Лого http://academy-of-capital.ru/
Ежедневник менеджера по продажам: каким он должен быть
Ежедневник менеджера по продажам: каким он должен быть

Ежедневник менеджера по продажам: каким он должен быть

01.10.2020
Автор: Academy-of-capital.ru
Добавить комментарий
Рейтинг:
(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Из этого материала вы узнаете:

  • Кому и зачем нужен ежедневник
  • Выбор ежедневника
  • Правильное использование ежедневника менеджером по продажам
  • 3 популярные системы ведения ежедневников
  • 5 востребованных приложений для организации работы менеджера по продажам

Ежедневник менеджера по продажам – электронный или самый обычный – инструмент, без которого не может обойтись ни один специалист. Сотруднику этого отдела постоянно приходится созваниваться и встречаться с людьми, анализировать поступающие данные, планировать рабочий день.

Разумеется, удержать весь этот поток информации в голове не представляется возможным. И тут на помощь приходит ежедневник. Именно он, а не какая-нибудь потрепанная записная книжка. Кстати, подобный деловой дневник должен не только выглядеть презентабельно, но еще и вестись определенным образом. Только тогда от него будет польза.

Кому и зачем нужен ежедневник

Каждый день мы сталкиваемся с большим объемом разнообразной информации. Не всегда удается удержать в памяти интенсивный поток данных. Зачастую сложно вспомнить о важном мероприятии или списке дел. Заходя в магазин, мы долго соображаем, для чего сюда пришли. Забывчивость в повседневной жизни домохозяйки обернется лишь потерей времени, а вот для офисных работников, менеджеров, консультантов, маркетологов, журналистов это может грозить выговором от начальства или даже увольнением. На любую проблему находится разумное решение. Для записи повседневных задач пригодится записная книжка.

Ежедневник дает возможность зафиксировать всю необходимую информацию. В нужный момент следует открыть страницу, вспомнить свои задачи, мысли и приступить к действиям. Записная книжка на каждый день станет помощником для мужчин и женщин любой профессии.

В динамично развивающемся мире на смену бумажным ежедневникам пришли электронные планировщики, смартфоны и планшеты со множеством различных программ для записи и хранения информации. Удобное напоминание о важном событии делает такие сервисы весьма востребованными. Экономится большое количество бумаги, и нет необходимости носить с собой громоздкие и нелегкие талмуды. Однако практика показала, что кто-то снова возвращается к старым методам и покупает специальный блокнот.

Кому и зачем нужен ежедневник

Учеными доказано, что работа в электронных системах задействует только память краткосрочного характера, а ведение ежедневника держит в тонусе сразу несколько видов памяти. Тут еще стоит отметить различность задач, ради которых ведется запись. Безусловно, на рабочих местах менеджеров с большим потоком клиентов будут актуальны системы наподобие CRM. А вот для личной результативности и планов больше подойдет обычный ежедневник или блокнот.

Выбор ежедневника

Есть такие категории специалистов, которые будут работать намного эффективнее, если станут вести записи на бумаге. Никто не учит правилам заполнения ежедневника, поэтому рассмотрим их ниже.

Не надо покупать простой бумажный блокнот, отношение к нему будет соответствовать его стоимости. Лучше один раз потратиться на качественный и функциональный аксессуар для записи, где расписаны часы в каждом дне. Хорошим дополнением станет календарь в начале записной книжки. Не следует недооценивать состояние и обложку вашего рабочего блокнота. На важных переговорах и значимых совещаниях первым делом взгляд собеседника будет обращен на ваш ежедневник. По этой причине стоит приобрести стильную и дорогую записную книжку. Про подходящую ручку тоже не надо забывать.

Выбор ежедневника

При выборе ежедневника учитывайте его размер. Во время работы разъездного характера большой «талмуд» будет неудобно перевозить и потребуется сумка соответствующего размера. А вот маленький легко поместится в небольшую сумочку или даже карман. Такой вариант полезен при срочных звонках или неожиданных мыслях, которые требуется немедленно записать. Если клиент внезапно позвонит, вы быстро сделаете запись о времени и дне встречи и не будете загружать голову запоминанием даты.

Приобретая себе бумажного помощника, не стоит выбирать обложки ярких цветов и со смешными рисунками. Придерживайтесь классического стиля и нейтральных цветов.

Правильное использование ежедневника менеджером по продажам

Предназначение ежедневника уже понятно – при возникновении задач, внезапных идей требуется все записать, чтобы в любой момент можно было уточнить время встречи, посмотреть телефон заказчика (клиента). А как же заполнять записную книжку?

Главной функцией блокнота менеджера по продажам является планирование. В первую очередь определяются дела и встречи, по которым есть конкретные сроки. Также вы обращаете особое внимание на мероприятия с участием других людей.

Заметки могут выглядеть следующим образом:

9.00-10.30 – подготовить коммерческое предложение для «Инвест-Холдинг»

11.00 – переговоры с «Инвест-Холдинг» по адресу ул. Сенная, 26. Этаж 7, офис 347.

Внести в презентацию PowerPoint правки по новому проекту строительства «Альянс».

17.30 – в кабинете руководителя отдела продаж совещание. Не забыть:

  • Сообщить об одном подозрительном клиенте и принять решение по отказу в дальнейшей работе.
  • Предложить заказать услуги маркетолога для разработки дизайна новых визиток. Рассмотреть вариант моего самостоятельного выбора типа бумаги и цвета исполнения (в прошлый раз получился плохой вариант).

На примере данных записей видно, что отмечены мысли о подозрительном клиенте и визитках. Наверняка эти вопросы уже давно вас интересуют, и вами были сделаны заметки на полях ранее. Благодаря этому в день совещания вы не забудете обсудить важные моменты.

Из текущего графика становится ясно, что есть личное время на работу с презентацией и коммерческим предложением, а есть время встреч с другими людьми (11.00 и 17.30).

Правильное использование ежедневника менеджером по продажам

Наконец, взгляд падает на жирно выделенные слова в строке о презентации. Время конкретно не указано, это значит, что в свободное от презентации время в интервале от 11.00 до 17.30 вы можете заняться чем-то еще.

При помощи ежедневника у вас получится следить за личными мероприятиями и важными переговорами с другими людьми и компаниями. Можно воспользоваться идеей контрольного блокнота, в котором будет вестись учет обязательств ваших должников. Такой способ служит огромным подспорьем на пути к повышению эффективности работы.

Эту идею можно сравнить с долговой книгой, где вы пишете список «Мне должны» и напротив располагаете фамилии и имена. Также можно использовать ежедневник для контроля своих клиентов или заказчиков. Пообещал вам заказчик сделать звонок завтра в 15.00 – заносите это сразу в блокнот. Таким образом, на страницах ежедневника появятся контрольные точки. Когда такие точки расставлены на страницах для записи, возьмите за правило фиксировать сразу поступившую информацию об оплате в вашу пользу или какое-то решение в отношении вас. Заметку о контрольном деле вносите в соответствующий день с указанием времени.

Для повышения эффективности блокнота необходимо разделить вертикальной чертой лист на две части. Слева указываются названия и время проведения мероприятий. Тут же учитываются и приглашения на встречи, и ваши личные запланированные мероприятия. Сюда могут быть занесены совещания, встречи, онлайн-вебинары.

С правой стороны отметьте дела, которые следует решить в свободное время от планов из левой части страницы. Задачи, требующие первоочередного внимания, можно пронумеровать или выделить подчеркиванием. Важно расставить приоритеты римскими цифрами. Когда появится свободная минута, проверьте контрольные точки на сегодняшний день, а затем выберите наиболее значимое дело, отмеченное звездочкой с правой стороны, или приступите к выполнению задач в порядке очереди.

Дела, на которые сегодня не хватило времени, переносятся на следующий день также в правую часть страницы. А выполненные задачи с облегчением вычеркиваются.

3 популярные системы ведения ежедневников

На первый взгляд вести ежедневник проще простого. Но на деле очень важна эффективность работы с ним. Существует несколько способов организации записных книг. К основным методам относятся системы по Дуайту Эйзенхауэру, Стивену Кови и Мрочковскому/Парабеллуму. Ниже рассмотрим их подробней.

1. По Дуайту Эйзенхауэру

3 популярные системы ведения ежедневников

Следуя системе ведения ежедневника по Дуайту Эйзенхауэру, важно подразделять задачи на типы. Всего их 4:

  • важные и срочные (надо решать здесь и сейчас);
  • важные и не срочные (решаются в рабочее время по графику);
  • не очень важные, но срочные (по возможности делегируются другим менеджерам);
  • не важные и не срочные (от таких дел можно вообще избавиться).

Неорганизованным людям сложно распределить время между важными и менее важными задачами. А иногда бывает так, что срочное дело не так значимо, как может показаться на первый взгляд. Поэтому такая техника структурирует время и силы исполнителя.

Самым трудным в ведении ежедневника по Дуайту Эйзенхауэру как раз и является выделение важных и не очень важных дел из всего перечня задач. В этот момент предстоит применить классификацию правильно и разделить дела по квадратам матрицы. Всего четыре категории квадрата - A, B, C, D. Наименование зависит от значимости выполняемых дел. То есть А – это самые срочные и серьезные дела. Дела из каждой категории выполняются последовательно, начиная с данного квадрата. Пока все позиции этого поля не будут закрыты, нельзя переходить по матрице к следующим этапам.

2. По Стивену Кови

Ежедневник по Стивену Кови

Стивен Кови является оратором, писателем и влиятельным человеком США по версии «Форбс». Кови – очень успешный мотиватор. Он написал множество книг по тайм-менеджменту и распространил их по всему миру. По методикам этого человека многие бизнесмены учатся рациональному использованию времени сами и учат своих сотрудников.

Ежедневник по Стивену Кови состоит из двух частей:

  • Основная часть.
  • Вкладная часть.

В основной части учитываются ежедневные планы, а во вкладке отображаются важные цели владельца записной книжки. Его ежедневные, еженедельные, ежемесячные планы и самые глобальные мероприятия. При этом главным ориентиром в ведении дел по такому принципу является время.

Метод имеет преимущество в виде четкого разграничения приоритетности целей и задач. При таком подходе менеджер по продажам работает с большей эффективностью и учится ставить правильные задачи, приводящие к достижению цели.

3. По Мрочковскому/Парабеллуму

Система работы с ежедневником по Мрочковскому

Система работы с ежедневником по Мрочковскому/Парабеллуму подразумевает деление задач на три основных типа. Это постановка целей, разработка действий и мониторинг изменений.

В специальном ежедневнике этой системы размещены 50 инструментов продаж. Их планируется воплотить в жизнь в течение года. Для достижения цели еженедельно отслеживаются изменения по главным показателям прибыли (всего их пять). Каждый месяц происходит оценка результатов и корректировка направления при помощи «колеса баланса системы продаж». В результате можно получить полезные ссылки на обучающие курсы по личностной эффективности и продажам. Также дается возможность ознакомиться с мотивирующими на победу цитатами великих «продажников».

В свою очередь, для каждой недели устанавливается главная цель – генеральное направление для продаж текущих семи дней. В течении выбранного времени происходит оценка среднего чека, полученного лида, коэффициента конверсии, числа транзакций, маржи, объема прибыли и продаж. По окончании недели метод предполагает выбор одного способа бизнес-обучения из трех: посещение тренингов, конференций и прочтение книг. Также в конце недели нужно завершить все незаконченные дела.

Ежедневник заканчивается описанием практических приемов для роста продаж, бесплатных курсов по бизнес-темам, списком из 52 книг, рекомендуемых к прочтению. Также подводятся финансовые итоги года и формируются цели и задачи на следующий отчетный период.

5 востребованных приложений для организации работы менеджера по продажам

Электронные системы планирования эффективны для выполнения определенных задач. Цифровые ежедневники менеджера по продажам повышают продуктивность работы. Ниже перечислены программы с наибольшей популярностью.

  1. Remember The Milk

    Remember The Milk

    Возможности данного сервиса огромны. Интересной функцией этого ежедневника является настройка списков и уведомлений на смартфон, на любую электронную почту или в мессенджеры. Доступны и самые стандартные функции по настройке напоминаний с указанием даты, времени задачи. Все списки и заметки можете выделить разными цветами или стикерами.

    В Remember The Milk есть опция вставки тега и файла из Dropbox или «Google Диска». К основным делам разрешается добавить промежуточные этапы для реализации плана. Напоминание добавляется очень просто – все основные данные записываются в одну строку. Эта опция порадует занятых людей. Важным дополнением является возможность создавать «умные листы», например, с напоминанием о забытых делах. Если какие-то задачи не вычеркиваются (то есть не решаются), то программа будет периодически напоминать об этом и показывать всплывающие окна с перечнем отложенных дел.

  2. Trello

    Trello

    В указанном приложении отображаются квадраты-карточки разных цветов. Такие метки перемещаются по столбцам по мере выполнения поставленной задачи. Данная система исполнения называется канбан.

    Trello дает варианты прикрепления файлов и описывает дела. Устанавливает сроки и исполнителей, а также прописывает названия. В программе можно пользоваться поиском по слову в названии или в тексте задачи. Карточки фильтруются по разнообразным параметрам. В приложении есть календарь с указанием дедлайна. Функция drag-and-drop позволяет переместить задачи по столбцам.

  3. Todoist

    Todoist

    Это приложение, по версии The Verge, является лучшим планировщиком дел. В Todoist есть возможность сосредоточить внимание на срочных и важных задачах благодаря сортировке по неделям и дням. Можно выделить задачи разными цветами по уровню важности. Например, красный – очень срочное дело, желтый – средняя степень важности и зеленый – приступать в последнюю очередь. Запланированные дела возможно передать на исполнение другим пользователям этого же приложения. Задачи собираются в списки и проекты.

    Отличительной чертой планировщика Тodoist является визуальная статистика этапов выполнения заданий. Есть опция сравнения статистики по дням, неделям, месяцам. Также возможен просмотр рейтинга проектов. Приложение интегрируется с «Google Диском», Apple Maps, Dropbox, 1Password, Alexa и другими сервисами.

  4. My Life Organized

    My Life Organized

    Данный планировщик содержит вкладку «Сегодня», в которой видны самые важные и первостепенные дела. В My Life Organized есть возможность построить иерархические списки, где к каждой задаче добавляется множество подзадач. Всем запланированным делам можно присваивать время выполнения, срочность, место и теги.

    Это приложение не использует какую-то определенную систему, его можно настроить на работу по канбан, GTD и др.

  5. WEEEK

    WEEEK

    В приложении WEEEK можно создавать разные типы задач. Их три: действие, звонок или встреча. В зависимости от выбранной задачи программа сама определяет необходимое время напоминания о важном деле. Если речь идет о встрече, то уведомление придет намного раньше, чем при запланированном звонке клиенту. Задачам можно присваивать теги, уровни важности, исполнителей, дату и время. WEEEK больше всего подходит для организации рабочих процессов.

    На главной странице приложения можно анализировать общий календарь с задачами или открывать конкретные проекты и там уже смотреть необходимые подзадачи, распределенные по дням. Интерфейс программы отличается своей стильностью и сдержанностью, что не позволяет отвлекаться на посторонние дела.

    Подводя итоги, следует отметить, что человеку в своей повседневной жизни не всегда удается помнить обо всем. А если говорить о менеджерах по продажам, то тут без записи текущих дел просто не обойтись. Помимо этого, работа такого сотрудника должна быть продуктивной и эффективной. Чтобы видеть цель и пути ее достижения, менеджеру по продажам важно купить или скачать ежедневник. Если следовать всем правилам выбора записной книжки и использовать планировщик в соответствии с определенными принципами, то организовывать свою работу станет значительно легче.



Попап:  Менеджеры
Виджет сценарий