Лого http://academy-of-capital.ru/
Схема работы отдела продаж: с чего начать
Схема работы отдела продаж: с чего начать

Схема работы отдела продаж: с чего начать

11.03.2021
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • 6 критериев эффективной работы отдела продаж
  • Пошаговый алгоритм выстраивания схемы работы отдела продаж

О том, какой должна быть схема работы отдела продаж, до сих пор ведутся споры. Руководители старой школы предпочитают работать в ручном режиме, фактически сводя все процессы и решения на себя и полагаясь на собственный опыт. В этом случае у менеджеров пропадает всякая инициатива, а любые продажи проходят либо по шаблону, либо по принципу «он знакомый директора».

Подобная схема работы отдела продаж в принципе не эффективна. Конечно, без стандартов и алгоритмов не обойтись, но именно в автоматизированной и самостоятельной структуре возможен максимальный результат. В таком отделе менеджеры заинтересованы в достижении целей, а значит, не боятся инициативы.

Мы разберем, как настроить такую схему работы отдела продаж, которая не будет зависеть от внешних условий и человеческого фактора, показывая при этом эффективные результаты.

6 критериев эффективной работы отдела продаж

6 критериев эффективной работы отдела продаж

Как оценить производительность отдела сбыта? Подобрать точную формулировку очень сложно. У ряда предприятий десять сделок в месяц считается высокой эффективностью. В других компаниях план не спасает даже сотня. В действительности эффективным будет тот подход к торговле, когда сотрудники нацелены на максимум продаж изо дня в день. Они систематически решают главные задачи фирмы и ее хозяев – работают на повышение прибыли, на расширение производства, на возрастание рыночной капитализации и др.

Ключевой фактор здесь – систематичность. Потому что поднять доход или масштабы сбыта мечтают все владельцы бизнеса. Чтобы достигнуть более высоких результатов, они, конечно же, принимают меры: ищут настоящих продавцов, обучают их на тренингах и курсах, персонально контролируют бизнес-процессы, ведут учет рабочего времени и др.

Но часто эти ожидания не оправдываются. Тогда начальник увольняет подчиненных, набирает новый штат и все повторяется снова. Не так обидно, когда все уволенные – слабые продажники. А если вместе с ними компания лишилась грамотных «бойцов», ушедших к конкурентам? Вот где вопрос.

Чтобы избежать таких ошибок, необходима четкая и действенная схема работы отдела продаж (далее ОП). Оценить, насколько хорошо она работает на каждом предприятии, можно посредством анализа следующих составляющих:

  1. Средства мониторинга и контроля. Эффективная организация подразделения позволяет руководству абсолютно контролировать объемы сбыта и формировать прогнозы, оставаясь в стороне.
  2. Объем продаж на каждого работника. Часто с расширением ОП объем реализации не повышается. В определенные моменты приход нового продажника никак не изменяет ситуацию. Тут стоит проанализировать работу конкурентов. Если в похожем магазине два специалиста обеспечивают те же показатели продаж, что четверо у вас, значит, компании нужна перезагрузка ОП.
  3. Целесообразность приема новичков. Здесь учитывают три условия – текучесть кадров, период выхода специалиста на самоокупаемость, объем его реализации. Самый лучший способ оценить продажника с начала его деятельности— это CRM-система. Целесообразность приема новичков
  4. Обоснованность нагрузки. Беглый анализ трудового дня специалиста покажет, сколько времени уходит на продажи и обслуживание клиентов, сколько – на оформление бумаг. Возможно, что благодаря помощнику, он будет продавать в три раза больше.
  5. Эластичность спроса. Иногда 10%-е снижение цены повышает выручку на 100 %. Это нужно применять. Допустим, фирма продавала вещь за 1 000 руб., затем прошло удешевление на 100 руб. Итог – конверсия осталась неизменной. Подорожание товара до 1 100 руб. имело тот же результат. Выходит, цену можно смело поднимать без риска снизить показатели продаж. Подобным методом легко определить потенциал своей ЦА, то есть сколько человек готов платить за тот или иной продукт.
  6. Контроль отдачи от рекламы, анализ рекламных каналов. Специалистам нужно знать, откуда к ним попал каждый клиент. Не владея данными о плодотворности раскрутки или приросте трафика после модернизации онлайн-площадки, руководители не смогут повышать отдачу от реализации товаров.

Мы привели лишь несколько причин, влияющих на эффективность. Грамотно составленная схема работы отдела продаж обязательно включает методы маркетинга. Менеджер не просто привлекает, он удерживает покупателей и повышает их лояльность к бренду. Ведь цель компании – повторные визиты плюс позитивные отзывы клиентов.

Стоит следить за деятельностью конкурентов и мониторить опыт смежных ниш. Чтобы усовершенствовать ОП или создать его с нуля, необходимо действовать по правилам, но не зацикливаться только на теории. Нужно оценивать логичность каждого поступка и грамотно распределять свои возможности.

Пошаговый алгоритм выстраивания схемы работы отдела продаж

Для формирования системы сбыта предприятия необходимо соблюдать два правила:

  • анализировать издержки и доходы на всех этапах сделок;
  • следить за расширением системы и ростом прибыли.

Ниже мы покажем, как создавать ОП с нуля – с найма сотрудников до налаженного механизма, который действует без сбоев.

Шаг 1. Составьте план продаж

Пошаговый алгоритм выстраивания схемы работы отдела продаж

В бизнесе существуют разные подходы к организации работы продавцов. Некоторые РОПы вообще не пишут планы, а просто контролируют число звонков и трудовое время каждого сотрудника. Другие ставят им задачи, исходя из собственного понимания потенциала менеджеров. Планируйте продажи, опираясь на фактические результаты!

Бесспорно, точно спрогнозировать торговлю невозможно, поскольку много факторов приходится учесть. Поэтому планирование в данной сфере является гипотетичным. При появлении новых данных вносите изменения в план. Аналогично поступайте и для подтвержденных (опровергнутых) идей.

После составления прогнозов оцените возможный рост своей компании. Допустим, вы уверены, что повышение доходов на 30 % за полугодие вполне осуществимо. Это ваш план «норма».

Доход, который обеспечит фирме безубыточную деятельность, будет считаться планом «минимум». Если вы способны достичь лишь этих показателей, здесь нужно бить в набат, поскольку предприятие не прогрессирует, и каждый форс-мажор или инфляция обычно сразу поглощают прибыль.

Далее схема работы отдела продаж предполагает составление плана «максимум». Он означает перевыполнение нормы на конкретные проценты. При соблюдении этих условий продавцы обычно получают премию. Главное сделать максимальный план реально достижимым, иначе пострадает мотивация сотрудников.

Для чего нужны такие нормы? Здесь важны не только показатели, но также психология людей. Работники должны иметь поставленные цели, чтобы не расслабляться, обеспечивая некий минимум для удобного существования.

К тому же план продаж – не утвержденный документ, который подлежит неукоснительному выполнению. Он очень гибок и все время корректируется под сложившуюся ситуацию, что позволяет мотивировать продавцов.

Шаг 2. Обдумайте структуру ОП

План отдела поможет руководству просчитать количество необходимых штатных единиц для выполнения нормы сбыта. Чтобы не отвлекаться на микроменеджмент, учитывайте наем руководящего состава. Фактически для каждых 5–10 продажников потребуется управленец (РОП либо старший продавец).

Структура может строиться ступенчато – с начальником и подчиненными. Возможен вариант из нескольких команд, состязающихся между собой. Для вас это, пожалуй, будет продуктивнее.

Шаг 3. Создайте воронку продаж для персонала

Воронка продаж для персонала

Формализируйте рабочие процессы в ОП. Определите, что должен делать менеджер от исходного контакта до завершения сделки. С учетом этого воронка может удлиниться и наоборот. Если организационная структура вашего подразделения нелинейна, воспользуйтесь таблицами Excel или картами mind map.

Структурированная схема работы отдела продаж позволит вам определить, как оценить работу коллектива и отыскать проблемные места, которые проходит большинство возможных покупателей.

Шаг 4. Сформируйте мотивацию «кнут и пряник»

После формализации бизнес-процессов вашего ОП нужно начинать внедрение KPI, чтобы люди поняли, как реализовать план и достигнуть нужных показателей.

При определении КПЭ для менеджеров лучше брать в расчет не частности в виде контроля опозданий на работу, а предусмотреть систему цифр. Сотрудникам надо назначить показатели воронки, зависящие от их работы. Отделу – коллективные параметры, такие как сумма общей выручки.

Финансовая мотивация внедряется посредством KPI, где каждый показатель имеет свой удельный вес. Допустим, энное количество холодных звонков – 0,2, конкретное число закрытых сделок – 0,4 и т. д. Затем суммарные коэффициенты вносят в общую формулу расчета:

Доход сотрудника = оклад + % от оборота * (коэффициент KPI)

Шаг 5. Используйте систему CRM

Современная программа позволяет автоматизировать стратегии взаимодействия с клиентами. В первой точке касания с потребителем менеджер вносит данные в систему и продолжает наполнять ее по ходу сделки. В любой момент РОП может посмотреть, как продвигаются продажи, и оценить обстановку в целом по компании.

Сегодня в CRM можно создать отчеты по любым запросам. Поэтому схема работы отдела продаж должна включать:

  • Ежедневную оценку действий продавца в воронке. То есть можно контролировать, кто действительно работает на результат, а кто лишь отрабатывает норму. Имея определенную подборку данных, можно корректировать ключевые показатели эффективности, если увидите, что продавец может работать продуктивнее. К примеру, проводить не пять звонков, а десять.
  • Еженедельную проверку достижений менеджеров в части продвижения заказчиков в воронке. Контролируйте конверсию звонков в переговоры, встреч в презентации и подписание договоров. Задача РОПа – выявить недоработки в ходе сделок и урегулировать проблему.
  • Анализ ежемесячных продаж. За это время можно получить достаточно информации по числу новых клиентов, размеру среднего чека и общей сумме выручки.

Введение системы CRM совместно с рассмотрением отчетов позволят руководству контролировать моральный дух сотрудников и развивать отдел продаж.

Система CRM

Шаг 6. Анализируйте продажи по ABC/XYZ

Как только ваш отдел получит первые аналитические данные, определите, кто из покупателей дает компании больше прибыли, а кто вообще неперспективен. Делайте это с помощью отчетов из системы CRM или посредством заполнения Excel таблиц вручную.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Шаг 7. Выясните, что мешает менеджерам продавать

Если созданная вами схема работы отдела продаж в небольшой компании не слишком эффективна, ищите следующие проблемы:

  • План не согласуется с реальностью (это случается, если планирование проводилось субъективно). Допустим, стоимость покупки в вашей нише мешает менеджерам сделать ожидаемую выручку. Тут следует внести поправки в план согласно средним показателям продажников.
  • Нестыковки с руководством. Разберитесь, все ли для работы есть у персонала, не грузит ли его начальство сверхзадачами в ущерб продажам.
  • Недостаток мотивации и опыта. Вероятно, микроклимат в коллективе неблагоприятен или хромает кадровый отбор. Поговорите с продавцами, устраивает ли их работа в вашей фирме? И не забудьте поискать их резюме на сайтах вакансий.

Шаг 8. Усовершенствуйте наем

Если вы организуете отдел продаж, нужно сразу же отрегулировать и рекрутинг работников. Приход в компанию новых людей нужен не только для расширения бизнеса. Прежде всего, это дает:

  • Естественную конкуренцию. «Старички» не расслабляются при виде новичков, которые в первое время работают с особым рвением, чтобы не ударить лицом в грязь.
  • Дополнительную мотивацию. Регулярное расширение штата указывает на большие перспективы роста. Как правило, для управления разрастающимся персоналом нужны руководители из ряда опытных сотрудников.

В обучающей литературе, где описано, как создается схема работы отдела продаж, мало информации о масштабировании фирм. Но именно оно позволит персоналу продвигаться. Поэтому ориентируйте ваш бизнес на неуклонный рост.

Шаг 9. Организуйте обучение по системе

Обучение по системе

Создавая ОП с нуля, не зацикливайтесь на организационных процессах и аналитике, а сразу думайте о постоянной подготовке специалистов. Сделайте грейды должностей, чтобы менеджеры знали, какими навыками они должны обладать для повышения по карьере.

Предоставьте людям обучающую информацию, организуйте семинары или тренинги от приглашенных экспертов. Стимулируйте своих работников на посещение конференций. Такой системный подход будет способствовать развитию отдела. Как именно:

  • Сотрудники почувствуют стабильность, потому что бизнес будет инвестировать в их рост.
  • С получением новых знаний эффективность персонала возрастет.
  • Появится PR-эффект. Если продавцы в своем кругу и на публичных мероприятиях хвалят свою фирму, повышается лояльность к бренду.

Шаг 10. Сделайте проверочные чек-листы на эффективность

Кроме мотивации специалистов, их нужно контролировать. Исходя из планов и отчетов CRM-системы, напишите контрольные списки для проверки подчиненных и руководителей.

Например, для продавцов это число звонков, проведенных переговоров, напоминаний и т. д. Для руководства – сумма выручки всего отдела, количество проверок, продвижение сотрудников по компетентности, текучка кадров. При этом типовой шаблон создать нельзя. Составляйте чек-листы по действиям, которые влияют на развитие компании.

Шаг 11. Расширяйте свой отдел

После того как создан и организован ваш ОП, начинайте его масштабировать. В компании может быть несколько подразделений аналогичных вашему. Создавайте параллельные отделы по другим товарным группам. Либо при равных функциях организуйте между ними конкуренцию. Модифицируйте или усовершенствуйте систему. Экспериментируйте! Анализируйте ваши успехи и вносите коррективы в план.


Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!
*

Рекомендуемые статьи