Суть работы бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент – кто это? Это ключевой помощник руководителя. Он не только помогает с обычными задачами, но может даже частично выполнять обязанности своего начальника.

Бизнес-помощник решает различные деловые задачи, всегда в курсе событий, происходящих в компании, и знает рабочее расписание своего руководителя или отдела. Благодаря ему руководитель может сосредоточиться на более важных стратегических вопросах, передав рутинные и менее ответственные дела своему помощнику.

В основном «правая рука» занимается исключительно рабочими вопросами. Но иногда в его обязанности входит решение личных задач начальника, например бронирование столика в ресторане (даже если это не деловая встреча) или заказ такси.

Бизнес-ассистент может быть у руководителя всей компании, а также у начальника отдельного подразделения или отдела. При этом, независимо от уровня управления, ассистент должен разделять взгляды, ценности и вкусы своего начальника, чтобы быстро понимать его требования и логику действий.

Начальник и подчиненный должны чувствовать себя комфортно друг с другом, так как они проводят много времени вместе. Конечно, сейчас ассистентам предлагают работать удаленно, но такие вакансии пока встречаются редко.

Почему для ассистента лучше, чтобы он присутствовал лично? Вообразите ситуацию: начальник опаздывает на встречу с деловыми партнерами. Что может сделать бизнес-ассистент? Например, самостоятельно начать презентацию продукта, не тратя время на ожидание руководителя. Это позволит избежать финансовых потерь, сэкономить время и сохранить выгодное сотрудничество.

Однако иногда требуются помощники именно на удаленку. Например, для блогеров физическое присутствие бизнес-ассистента не так важно, как, скажем, для руководителей IT-отделов.

Функции и задачи бизнес-ассистента

Руководителю нужно не только принимать важные бизнес-решения, но и быть в курсе актуальной информации. Также ему приходится участвовать во множестве официальных мероприятий — встречах, переговорах, конференциях и т. д. Чтобы руководитель мог посвятить все свое рабочее время действительно важным задачам, ему и нужен помощник.

Повседневные обязанности бизнес-ассистента руководителя включают:

• Решение организационных вопросов. Ассистент освобождает руководителя от рутинных задач, например читает служебные письма, знакомится с прессой, звонит, чтобы назначить встречу, заказывает билеты и т. д. Таким образом, руководитель может сосредоточиться на основных функциях, которые требуют более профессиональных навыков и знаний.
• Освобождение руководителя от второстепенных задач. Ассистент не только берет на себя текучку, но и помогает руководителю в личных делах. Он может напомнить о важном семейном событии, помочь выбрать подарок, заказать цветы или столик в ресторане.
• Формирование позитивного имиджа о главе организации – в современном бизнесе само наличие личного помощника повышает статус руководителя в глазах клиентов и партнеров. Также присутствие помощника наглядно демонстрирует, что человек ценит свое время.

Получается, что бизнес-ассистент руководителя выполняет рутинную работу, чтобы разгрузить график патрона и сделать всю работу более продуктивной. Также он выступает фильтром, отбрасывая ненужную информацию и лишние вопросы, для чего требуется профессионализм и такт.

Для ассистентов руководителей это особенно важно, ведь круг их обязанностей может сильно различаться в разных компаниях — кто-то просто варит кофе и отвечает на звонки, а кто-то организует деловые встречи и участвует в переговорах в качестве полноценного представителя компании. Поэтому люди, занимающие эту должность, должны обладать широким набором знаний и умений.

Чтобы избежать недопониманий в будущем, необходимо четко определить обязанности помощника. Будет ли он заниматься только рабочими вопросами или же сможет помогать и в личных делах руководителя? Чаще всего в задачи ассистента руководителя входит следующее:

• Сбор и анализ информации. Перед переговорами, заключением сделки или принятием решения руководителю требуется вся информация по данному вопросу. Помощник должен уметь находить ее, используя различные источники.
• Передача информации от имени руководителя. Сотрудники компании, клиенты, партнеры — со всеми этими людьми руководитель крупной фирмы не может постоянно общаться лично. Поэтому часть коммуникации берет на себя ассистент.
• Контроль качества выполнения указаний руководителя.
• Планирование встреч. Руководителю бизнеса приходится много работать, поэтому лучше избавить его от организации мероприятий, запоминания их времени и т. п. Грамотный ассистент сам отслеживает все встречи, заблаговременно напоминает о времени и месте, а при необходимости договаривается о переносе или отмене.
• Ведение личного календаря. Ассистент помогает руководителю правильно распределять рабочее время с учетом всех запланированных задач и мероприятий.

Помимо этого, персональный помощник может заниматься и другими делами: оплачивать личные счета руководителя, заказывать канцелярские товары, обращаться за услугами к исполнителям, составлять доклады, изучать в СМИ материалы о потенциальных партнерах и публикации о деятельности компании.

Также ассистент обычно встречает посетителей, которые хотят записаться на прием. Таким образом, профессиональный помощник должен быть в курсе всех дел своего начальника и всегда готов выполнить его поручения.

Навыки и качества бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент не только обладает широким спектром различных навыков, но и демонстрирует определенные личные качества, которые позволяют ему выполнять свою работу быстро, незаметно и своевременно.

Более того, это самостоятельный специалист, способный принимать решения и решать вопросы, связанные с рабочими процессами, без посторонней помощи. Таким образом, у бизнес-ассистента обязанности могут быть следующие:

• Управление временем. Планирование расписания руководителя, напоминание о предстоящих встречах и мероприятиях, фиксирование задач в планере и отслеживание их выполнения.
• Работа с документами. Написание писем, оформление приказов, регламентов и других внутренних документов компании.
• Управление рядовым персоналом. Координация и организация работы водителей, курьеров, технических специалистов, а также контроль сроков и процесса выполнения задач.
• Взаимодействие с поставщиками: ведение переговоров, оформление и соблюдение договоренностей.
• Выполнение функций заместителя: управление проектами, организация работы сотрудников, проведение планерок, контроль сроков выполнения задач, помощь в решении проблем, представление руководителя на мероприятиях и ответы на вопросы.
• Отсеивание менее важных переговоров. Помощник отсекает от руководителя ненужную информацию, поддерживает положительный имидж компании и руководителя. Он назначает деловые встречи и самостоятельно проводит переговоры с нужными людьми.
• Работа переводчиком. Бизнес-ассистенту можно поручить как проведение устных переговоров, так и деловую переписку с иностранными клиентами или партнерами.
• Организация мероприятий. Бизнес-ассистент полностью организует мероприятия. Он готовит презентации, отправляет сотрудников в командировки, ведет протоколы встреч.
• Ведение личных дел руководства. Бизнес-ассистент знает о хобби своего начальника, разбирается, в каких магазинах стоит совершать покупку, знает проверенные, качественные бренды. Также он может заняться организацией дня рождения, распланировать путешествие, назначить личные встречи. Однако важно отметить, что такие задачи не должны занимать больше 10 % рабочего времени бизнес-ассистента.

Таким образом, список тех навыков, которыми в идеале должен обладать бизнес-ассистент, довольно большой. Поэтому на этой должности задерживаются только те специалисты, что обладают определенным складом характера.

Личные качества бизнес-ассистента:

• Стратегическое мышление. Бизнес-ассистент должен мыслить не как обычный сотрудник, а рассчитывать свои действия как стратег. Если обычный помощник или секретарь выполняет поручения, ни о чем не задумываясь, бизнес-ассистент ищет оптимальные решения, продумывает действия и планы наперед, выдвигает идеи, проявляет инициативу и не боится взять на себя ответственность.
• Эрудированность. Бизнес-ассистент обладает широким кругозором и может поддержать разговор на любую тему — от инвестиций до садоводства. Он эрудирован, дипломатичен, доброжелателен и строг одновременно.
• Навыки работы с современными информационными технологиями. Бизнес-ассистент мониторит новинки и тренды в сфере интересов компании и способен разобраться в любой программе или приложении. Таким образом, может предложить самые удобные цифровые инструменты – и для внутрикорпоративного общения, и для наиболее оптимального решения повседневных задач.
• Многозадачность. Бизнес-ассистенту нередко приходится выполнять несколько задач сразу. К примеру, он может одновременно отвечать на электронную почту, бронировать билеты и координировать работу коллег. Он устойчив к стрессу и всегда внимателен.
• Саморазвитие. Бизнес-ассистент в обучении находится постоянно. Например, внимательно изучает все бизнес-процессы компании, усваивает опыт коллег, умеет быстро находить требуемую информацию и делать из нее правильные выводы.
• Системность. Если у руководителя в планировании царит творческий беспорядок, то прямая задача ассистента – навести систему.

Вдобавок ко всему хорошо бы, чтобы бизнес-ассистент говорил с патроном на одном языке и разделял его ценности. Так совместная работа будет не только продуктивной, но и приятной.

Рекрутинг бизнес-ассистента

Существует несколько основных способов поиска сотрудников на должность бизнес-ассистента.

• Сайты по поиску кадров. Это могут быть такие ресурсы, как hh.ru, superjob.ru или profi.ru. Они позволяют охватить максимальное количество соискателей, но стоит учесть, что значительная часть откликов наверняка окажется нерелевантной, а кандидаты могут пропасть со связи в любой момент.
• Telegram-каналы. Многие известные каналы с вакансиями принадлежат сервисам по поиску работы. Некоторые из них размещают объявления бесплатно или за небольшую плату. Также можно разместить вакансию в каналах, специализирующихся на работе, на маркетплейсах. Количество кандидатов будет зависеть от того, насколько правильно вы подберете каналы.
• Рекомендации знакомых и других руководителей. Этот способ позволяет избежать необходимости разбирать горы нерелевантных откликов. Кроме того, вы можете получить живой отзыв о деловых и личных качествах будущего сотрудника.

Основную информацию о кандидате обычно можно взять из резюме и переписки в мессенджере, но после предварительного отбора все равно стоит провести личное собеседование, очно или по видеосвязи.

В начале разговора расскажите соискателю:

• в чем заключается ваш бизнес;
• какие обязанности будет выполнять ассистент;
• каковы условия работы для кандидата.

Стандартная просьба рассказать о себе позволит понять, как кандидат говорит и оценивает свой опыт работы. Также стоит задать следующие вопросы:

• какие достижения были на прошлых местах работы;
• что соискатель считает своими главными успехами в карьере;
• почему ищет новую работу;
• чем заинтересовала вакансия;
• в чем, по его мнению, суть предстоящих задач.

Во время собеседования важно обратить внимание и еще на такие моменты:

• пунктуальность кандидата;
• связность и грамотность его речи;
• умение отвечать прямо или склонность избегать прямых вопросов;
• отзывы о предыдущем работодателе;
• частота смены мест работы;
• общее впечатление от соискателя как от специалиста и человека.

Если кандидат произвел на вас положительное впечатление, можно предложить ему выполнить тестовое задание. Это может быть несложная задача из вашей повседневной работы, например составление отчета за месяц или анализ данных о продвижении товара. Результаты выполнения тестового задания помогут принять окончательное решение о найме.

Введение в работу бизнес-ассистента

Мало просто нанять хорошего специалиста, важно грамотно его интегрировать в рабочий процесс, объяснить внутренние правила и особенности взаимодействия, а также наладить коммуникацию.

Итак, вы выбрали бизнес-ассистента, должностная инструкция и трудовой договор подписаны. Что же дальше?

Онбординг нового сотрудника

На этапе адаптации не жалейте времени на нового ассистента, как можно скорее введите его в курс дела.

Первая неделя

Познакомьте ассистента с командой: приглашайте на совместные встречи и предоставьте доступ во все необходимые рабочие чаты. Уже после первого совещания вы сможете получить ценные инсайты о своем стиле управления, постановке задач и атмосфере в команде. Кроме того, обратная связь от ассистента может многое рассказать о его реальных знаниях и опыте.

Первый месяц

Расскажите ассистенту о бизнес-стратегии компании и основных принципах принятия решений. Это поможет ему быстрее адаптироваться к новым задачам и стать более самостоятельным в работе.

Организация работы

Многие ассистенты сталкиваются с тем, что тонут в рутине из-за того, что не умеют выстраивать многозадачную систему. Например, в одной известной российской компании ассистентам руководителей приходилось тратить более 50 часов в неделю на заказ подарков к Новому году для партнеров.

Читайте также! Первый заместитель генерального директора: обязанности и ответственность

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо внедрить системный подход и подсказать ассистенту, какие задачи являются более приоритетными. При необходимости стоит ввести чек-листы, которые можно совместно анализировать и редактировать. Это поможет направить время бизнес-ассистента на задачи действительно важные.

Правильная обратная связь

Сотруднику проще развиваться, когда он понимает, над чем ему нужно работать. Если ассистент видит результаты своего труда, это вдохновляет его и мотивирует. А вдохновленный ассистент — это вдохновленный руководитель.

Однако без конструктивных выводов и четкого фокуса на развитие работа ассистента может превратиться в рутину и привести к профессиональному выгоранию. Поэтому так важна правильная обратная связь от руководителя. Вот несколько советов, как сделать ее эффективной.

• Проводите встречи с обратной связью регулярно, ежедневно или еженедельно, в зависимости от специфики работы, главное дайте понять ассистенту, что это нормальная часть рабочего процесса.
• Обсуждайте не только слабые, но и сильные стороны сотрудника. Знание своих сильных сторон помогает спокойно принять критику и применять свои достоинства с умом.
• Не переходите на личности. Обсуждайте действия и факты, не осуждайте самого человека.
• Подсказывайте и направляйте. Если ассистенту требуется помощь с исправлением ошибки или с налаживанием сложного процесса, проконсультируйте его или подскажите, к кому обратиться за помощью.
• Будьте убедительны. Подчеркните важность предлагаемых изменений, расскажите о преимуществах, которые они принесут.
  

Зарплата бизнес-ассистента

В наше время трудно вообразить себе руководителя без личного бизнес-ассистента. И чем больше организация, тем больше ей требуется таких специалистов. Это объясняет, почему на рынке труда так много соответствующих вакансий. Однако и претендентов на эти должности немало, поэтому конкуренция в этой сфере высока.

Имея опыт работы бизнес-ассистентом, высшее образование и знание одного или нескольких иностранных языков, можно претендовать на трудоустройство в крупную компанию. В этом случае зарплата будет выше, но и задач станет больше.

Чтобы найти работу, можно воспользоваться популярными сервисами по поиску вакансий, такими как HeadHunter, SuperJob, «Яндекс.Работа», Remote-job и другими. Также много предложений можно найти на сервисах для персональных объявлений, таких как «Авито» или «Юла». Таким образом, если руководителю нужен помощник на удаленке, он может рассмотреть кандидатов из других городов.

Что касается удаленных ассистентов, то в Сети есть множество специализированных платформ для их поиска. Например, сервисы Ellie.pro, WANT, «Поручай.ру», Smartfield и другие. Начинающие специалисты могут разместить там свое резюме.

Зарплата начинающего бизнес-ассистента начинается от 15 тысяч рублей. В среднем по России такие специалисты получают 80–90 тысяч рублей, а в Москве — на 10–15 тысяч больше. Успешные профессионалы часто получают премии.

Самые высокие зарплаты у тех, кто работает в крупных компаниях: их зарплата составляет около 120 тысяч рублей плюс премии. Но стоит заметить, что такие помощники должны не только знать иностранный язык, но и уметь переводить.

Развитие бизнес-ассистента

Чтобы стать эффективным и незаменимым помощником руководителя, бизнес-ассистент должен постоянно улучшать свои навыки и получать новые знания. Вот несколько вариантов, как это можно сделать:

• пройти тренинги, посвященные работе бизнес-ассистента, а также управлению временем, деловой коммуникации и другим важным деловым компетенциям;
• освоить новые технологии (программы или приложения), которые могут упростить рабочие процессы;
• участвовать в тренингах, мастер-классах и других мероприятиях, направленных на развитие деловых навыков;
• изучать опыт успешных бизнес-ассистентов и применять его в своей работе;
• постоянно учить что-то новое в сферах маркетинга, продаж, управления проектами, финансов и другими, которые нужны для развития бизнеса.

Все это окупается, ведь, инвестируя время и усилия в собственное развитие, бизнес-ассистенты могут быстро сделать карьеру и получить признание со стороны руководства и других коллег.

Читайте также! Подготовка к переговорам: основные этапы и главные ошибки

Кроме того, успешная карьера бизнес-помощника во многом зависит от того, насколько хорошо выстроено его взаимодействие с руководителем. Начальник должен видеть в своем помощнике не обычного исполнителя, а скорее партнера. Для этого руководителю рекомендуется:

• четко определить обязанности бизнес-ассистента и делегировать ему максимум полномочий;
• поощрять инициативу и нестандартные подходы к работе;
• создавать возможности для профессионального развития, например отправлять на обучение недостающим навыкам или поручать новые, более ответственные задачи;
• доверять бизнес-ассистенту и давать ему достаточно самостоятельности в принятии решений;
• обеспечивать грамотную обратную связь и поддерживать его мотивацию.

Только если действовать таким образом, бизнес-ассистент сможет проявить свои способности в полной мере и в будущем стать по-настоящему ценным кадром.

Карьерный путь бизнес-ассистента

У ассистентов есть два основных пути развития карьеры:

• Вертикальный рост. Классическая карьера линейного роста. Ассистент постепенно берет на себя больше ответственных задач, а со временем начинает и руководить. Таким образом, начав с должности обыкновенного секретаря или личного помощника, ассистент может стать полноценным заместителем руководителя.
• Карьерный рост в смежной области. Это более извилистый путь. В этом случае ассистент рассматривает близкие сферы деятельности и постепенно переходит в одну из них.

В какие профессии может перейти бизнес-ассистент с навыками?

• Event-менеджер. Если ассистент имеет опыт организации мероприятий, он легко сможет адаптироваться к работе event-менеджера. Здесь пригодятся навыки грамотного тайм-менеджмента, умения координировать действия подрядчиков и планировать бюджет.
• Проджект-менеджер. Благодаря опыту работы со стейкхолдерами, навыкам планирования и расстановки приоритетов, а также умению решать проблемы и сглаживать конфликты ассистенты могут стать отличными проджект-менеджерами.
• Бизнес-аналитик. В данной сфере есть потребность в профессионалах, которые могут анализировать работу компании, выявлять потребности в новых системах и предлагать способы улучшения текущих. Поскольку ассистенты умеют работать с данными и проводить анализ, они могли бы быть полезны на такой позиции.
• Маркетолог или PR-специалист. У помощников часто есть опыт в организации продвижения бренда, имиджевых или маркетинговых мероприятий или настройке рекламы. Этот опыт может пригодиться при формировании маркетинговых стратегий, создании контента и коммуникации с клиентами и партнерами.
• HR-менеджер. В процессе работы ассистенты активно взаимодействуют с командой, участвуют в найме и адаптации новых сотрудников, а также в реализации других HR-проектов. Все это пригодится в сфере управления персоналом.
• Предпринимательство. Иногда ассистентам надоедает работать над проектами руководителя. В таком случае у некоторых возникает желание создать собственный бизнес. Набравшись опыта, ассистенты могут применить свои навыки в создании и развитии своего дела.
• Бизнес-девелопер. Благодаря тому, что ассистенты часто общаются с клиентами, они могут перейти в сферу девелопмента. Опыт поиска новых возможностей для бизнеса, проведения рыночных исследований, ведения переговоров и анализа данных будет полезен при разработке стратегий роста компании, поиска новых клиентов и партнеров.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-ассистенте

Какую ошибку допускают при найме бизнес-ассистента?

Из-за того что рынок переполнен неквалифицированными специалистами, может сложиться впечатление, будто ассистентам можно платить чисто символическую сумму. Поэтому компании предлагают кандидатам зарплаты в размере 20–40 тысяч рублей. Однако для действительно талантливых и способных помощников такая сумма непривлекательна, и они даже не откликаются на подобные вакансии.

В какой момент руководитель начинает нуждаться в ассистенте?

Если вы хотите стать более эффективным, но у вас не хватает времени, рассмотрите возможность найма помощника. Он возьмет на себя рутинные задачи, а вы сможете сконцентрироваться на более важных делах.

Читайте также! Ответственность руководителя организации

Однако если у вашего ассистента не будет работы, то его присутствие окажется бесполезным. Не стоит слепо следовать примеру успешных руководителей и нанимать ассистентов только потому, что так делают другие.

Имеет ли смысл заключать с бизнес-ассистентом соглашение о неразглашении?

Конечно, ведь это обеспечит конфиденциальность информации.

Бизнес-ассистент — это один из ключевых сотрудников компании, от которого во многом зависит качество работы предприятия. Поэтому к подбору такого специалиста нужно подходить очень тщательно. В то же время и самому ассистенту следует быть внимательным при выборе места работы.

От того, насколько эффективно станут взаимодействовать руководитель и его помощник, зависит результативность многих бизнес-процессов в компании.