Что собой представляет схема бизнес-процесса

Бизнес-процессы представляют собой всевозможные действия внутри компании, способствующие решению стоящих перед предприятием задач и получению прибыли. Их моделирование подразумевает описание данных операций и документирование требований к ним.

Большинство компаний, работающих в России, применяет в своей работе описание бизнес-процесса в регламентирующих документах в виде текста. Однако подобный вариант является не совсем удачным для анализа и повышения эффективности деятельности фирмы. Схему описания бизнес-процесса, представленную в текстовом формате, трудно осмыслить и рассмотреть системно. Информация, предъявляемая в подобном виде, сложна для восприятия, так как человеку необходимо приложить дополнительные умственные усилия, чтобы вникнуть в ее суть.

Схема анализа бизнес-процесса существенно упрощается, если человек видит его графическое представление. Соответственно, это способствует лучшему пониманию процессов, лежащих в основе какой-то определенной деятельности, и служит в итоге повышению ее эффективности и результативности.

Виды схем бизнес-процессов

Схемы бизнес-процесса предприятия разрабатываются посредством применения разных методик:

• без использования символов и диаграмм;
• с добавлением символов и диаграмм;
• построение в зависимости от важности операции;
• графически-описательное представление процессов.

Кроме того, схемы могут быть изображены при помощи граф приоритетов. Они представляют собой сетевой план части заданий по монтажу, визуализированные в виде узлов, а связи между ними указываются посредством линий.

Графическая схема бизнес-процесса является наиболее распространенной и удобной для выполнения.

Пошаговое создание блок-схемы бизнес-процесса

Вариантов представления схемы множество. Если она применяется для описания бизнес-процесса, то существует определенный способ ее изображения – нотация. Это своего рода ГОСТ или стиль записи, используемый для всеобщего понимания схемы. Выделяют несколько нотаций. Одним из условий корректного составления схемы является знание условных обозначений.

Рассмотрим этапы создания схемы бизнес-процесса организации.

Шаг 1. Осмысление информации

Перед выполнением схемы необходимо определиться, что конкретно вы хотите изобразить. Как ни парадоксально, но бывают случаи, когда человек начинает разрабатывать схему, совершенно не вникнув в суть процесса. Полная неосведомленность приводит к невозможности оформить связанный набор данных.

Поэтому, во-первых, вникните в суть понятий, разберитесь с механизмом процесса, который хотите изобразить. Необходимо хорошо ориентироваться в вопросе и закономерностях действия не только при создании новой схемы, но и при описании уже имеющихся.

Шаг 2. Научитесь выделять ключевые моменты

Когда вы осознаете суть дела, легко разбираетесь в определенной системе, а не действуете наугад, то необходимо прежде всего научиться делать акцент на ключевых моментах. Тут все логично. Изначально нужно изобразить «скелет» процесса, а потом добавлять к нему дополнительную информацию.

Алгоритм можно сравнить со строительством каркасного дома. Сперва проводится монтаж основы из бруса, далее приколачиваются доски.

При описании схемы бизнес-процесса компании последовательность та же. Каждая предпринимательская деятельность основывается на определенном ключевом процессе, а далее на него накладываются различные действия. Например, схема бизнес-процесса продаж будет выглядеть следующим образом: покупка у официального дилера – реализация товара – получение дохода. Но вы будете крайне удивлены, увидев план одной только кассы подобного магазина.

Такая ситуация присуща и процессу разработки ПО. В области софтостроения часто используются блок-схемы, происходят такие же преобразования. В основе лежит ключевое действие, которое далее обвешивается дополнительными цепочками. Блок-схема бизнес-процесса на примере почтовой программы будет выглядеть так: нажать на кнопку – отправить письмо – прислать сообщение о доставке.

Разумеется, что с подобной схемой ни одно приложение не заработает, поэтому действие «нажать на кнопку» нужно максимально расширить. В действительности процесс может выглядеть так: отправить уведомление – получить обратную связь от пользователя – объединить данные для внесения их в единый массив – поместить их в рабочий буфер временной памяти – соединиться с сервером – принять информацию от него о соединении – осуществить передачу данных – сообщить пользователю – обозначить действие как успешное. Это лишь часть расшифровки, один из ее этапов.

Шаг 3. Познакомиться с условными обозначениями

Нотации – это своего рода язык межличностного общения. Чтобы тесно взаимодействовать, нужно разговаривать понятными терминами. Это и привело к необходимости введения определенных стандартов при проектировании схем. Подобно языку общения людей, блок-схемы имеют конкретные правила и логику изложения, а также свод требований, которые нужно соблюдать при их моделировании. Это распространяется и на бизнес, на программирование и другие сферы, где применяются такие структурные компоненты.

В общем, условные обозначения не оказывают влияния на сам процесс. Использовать можно любые нотации, главное, чтобы схема построения бизнес-процесса была понятна всем заинтересованным лицам. Как правило, до того как начать работу по воплощению проекта в жизнь, заказчик просит применять только конкретные, указанные им, условные обозначения. Иногда выбор нотации происходит произвольно в зависимости от имеющегося у специалистов опыта.

Шаг 4. Выбор рабочего инструмента

Когда определены все ключевые моменты, есть осознание замысла проекта, необходимо выбрать рабочий инструмент. Схему бизнес-процесса производства можно рисовать вручную на листе бумаги, но проще всего применить новейшие электронные средства.

Исходя из уровня сложности работы, можно выбрать конкретные приложения. Отлично проявили себя в решении любого рода задач, связанных с визуализацией бизнес-процессов, такие графические редакторы, как Visio и Draw.io.

Первое приложение входит в стандартный набор программ Microsoft Office, продукт платный, никакими примечательными особенностями не характеризуется. Содержит весь необходимый функционал. При помощи Visio можно легко изобразить любую схему независимо от ее сложности, интерфейс редактора удобный и понятный.

Приложение draw.io включает в себя синтез всех имеющихся сервисов, а также еще дополнительные возможности. Программа бесплатная, совместима с проектами от Google, позволяет создавать планы любой сложности. С ее помощью можно изобразить схему бизнес-процесса в режиме онлайн, использовать программу на персональном компьютере или смартфоне после скачивания.

С подобным широким ассортиментом инструментов программы можно спроектировать совершенно разные бизнес-процессы и разработать структурные схемы процесса в виде самых сложных блоков, а также изобразить логику действий будущей программы.

Шаг 5. Соблюдать правила конструирования блок-схем

Остановимся на ряде дельных советов, применение которых позволит удобно и эффективно сконструировать поэтапную блок-схему.

• В схеме обязательно наличие двух блоков: «Начало» и «Конец». Добавим, что любой алгоритм или бизнес-процесс может содержать данные структурные единицы только один раз.
• Связь начального блока с конечным осуществляется при помощи линий, которые могут содержать различные дополнительные операции. Все структурные единицы, помимо конечного, должны иметь линии потока.
• Каждый блок должен иметь свой номер. Это дает вам возможность легко ориентироваться при анализе схемы, а также поможет клиенту быстрее понять полученный вами результат.
• Все линии подразделяются на входящие и выходящие. Если блоки не обозначают начало или конец операции, а также не являются завершающим элементом для конкретной ветви, то одна и та же линия будет означать для одного блока выход, а для другого – вход.

Читайте также! Описание бизнес-процессов: правила и способы

• Наличие разрывов в линиях допустимо, так как каждое ответвление всегда имеет логическое завершение.
• Логика процесса может иметь линейную, разветвляющуюся или циклическую структуру. При размещении блоков на прямой линии схема представляет собой линейный вариант. При наличии на схеме разветвлений – разветвляющийся. Циклический вариант – довольно редкое явление в бизнес-проекте, зато использование ее программистами широко распространено. В качестве примера циклической операции может выступать заправка автотранспорта топливом перед каждым рейсом.

Шаг 6. Полный анализ имеющейся схемы процесса

Когда прорисовка схемы завершена, необходимо убедиться в ее логичности. Кроме того, нужно проверить эффективность разработанного плана, его работоспособность. Если эти критерии соблюдаются, значит, задача решена. Однако при наличии в схеме ошибок, несостыковок, нарушения логических связей ее придется подкорректировать.

В принципе, это выполнимо. Необходимо представить себя в роли человека, который будет вникать в готовую схему и проводить ее анализ на логичность представленных действий, на возможность понимания плана без знания сути происходящего. Специалисты рекомендуют тестировать схему с позиции человека, абсолютно не компетентного в предмете.

Читайте также! Как оптимизировать бизнес-процессы компании и повысить эффективность работы

Далее необходимо проработать схему основного бизнес-процесса поэтапно и убедиться, что имеющихся блоков в ней достаточно. Если эти действия будут успешны, значит, блок-схема выстроена.

Таким образом, нельзя сделать ни один процесс лучше, заблаговременно не описав его. Данный факт справедлив не только относительно бизнес-действий компаний, но и алгоритма работы индивидуальных предпринимателей или самозанятых личностей.

До того, как упорядочить действия, необходимо зафиксировать их работу, а конкретнее, провести моделирование бизнес-процесса, создав его схему. И, как вы заметили, выполнить это достаточно легко.