Суть делегирования полномочий

Делегированием полномочий называется передача функций руководителя другому лицу, обычно находящемуся в прямом подчинении. В данном случае речь идет о поручениях, которые выходят за пределы круга обычных обязанностей подчиненных. Таким образом, начальник поручает те дела, которыми обычно занимается сам.

Конкретный пример: предположим, что руководитель компании должен провести встречу с потенциальными партнерами, где необходимо будет презентовать инвестиционный проект. Однако директор не может присутствовать на данном мероприятии, поэтому он поручает выступить одному из своих заместителей. Это и будет делегированием полномочий, причем инициатива по их передаче исходит от того, кто ими обладает изначально.

Задачи, которые чаще всего подлежат делегированию:

• Решение простейших вопросов вспомогательного характера, чтобы высвободить руководителю больше времени для основной работы – бронирование билетов, заказ такси или меню, принятие входящих звонков и т. п.
• Выполнение рутинной работы, которая не требует специальных навыков, но отнимает много времени, – составление официальных писем, сбор сведений о конкурентах и т. д.
• Задачи, в которых человек недостаточно компетентен, – ведение страницы в соцсетях, оформление презентации и пр.
• Замещение руководящего лица в ходе выполнения им представительских функций – участие в переговорах, официальной встрече, выступление и др.

Виды полномочий в организации

Уполномоченный работник не только получает задачу, которую нужно выполнить, но и необходимые для этого ресурсы. По схеме делегирования полномочия могут быть поделены на две крупные категории:

• Линейные, которые передаются в соответствии со служебной иерархией от руководителя к подчиненному – сверху вниз. По-другому подобная схема обозначается как вертикальное делегирование.
• Штабные, которые опираются не на отношения подчиненности, а на взаимопомощь коллег – здесь делегирование имеет горизонтальный характер.

В свою очередь штабные полномочия делятся на несколько разновидностей:

• Координационные, когда решения изначально принимаются коллегиально, на совещаниях.
• Рекомендательные, то есть предоставляемые полномочия по сути являются профессиональными советами, которые не требуют обязательного исполнения.
• Контрольные – в данном случае полномочия заключаются в осуществлении контрольных мероприятий, например в проведении аудиторской проверки.

По тому, насколько полномочия совмещаются с ответственностью, существуют четыре их варианта:

• Полные – здесь на сотрудника возлагается все, включая выполнение поручения и несение ответственности за него.
• Ограниченные – при этом ответственность разделяется между исполнителем и руководителем.
• Нулевые, когда делегируются только полномочия, а ответственность остается за руководителем.
• Обратные – в этом случае подчиненные сваливают на руководителя ответственность за решения, находящиеся в их компетенции. Подобная практика неприемлема, поскольку сотрудники тем самым злоупотребляют доверием и отзывчивостью своего начальника.

Какие задачи подходят для делегирования

Руководители и подчиненные по определению занимаются решением задач различного уровня, что обычно фиксируется в должностных инструкциях. Можно выделить универсальные компетенции, которые неразрывно связаны с занятием начальствующей должности, независимо от сферы бизнеса:

• решение вопросов стратегического планирования, которые касаются целей развития компании или отдельных ее подразделений;
• оперативное управление персоналом;
• принятие решений в нестандартных ситуациях, связанных с высокими рисками;
• участие в обсуждениях с руководителями столь же высокого ранга;
• посещение официальных мероприятий в роли представителя фирмы.

Рядовые сотрудники в повседневной жизни не занимаются подобными функциями, причем передача подобных полномочий может носить только ограниченный характер.

К примеру, нельзя уполномочивать работника самостоятельно найти кандидата на какую-либо ответственную должность, поскольку только руководитель в состоянии в полной мере оценить деловые качества претендента и определить, нужен ли он организации. Однако сотрудник может по поручению начальника провести конкретное испытание, например собеседование, чтобы выявить уровень профессиональной подготовки человека.

Чаще всего делегирование полномочий касается рутинных задач, чтобы у руководителей среднего и высшего звена оставалось больше времени для решения стратегических вопросов. Также весьма распространена практика, когда руководство обращается за помощью в узкоспециализированных вопросах, в которых начальник не обязан хорошо разбираться.

Соответственно, передаются чаще всего рутинные и непрофильные задачи.

Список подобных задач может зависеть от специфики организации. Скажем, если руководитель в силу занимаемой должности должен время от времени писать запросы в базы данных на языке программирования SQL, но для него это второстепенная функция, то проще возложить это на одного из младших программистов.

Читайте также! Топ-менеджер компании: обязанности, качества, пути развития

К непрофильным задачам относятся вопросы, с которыми руководителю приходится сталкиваться, хотя это выходит за рамки требуемых компетенций: наилучшим выходом здесь будет привлечение сотрудника, способного помочь.

Скажем, директору предприятия нужно выбрать программное обеспечение для бухгалтерии. Очевидно, что профессиональную оценку предлагаемым продуктам смогут дать только те, кто непосредственно работают с подобным ПО, так что целесообразно предоставить им право выбора с обоснованием своей позиции.

Правда, при передаче непрофильной задачи могут возникнуть сложности с тем, что руководитель не имеет адекватного представления о реальных трудозатратах, сроках и стоимости данной работы. В таком случае следует приобрести хотя бы поверхностные представления о сути подобной задачи, что даст следующие преимущества:

• расширение своего кругозора;
• возможность корректной постановки задачи;
• понимание того, как осуществить контроль за выполнением процесса.

При этом необязательно погружаться в данную проблему – достаточно оценить ее сложность и энергоемкость.

Таким образом, делегирование полномочий предполагает передачу исполнителю определенных прав и обязанностей в решении конкретной задачи.

Что не стоит делегировать

Есть задачи, в отношении которых практика делегирования нежелательна:

• Выбор стратегических целей.
• Принятие ответственных решений, которые могут существенным образом отразиться на положении компании.
• Контроль работы важнейших для предприятия подразделений.
• Срочные задачи, выполнение которых невозможно проверить.
• Обработка и анализ конфиденциальных данных, на основе которых принимаются управленческие решения.
• Решение вопросов, связанных с высокими предпринимательскими рисками.
• Кадровые назначения.
• Поощрение работников от лица руководства.

Таким образом, прерогативой руководителей должны оставаться задачи стратегического характера, а также связанные с кадровыми вопросами и мотивацией персонала.

Принципы эффективной передачи полномочий

Чтобы делегировать полномочия правильно, необходимо следовать нескольким рекомендациям. Прежде всего, решение должно быть взвешенным, с учетом прогнозируемых последствий. Другие советы:

• Передача только по прямой линии. По общему правилу, делегирование исключает наличие промежуточных звеньев, к примеру, руководитель топ-уровня обращается к менеджеру среднего звена, а не рядовому сотруднику. Обычно делегирование полномочий включает двух лиц, непосредственно взаимодействующих друг с другом по служебной линии.
• Соблюдение прав и обязанностей, зафиксированных в трудовом соглашении. Недопустимо перегружать подчиненных сверх меры, возлагать на них функции, которые не предусмотрены действующим договором.
• Четкое решение вопроса об ответственности. Чаще всего она делится между руководителем и исполнителем, но важно определиться с самого начала: как правило, вышестоящее лицо оставляет за собой общий контроль, а также основную ответственность.
• Отчетность. Это тоже оговаривается при делегировании полномочий – как исполнитель будет отчитываться. Если поручение сложное и многоэтапное, то руководитель должен подробно расписать его и выделить контрольные мероприятия. Лучше всего оформить это в виде плана.

Как правильно делегировать полномочия

Правильное делегирование полномочий зиждется на следующих принципах:

• четкое определение задачи и планируемого результата;
• жесткое распределение ответственности, установление границ свободы действий исполнителя и договоренность о формах отчетности.

В самом начале нужно полностью охарактеризовать суть поручения, включая то, каких материальных и временных затрат оно потребует. Не следует приукрашивать картину, чтобы потом не выяснилось, что задание изначально было практически невыполнимым, о чем руководитель не мог не знать. Если у уполномочиваемого лица возникают вопросы, то необходимо сразу их обсудить.

В последующем руководитель должен обеспечить сотруднику возможность связаться с ним, чтобы получить консультацию или информацию, касающуюся поручения. Также заранее следует прояснить и такой щекотливый вопрос, как вознаграждение за работу: руководитель должен объяснить, как это способно повлиять на дальнейшую карьеру работника, либо же будет установлена конкретная награда, скажем в денежной форме.

Возможно наличие графика – контрольных встреч для обсуждения хода выполнения поручения и отчетности. Руководитель должен быть в курсе происходящего и ни в коем случае не бросать подчиненного на произвол судьбы.

Поэтапный чек-лист делегирования

Сейчас много вспомогательных средств и даже курсов, обучающих, как делегировать полномочия. Существуют специальные сервисы, где можно выбрать готовый вариант чек-листа. Общий алгоритм действий:

Ошибки делегирования

Стоит коснуться и вопроса о наиболее распространенных ошибках:

• Плохое объяснение сути поручения. Тогда сотрудник будет вынужден постоянно обращаться за помощью, а в худшем случае поручение вообще окажется провалено.
• Делегирование только легких заданий. С точки зрения эффективности использования ресурсов не самый лучший выбор, когда руководитель оставляет всю сложную работу себе и в итоге оказывается сильно перегружен.
• Переделка за подчиненным. Это худший вариант, когда работа выполняется дважды: сначала ее делает исполнитель, а потом начальник, не доверяющий своему подчиненному или исправляющий его ошибки.

Исходя из обозначенных проблем, выделим общие принципы делегирования полномочий:

• наличие четкого технического задания и уверенность в том, что работник верно понял суть задачи;
• передача полномочий, соответствующих навыкам и опыту исполнителей:
• стажер — простейшие поручения;
• специалисты высокой квалификации — сложные задачи;
• повышение компетентности сотрудников за счет постепенного усложнения передаваемых полномочий. Для этого целесообразно:
• проведение аттестации;
• организация обучения;
• отправка на курсы повышения квалификации и пр.

Еще одна типичная ошибка при делегировании — чрезмерный контроль, когда руководитель следит за каждым шагом подчиненного. Конечно, такой настрой понятен, особенно если ответственность остается на начальнике, но сотрудник, находящийся под постоянным присмотром, теряет мотивацию и интерес к работе, чувствуя недоверие к себе.

Вопрос о контроле не имеет какого-то единого универсального решения, поскольку здесь играет роль множество факторов: суть поручения, отношения между руководителем и подчиненным, сложившаяся модель бизнес-процессов в организации и пр. К примеру, возможна разбивка задачи на этапы с ежедневным отчетом, где фиксируются главные результаты:

• текущий процент выполнения;
• план на следующий день;
• прогноз: удастся ли уложиться в сроки и выполнить задание.

Такой поэтапный контроль дает возможность своевременно увидеть проблемы и при необходимости подключить дополнительные ресурсы.

Часто задаваемые вопросы о делегировании полномочий

Как можно обозначить главный принцип правильного делегирования полномочий?

Делегирование исходит от непосредственного руководителя, причем он должен обеспечить сотрудника ресурсами, необходимыми для выполнения задачи. При любых сомнениях в целесообразности передачи полномочий от этого стоит отказаться.

В чем значение делегирования в бизнесе?

Делегирование полномочий дает возможность более эффективно использовать время и силы руководителя, чтобы он концентрировался на приоритетных вопросах, а второстепенные задачи передавал подчиненным.

В чем преимущество делегирования полномочий?

Этим достигается децентрализация управления организацией. Такой инструмент наиболее эффективен в деятельности крупной компании, где работает множество сотрудников.

Когда руководителю стоит задуматься о делегировании полномочий?

Если у начальника становится слишком много работы и не остается времени даже на обдумывание стратегических решений, то пора переложить часть своих функций на подчиненных.

В целом делегирование полномочий является эффективным инструментом в системе управления, однако, чтобы это приносило пользу всей компании, необходимо тщательно подходить к определению прав и обязанностей исполнителя, а также к разграничению ответственности участников таких отношений.