Понятие бюджета проекта

Одним из важнейших разделов любого бизнес-проекта является бюджет, который включает расчеты по стоимости расходов на закупку всего необходимого, оплату труда исполнителей и пр., а также по поступлению доходов. При реализации плана за основу берутся именно эти показатели.

Бюджет представляет собой документ финансового характера, и для его составления необходим предварительный анализ.

Все статьи бюджета должны иметь четкую привязку – на какие именно цели расходуются средства и в каком объеме.

В процессе выполнения проекта ответственные лица контролируют, как фактические затраты соотносятся с планировавшимися цифрами, и по этому критерию тоже оценивается успешность реализации планов.

Значение бюджета бизнес-проекта заключается в том, что он:

• увязан с общим процессом исполнения проекта. Определить достигнутый прогресс можно по тому, какие задачи выполнены и сколько на это затрачено денежных средств.
• помогает инвесторам определить целесообразность вложений. Именно финансовая часть плана представляет для инвесторов наибольший интерес.
• способствует координации работы исполнителей, которые изначально знают, что им предстоит сделать, и какие на это планируются расходы.
• облегчает процесс последующего планирования с учетом того, насколько реалистичными оказались бюджетные прогнозы по завершенным этапам проекта.

По данным одного из опросов, 24 % руководителей проектов полагают, что некорректно составленный бюджет серьезно затрудняет реализацию бизнес-программ и приводит к повышенным расходам. Соответственно, одним из условий успешного воплощения проекта в жизнь является адекватное финансовое планирование.

Принципы формирования бюджета проекта

При составлении бюджета проекта следует руководствоваться несколькими принципами:

• Обоснованность – привязка к конкретным расходам, и выделенные средства должны гарантировать выполнение всех запланированных мероприятий.
• Реалистичность – соответствие расчетов рыночным ценам. В этом отношении негативные последствия имеет как занижение, так и завышение стоимости. В первом случае возникает угроза того, что проект не удастся выполнить. Во втором же у тех, кто распоряжается финансами, может появиться желание воспользоваться своим положением и присвоить «лишние» деньги. Поэтому следует ориентироваться на текущие цены с учетом реальной инфляции.
• Полнота – необходимо предусмотреть все расходы и прописать их, сколь бы малозначимыми они не казались, поскольку на стадии реализации проекта любое упущение может привести к проблемам.
• Срочность – помимо того, что затраты привязаны к мероприятиям, должны определяться и сроки расходования. К примеру, если какие-то денежные средства были вложены в реализацию проекта до его запуска, то включить их в бюджет не получится. Подобным образом выпадают из бюджета те затраты, которые фактически будут понесены после даты завершения проекта. Как правило, бизнес-проекты включают в себя разбивку на этапы с указанием сроков и направлений деятельности, подобным же образом строится и бюджетное планирование.

Виды бюджетов проекта

В зависимости от того, насколько высока вероятность внесения изменений в плановые показатели, выделяются три разновидности бюджетов проекта.

Фиксированный бюджет

После согласования и утверждения он не подлежит какой-либо корректировке. Чаще всего подобный подход применяется в государственных организациях, где четко определяются задачи и привязанные к ним средства, так что незапланированные траты невозможны. Ответственность за нарушение фиксированного бюджета несет руководитель проекта.

Гибкий бюджет

Здесь допускается коррекция расходов с учетом изменения внешней конъюнктуры, скажем рыночных цен на материалы или оплаты труда исполнителей. Возможность адаптации позволяет реагировать на перемены и использовать имеющиеся ресурсы оптимальным образом.

Комбинированный бюджет

Как уже видно по названию, это сочетание фиксированного и гибкого подходов. К примеру, общая сумма расходов на реализацию проекта строго определена, однако между отдельными статьями возможно перераспределение средств исходя из того, как будут меняться приоритеты.

Или же вдобавок к основному фонду создается резервный, который предназначен для покрытия незапланированных расходов. Особенно это актуально для масштабного проекта, рассчитанного на длительный срок, когда сложно прогнозировать, как сложатся обстоятельства.

Структура бюджета проекта

Помимо расходов, бюджет бизнес-проекта включает в себя и доходную часть, скажем в виде инвестиций или получения прибыли от реализованных элементов общего плана. Основой для составления бюджета может выступать соглашение с заказчиком и техническое задание. Доходная и расходная части бюджета распределяются по статьям, структура которых зависит от особенностей данного проекта.

Поскольку разработка бюджета – ответственная процедура, предварительным этапом обычно является финансовая аналитика, причем при определении затрат учитываются как прямые расходы (закупка материалов и оборудования, оплата труда работников и пр.), так и косвенные.

Оценка стоимости проекта предполагает смету расходов, привязанных к временным периодам. При этом возможна разбивка расходов на категории:

• операционные;
• управленческие;
• накладные;
• резерв на непредвиденные нужды

Операционные расходы проекта

Данный раздел бюджета проекта – это затраты на основные бизнес-процессы, непосредственно связанные с реализацией программы:

• покупка расходных материалов;
• коммунальные платежи;
• выплаты субподрядчикам;
• организация и проведение рекламных мероприятий;
• оплата труда исполнителей и пр.

Управленческие расходы

Эта часть затрат, не связанная с производственными процессами, но необходимая для управления реализацией проекта. Конкретные статьи:

• расходы на оплату труда управленческого персонала;
• командировочные расходы представителей администрации;
• обучение персонала и сертификация работ;
• обслуживание и эксплуатация административных зданий.

Накладные расходы

Накладные расходы представляют собой непроизводственные затраты, которые при этом обеспечивают непрерывность бизнес-процессов, скажем на консультационные и информационные услуги, на охрану, техническое обслуживание и т. п. Есть различные подходы к планированию данных расходов, особенно при одновременной реализации нескольких связанных проектов:

• отдельное их бюджетирование;
• применение коэффициентов распределения;
• определение ставки возмещения основных исполнителей, занятых в проектах, – при этом расходы делятся пропорционально затраченному времени, и для разных категорий сотрудников эти нормы могут отличаться;
• внутренний субподряд – в этом случае между подразделениями организации устанавливаются трансфертные цены, которые могут соответствовать рыночным или же корректироваться с учетом коэффициента на накладные расходы и других факторов.

Резерв на непредвиденные расходы

Рекомендуется планировать резерв на непредвиденные обстоятельства: поскольку рыночная ситуация в современных условиях может складываться непредсказуемо, то имеет смысл оставлять дополнительные средства.

Скажем, в ходе уточнения проектных решений выясняется необходимость в привлечении большего числа исполнителей. При этом резерв рассчитывается с учетом реальных и обоснованных рисков, и сама величина этого фонда должна быть адекватной в составе общей сметы – обычно не более 3-5 %.

Методы составления бюджета проекта

Сам процесс составления бюджета проекта может выглядеть по-разному: представляем основные методы его организации.

«Снизу вверх»

Здесь расчет начинается с оценки конкретных работ и товаров, необходимых для каждого отдельного шага в реализации проекта, – на завершающем этапе все это сводится воедино, и получается общий бюджет.

Скажем, наш проект носит название «Производство мебели». Декомпозируем одну из задач: если нам нужно сделать шкаф, то понадобятся панели для каркаса, фурнитура (ножки, петли, ручки и пр.), крепежные детали.

Точно так же высчитываются прямые затраты на производство других видов изделий, после чего добавляются управленческие, накладные и иные расходы.

«Сверху вниз»

В этом случае расчет делается обратным путем: сначала определяется общий размер бюджета, и далее он распределяется по разделам и статьям.

Например, на наш проект освоения мебельного производства выделяется 1 млн рублей. На организационные расходы по разделу «Шкафы» отводится 350 тысяч рублей, «Столы» – 250 000, «Стулья» – 200 000, еще 150 000 предназначены для управленческих нужд, а оставшиеся 50 000 – это накладные. На следующем этапе более подробно расписываются расходы в каждом разделе.

«По аналогии»

Если имеется опыт реализации такого же проекта, то можно взять за основу прошлый бюджет, сделав поправку на инфляцию и другие изменившиеся обстоятельства.

Так, нередко используются типовые бюджеты, которые корректируются с учетом задания заказчика проекта. Изменения здесь возможны двух типов:

• связанные с рыночной динамикой, например из-за повышения цен на работы и товары;
• по запросу заказчика, который решил в некоторых деталях отойти от типового проекта.

Например, аналогичный план по производству мебели уже был осуществлен другой компанией. На основе имеющейся документации был разработан бюджет проекта по актуальным ценам, причем общая структура расходов осталась неизменной.

Экспертная и параметрическая оценка

В первом случае для оценки ресурсов и планируемых работ привлекаются эксперты в этой области. Что касается параметрического метода, то он применяется только на ранней стадии проектирования, когда исходных данных недостаточно – тогда выделяются ключевые параметры цели, пропорционально которым рассчитывается вся смета по математической модели.

Читайте также! Срок окупаемости проекта: понятие, методы расчета

К примеру, мы решили, что ключевое значение имеет цена на древесину, поскольку именно эти заготовки составляют самую значительную часть себестоимости продукции. Далее производится экстраполяция динамики цен на древесину на изменение стоимости проекта. Правда, подобный метод не гарантирует высокой точности результатов и потому применяется, если альтернативы отсутствуют.

Этапы составления бюджета проекта

Бюджетное проектирование можно разделить на два крупных этапа — верхнеуровневое планирование, касающееся общих показателей, и детальное. Как правило, сначала решение принимается на первом уровне, а детали уточняются в процессе дальнейшей разработки сметы.

К примеру, проектная студия получает техническое задание от заказчика. Там расписаны ключевые требования, цели и задачи. Менеджер делает общую прикидку, какие вложения потребуются: он называет сумму, и если заказчика она устраивает, то работа продолжается, и расходы конкретизируются в соответствии с параллельно готовящейся проектной документацией.

При детальном бюджетировании оценивается объем расходов по всем категориям, для чего нужна дополнительная информация:

• Определение заинтересованных лиц

К примеру, кроме заказчика – главы фирмы, в согласовании проекта будут принимать участие и руководители подразделений, причем у них может быть свое видение реализации тех направлений, которые они курируют. Значит, с этими людьми нужно связаться.

• Сбор требований к проекту

После того как круг заинтересованных лиц определен, уточняются требования по планируемым результатам и финансовой части проектной документации. Скажем, нужно создать сайт: заказчики указывают, каково будет его содержание, набор функций, доступных пользователям и администратору, и другие характеристики.

• Оценка ресурсов

По исходным требованиям определяются ресурсы, которые потребуются для реализации проекта, – это может быть оборудование, расходные материалы, лицензии, труд исполнителей. Все это следует выразить в количественных показателях.

• Изучение рынка

После того как становится понятно, какие ресурсы потребуется привлечь, нужно рассчитать их рыночную стоимость. При этом сравниваются предложения от разных производителей, и определяются средневзвешенные цены.

При выборе подрядчиков цена является важным фактором, но далеко не единственным – нужно еще учитывать надежность потенциального партнера, его деловую репутацию. Для исследования рынка труда нередко привлекаются специалисты кадровой службы или HR-отдела.

• Оценка сроков работы

Следующий этап планирования – определение временных ориентиров. Менеджер проекта может взаимодействовать с руководителями команд, которые будут участвовать в реализации проекта. К примеру, он запрашивает программистов, дизайнеров и других сотрудников, сколько потребуется времени в человеко-часах для выполнения конкретной работы. Скажем, программный отдел разработчиков запрашивает 15 часов на подключение и настройку сервера.

После получения данных менеджер проекта сводит все воедино, привязывая часы к дням, причем для расчетов рекомендуется брать 6-часовой рабочий день, поскольку в реальности сложно обеспечить выполнение 8-часового графика в полном объеме.

Таким образом, в бюджете проекта важными составляющими являются объем работ и четкие сроки – очевидно, что превышение этих показателей поставит выполнение сметы под угрозу.

• Оценка возможных рисков

Как уже было отмечено, следует предусматривать непредвиденные расходы, поскольку всегда существуют независимые внешние обстоятельства. К примеру, уже в ходе реализации проекта изменилось законодательство, и теперь требуется сертификация рабочих мест – подобные расходы оплачиваются из резервного фонда.

На основе всего комплекса данных менеджер проекта формирует сводный бюджет с итоговыми цифрами, и после согласования с заказчиком стоимость проекта утверждается, устанавливаются жесткие финансовые границы на весь период выполнения запланированных работ.

Управление и контроль над бюджетом проекта

Контроль бюджета проекта включает в себя регулярный мониторинг с сопоставлением плановых и фактических затрат. При отклонениях необходимо проанализировать ситуацию, найти причины выхода за бюджетные рамки и при возможности устранить выявленное нарушение, вернувшись к проектным значениям.

Для эффективного контроля бюджета проекта пригодны различные методики и инструменты. К наиболее распространенным из них относятся:

• Бюджетная таблица — она наглядно представляет исполнение бюджета, и по ней легко находить отклонения. При этом в каждой статье приводятся плановые значения и фактические затраты, так что разница сразу видна.
• Диаграмма Ганта иллюстрирует выполнение графика работ по проекту. Она выглядит как последовательность полос, ориентированных вдоль оси времени – каждая полоска соответствует этапу реализации проекта или конкретному мероприятию, а границы указывают на временные интервалы. Благодаря диаграмме Ганта можно оценить ход выполнения работ, что напрямую связано с освоением бюджета, поскольку задержки обычно означают и перерасходы.
• Кривая затрат представляет собой график, который показывает динамику расходов по дням или другим временным периодам. Так появляется возможность анализа скорости и ритма расходования средств в сравнении с планом.
• Индекс выполнения работ (ИВР) демонстрирует соотношение между фактическим и запланированным объемом работ. По ИВР оценивается соответствие результатов понесенным затратам.
• Индекс затрат (ИЗ) показывает, на каком уровне находятся фактические расходы в сравнении с запланированными. Так определяется эффективность использования средств.

В рамках общей оценки бюджета проекта ключевое значение имеет достижение целей и иных плановых показателей.

Для того чтобы объективно выделить достоинства и недостатки конкретного проектного бюджета, нужно привлечь дополнительные данные, к примеру сравнить с другими проектами. На практике наиболее популярны следующие методы оценки бюджета:

• Сопоставление с аналогичными проектами – так можно ранжировать сметы по их относительной эффективности.
• Сравнение с бенчмарками, то есть стандартами или некими эталонными значениями. Бенчмарки играют роль абсолютной шкалы, по которой оценивается, насколько бюджет проекта приближен к оптимальным значениям.
• Анализ отдачи от инвестиций (ROI – return on investment) — в этом случае сопоставляются расходы и доходы по проекту и определяется общая его рентабельность (чем она больше, тем выше бизнес-эффективность проекта).
• Анализ чувствительности делает упор на выявлении влияния различных факторов на исполнение бюджета. При этом ключевыми характеристиками выступают устойчивость и гибкость сметы.

Пример бюджета проекта

Разберем бюджет проекта на конкретном примере: краудфандинговый проект по разработке мобильного приложения – ежедневника, объединяющего календарь с блокнотом.

Основная цель проекта: создание образца мобильного приложения с организацией кампании по привлечению средств на базе специального сайта (Kickstarter) в течение трех месяцев.

Цель бюджета: составление детального плана всех расходов.

Примечание: предварительным этапом является деятельность команды разработчиков приложения в виде стартапа – это не входит в состав бюджета проекта.

После составления базового варианта сметы нужно проанализировать все пункты, особое внимание обращая на менее приоритетные с целью сокращения необязательных расходов. Также рекомендуется добавить резерв на непредвиденные нужды. Завершающим же действием является утверждение проекта бюджета.

Проблемы составления бюджета проекта

Правильное формирование бюджета проекта – сложный и ответственный процесс. При отсутствии опыта лучше обратиться к специалистам – если не для разработки сметы, то хотя бы для проверки получившихся расчетов. Выделим наиболее распространенные проблемы, возникающие в ходе работы над бюджетом.

Если расходы поддаются адекватной оценке достаточно легко, то чаще сложности встречаются при прогнозировании прибыли. Одна из ошибок – сознательное занижение будущих доходов для перестраховки. Негативное последствие такого подхода – расхождение в документации между планируемой и фактической прибылью.

Читайте также! Договор подряда на выполнение работ: участники и условия

Соответственно, придется либо держать эти средства на счетах без движения и без отдачи для развития бизнеса, либо вкладывать в дополнительные проекты без предварительного анализа, что чревато убытками.

Поэтому хотя может показаться, что осторожное прогнозирование доходов не несет каких-либо рисков, все же в этом есть отрицательные стороны.

Еще хуже чересчур оптимистичный и малореалистичный взгляд на прибыль от проекта: нередко в документации указываются завышенные цифры, чтобы привлечь инвесторов.

С учетом этих показателей формируется и расходная часть бюджета, которая потом по факту доходами не покрывается. В результате начинает ощущаться недостаток средств на запланированные расходы, и приходится либо их сокращать, либо искать дополнительные источники доходов. При этом невыполнение доходной части бюджета вызывает неудовольствие инвесторов, опасающихся за свои вложения.

Также проблемы могут быть связаны с участием в реализации проекта нескольких подразделений, особенно если они слабо связаны друг с другом. В этом случае обязательно необходимо обеспечить четкое взаимодействие между смежными структурами, в том числе в вопросах финансовой дисциплины и отчетности.

Часто задаваемые вопросы о бюджете проекта

Какова общая структура бюджетного цикла?

Этот процесс состоит из нескольких фаз, ключевыми из которых являются планирование, контроль выполнения и последующий анализ бюджета. На стадии планирования определяются цели и задачи, общие контуры, а потом и детальное содержание сметы. Если в процессе расчетов были допущены грубые ошибки, то это ставит под угрозу успешную реализацию проекта.

Текущий контроль осуществляется в течение всего срока выполнения проекта – должны быть назначены ответственные за это лица, которые получают отчетную информацию непосредственно от остальных участников проекта.

Наконец, после завершения проекта обязательно выполняется анализ выполнения бюджета: при этом сопоставляются плановые и фактические значения, и если были расхождения, то выясняется, чем был вызван отход от планов и как это повлияло на ход работ.

Читайте также! Чистый денежный поток в бизнесе: определение, формулы, методы расчета и оценка

Подобная аналитическая деятельность имеет значение в рамках подготовки к новому бюджетному циклу – необходимо учитывать как положительный, так и отрицательный опыт, чтобы новая смета имела оптимальный вид.

Бюджет IT-проекта – каковы особенности его разработки?

Общие принципы неизменны, и характерными будут лишь статьи расходов, скажем основные затраты включают в себя издержки на разработку ПО, на приобретение лицензированных программ, на оплату услуг сотрудников, обслуживание оборудования, оплату связи и сервисов, и т. п.

Что учитывается при составлении строительного бюджета?

Главные затраты – материалы, техника, рабочая сила, получение различных разрешений. Особенностью являются значительные сезонные колебания цен на строительные материалы.

В целом бизнес-проектирование обязательно включает в себя подготовку бюджета с планированием расходов и доходов. Наличие сметных расчетов позволяет оптимальным образом распоряжаться имеющимися ресурсами и обеспечивать отдачу вложений. Именно корректно составленный бюджет является необходимым условием успешной реализации любого коммерческого проекта.