Понятие BPM-системы

Для удобства понимания договоримся, что BPM (business process management) означает управление бизнес-процессами.

При определении BPM-системы нужно понимать, что это инструмент для автоматизации и управления бизнес-процедурами в организации, который помогает оптимизировать рабочие процессы и повысить их эффективность.

Эта система дает два ключевых преимущества:

• Исключает потери данных. Клиентские запросы или задачи не теряются из-за смены сотрудников или их отсутствия.
• Обеспечивает прозрачность процессов. Система фиксирует этапы выполнения, сроки и ответственных, что позволяет выявить узкие места и улучшить работу команды.

Структура BPM-системы

BPM-система объединяет три ключевых элемента: модуль моделирования, ядро обработки процессов и пользовательский интерфейс. В модуле моделирования бизнес-аналитики разрабатывают и настраивают схемы процессов, задают последовательность действий и распределяют роли между участниками.

Ядро системы берет на себя выполнение процессов, обеспечивая их реализацию и контроль выполнения задач. Через пользовательский интерфейс сотрудники взаимодействуют с системой, получая задания и передавая результаты работы.

Конструктор для моделирования процессов

В BPM-системах используется несколько ключевых компонентов, которые упрощают моделирование, управление и анализ бизнес-процессов.

Инструмент моделирования представляет собой удобный графический интерфейс, напоминающий редактор схем. Он позволяет создавать бизнес-процессы, комбинируя готовые блоки, а встроенные шаблоны упрощают работу. Сначала процесс формируется как алгоритм, затем тестируется и запускается в эксплуатацию. Это позволяет без программирования строить рабочие схемы.

Модули управления бизнес-процессами

Механизмы управления — основа работы запущенных бизнес-процессов. Пользователи взаимодействуют с системой, а эти механизмы обеспечивают точное выполнение всех этапов в установленной последовательности. В частности:

• после запуска процесса они направляют задачи ответственным исполнителям;
• предоставляют доступ к определенным этапам только тем, кто наделен соответствующими правами;
• отправляют уведомления в случае несоблюдения сроков или нарушения последовательности.

Аналитические модули

Аналитические инструменты собирают данные о работе компании, формируя отчеты в виде графиков и таблиц. Это помогает отслеживать эффективность процессов, выявлять проблемные зоны и рассчитывать ключевые показатели. Благодаря аналитике можно не только понять, где возникают сбои, но и увидеть динамику продаж, выявить задолженности или оценить работу сотрудников.

Источник: freepik / freepik.com

Современные решения, такие как MANGO OFFICE, расширяют возможности BPM, анализируя коммуникации сотрудников с клиентами через мессенджеры, соцсети и чаты. Они выявляют нарушения стандартов, оценивают качество обслуживания и предоставляют результаты в удобной форме.

Интеграционные модули

Одним из ключевых преимуществ BPM-систем является их способность интегрироваться с различными IT-решениями. Внедряя такую систему в компании, которая уже активно использует другие программные продукты, важно обеспечить совместную работу всех инструментов, участвующих в бизнес-процессах.

В зависимости от функционала конкретной BPM-системы она может интегрироваться с рядом существующих сервисов, таких как:

• системы для автоматизации бухгалтерского учета и документооборота;
• корпоративные мессенджеры и чаты для общения сотрудников;
• почтовые сервисы для обработки электронной корреспонденции;
• системы IP-телефонии и кол-трекинга для улучшения взаимодействия с клиентами;
• сервисы для интернет-анализа и управления контекстной рекламой, которые помогают отслеживать эффективность маркетинговых кампаний.

Критерии выбора BPM-системы

Российский рынок предлагает широкий спектр программных решений для управления и автоматизации бизнес-процессов. Правильный выбор BPM-системы играет ключевую роль в улучшении эффективности компании и ее дальнейшем развитии. Рассмотрим несколько факторов, на которые стоит обратить внимание при выборе подходящего решения.

Простой интерфейс

Одним из самых важных критериев является удобство и простота интерфейса. Хорошая BPM-система должна быть инструментом, который помогает руководителю, а не усложняет его работу. Сложные и перегруженные интерфейсы, а также долгий процесс внедрения могут стать проблемой.

Читайте также! Внедрение автоматизации процессов: задачи, этапы, оценка эффективности

При выборе системы стоит обратить внимание на платформу, с которой можно работать без необходимости в обучении или привлечении сторонних специалистов. Рекомендуется запросить у разработчика демонстрацию функционала или воспользоваться тестовым периодом, чтобы убедиться в удобстве и интуитивности интерфейса.

Аналитика и отчеты

Для оценки эффективности работы команды BPM-система должна иметь возможности для сбора статистики и анализа промежуточных результатов. Визуализация данных и интеграция с различными виджетами позволят выявить слабые звенья в процессах и вовремя внести коррективы, предотвращая затраты времени и ресурсов.

Оповещения и контроль процессов

Система оповещений и контроля процессов является необходимым элементом надежного BPM-решения. Оно должно обеспечивать непрерывную работу команды, предотвращая задержки и сбои. Уведомления, отправляемые автоматически, помогут участникам своевременно реагировать на изменения или проблемы в процессе.

Масштабируемость и стабильность системы

Перед выбором BPM-системы важно четко определить, для каких целей она будет использоваться: для небольшой компании, для проектов в отдельных подразделениях или для масштабирования на многие задачи среднего и крупного бизнеса. От этого зависит, какие требования вы предъявите к масштабируемости и стабильности системы.

Если ваш бизнес предполагает большое количество пользователей и сложные процессы, необходимо выбирать систему, изначально спроектированную для работы в крупных организациях. Это можно понять, изучив основную аудиторию клиентов вендора.

Адаптивность и удобство доработок

Еще одним важным моментом является адаптивность системы и ее способность к доработкам. Даже в наиболее отлаженных процессах могут возникнуть ситуации, когда потребуется внести изменения — переназначить ответственного, заменить исполнителя или скорректировать путь согласования документа. Бизнесу надо оперативно реагировать на такие изменения, а гибкая BPM-система должна помогать в этом.

Источник: DilokaStudio / freepik.com

Чем более масштабным будет использование системы, тем важнее наличие инструментов для быстрого обновления и настройки процессов. Попросите у продавца продемонстрировать, как система справляется с обновлениями и доработками, чтобы убедиться в ее гибкости и удобстве.

Внедрение BPM-системы

Процесс внедрения BPM-системы начинается с тщательной подготовки, которая является основой всего дальнейшего развития. На этапе планирования необходимо выявить ключевые бизнес-процессы, которые требуют автоматизации, а также определить стратегические цели:

• Детализированное описание операций, включая их последовательность, сроки и особенности.
• Настройка программного обеспечения, чтобы оно соответствовало этим процессам.
• Запуск процессов для их тестирования и анализа результатов.

Еще одним важным аспектом внедрения системы является обучение сотрудников. Все, кто будет работать с программным решением, должны понимать его возможности и уметь правильно использовать инструменты, чтобы избежать ошибок в управлении процессами и анализе данных.

Процесс внедрения BPM-системы всегда зависит от специфики проекта, однако в общем виде он включает несколько этапов:

• Сначала необходимо выбрать процессы для автоматизации, разработать схему, которая описывает задачи, ответственных, ресурсы и логику работы. Это этап моделирования бизнес-процессов.
• Далее следует создание прототипа системы, который позволяет перевести процессы в цифровую форму и дать заказчикам возможность ознакомиться с функционалом и интерфейсом.
• После этого происходит синхронизация с внешними сервисами, если это необходимо для выполнения операций и анализа.
• На этапе тестирования система проверяется на корректность работы, устраняются ошибки и адаптируются функциональные особенности под конкретные требования.
• В заключение запускается система в реальных условиях, а сотрудники проходят обучение, чтобы эффективно работать с новым решением.

Популярные BPM-системы в России

Популярные BPM-системы включают такие примеры, как Comindware, ELMA и «1C-Битрикс», которые используются для управления проектами, документооборотом и другими корпоративными процессами.

Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — это мощная платформа для автоматизации бизнес-процессов, которая предоставляет инструменты для моделирования процессов, анализа их эффективности и настройки взаимодействий между ними с использованием графических блок-схем.

Бизнес-процессы в системе настраиваются через удобный конструктор, что упрощает их создание. Если разработка с нуля занимает слишком много времени или требует специальных навыков, Comindware предлагает библиотеку готовых шаблонов. Эти шаблоны можно легко адаптировать, добавляя новые поля или этапы, при этом система продолжает работать без сбоев, не нарушая текущую работу сотрудников.

Платформа включает встроенный мессенджер для оперативного общения сотрудников в рамках бизнес-процессов. Comindware доступна для бесплатного тестирования до 90 дней, после чего необходимо приобрести лицензию, стоимость которой зависит от функционала и потребностей клиента.

ELMA

ELMA — это BPM-система, предлагающая готовые шаблоны для бизнес-процессов, которые можно сразу использовать или адаптировать под специфические задачи и структуру компании. Работа с системой осуществляется через браузер, что упрощает доступ и управление процессами.

Источник: Glenn Carstens-Peters / unsplash.com

Пользователи могут воспользоваться базой знаний для быстрого освоения функционала. ELMA предлагает бесплатное тестирование, после которого нужно купить лицензию. Стоимость зависит от числа пользователей.

«Первая форма»

«Первая форма» представляет собой универсальную систему для управления бизнес-процессами, которая доступна как в веб-версии, так и через мобильное приложение. Это дает возможность сотрудникам работать в любом месте — как в офисе, так и удаленно, при этом все данные и инструменты всегда под рукой.

Система предоставляет гибкие возможности для расширения функционала с помощью дополнительных модулей, таких как документооборот, управление продажами, закупками и логистикой. Это позволяет интегрировать различные аспекты бизнеса в единую систему и эффективно управлять процессами на всех уровнях компании.

Читайте также! Автоматизация продаж: задачи, преимущества, инструменты

Стоимость лицензии формируется индивидуально в зависимости от выбранных модулей и масштабов внедрения, что позволяет настроить систему под конкретные нужды компании.

Часто задаваемые вопросы о BPM-системах

Какова стоимость внедрения BPM-системы?

Цена внедрения BPM-системы зависит от множества факторов, таких как масштаб проекта, количество и сложность процессов, которые необходимо автоматизировать. Основные расходы включают стоимость лицензий на ПО и затраты на интеграцию системы в инфраструктуру компании.

В случае необходимости закупки дополнительного оборудования для создания IT-инфраструктуры эти расходы также включаются в общий бюджет проекта.

Какие процессы можно оптимизировать и автоматизировать с помощью BPM-систем?

BPM-системы могут быть использованы для автоматизации широкого спектра процессов, включая управление проектами, обработку заявок, планирование задач, а также мониторинг и контроль их выполнения. Важно, что система настраивается для оптимизации процессов в разных областях деятельности компании.

Читайте также! Этапы автоматизации розничных продаж: подготовка и основные мероприятия

Что представляет собой BPMN и как он используется?

(Business Process Modeling Notation) — это стандарт, используемый для графического моделирования бизнес-процессов. Он включает в себя набор символов и блок-схем, которые позволяют ясно и понятно представлять последовательность действий и их взаимосвязи, делая их доступными для анализа и разработки как для технических специалистов, так и для руководителей компании.

Современные BPM-системы являются ключевым инструментом для эффективного управления бизнес-процессами. Сквозной процесс — тот, который затрагивает несколько подразделений компании и требует взаимодействия между ними. Управление такими процессами включает несколько важных этапов: моделирование, исполнение и мониторинг.

BPM-системы помогают на каждом из этих этапов, обеспечивая автоматизацию, контроль и анализ, что способствует улучшению эффективности и оптимизации рабочих процедур в организации.

Изображение в шапке статьи: freepik / freepik.com