Graphicriver. Графической фотосток.
• Figma — функциональный сервис для создания интерфейсов и прообразов.
• Note and Point.
• Speaker Deck.
• Flickr. Фотохостинг для хранения цифровых фото и видео.

Комбинирование шрифтовых пар для сайтов:

• Google Fonts. Лучший в мире типографический каталог дизайнерских шрифтов, где можно визуально выбрать нужное вам сочетание.
• Google Type. Проект от опытных дизайнеров с готовыми подборками шрифтов. Здесь предусмотрен предварительный просмотр понравившейся комбинации. Сверху на экране есть названия шрифтовых пар.

Не стоит недооценивать влияние шрифтов на восприятие проекта в целом. Хоть это и небольшая деталь, но она дает свой вклад в создание эффективной и правильной презентации. Тем более что вышеуказанные сайты обеспечивают удобную работу со шрифтами и графикой.

На многих сервисах есть платные шаблоны и несколько бесплатных предложений. Так, на Рower Рoint имеется огромная подборка графиков и диаграмм, которые здесь же можно соединить с помощью анимации. В создании дизайна используются нижеперечисленные сервисы.

Бесплатные площадки:

• SlideGeeks;
• WPS Office от Windows;
• Шаблоны ROBIN, BANQUO, VIOLA, HAMLET, которые есть в PowerPoint;
• Keynote-шаблоны;
• Гугл-презентации;
• Офисный пакет LibreOffice Impress;
• Haiku deck;
• Slidesgo (Слайд-шоу);
• Crello;
• Peetch (темплейты для питч-дек);
• Keynude;
• SlideDog (может транслировать презентацию в Сети);
• WonderSllide;
• Canva (графический редактор для создания дизайна);
• SlidesCarnival;
• SlideModel (сервис для премиум-шаблонов PowerPoint);
• Visme (универсальная программа для онлайн-дизайна);
• SlideShare (конвертация презентаций во flash-формат);
• You Exec;
• Free Design Resources;
• io;
• Google Slides;
• ReadyMag (создание мультимедийного контента);
• Microsoft Sway;
• Kingsoft Presentation (входит в комплект Kingsoft Office Suite);
• Piktochart;
• Prezi (создание интерактивного контента);
• OpenOffice.

В эту категорию входят графические редакторы InDesign и Photoshop, где можно безвозмездно делать презентации. В большинстве бесплатных сервисов есть premium и business-версии, которые нужно купить. Там более широкий выбор образцов.

Платные площадки:

• Tilda (онлайн-конструктор сайтов);
• «ПромоШОУ» (мощная программа с 3D-эффектами);
• ProShow Producer (профессиональное ПО с видео уроками);
• Mesa-шаблоны;
• Vertex;
• Kaspian;
• Keynote для бизнеса (приложение от Apple);
• Booker.

Этапы составления эффективной презентации

Технология эффективной бизнес-презентации предполагает обстоятельную обработку информации, которую готовят к демонстрации. Процесс проходит поэтапно.

Этап 1. Структура презентации

Для составления плана выступления потребуются следующие данные:

• название компании;
• вид деятельности;
• производимая продукция;
• история развития организации, ее расположение;
• бизнес-партнеры (поставщики, клиенты, компаньоны);
• оказываемые услуги;
• конкурентные преимущества (собственные разработки, нововведения и др.).

Этап 2. Подача информации, иллюстративные материалы

На этом шаге нужно сообщить аудитории важные данные. В каком порядке это делать, решать вам. Что из методик можно предложить:

• от общего к деталям;
• прием сравнений;
• техника возражений («все это верно, но…»);
• формулирование выводов;
• метод «Крещендо» и др.

Как видите, приемы эффективной презентации разнообразны, и выбор есть. Но перед этим нужно оценить аудиторию ваших слушателей.

В процессе разработки бизнес-презентации не забывайте, что основная ее часть – визуализация объекта, на котором сфокусирована публика. Что это будет, выберите сами:

• представляемый продукт;
• его шаблон (модель);
• видеоролики и слайды;
• изображения и графика.

Для усиления эффекта презентации используются видимые элементы интерфейса – кнопки, блоки списков, метки и др. На практике отличный результат дают видеосюжеты или слайды. Анализ показал, что 50 % подаваемых материалов запоминаются за счет визуальной демонстрации контента. А если задавать сопутствующие вопросы, чтобы люди проговаривали новую информацию, можно повысить усвоение до 70%.

Этап 3. Программа для создания презентации

Основная часть ПО приспособлена для мультимедиа. Сейчас активно применяется универсальный Power Point Microsof.

Этап 4. Сценарий выступления

Скрипт должен оговаривать количество планируемых слайдов, их очередность, продолжительность показа, названия применяемых для этого программ. Еще нужно продумать средства навигации.

Мощными инструментами презентаций считается веб-анимация, облегчающая усвоение материала. Для этого используются разные эффекты. Допустим, та же «анимация по щелчку» – прием, который позволяет приостановить либо продолжить бизнес-презентацию, определяя темп мероприятия.

Или аниме-эффект «возникновение» – всплывание визуальных элементов в нужный смысловой момент, что позволяет акцентировать внимание аудитории на важном. Не забывайте, что целью каждой презентации является стремление вызвать интерес к продукту, бренду или теме выступления.

Этап 5. Репетиция

Желательно прорепетировать свою речь на месте проведения мероприятия, чтобы проверить функциональность оборудования и посмотреть расположение гостей. Что важно сделать на предварительном просмотре:

• включить аппаратуру и проверить, как она работает;
• принести и подготовить декорации (если это предусмотрено сценарием);
• организовать для зрителей сидячие места (при длительности презентации дольше 30 минут);
• заказать сувениры, буклеты и прочие раздаточные материалы;
• узнать количество выступающих;
• определить ведущего;
• уточнить регламент.

Этап 6. Презентация

Основные правила (а точнее, условия) для проведения эффективных презентаций:

• полностью владеть вопросом;
• привлечь внимание участников и точно донести им суть поднятой темы;
• сделать выступление интересным и живым;
• вставлять готовые примеры при необходимости;
• контролировать процесс и ситуацию, способную его сорвать;
• знать все данные о ценах и условиях покупки рекламируемого продукта.

Организационные вопросы, которые нужно продумать:

• регистрация участников и представителей СМИ;
• музыкальное сопровождение презентации.

Что еще предстоит сделать организаторам:

• обеспечить явку приглашенных из числа сотрудников компании;
• заблаговременно прорекламировать мероприятие, как можно шире охватив ЦА;
• оказывать поддержку выступающим, создавать позитивную атмосферу.

3 приема эффективной презентации

«Картина будущего»

Чтобы воспользоваться данным способом подачи информации, нужно определить потребности аудитории. Для этого задаем себе вопрос: «Зачем человеку нужен наш продукт?» Зная ответ, можно обрисовать клиентам будущую ситуацию, где они уже имеют представляемый товар. В начале выступления нужно сказать: «Что вы получите после покупки этого продукта (заказа услуги)?», – и тут же начинать рассказ, в котором заключен ответ на ваш вопрос.

Сравнение

С помощью этого приема можно продемонстрировать свои знания товара, его конкурентных преимуществ и конъюнктуры рынка вообще. Так вы повысите кредит доверия аудитории, и эффективная презентация вам будет обеспечена. Старайтесь не использовать такие фразы, как «У нас товар гораздо лучше и дешевле, чем у конкурентов». Такой подход насторожит клиента, и он решит, что вы нечисты на руку. Лучше акцентируйте внимание аудитории на свойствах своего продукта и обоснуйте выгодность покупки.

«Включение в действие»

Ничто так прочно не запоминается, как то, что человек делает сам. Это знают все опытные продавцы. Чем чаще покупатель контактирует с продуктом, тем больше привыкает к его свойствам и даже чувствует потребность в нем. В итоге это чувство побудит его к покупке. Выбрав для презентации прием «включение в действие», произносите фразы типа «Давайте сообща проверим, как работает прибор», «Нанесите на руки крем и почувствуйте, как изменилась кожа». Дайте возможность потребителю опробовать все преимущества товара, ощутить его комфорт и испытать от этого приятные эмоции. А после этого у покупателя появится потребность.

Читайте также! А/В-тесты: зачем нужны и как проводить

Правила завершения презентации

Привлечь внимание людей в начале выступления – это главнейшая задача. Но важно также завершить его на должном уровне, чтобы клиенты долго думали над вашей информацией.

Как закончить презентацию – 5 эффективных вариантов:

• Не применяйте технику Questions and Answers, поскольку это не запомнится. Гораздо выгоднее задавать вопросы в процессе выступления.
• Известные цитаты. Если у вас нет подходящих слов в данный момент, воспользуйтесь чужими.
• Мощный Call to Action. Цель каждой презентации – зажечь аудиторию и побудить ее к принятию решения.
• Финальная история. Рассказ в начале выступления позволит зацепить внимание клиентов, в конце – поможет эффективно подытожить сказанное.
• Ключевые мысли. Стандартный алгоритм профессиональных спикеров: озвучьте главное, что вы хотите донести до слушателей; изложите информацию; повторите вкратце, что вы рассказали.

Каждый требует внимания к себе. Если качественно выступить перед людьми, в конце у них появится желание поговорить. Уделите им внимание и покажите, что мнение клиентов важно для компании, вы цените комфорт своей ЦА.

Ошибки, снижающие эффективность презентации

Что делать нежелательно.

Аудиоэффекты

Появление очередного тезиса со звуком (свистом, вжиком и др.) раньше считалось модным приемом, но сейчас это неактуально и признано безвкусицей. К тому же режущие слух тона могут отвлечь внимание слушателей, а некоторых даже раздражать. Откажитесь от таких эффектов.

Впечатляющие межслайдовые переходы

В программе Power Point имеется большой набор подобных действий – панорама, сдвиг, вспышка, растворение и др. В прошлом это выглядело необычно, но сейчас практически не используется. Опять же эти «фишки» отвлекают от восприятия главной информации.

Осторожно с клип-артами

В коллекции PР есть иллюстрации для разных случаев и тем. При всем желании их применить – остановитесь! Такая графика давно уж примелькалась и смотрится безвкусно. Лучше воспользоваться профессиональными шаблонами от настоящих мастеров дизайна.

Не читайте по написанному

Спикер, который вещает по «шпаргалке», авторитет не завоюет. Если не можете запомнить целиком весь текст, то проговаривайте без подсказки ключевые тезисы.

Не злоупотребляйте режимом докладчика

 Этот формат, бесспорно, упрощает выступление, но все равно не нужно строить речь на считывании своих заметок. Можно периодически поглядывать в готовый текст, но помните, что люди уважают спикеров, которые владеют темой и легко импровизируют по ходу ситуации. Слушателям не нужен человек, пришедший просто почитать с экрана. В противном случае такой докладчик упускает шанс завоевать доверие клиентов. Они теряют интерес к его продукту и не воспринимают то, что он вещает.

Примеры эффективных презентаций

Для того чтобы работать без ошибок, нужно анализировать удачный опыт остальных. Вот несколько примеров:

• Основы HTML. Именно такой должна быть качественная обучающая презентация. Материалы подготовлены с помощью сервиса Prezi, где можно отражать динамику с эффектами движения. Здесь нужно подчеркнуть удачную коллекцию картинок для пояснения сути плюс необычный метод верстки текстового содержимого.
• 5 признаков, что ваша команда страдает от проблем коммуникации. Очередной яркий пример работы на платформе Prezi, посвященной теме бизнеса. Тут хорошо продемонстрировано сочетание фигур, картинок, текста, фотографий и ярких красок.
• Мини-воркшоп по скетчингу– разработка в стиле рисунков от руки. Пример того, как творческая личность воплощает свои идеи, выходя за рамки общепризнанных стандартов. Отдельные штрихи художник добавляет уже в процессе демонстрации продукта.
• 10 способов убить мотивацию сотрудников. Эффективная бизнес-презентация в ярком и слегка юмористичном духе по довольно важной теме. Она лишь подтверждает, что минимализм может быть совсем нескучным.
• Редизайн презентации компании Adidas. Работа выполнена в трех совершенно разных стилях – деловом (корпоративном), творческом и игровом. Здесь показаны два варианта презентации – что было до и стало после. Вы можете легко сравнить, насколько интереснее и круче получились слайды.
• Похожий редизайн для LinkedIn.

Много примеров, как нужно работать, подобрано по разным темам в галерее сервиса Prezi, на интернет-платформах Behance и Dribble. Есть они и на ресурсах профильных компаний (например, 24Slides), которые специализируются на создании презентаций.

Читайте также! Айдентика: задачи, виды, разработка

И в заключение хочется сказать, что в разработках очень важно соблюдать главные правила эффективных презентаций с учетом существующих условий. Помимо умственной, технической нагрузки всегда есть место творческим идеям. Тем, кто решил самостоятельно заняться подготовкой бизнес-презентаций от начала до конца и ожидает получить хороший результат, придется постараться. Вам в этом случае нужны аналитические и технические навыки, ораторское мастерство, творческие способности.

Это, конечно же, непросто. Но часть работы можно поручить специалистам. Сегодня существует масса сервисов и предложений, которые помогут вам в создании эффективной презентации.