Понятие технико-коммерческого предложения

ТКП, или технико-коммерческое предложение, — это материал для союзников или возможных заказчиков, который подробно описывает продукт или услугу, выделяя их ключевые характеристики, функции и предлагая выгодные параметры соглашения.

Деловое предложение знакомо многим, даже тем, кто не имеет отношения к маркетингу. Существует два основных типа таких предложений: коммерческое и технико-коммерческое. Оба они включают информацию о компании, ее товарах или услугах, а также о преимуществах и условиях сотрудничества.

Однако технико-коммерческое предложение акцентирует внимание на технических аспектах, что придает ему особую значимость для тех, кто ищет более подробную информацию.

Технико-коммерческое предложение предлагает не только общее представление о товарах или услугах, но и детализированное изложение их технических характеристик, функциональных возможностей и ключевых достоинств.

Инициатором составления такого документа может выступать и заказчик, у которого есть интерес к продукции, но остаются невыясненными определенные вопросы. В этом случае исполнителю направляется запрос технико-коммерческого предложения.

Структура технико-коммерческого предложения

Подготовка технико-коммерческих предложений не имеет строго установленной структуры, однако его обычно составляют из следующих разделов:

• Заголовок: содержит название документа, название компании-адресата, эмблему и личные данные. Эти данные повторяются во всем документе для удобства.
• Вводная часть: краткое введение с основными пунктами предложения и описанием содержания документа. Этот раздел имеет ключевое значение, так как получатель может прекратить чтение, если не найдет интересующую информацию.
• Информация о компании: детальное представление компании-отправителя, включая ее название, опыт работы в данной сфере, а также готовность выполнять задачи строго по техническому заданию и заключать контракт на условиях заказчика.
• Техническое предложение: подробное изложение предлагаемого решения с приложением схем, чертежей, графиков и пояснительных записок. Здесь также приводятся технические документы на оборудование и программное обеспечение, используемое в проекте.
• Структурирование проекта: описание процесса планирования и необходимых ресурсов для реализации проекта. Обязательно указывается график выполнения с разбивкой на этапы и сроки их завершения.
• Расчет цены: включает детализированную смету, в которой указаны расходы на каждый этап проекта и общая стоимость, а также промежуточные результаты выполнения задач.

В заключительной части документа необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за его составление. Если документ многостраничный, все страницы следует пронумеровать, а текст оформить структурно, используя заголовки, подзаголовки и разбивку на абзацы для удобства чтения.

Технико-коммерческое предложение содержит описание основного и дополнительного оборудования с указанием его количества.

После детального описания технической части проекта рассчитывается общая стоимость, которая включает:

• цену оборудования;
• затраты на проектирование;
• расходы на строительно-монтажные работы;
• стоимость пусконаладочных мероприятий;
• затраты на обучение сотрудников;
• расходы на техническое сопровождение.

В процесс подготовки технико-коммерческого предложения обычно включают расчеты стоимости расходных материалов и затрат на само обслуживание.

Перед отправкой технико-коммерческого предложения важно провести его детальную проверку на ошибки. Рекомендуется также рассмотреть документ с позиции клиента, чтобы убедиться в его ясности, последовательности и грамотном оформлении.

Этапы составления технико-коммерческого предложения

Разработка технико-коммерческого предложения стартует с изучения потребностей клиента. На этом этапе проводится анализ его бизнеса, выявляются ключевые проблемы и требования, связанные с предложенными продуктами или услугами. Такой подход помогает лучше понять задачи заказчика и подготовить предложение, максимально соответствующее его запросам.

Читайте также! Как предлагать товар: инструкция на каждую ситуацию

Этап 1. Исследование потребностей клиента

На этом этапе разработки технико-коммерческого предложения проводится анализ потребностей клиента и сбор всей необходимой информации о его бизнесе, проблемах и требованиях к вашему продукту или услуге.

Этап 2. Оценка конкурентов

После изучения клиента следует проанализировать конкурентов и их предложения. Цель — выявить их сильные и слабые стороны, что позволит выделить уникальные преимущества вашего продукта.

Этап 3. Составление технико-коммерческого предложения

С учетом собранных данных о клиенте и конкурентах формируется предложение. Оно должно содержать ключевые аспекты — особенности продукта, его преимущества, предлагаемые услуги и стоимость, изложенные ясно и доступно.

Этап 4. Описание условий взаимодействия

Необходимо детально описать все условия сотрудничества, включая гарантии на товар, порядок оплаты и доставки. Эти условия должны быть изложены четко и понятно для заказчика.

Этап 5. Представление и продвижение предложения

После завершения подготовки технико-коммерческого предложения и формирования цены важно грамотно представить его клиенту. Это можно сделать при личной встрече, через электронное письмо или с помощью рекламных материалов. Важно разработать план продвижения, который позволит вашему предложению выделиться среди конкурентов.

Читайте также! Коммерческое предложение, которое увеличит вашу прибыль в 2 раза

Основные аспекты подготовки технико-коммерческого предложения:

• Определение задачи: при создании ТКП важно точно понимать, для чего оно составляется и какие цели должно достигнуть. Задача будет зависеть от предлагаемого товара или услуги.
• Уникальные особенности: необходимо подчеркнуть ключевые характеристики вашего продукта или услуги, которые выделяют их на фоне конкурентов.
• Финансовая выгода: ТКП должно ясно показывать потенциальную финансовую выгоду для клиента, например сокращение затрат или рост доходов.
• Лаконичность и логика: документ должен быть логично организованным и легко читаемым. Простой язык, без использования сложных терминов, обеспечит лучшее восприятие.
• Корректное оформление технико-коммерческого предложения — важная часть процесса. Документ должен быть визуально привлекательным и содержать ключевые данные, представленные в структурированном виде. Использование схем, таблиц, диаграмм и чертежей упрощает восприятие информации. Технические параметры продукции или услуг должны быть представлены понятно и наглядно.
• Акцент на достоинства: необходимо сделать упор на преимущества вашего предложения, чтобы привлечь интерес клиента и побудить его к покупке.
• Четкие условия: опишите конкретные обстоятельства сделки — это могут быть скидки, бонусы или специальные предложения, которые сделают ваше предложение более привлекательным.
• Контактные сведения: обязательно предоставьте информацию для связи, чтобы клиент мог легко выйти на связь в случае заинтересованности.

Способы усилить технико-коммерческое предложение

Клиенты, которые получили технико-коммерческое предложение (ТКП), могут проявить интерес к сотрудничеству, но это не гарантирует подписания контракта. Поэтому необходимо повысить привлекательность ТКП, чтобы увеличить шансы на положительный исход.

Для этого важно проработать и грамотно изложить следующие элементы:

• Итоги анализа. Они повышают доверие клиентов, так как служат подтверждением точности представленных данных.
• Захватывающие факты. Эти данные, особенно если они имеют доказательства, способны значительно воздействовать на восприятие, как и итоги исследований.
• Цифровые показатели. Информация, представленная в текстовом и числовом формате, оказывает различное влияние на восприятие. Цифровая информация, как правило, вызывает больше доверия, так как она более явно иллюстрирует реальную ситуацию.
• Вычисления. Детальные расчеты для разнообразных задач представляют собой важный компонент качественного ТКП.
• Графические представления. Они выполняют важную задачу в передаче данных, конкретно в проектах, где содержится множество данных. Они помогают сделать информацию более наглядной и легко усваиваемой, что позволяет заказчикам быстрее понять основные моменты и ключевые аспекты предложения.
• Перечень потребителей. Упоминание о сотрудничестве с известными компаниями повысит доверие к вашему предложению.
• Рецензии. Рекомендации от удовлетворенных клиентов способны повысить уровень доверия у возможных заказчиков.

Источник: Tyler Franta / unsplash.com

Для повышения привлекательности оферты следует применять различные элементы воздействия, при этом важно следить за их уместностью.

Частые ошибки при подготовке технико-коммерческого предложения

Когда вы готовите ТКП, крайне важно избегать ошибок, которые могут оказать негативное влияние на результаты или нанести ущерб репутации вашей компании. Ниже представлены основные распространенные недочеты, которых следует остерегаться:

• Непривлекательное предложение. При правильном оформлении документа он не сможет привлечь внимание, если продукт или услуга не вызывают интереса у заказчика.
• Отправка нецелевым адресатам. ТКП должно быть направлено только заинтересованным клиентам, что следует проверить как можно раньше.
• Упущение потребностей целевой аудитории. В технико-коммерческом предложении необходимо сосредоточиться на том, как ваш продукт способствует решению определенных задач или проблем, с которыми сталкивается клиент.
• Неудовлетворительное визуальное оформление. Оформление и организация документа играют ключевую роль в его восприятии. Неправильное представление информации может привести к негативным ассоциациям и снизить доверие к предложению. Поэтому важно уделять внимание не только содержательному аспекту, но и визуальной части, чтобы оставить положительное впечатление у читателя.
• Неясное предложение. Клиенты должны четко понимать, какую выгоду они получат от сотрудничества и как будет решена их проблема.
• Чрезмерный объем. Обширный документ может отпугнуть читателя, и он может не захотеть его изучать.
• Ошибочный выбор адресата. Технико-коммерческое предложение должно быть адресовано тем, кто имеет полномочия для принятия решений.

Источник: JESHOOTS.COM / unsplash.com

Избегая этих недочетов, вы сможете повысить эффективность технико-коммерческого предложения и улучшить его восприятие клиентами.

Часто задаваемые вопросы о технико-коммерческом предложении

Кто разрабатывает технико-коммерческое предложение?

Подготовкой технико-коммерческого предложения обычно занимаются секретари, менеджеры по продажам и руководители подразделений.

Эти специалисты хорошо разбираются в особенностях бизнеса и могут согласовать условия индивидуального предложения с руководством для конкретного клиента. При этом важно учитывать срок действия технико-коммерческого предложения, так как это влияет на актуальность условий и возможность заключения сделки в установленный период.

Технико-коммерческое предложение: официальная ли это документация?

ТКП квалифицируется как официальный документ, содержащий информацию о стоимости продукта или услуги на определенный период. Важно, чтобы форма технико-коммерческого предложения была правильной и соответствовала требованиям, так как это влияет на восприятие документа заказчиком. Изготовление фиктивного ТКП рассматривается как уголовное преступление в соответствии со статьей 327 Уголовного кодекса РФ.

Читайте также! Звонок после отправки коммерческого предложения: как все сделать правильно

Обладает ли технико-коммерческое предложение правовой силой?

ТКП не является контрактом и, следовательно, не обладает юридической силой. Это лишь часть делового общения между отправителем и получателем. Однако, если информация в технико-коммерческом предложении оформлена в соответствии с ГОСТом в части технических характеристик и пр., оно может приобрести больше доверия со стороны клиентов и партнеров, особенно в государственных закупках или тендерах.

Технико-коммерческое предложение представляет собой эффективный инструмент для взаимодействия с клиентами и партнерами. Если документ подготовлен грамотно, это увеличивает вероятность того, что клиент выберет вашу компанию для реализации своего проекта. Поэтому важно следовать рекомендациям и правилам составления.

Изображение в шапке статьи: Headway / unsplash.com